RAAHEN SEUDUN HYVINVOINTIKUNTAYHTYMÄN JÄRJESTÄMISVASTUULLA OLEVIEN TYÖTERVEYSHUOLLON PALVELUIDEN HANKINTA TARJOUSPYYNTÖ 21.12.2011
Sivu 2/19 Sisältö 1. HANKINNAN KOHDE... 3 2. HANKINTAMENETTELY JA HANKINNASTA ILMOITTAMINEN... 3 3. HANKINTAA KOSKEVAT PERUSTIEDOT... 3 3.1 Väestöpohja ja asiakkaat... 3 3.2. Työterveyshuollon perustietoja... 4 4. TYÖTERVEYSHUOLTOPALVELUIDEN TUOTTAMISELLE ASETETTAVAT VAATIMUKSET... 5 4.1. Palveluiden hankinnan lähtökohta... 5 4.2. Palvelujen tarve ja siihen vastaaminen... 5 4.3. Toimitilat, koneet ja laitteet sekä atk-laitteet, -järjestelmät ja järjestelmätuki... 6 4.3.1 Toimitilat... 6 4.3.2. Atk-laitteet, järjestelmät ja järjestelmätuki... 7 4.4. Laboratorio-, röntgen-, ja muut kuntayhtymän tarjoamat palvelut... 7 4.5. Työterveyshuollon henkilöstö, sen osaaminen ja siirtyminen palveluntuottajan palvelukseen... 8 4.6 Aukioloajat... 10 4.7 Työterveyshuollon asiakasmaksut... 10 4.8 Vakuutukset... 11 4.9 Tarkastusoikeus... 11 4.10 Raportointi... 11 4.11 Hintojen sitovuus... 12 4.12 Toimitus- ja muut ehdot... 12 4.13 Muut vaatimukset ja toimintaperiaatteet... 12 5. SOPIMUSAIKA JA SOPIMUS... 12 6. TARJOUS... 13 6.1. Kustannukset ja sisältö... 13 6.2 Tarjouksen laadullinen sisältö... 14 7. PALVELUNTUOTTAJAN VALITSEMINEN JA PÄÄTÖKSENTEKOPERUSTEET... 15 7.1. Tarjousten käsittely... 15 7.2. Tarjousten vertailu... 16 8. SANKTIOT... 16 8.1 Toiminnan aloituksen viivästyminen... 16 8.2 Palvelutoiminnan häiriöt... 16 8.3 Henkilöstö... 17 2
Sivu 3/19 8.4 Muut... 17 9. TARJOUKSEN VOIMASSAOLO JA TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN... 18 1. HANKINNAN KOHDE Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä pyytää tarjousta kuntayhtymän järjestämisvastuulla olevien työterveyshuollon palveluiden tuottamisesta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Kysymyksessä on työterveyshuollon koko palvelutuotanto, jossa palveluntuottaja vastaa kaikista palvelutoiminnasta aiheutuvista kustannuksista ja laskuttaa työnantajia tuottamistaan palveluista tarjouksessa ilmoittamillaan hinnoilla. Osatarjouksia ei huomioida. 2. HANKINTAMENETTELY JA HANKINNASTA ILMOITTAMINEN Hankintamuotona käytetään avointa menettelyä. Hankinnassa noudatetaan julkisista hankinnoista annettua lainsäädäntöä (348/2007). Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä B-liitteen mukainen toissijainen palveluhankinta. Hankinnasta julkaistaan hankintailmoitus Hilmapalveluissa (HILMA) osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi 22.12.2011. Tarjouspyyntöasiakirjat liitteineen on saatavissa Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymän kotisivuilta, http:///tarjouspyynnot. Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä hankintayksikön edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei hankintayksikkö voi tarjouskilpailun tuloksia hyödyntää, hankintayksikkö voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat on toimitettava suomen kielellä. 3. HANKINTAA KOSKEVAT PERUSTIEDOT 3.1 Väestöpohja ja asiakkaat 3
Sivu 4/19 Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä on Raahen kaupungin sekä Pyhäjoen, Siikajoen ja Vihannin kuntien omistama sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen järjestämisestä ja tuottamisesta vastaava kuntayhtymä. Alueen kunnat kuuluvat jäseninä Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymään, joka tuottaa pääosan alueen väestön tarvitsemasta erikoissairaanhoidosta, mutta kuntayhtymä tuottaa myös itse osan erikoissairaanhoitoa. Kuntayhtymän alueella asuu noin 35 000 asukasta ja työssä käyvän väestön määrä on noin 15 200. Kuntayhtymän tuottaman lakisääteisen työterveyshuollon piirissä oli 30.9.2011 tilanteen mukaan 643 työnantajaa ja näillä on 6 028 työntekijää. Näistä maatalousyrittäjien sopimuksia on 242, joiden piiriin kuuluu 343 työntekijää. Lakisääteisen työterveyshuoltopalvelun lisäksi järjestettävästä sairaanhoidosta on sovittu 190 työnantajan kanssa. Näillä työnantajilla on yhteensä 4 621 työntekijää. Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä, jossa on 1 200 työntekijää, sitoutuu käyttämään kilpailutuksessa valitun palvelutuottajan palveluita. Raahen kaupunki sekä Siikajoen, Vihannin ja Pyhäjoen kunnat, joilla on yhteensä noin 1 600 työntekijää, arvioivat työterveyspalveluiden hankintansa tulevina vuosina erikseen. Siikajoen, Vihannin ja Pyhäjoen kunnat ovat ilmaisseet aikomuksensa olla ainakin alkuun mukana valitun palveluntuottajan asiakkaina (työntekijöitä näissä kunnissa noin 600). Muut työnantajat päättävät itse mistä hankkivat jatkossa työterveyshuollon palvelunsa. Kilpailutuksessa sovitut ehdot kuitenkin koskevat kaikkia Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymän alueen kuntia, yrityksiä ja työterveyshuollon piiriin kuuluvia yksin työtään tekeviä, jotka haluavat käyttää tässä ulkoistuksessa valitun palveluntuottajan palveluita. 3.2. Työterveyshuollon perustietoja Työterveyshuollolla on nykyisin tarjottavana yrityksille lakisääteisen työterveyshuollon lisäksi kaksi erilaajuista sairaanhoitosopimusmallia. Rajatussa sairaanhoitomallissa on painopiste akuuttien sairauksien ja työhön liittyvien sairauksien ja vaivojen selvittelyssä. Laboratorio- ja röntgentutkimukset on rajattu käsittämään tietyt hoidon tarpeen kannalta tarpeelliset tutkimukset. Kokonaisvaltaiseen sairaanhoitoon kuuluu yleislääkäritasoinen sairaanhoito tutkimuksineen sekä erikoislääkärikonsultaatiot työterveyslääkärin lähetteellä. Työterveyshuollossa on käytössä työlähtöisiä työterveyshuollon menetelmiä (perustuvat kehittävään työn tutkimukseen) ja masennuk- 4
Sivu 5/19 sen/työuupumuksen hoidon sekä mm. tupakasta vieroituksen ja diabeteksen ennaltaehkäisyn toimintamalleja. 4. TYÖTERVEYSHUOLTOPALVELUIDEN TUOTTAMISELLE ASETETTAVAT VAATIMUKSET 4.1. Palveluiden hankinnan lähtökohta Tämän tarjouspyynnön mukaisen hankinnan lähtökohtana on: Työterveyshuollon palveluntuottajaksi valittavalta edellytetään kokemusta ja osaamista näiden palveluiden tuottamisesta henkilöstönsä osalta Työterveyshuollon palveluntuottajaksi valitun edellytetään antavan palvelusopimuksessa sovitut palvelut enintään tarjotuilla hinnoilla kaikille Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymän järjestämisvelvollisuuden piirissä oleville työterveyshuoltopalveluita tarvitseville työnantajille ja muille omaa työtään tekeville Palveluntuottajan edellytetään toimivan nyt käytettävissä olevissa tiloissa kuntayhtymän vuokrasopimuksen mukaisesti sekä käyttävän kuntayhtymän tuottamia laboratorio- ja röntgenpalveluja erikseen määritellyllä hinnalla Palveluntuottaja ottaa palvelukseensa hyvinvointikuntayhtymältä vapautuvan työterveyshuollon henkilöstön vanhoina työntekijöinä niin, että entiset etuudet eivät huononnu. 4.2. Palvelujen tarve ja siihen vastaaminen Työterveyshuollon palveluita on annettava ympäri vuoden kysynnän edellyttämässä laajuudessa Raahessa, Siikajoen kunnassa Ruukin kylässä sekä Vihannin ja Pyhäjoen kuntakeskuksissa. Työterveyshuollon ammattihenkilöiden ja asiantuntijoiden palveluita tulee tarjota kysyntää vastaavasti. Päivystyksellistä sairaanhoitoa lääkärin ja sairaanhoitajan toteuttamana tulee turvata joka arkipäivälle kysynnän mukaan. Kiireellisissä tapauksissa hoitajan vastaanotolle pääsy tulee olla mahdollista samana päivänä ja hoidon tarpeen arvioinnin perusteella lääkärin vastaanotolle 1-2 vrk:n sisällä. Kiireettömissä sairaustapauksissa edellytetään työterveyshoitajan ja lääkärin vastaanotolle pääsyä 2 viikon sisällä. Palveluiden tuottamisessa on tärkeää, että toimintaa kehitetään työyhteisöjen hyvinvointia ja työntekijöiden jaksamista edistävään suun- 5
Sivu 6/19 taan työlähtöisiä menetelmiä hyödyntäen. Näin ollen palvelun tarjoajalta odotetaan riittävästi erityisosaamista ja kokemusta työyhteisöjen hyvinvoinnin kehittämisestä. Palvelut edellytetään järjestettävän hyvän työterveyshuoltokäytännön mukaan. 4.3. Toimitilat, koneet ja laitteet sekä atk-laitteet, -järjestelmät ja järjestelmätuki 4.3.1 Toimitilat Palveluntuottajan edellytetään tuottavan tarjouspyynnön mukaiset työterveyspalvelut hyvinvointikuntayhtymän käytössä olevissa toimitiloissa Raahen kaupungissa sekä Pyhäjoen, Siikajoen (Ruukin kylässä) ja Vihannin kunnissa voimassa olevien sopimusten mukaisesti. Raahessa sijaitsevan työterveyshuollon yksikön käytössä olevat nykyiset tilat sijaitsevat osoitteessa Rantakatu 8 D ja ovat yhteensä 585 huoneistoneliötä (htm2). käsittäen seuraavat tilat: D-talon 2 krs. - lääkäreiden vastaanottohuoneet 4 kpl - työterveyshoitajien vastaanottohuoneet 6 kpl - sairausvastaanoton hoitajien vastaanottohuoneet 2 kpl - työpsykologin vastaanottohuone - toimistotila 4 hengelle - toimenpidehuone - odotustilat - neuvotteluhuone D-talon 1. krs. - tulosyksikön johtajan työhuone - työfysioterapeutin vastaanottotila 2 kpl - työterveyshoitajan työhuone - taukotila Tilojen vuokrahinta nykyisellä varustuksella on 11,53 /htm2 /kk (alv 0 %). Vuokrahintaan kuuluu kiinteistönhoito ja huolto, isännöinti (vakuutukset ym.), lämpö-, sähkö- ja vesihuolto, jätehuolto, kunnossapito, ulkoalueiden hoito (talvi- ja kesähoito). Tilojen kuukausivuokra on tällä hetkellä 6 745,05 /kk (alv 0 % ). Tilat omistaa Softpolis Raahe Oy, jonka kanssa hyvinvointikuntayhtymällä on tiloista vuokrasopimus 31.12.2016 saakka. Palveluntuottaja velvoitetaan jatkamaan vuokra- 6
Sivu 7/19 sopimusta samoin ehdoin 31.12.2016 asti huomioiden se, että vuosittain vuokranantaja voi tarkistaa vuokrahinnan. Siikajoen kunnassa Ruukin kylällä, Pyhäjoella ja Vihannissa on terveysasemilla työterveyshuollon käytössä lääkärin ja työterveyshoitajan työhuoneet, joiden vuokrasta sovitaan erillisellä sopimuksella kuntayhtymän kanssa. Tilat ja laitteet ovat osittain yhteiskäytössä terveysaseman kanssa. Kaikki tilat luovutetaan palveluntuottajan käyttöön nykyisellä varustuksella, johon kuuluvat kalusteet ja tavanomaiset työssä tarvittavat välineet. Vastaavasti sopimuskauden päättyessä varusteet palautuvat hyvinvointikuntayhtymälle. Mikäli varusteita joudutaan uusimaan sopimuskauden aikana, vastaa palveluntuottaja näistä kustannuksista lukuun ottamatta kiinteiden laitteiden hankintoja sekä tilojen parannuksia, joista sovitaan erikseen. Palveluntuottajan hankkimat laitteet palautuvat palveluntuottajalle sopimuskauden päättyessä. 4.3.2. Atk-laitteet, järjestelmät ja järjestelmätuki Hyvinvointikuntayhtymän työterveyshuollossa on käytössä Efficapotilastietojärjestelmä. Tämä tietojärjestelmä tarvittavine asiakastukineen on palveluntuottajan käytettävissä sopimuskauden ajan. Palveluntuottaja vastaa kaikista tietojärjestelmien käyttöön sisältyvistä kustannuksista. Potilasasiakirjojen säilyttämisestä ja ylläpitämisestä laaditaan tarvittaessa erillinen sopimus. Palveluntuottaja voi halutessaan käyttää omaa potilastietojärjestelmää. Palveluntuottaja vastaa kaikista tietojärjestelmien käyttöön liittyvistä kuluista sisältäen mahdollisen siirtymisen uusien ohjelmistojen käyttöön. Palveluntuottajan tulee huolehtia kustannuksellaan siitä, että tietojärjestelmästä on palvelutoiminnan, laskutuksen ja tilastoinnin edellyttämät yhteydet kuntayhtymän laboratorio- ja röntgenjärjestelmiin sekä sähköinen lähete-palautejärjestelmä. Palveluntuottaja huolehtii osaltaan liittymisestä kansalliseen arkistoon ja sähköisten reseptien käyttämiseen sekä muihin lainsäädännön edellyttämiin toimintoihin kustannuksellaan. 4.4. Laboratorio-, röntgen-, ja muut kuntayhtymän tarjoamat palvelut Hyvinvointikuntayhtymässä on oma laboratorio- ja röntgenyksikkö. 7
Sivu 8/19 Edellytyksenä on, että palveluntuottaja käyttää näiden yksiköiden palveluita ja niistä laskutetaan palveluntuottajaa kuntayhtymän voimassa olevan hinnaston mukaisesti. Niitä tutkimuksia, joita ei pystytä hyvinvointikuntayhtymän laboratoriossa tai röntgenissä tekemään, palveluntuottaja hankkii sopivaksi katsomastaan paikasta. Palveluntuottajan tulee ilmoittaa tarjouksessaan millä hinnalla se laskuttaa työnantajia kyseisistä tutkimuksista ja näytteenotosta. Tämä laskutushinta voi olla korkeintaan puolitoistakertainen (1,5x) kuntayhtymän hintoihin verrattuna. Palveluntuottaja vastaa kaikista kustannuksista, jotka liittyvät puhelinjärjestelmän muutoksiin, käyttämiseen ja sähköisiin yhteydenottomahdollisuuksiin sekä muihin vastaaviin asioihin. 4.5. Työterveyshuollon henkilöstö, sen osaaminen ja siirtyminen palveluntuottajan palvelukseen Kyseessä on liikkeenluovutus. Palveluntuottajalla tulee olla työterveyshuoltolain 5 mukainen henkilöstö. Palveluntuottajan edellytetään palkkaavan nykyisen henkilöstön palvelukseensa vanhoina työntekijöinä ja järjestävän KVTEL- ja TELlakien mukaiset erot eläketurvajärjestelyissä ja vakuutusmaksuissa siten, että yksittäisen työntekijän edut tässä järjestelyssä eivät huonone tai vaarannu. Palveluntuottaja vastaa järjestelystä ja sen kustannuksista kokonaisuudessaan. Palveluntuottaja vastaa myös jo sovituista käynnissä olevista henkilöstön koulutuksista. Hyvinvointikuntayhtymän työterveyshuollossa työskentelee lääkäreitä, joilla on menossa työterveyshuollon erikoistumiskoulutus. Palveluntuottajan edellytetään turvaavan erikoistumiskoulutuksen jatkuvuus. Valitun palveluntuottajan tulee huomioida se, että kuntayhtymän muodostamisen yhteydessä 1.1.2011 tehdyn henkilöstösopimuksen ja lain kunta- ja palvelurakenneuudistuksesta mukaan henkilöstöön sovelletaan viiden (5) vuoden irtisanomissuojaa. Irtisanomissuoja koskee taloudellisilla tai tuotannollisilla irtisanomisperusteilla tapahtuvaa työsuhteen päättämistä. Viiden vuoden määräaika lasketaan alkaneen 1.1.2011 ja sen edellytetään sitovan valittua palveluntuottajaa. Siirtyvän henkilöstön toimipaikan tulee sijaita tämän sopimuskauden ajan pääsääntöisesti Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymän alueella. Mikäli kuntayhtymä ottaa työterveyshuollon omaksi toiminnakseen tämän sopimuksen päätyttyä, nyt siirtyvä henkilöstö palaa takaisin kuntayhtymän palvelukseen vanhoina työntekijöinä. 8
Sivu 9/19 Henkilöstön siirtyessä voimassa olevan virka- ja työehtosopimuksen (KVTES ja Lääkärisopimus) piiristä yksityisen terveyspalvelualan työehtosopimuksen piiriin, huolehditaan siitä, että siirtyvän henkilöstön palkkaus-, vuosiloma- ja sairauspoissaoloajan palkkausedut sekä muut edut eivät heikkene. Hyvinvointikuntayhtymän työterveyshuollon henkilöstömäärä ja - rakenne 30.11.2011: yksikönjohtaja, palvelupäällikkö työterveyslääkäri työterveyshuoltoon erikoistuva lääkäri seitsemän työterveyshoitajaa kaksi sairausvastaanoton hoitajaa (päivystävä sairaanhoitaja) terveydenhoitaja 1,5 työfysioterapeuttia työpsykologi lähihoitaja kolme toimistosihteeriä Henkilöstön työkokemus-, koulutus- ja palkkatiedot sekä vuosilomaoikeudet on kuvattu erillisessä asiakirjassa, jonka tarjouksen tekijä saa pyynnöstä käyttöönsä. Palveluntuottajan edellytetään tarjoavan riittävän ja lain edellyttämän lääkäri- ja hoitajatyöpanoksen työterveyshuollon palvelujen turvaamiseksi niin, että asiakkaat hoidetaan työnantajien kanssa tehtyjen sopimusten mukaisesti aikaisemmin tässä tarjouspyynnössä kuvattujen määräaikojen puitteissa. Lääkäriresurssin osalta vähimmäisvaatimus on yksi lääkäri 1 250 1 500 asiakasta kohden. Vähintään yhden lääkärin tulee olla työterveyshuollon erikoislääkäri ja hänen tulee työskennellä kokoaikaisesti Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymän alueen kuntien toimipisteissä. Muista lääkäreistä vähintään puolella tulee olla työterveyshuollon pitkä kurssi suoritettuna tai vastaava muu pätevyys tehtävään. Työterveyshoitajilta, työfysioterapeuteilta ja työpsykologilta edellytetään työterveyshuollon pitkä kurssi tai vastaava koulutus tai koulutus tulee hankkia kahden vuoden sisällä työn aloittamisesta. (Työterveyshuoltolaki 5 ). Henkilöstöllä tulee olla kansansairauksien ennaltaehkäisyn sekä hoidon osaamista. Työlähtöisten työterveysterveyshuollon menetelmien kehittämistä ja osaamisen laajentamista tulee jatkaa edelleen. Työterveyshuollossa tulee olla mahdollisuus erikoislääkärikonsultaatioihin työterveyslääkärin lähetteellä työkyvyn arvioimiseksi sekä hoitomahdollisuuksien selvittelyä varten. 9
Sivu 10/19 Palveluja tarjoavalla henkilöstöllä tulee olla hyvä suomen kielen taito. 4.6 Aukioloajat Raahessa sijaitsevan yksikön tulee olla avoinna jokaisena arkipäivänä klo 8-16. Iltavastaanottoa tulee pitää palvelutarpeen mukaan. Sivutoimipisteissä tulee pitää lääkärin ja työterveyshoitajan vastaanottoa seuraavasti palvelutarpeen mukaan: Siikajoen kunnan Ruukinkylän terveysasema: Työterveyslääkärin vastaanotto: kahtena (2) päivänä/kk Työterveyshoitajan vastaanotto: kolmena (3) päivänä/viikko Vihannin terveysasema: Työterveyslääkärin vastaanotto: kahtena (2) päivänä/kk Työterveyshoitajan vastaanotto: kahtena (2) päivänä/viikko Pyhäjoen terveysasema: Työterveyslääkärin vastaanotto: yhtenä (1) päivänä/kk Työterveyshoitajan vastaanotto: yhtenä (1) päivänä/viikko Sivutoimipisteissä kyseisinä päivinä lääkäri ja työterveyshoitaja keskittyvät ensisijaisesti ennaltaehkäisevään työterveyshuoltoon. Sairaanhoito on toteutettu Raahen päätoimipisteessä. Mikäli sivutoimipisteiden palvelutarve kasvaa, on se turvattava lisäämällä vastaanottopäiviä. 4.7 Työterveyshuollon asiakasmaksut Palveluntuottaja laatii palveluhinnaston sitoutuen tämän tarjouspyynnön pohjalta tekemäänsä hinnoitteluun. Palveluntuottaja vastaa laskutuksesta kokonaisuudessaan. Laskutuksen perustana ovat potilastietojärjestelmän kirjaukset. Mahdollisista luottotappioista ja maksujen perinnästä kustannuksineen vastaa palveluntuottaja. 10
Sivu 11/19 4.8 Vakuutukset Palveluntuottajalla tulee olla voimassaolevat lakimääräiset potilasvakuutukset sekä voimassaolevat lakimääräiset tapaturmavakuutukset ja vahingonkorvausvakuutukset. 4.9 Tarkastusoikeus Palveluntuottaja vastaa lääkäreidensä ja muun henkilökunnan lakisääteisestä pätevyydestä, esteettömyydestä, ammatillisesta täydennysja jatkokoulutuksesta ja antaa pyydettäessä asiasta kirjallisen selvityksen palvelun tilaajalle. Mikäli yksittäisen työntekijän kohdalla nämä ominaisuudet eivät täyty tai toiminnassa havaitaan puutteita, on hyvinvointikuntayhtymällä oikeus vaatia työntekijän välitöntä vaihtamista. Puutteilla tarkoitetaan yleisten hoitokäytäntöjen ja suositusten, Suomen lain tai Suomen Lääkäriliiton eettisten ohjeiden, hyvän käytöksen ja sopimuksen mukaisen työjärjestyksen rikkomista. Hyvän työterveyshuollon hoitokäytäntöjen laatua tullaan arvioimaan hyödyntäen palveluntuottajan käyttämiä mittareita. Tilaajalla on aina pyytäessään oikeus tarkastaa palveluntuottajan palvelun taso. Palvelun säännöllistä seurantaa varten hyvinvointikuntayhtymä ja palveluntuottaja perustavat seurantaryhmän, jonka tehtävänä on arvioida sopimuksen toteutumista ja toiminnan laatua. Seurantaryhmän puheenjohtajana toimii tilaajan edustaja ja sihteerinä palveluntuottajan edustaja. Seurantaryhmä raportoi toiminnasta hyvinvointikuntayhtymän hallitukselle vuosittain ja pyydettäessä. 4.10 Raportointi Palveluntuottajan on vuosittain raportoitava hyvinvointikuntayhtymälle niistä työnantajista, jotka ovat kilpailun kautta tehdyn sopimuksen mukaan hankkineet työterveydenhuoltopalvelut palveluntuottajalta. Raportoinnin tulee sisältää sopimusten määrän ja sisällön, sopimuksen piirissä olevien työntekijöiden määrät, käyntimäärät sekä työpaikkaselvitysten määrät. Palveluntuottajalta edellytetään aktiivista ja säännöllistä vuosittain tapahtuvaa yhteydenpitoa työnantajiin, jotta työnantajien tarpeet tulevat huomioitua ja kokonaiskustannusten taso vastaa työnantajien näkemyksiä saaduista palveluista ja niiden vaikutuksesta työntekijöiden työhyvinvointiin. Palveluntuottajan vaihtuessa palveluntuottaja on velvollinen perehdyttämään uutta palveluntuottajaa vähintään 2 työpäivän ajan sekä luovuttamaan lakisääteiseen työterveyshuoltoon kuuluvat tiedot (lakisääteiset terveystarkastustiedot, seurantatarkastusten ajankohdat, 11
Sivu 12/19 keskeiset löydökset sekä työpaikkakäyntiselosteet) ilman oikeutta laskuttaa palvelusta. 4.11 Hintojen sitovuus Mikäli sopimuksen voimassaolon aikana asianomaisen alan palvelutuotannon kustannuskehityksessä tai tarvittavien palvelujen laajuudessa tapahtuu olennaisia muutoksia, sopijapuolet sitoutuvat neuvottelemaan sopimuksessa sovittujen hintojen tarkistuksista kuitenkin siten, että tarkistukset ovat mahdollisia aikaisintaan 1.1.2014. Hintojen tarkistusten perusteet on kuvattu kohdassa 6.1. 4.12 Toimitus- ja muut ehdot Valitun palveluntuottajan tulee aloittaa hyväksytyn tarjouksen mukainen toiminta viimeistään 1.6.2012, mikäli sille ei palvelun tilaajan taholta ole sopimus- tai muita esteitä. Palvelutuotannon alkamisen mahdollisesta viivästymisestä määritellään sopimuksessa viivästyssakko, joka on kuvattu kohdassa 8. 4.13 Muut vaatimukset ja toimintaperiaatteet Palveluntuottaja huolehtii lainmukaisesta asiakasrekisterin ylläpidosta ja arkistoinnista. Palveluntuottajaa velvoittavat kaikilta osin henkilötietolain yleiset huolellisuus- ja suojaamisvelvoitteet, samoin potilaslain 13 potilasasiakirjojen salassapitovelvollisuus. Työterveyshuollon palveluntuottajan on potilaskertomustietojen siirtämiseen pyydettävä työntekijän kirjallinen lupa ja palveluntuottaja vastaa tähän liittyvistä kustannuksista. Työterveyshuoltoon liittyvästä postiliikenteestä palveluntuottaja vastaa kokonaisuudessaan. 5. SOPIMUSAIKA JA SOPIMUS Sopimuksen voimassaolo alkaa viimeistään 1.6.2012. Sopimus on määräaikainen ja se on voimassa viisi (5) vuotta. Tämän jälkeen sopimusta on mahdollista jatkaa vielä kahdella (2) optiovuodella. Optioiden käytöstä sovitaan vähintään kuusi (6) kk ennen sopimuskauden päättymistä kunkin optiovuoden osalta. Mikäli optio- 12
Sivu 13/19 kausi otetaan käyttöön, pätee sopimuksen ehdot sellaisenaan myös niihin. Mikäli kilpailutukseen ja päätöksentekoon liittyen tulee ennalta arvaamatonta viivästymistä, voidaan sopimuskauden alkamisajankohtaa yhteisesti sopien tarkistaa. Sopimus tulee olla molempien osapuolien allekirjoittama viimeistään yhden (1) kuukauden kuluessa siitä, kun hankinta on tullut lainvoimaiseksi. Tämän tarjouspyynnön liitteenä olevaan sopimusluonnokseen, jonka valitun palveluntuottajan edellytetään hyväksyvän, voidaan tehdä yhdessä sovittuja sopimusteknisiä tarkennuksia. 6. TARJOUS Tarjouksen tulee sisältää seuraavat tiedot: 6.1. Kustannukset ja sisältö Hinnasto ja sen erittely laaditaan erilliselle hintavertailuliitteelle 3, joka on kokonaisuudessaan julkinen tarjouksen jättämisen jälkeen. Ilmoitettujen hintojen ja hintaliitteessä annettujen suoritemäärien perusteella lasketaan palvelun tuottajalle ns. kokonaisvuosihinta. Suoritemäärät perustuvat vuoden 2010 toteutuneeseen palvelujen käyttöön. Kilpailutuksessa ei sitouduta näihin tuotantomääriin, sillä niiden taso tulee määräytymään sen mukaan, kuinka kattavasti nyt kuntayhtymän työterveyshuollon asiakkaina olevat työnantajat jatkavat uuden kilpailutuksessa valitun palveluntuottajan asiakkaina. Palveluntuottajan tulee laskea valmiiksi tämä kokonaishinta annetuilla käyntimäärillä tarjoukseensa. Palvelut annetaan terveydenhuollon verottomana palveluna, joten palvelun tuottajan tulee hankkia toiminnalle aluehallintoviranomaisen toimilupa. Kaikki palvelun tuottajan esittämät hinnat tulee olla alv 0 %. Muita mahdollisia toimistokuluja ja/tai vastaavia esim. laskutuslisiä ei hyväksytä veloitettavaksi. Hinnat ovat kiinteät 1.6.2012 31.12.2013, minkä jälkeen hintoja voidaan yhteisesti tarkistaa. Mahdollisen hinnanmuutoksen tulee perustua yhteisesti todettuun kustannustason muutokseen. Esitykset hinnan muutoksista on esitettävä tilaajalle kirjallisella neuvottelupyynnöllä viimeistään hinnan korotusvuotta edeltävän vuoden elokuun loppuun mennessä. 13
Sivu 14/19 Ensimmäisen kerran hintoja voidaan tarkistaa aikaisintaan 1.1.2014. Hyvinvointikuntayhtymä tarkistaa omia laboratorion ja röntgenin sopimushintojaan vuosittain enintään kustannusnousua vastaavasti. Hintavertailuliitteessä 3 ilmoitettujen hintojen ja annettujen arvioitujen suoritemäärien perusteella lasketaan palveluntuottajalle ns. kokonaisvuosihinta. Hintavertailuliite on saatavissa Excel-taulukkona. Se tulee lähettää myös kirjallisena ja tarjoajan allekirjoituksella varustettuna. Hintavertailuun otetaan vain ne palveluntuottajat, jotka täyttävät kaikki tarjoajalle ja palvelulle asetetut kriteerit liitteiden yksi (1) ja kaksi (2) mukaisesti (tarjouksen laadullinen sisältö). 6.2 Tarjouksen laadullinen sisältö Palveluntuottajan tulee liittää tarjoukseen kuvaukset liitteiden yksi (1) ja kaksi (2) mukaisesti. Jokaiseen liitteiden yksi (1) ja kaksi (2) kysymyskohtaan on vastattava. Yrityksen yleinen valmius palveluntuottajana ja toimintavarmuus (enintään 10 15 sivua) - yleisesittely palveluntuottajasta, josta käy ilmi yrityksen laajuus, kokemus ja osaaminen erityisesti työterveyshuollon toimijana - yrityksen hallintorakenne ja johtamismalli tarjouksen kohteena olevan työterveyshuollon osalta - kuvaus varahenkilöjärjestelmästä, erityisesti lääkäreiden osalta - yhteistyö tilaajan kanssa Työterveyshuollon toimintasuunnitelma, palvelu- ja tuotekuvaus (enintään 10 15 sivua) - palveluntuottajan tavoitteet työterveyshuollon osalta - kuvaukset lakisääteisestä työterveyshuollosta ja työterveyspainotteisesta sairaanhoidosta eri toimintamuodot eriteltyinä - palveluprosessien kuvaukset työkykyarvioiden ja työlähtöisten menetelmien osalta Laadunhallintajärjestelmä ja laatumittarit (enintään 10 15 sivua) - toimintaan liittyvät seurannat ja laadunkehittämissuunnitelma - sertifioinnit Kokemus työterveyshuollon palveluntuottajana sekä referenssit (enintään viisi (5) tärkeintä referenssiä) - nykyiset työterveyshuollon yksiköt, joissa palveluntuottaja vastaa palvelutuotannosta kokonaisuudessaan (mukaan lukien hoito-, avustava- ja lääkärihenkilöstö) 14
Sivu 15/19 - referenssien osalta on ilmoitettava kyseisen tilaajan yhteystieto, josta ne voidaan tarkistaa Henkilöstö - henkilöstön kuvaus ja henkilöstösuunnitelma - henkilöstön koulutussuunnitelma - palveluntuottajan rekrytoiman vastaavan työterveyshuollon erikoislääkärin henkilötiedot ja ansioluettelo, mikäli tiedossa tarjousta jätettäessä Lisäksi tarjoukseen tulee liittää alustava suunnitelma siitä, miten palvelutoiminnan siirtyminen hyvinvointikuntayhtymältä yksityiselle palveluntuottajalle toteutetaan. Mahdollisista alihankkijoiden käytöstä tulee esittää selvitys. 7. PALVELUNTUOTTAJAN VALITSEMINEN JA PÄÄTÖKSENTEKOPERUSTEET 7.1. Tarjousten käsittely Tarjousajan päättymisen jälkeen suoritetaan määräajassa saapuneiden tarjousten avaus ja laaditaan avauspöytäkirja. Myöhästyneenä saapuneet tarjoukset suljetaan pois tarjouskilpailusta. Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön mukainen. Muussa tapauksessa tarjous hylätään tarjouspyynnön vastaisena. Määräajassa saapuneet tarjoukset käsitellään seuraavasti: a) Tarjoajien kelpoisuuden tarkistaminen (liitteen yksi (1) mukaisesti) b) Tarjousten ja palvelujen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen (liitteen kaksi (2) mukaisesti) c) Tarjouspyynnön mukaiset tarjoukset vertaillaan keskenään hinnan perusteella (liitteen 3 mukaisesti). d) Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen e) Hankintasopimuksen solmiminen (liitteen 5 mukaisesti) 15
Sivu 16/19 7.2. Tarjousten vertailu Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset, vertaillaan hinnan perusteella. Hintavertailuun pääsyn edellytyksenä on, että kaikki tarjouspyynnössä esitetyt liitteiden yksi (1) ja kaksi (2) edellytykset ovat täyttyneet. Hankinnan valintaperusteena on halvin tarjous. 8. SANKTIOT Sopimussakko ja sopimuksen purkaminen Valitun palveluntuottajan tulee aloittaa hyväksytyn tarjouksen mukainen toiminta viimeistään 1.6.2012, mikäli sille ei palvelun tilaajan taholta ole sopimus- tai muita esteitä. 8.1 Toiminnan aloituksen viivästyminen Palvelun tilaaja pidättää oikeuden velvoittaa palveluntuottajaa käynnistämään työterveyshuoltopalvelut 1.6.2012 tarvittaessa sopimussakon uhalla. Sopimussakko tilanteessa, jossa palveluntuottajan toiminta viivästyy, on 4 000 jokaiselta alkavalta viikolta, enimmillään 100 000 euroa. Palvelun tilaajalla on lisäksi oikeus yllä mainituissa tilanteissa hankkia palvelu haluamastaan paikasta hankintahinnasta riippumatta palveluntarjoajan maksaessa tilaajan hankintahinnan ja oman tarjouksensa välisen erotuksen. Sopimussakon edellytyksenä on, että palvelun tilaaja on vähintään kaksi (2) kuukautta ennen velvoitepäivää ilmoittanut palveluntarjoajalle, että palvelu on käynnistettävä 1.6.2012, tai mikäli tämä viivästyy, viimeistään kahden (2) kuukauden päästä ilmoituksesta. 8.2 Palvelutoiminnan häiriöt Palveluntuottajan toteuttama palvelu ei ole palvelukokonaisuuden osalta sopimuksen mukaista, mikäli yksikin alla olevista kriteereistä täyttyy. Sanktio lankeaa erikseen jokaisesta täyttyneestä kriteeristä: - toistuvasti käy niin, ettei asiakas pääse samana päivänä työterveyshoitajan sairausvastaanotolle tai yhden-kahden (1-2) arkivuorokauden 16
Sivu 17/19 sisällä lääkärin sairausvastaanotolle kiireellisessä asiassa asiakkaan hoidon tarpeen niin edellyttäessä (aika varattu ennen klo 10) - toistuvasti käy niin, ettei asiakas kiireettömissä tilanteissa pääse työterveyshoitajan tai lääkärin vastaanotolle viimeistään kahdessa kalenteriviikossa. Toistuvasti tarkoittaa tässä yhteydessä yli kaksi (2) kertaa kuukauden seurantajakson aikana tapahtuvaa palvelutoiminnan häiriötä. Palveluntarjoaja on velvoitettu ilmoittamaan tilaajalle yllämainittujen kriteerien mukaisista poikkeamista palvelutoiminnassaan välittömästi poikkeaman tultua palveluntarjoajan tietoon. Toiminnansupistamisjaksot kuten loma-ajat tulee ilmoittaa tilaajalle kirjallisesti etukäteen viimeistään kuukautta aikaisemmin. Mikäli palvelun tilaajan tietoon tulee, etteivät yllä olevat kriteerit täyty, annetaan palveluntuottajalle kirjallinen huomautus. Tarjoajalla on huomautuksesta seitsemän (7) vuorokauden aika korjata toimintaansa. Mikäli tarjoaja ei korjaa toimintaansa, on tilaajalla mahdollisuus määrätä 3 000 sakkomaksu jokaiselta alkavalta viikolta. Sakkomaksu kaksinkertaistuu viikoittain, mikäli palvelutasoa ei korjata. Maksimisakot ovat yhteensä enintään 20 % sopimuksen vuosihinnasta. Tilaajalla on oikeus yksipuolisesti purkaa sopimus ilman irtisanomisaikaa kolmannen sakkomaksun jälkeen. Tällöin tilaajalla on mahdollisuus vaatia kaikki uuden sopimuskumppanin hankkimiseen tai omana toimintana jatkamiseen liittyvät kertaluontoiset kustannukset, kuitenkin enintään 20 % sopimuksen kokonaisvuosiarvosta valitulta tuottajalta. 8.3 Henkilöstö Jos yksikkö on ilman Raahessa paikalla olevaa työterveyshuollon erikoislääkäriä yli yhden kuukauden yhtäjaksoisesti, sanktio on 3 000 euroa jokaiselta alkavalta viikolta. 8.4 Muut Jos palveluntuottaja joutuu saneerausmenettelyyn, konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, tilaajalla on oikeus purkaa sopimus ilmoittamalla siitä kirjallisesti palveluntuottajalle. Tässä tapauksessa sopimusrikkomuksen korvauksena voidaan palveluntuottajalta periä enintään 20 % valinnan perusteena olleesta kokonaisvuosihinnasta. 17
Sivu 18/19 9. TARJOUKSEN VOIMASSAOLO JA TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN Tarjous on tehtävä suomen kielellä ja kirjallisesti. Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään 31.8.2012 asti. Tarjouksen tulee olla perille toimitettuna suljetussa kuoressa viimeistään 1.2.2012 klo 12.00 (HUOM! kellonaika) mennessä osoitteella Kirjaamo, Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä, PL 25 92101 Raahe. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjouskuoreen merkintä TARJOUS/työterveyshuolto Tarjouskuoreen saa sisällyttää vain tarjoukseen liittyviä asiapapereita. Tarjouspyyntöön liittyvät mahdolliset lisäkysymykset on laadittava erilliseen Word-tiedostoon ja lähetettävä 17.1.2012 klo 16.00 mennessä sähköpostitse osoitteeseen oili.kinnunen@ras.fi. Sähköpostiviestin osoitekentässä tulee ilmoittaa aiheena Työterveyshuolto/lisätieto. Kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista tehdään yhteenveto, joka toimitetaan sähköpostitse 20.1.2012 mennessä kaikille yhteystietonsa ilmoittaneille. Tarjousprosessin aikana emme vastaa puhelimitse tehtyihin kysymyksiin. Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymän yhtymähallitus valitsee edullisimman tarjouksen edellä mainittujen valintaperusteiden mukaisesti. Tarjouksen tiedot ovat päätöksen jälkeen julkisia lukuun ottamatta liike- ja ammattisalaisuuksia. Jos jokin osa tarjousta sisältää liikesalaisuuksia, tulee nämä yksilöidä ja tiedot tältä osin esittää erillisellä liitteellä. Hinta ei voi olla liikesalaisuus. RAAHEN SEUDUN HYVINVOINTIKUNTAYHTYMÄ Raahessa 21.12.2011 Hannu Kallunki Kuntayhtymän johtaja Matti Mäntymaa Terveydenhuollon johtaja LIITTEET 18
Sivu 19/19 1 Tarjoajaa koskevat vaatimukset 2 Henkilöstöä ja palvelua koskevat vaatimukset 3 Hintavertailu 4 Alihankintana kuntayhtymältä hankittavien laboratorioja rtg- palveluiden hinnastot 5 Sopimusluonnos 19