1 15.4.2014 CBC-ohjelmahallinnon tietojärjestelmän hankinta TARJOUSPYYNTÖ
2 1. TAUSTA Rajat ylittävä yhteistyö Euroopan unionin ulkorajoilla, ja siten myös Suomen, Ruotsin, Norjan ja Venäjän välillä, siirtyy ohjelmakaudella 2014 2020 Euroopan naapuruusinstrumentin (European Neighbourhood Instrument - ENI) piiriin. Suomessa ENI CBC -ohjelmia on kolme: Kaakkois-Suomi - Venäjä CBC Kolarctic CBC Karelia CBC CBC-ohjelmien tavoitteena on vahvistaa alueiden välistä yhteistyötä ja lisätä hyvinvointia ohjelma-alueilla rajanylittävän yhteistyön kautta. CBC-ohjelmista myönnetään rahoitusta hankkeille, joita toteutetaan päätoteuttajan ja yhden tai useamman partnerin toimesta. Partnereita voi olla kahdesta tai useammasta ohjelma-alueisiin kuuluvista maista. Ohjelmien valmistelusta vastaavat ENPI CBC 2007-2013 ohjelmien hallintoviranomaiset: Etelä-Karjalan liitto, Lapin liitto ja Pohjois-Pohjanmaan liitto. 2. HANKINNAN KOHDE JA TAVOITTEET Tämä tarjouspyyntö koskee CBC-ohjelmatoiminnan hallinnointiin sopivaa tietojärjestelmää kokonaispalveluhankintana. ENPI CBC -ohjelmat/ Etelä-Karjalan liitto, Lapin liitto ja Pohjois-Pohjanmaan liitto pyytävät tarjoustanne kokonaispalvelusta, joka kattaa: CBC-ohjelmatoiminnan tietojärjestelmän sovelluksen ja tarvittavat käyttöoikeudet Tietojärjestelmän/palvelun käyttöönoton Tietojärjestelmään/palveluun liittyvän koulutuksen Tuki- ja ylläpitopalvelut Lisä- ja jatkokehitystyöt Käyttöpalvelut Asiantuntijatyön Tämän tarjouspyynnön liitteenä olevat vaatimusmäärittely, vaatimusluettelo, prosessikuvaus sekä palvelun vastuumatriisi toimivat tietojärjestelmän suunnittelun ja toteutuksen lähtökohtana. Toteutettavan järjestelmän tulee palvella kaikkia kolmea CBC-ohjelmaa, joilla kaikilla on tietojärjestelmässä omat erilliset loogiset tietokannat. Järjestelmän käyttökieli on englanti. Järjestelmä on CBC-ohjelmien käytössä ohjelmakauden 2014 2020 ajan. Käytännössä tietojärjestelmän tulee kuitenkin olemaan käytössä ohjelman sulkemiseen eli vuoteen 2024 saakka. Tietosisältöjen tulee olla haettavissa ohjelman arkistointiajan verran, eli kymmenen vuotta ohjelman sulkemisen jälkeen.
3 Järjestelmän käyttäjien ei tarvitse pystyä itse hakemaan arkistoitua tietosisältöä, vaan mahdolliset tiedonhaut voidaan toteuttaa palvelupyyntöinä. Järjestelmän toimitusprojekti käynnistetään kilpailutuksen päätyttyä sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen syksyllä 2014. Järjestelmän tulee olla käytettävissä kokonaisuudessaan viimeistään vuoden 2015 lopussa tai laadittavan toimitussuunnitelman mukaisena ajankohtana. 3. HANKINTAMENETTELY Hankinta on avoin, EU-kynnysarvon ylittävä hankintamenettely. Tähän hankintaan liittyvä hankintailmoitus on julkaistu sivustolla http://www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisessa lehdessä sekä ENPI CBC -ohjelmien internetsivuilla osoitteissa http://www.kareliaenpi.eu, http://www.kolarcticenpi.info ja http://www.southeastfinrusnpi.fi. Tarjouspyynnön liitteet ovat saatavilla ohjelmien internetsivuilla. 4. TARJOUKSEN SISÄLTÖ Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Tarjouksen tulee olla suomen kielellä laadittu ja sisältää vähintään alla luetellut asiat: 1. Tarjoajan ja mahdollisten alihankkijoiden esittely Kuvaus tarjoajasta ja tarjoajan yhteystiedot Selvitys siitä aikooko tarjoaja antaa sopimuksen alihankkijoiden toteutettavaksi, ja jos aikoo, mitkä tehtävät ja kenelle 2. Selvitys kelpoisuusehtojen toteutumisesta Taloudellinen ja rahoituksellinen tilanne o Kaupparekisteriote o Todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus o Todistukset eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta o Tilinpäätöstiedot viimeiseltä tilikaudelta tai sitä vastaava muu selvitys Tarjoajan ja ilmoitettujen alihankkijoiden tulee olla maksanut kaikki Suomen lainsäädännön mukaiset verot, lakisääteiset sosiaaliturvamaksut ja eläkemaksut sekä olla merkittyinä ennakkoperintärekisteriin, arvonlisäverovelvollisten rekisteriin sekä työnantajarekisteriin ennakkoperintälain sitä vaatiessa. Tekninen suorituskyky
4 o Luettelo tarjoajan tärkeimmistä, ilmoitettavaa hankintaa tekniseltä vaativuudeltaan vastaavista toimeksiannoista sisältäen toimeksiantojen kuvaukset sekä tiedot kunkin toimeksiannon suuruusluokasta, toimitusajasta sekä toimituksen vastaanottajasta. o Kuvaus tarjoajan käytössä olevasta laatujärjestelmästä/ -menetelmästä. Tekniseltä vaativuudeltaan vastaavia toimeksiantoja tulee olla vähintään kaksi. Tarjoajalla tulee olla käytössään dokumentoitu laatujärjestelmä/ -menetelmä. 3. Projektiin osoitettavan henkilöstön esittely Selvitys projektiin osoitettavan henkilöstön osaamisesta. Tarjoajan henkilöresurssilomake täytettynä (liite 3) Tarjoajalla tulee olla riittävät henkilöresurssit toimeksiannon toteuttamiseen. 4. Tietojärjestelmän ratkaisukuvaus Ratkaisukuvaus tarjottavasta tietojärjestelmästä (liite 4). 5. Tuki- ja ylläpitopalveluiden määrittely Vaatimusluettelolomake täytettynä (liite 5). 6. Projektisuunnitelma Ohjeen mukainen projektisuunnitelma (liite 6). 7. Hinta Hintalomake täytettynä (liite 7). 8. Vastuumatriisi Vastuumatriisi täytettynä (liite 8). Edellä esitetty luettelo on tarjouksen vähimmäisvaatimus, jota tulee käyttää rakenteellisena runkona tarjousta ja hinnoittelua laadittaessa. Tarjoaja voi halutessaan sisällyttää tarjoukseen tämän sisältörungon lisäksi täydentäviä lukuja, liitteitä, esite- tai esittelymateriaalia.
5 5. TARJOUSKILPAILUN RATKAISEMINEN 5.1. Kelpoisuustarkastus Tarjousten avausten jälkeen ensimmäisessä vaiheessa suljetaan pois ne tarjoajat, joiden taloutta ja teknistä suorituskykyä koskevien tietojen perusteella ei voida arvioida selviävän tarjouspyynnössä kuvatun tietojärjestelmän ja siihen liittyvien palveluiden toimittamisesta ja muista velvoitteista. Tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta, jos: Pyydettyjä selvityksiä ei ole liitetty tarjoukseen. Tarjoajan taloudellinen tilanne arvioidaan sellaiseksi, että sillä voidaan perustellusti olettaa olevan vaikeuksia hoitaa sopimuksen mukainen toimitus (tarjoaja ei ole maksanut kaikkia lainsäädännön mukaisia veroja, lakisääteiset sosiaaliturvamaksuja tai eläkemaksuja ja/tai tarjoajan talous ei ole muilta osin vakaalla pohjalla). Tarjoajan ei voida arvioida suoriutuvat sopimusvelvoitteista riittämättömien resurssien takia eikä tarjoaja esitä selvitystä toimitusvelvoitteiden täyttämiseen käytettävissään olevista muista resursseista, esimerkiksi alihankinnoista (tarjoajan esitetyt henkilöresurssit eivät ole riittävät toimeksiannon suorittamiseen). Tarjoajan tekninen suorituskyky ja laadunvalvonta arvioidaan sellaiseksi, ettei sen voida perustellusti odottaa täyttävän hankinnalle asetettuja vaatimuksia (tarjoaja ei pysty esittämään vähintään kahta referenssiä ja/tai sillä ei ole dokumentoitua laatujärjestelmää/ -menetelmää). 5.2. Tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen Tarjouskilpailusta voidaan hylätä ne tarjoukset, joiden rakenne ja/tai sisältö poikkeaa olennaisesti tarjouspyynnössä esitetystä tarjouksen rakenteesta ja/tai joissa on olennaisia puutteita. 5.3. Tarjousten arviointi Tarjouksista hyväksytään kokonaistaloudellisesti edullisin seuraavien kriteereiden mukaisesti: 5.3.1. Kertaluonteiset ja käytön aikaiset kustannukset : 40 % Maksimipisteet kustannusten osalta ovat 40 pistettä. Kukin tarjous saa pisteet kaavalla halvin hinta/tarjouksen hinta x maksimipisteet. Kustannukset lasketaan järjestelmän käyttöajalle (vuosille 2016-2024) ottaen huomioon toimittajan tarjouksessaan ilmoittamat kertaluonteiset ja käytön aikaiset kustannukset.
6 5.3.2. Tarjoajan resurssit: 10 % Maksimipisteet tarjoajan henkilöresursseista ovat 10 pistettä. Henkilöresurssit pisteytetään liitteessä 3 kuvatun mukaisesti. 5.3.3. Tietojärjestelmän ratkaisukuvaus: 10 % Maksimipisteet tietojärjestelmän ratkaisukuvauksesta ovat 10 pistettä. Ratkaisukuvaus pisteytetään liitteessä 4 kuvatun mukaisesti. 5.3.4. Tuki- ja ylläpitopalveluiden määrittely 10 % Maksimipisteet tuki- ja ylläpitopalveluiden osalta ovat 10 pistettä. Tuki- ja ylläpitopalvelut pisteytetään liitteessä 5 kuvatun mukaisesti. 5.3.5. Projektisuunnitelma: 30 % Maksimipisteet projektisuunnitelman osalta ovat 30 pistettä. Projektisuunnitelma pisteytetään liitteessä 6 kuvatun mukaisesti. 6. TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN Tarjouksen tulee olla voimassa kuusi (6) kuukautta tarjouksen jättöpäivästä lukien ja se on toimitettava yhtenä kappaleena paperille tulostettuna sekä cd:llä tai muistitikulla pdf-tiedostona suljetussa kirjakuoressa viimeistään 2.6.2014 klo 15. Allekirjoitetut tarjoukset tulee toimittaa osoitteeseen: Karelia ENPI CBC -ohjelma Pohjois-Pohjanmaan liitto Sepänkatu 20 90100 OULU Tarjouskuoreen on merkittävä tunnus: Tarjouskilpailu PROMAS
7 7. LISÄTIEDOT Mahdollisiin lisätietotiedusteluihin vastataan yhteisesti kaikille tarjoajille. Lisätietojen pyyntiaika päättyy 9.5.2014 klo 15.00. Lisätiedot tulee pyytää sähköpostitse osoitteesta info@kareliaenpi.eu. Lisätiedusteluja tehtäessä tulee käyttää otsikkoa Promas/lisätietopyyntö. Vastaukset mahdollisiin kysymyksiin toimitetaan kaikille kysymysten esittäjille yhtäaikaisesti. 8. TARJOUSASIAKIRJOJEN JULKISUUS Tarjousasiakirjat siltä osin kuin ne eivät ole lain mukaan salassa pidettäviä tulevat julkisiksi sopimuksen tekemisen jälkeen. Mikäli tarjouksen tekijä katsoo, että joku tarjouksesta on liike- tai ammattisalaisuuden luonteisena salassa pidettävä, tulee tästä erikseen mainita tarjouksessa ja esittää tiedot erillisessä liitteessä. Hintatiedot ovat kuitenkin julkisia. 9. TARJOUKSEN TEKEMISEEN LIITTYVÄT MUUT EHDOT Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Tilaaja pidättää oikeuden jättää hyväksymättä mitään tarjouksia. Puutteelliset, tarjouspyynnöstä poikkeavat ja myöhästyneet tarjoukset jätetään huomioimatta. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. 10. SOPIMUSEHDOT Hankintaa koskeva sopimus ei synny hankintapäätöksellä, vaan vasta erillisen sopimuksen allekirjoittamisella. Hankintalain mukaisesti hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan kun on kulunut 21 päivää siitä, kun tarjoaja sai tai hänen katsotaan saaneen hankintapäätöksen muutoksenhakuohjeineen tiedoksi. ENPI CBC-ohjelmat/ Etelä-Karjalan liitto, Lapin liitto ja Pohjois-Pohjanmaan liitto tekevät sopimuksen valitun toimittajan kanssa kokonaispalveluhankinnasta. Toimitussopimus koostuu seuraavista asiakirjoista: 1. Sopimus liitteineen 2. Tarjouspyyntö liitteineen
8 3. Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2007 Yleiset ehdot) 4. Tarjous liitteineen Sopimusasiakirjat täydentävät toisiaan. Mikäli asiakirjat ovat sisällöltään ristiriitaisia, noudatetaan ensisijaisesti sopimusta ja sen liitteitä numerojärjestyksessä sekä sen jälkeen muita asiakirjoja yllä mainitussa keskinäisessä pätevyysjärjestyksessä. 11. LIITTEET Tarjouspyyntöön liittyvät seuraavat liitteet: 1. Vaatimusmäärittely 2. Prosessikuvaus 3. Tarjoajan henkilöresurssilomake 4. CBC-ohjelmahallinnoinnin tietojärjestelmän ratkaisukuvaus 5. Vaatimusluettelolomake 6. Projektisuunnitelman sisällysluettelo 7. Hintalomake 8. Vastuumatriisi 9. Palvelutasovaatimukset Liitteet ovat saatavilla ENPI CBC -ohjelmien internetsivuilla osoitteissa http://www.kareliaenpi.eu, http://www.kolarcticenpi.info ja http://www.southeastfinrusnpi.fi.