Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja.

Transkriptio

1 Tarjouspyyntö 1 (5) RAHOITUSLEASING VUOSILLE Järvenpään kaupunki pyytää tarjoustanne rahoitusleasingista. Tarjousta pyydetään kolmelle (3) vuodelle (sopimuksen arvioitu alkamisajankohta on ) ja erikseen päätettävälle kahdelle (2) optiovuodelle (optiovuosien arvioitu alkamisajankohta on ). Hankintailmoitus on julkaistu Hilma-ilmoituspalvelussa osoitteessa ja Järvenpään kaupungin Internet-sivuilla 1 Hankinnan yksilöinti Rahoitusleasingilla hankittavien hyödykkeiden arvonlisäveroton hankintahinta on yhteensä noin neljä miljoonaa euroa sopimuskauden aikana. Arvio määrästä on suuntaa antava eikä se sido Järvenpään kaupunkia. Tarkoituksena on hankkia rahoitusleasingilla ensisijaisesti ICT-laitteita ja toissijaisesti ajokalustoa ja terveydenhuollon laitteita sekä mahdollisesti muita työvälineitä ja laitteita. Vuokralle ottajalla tarkoitetaan jäljempänä Järvenpään kaupunkia. Vuokralle ottaja hankkii sopimuksen piirissä olevia hyödykkeitä. Rahoitusleasingiin haluttavien hyödykkeiden osalta vuokralle antajalle toimitetaan lasku ja lisätiedot vuokran määrittelyä ja vuokralaskutusta varten. Vuokralle antaja laskuttaa vuokralle ottajalta vuokran ja sopimuskauden päätyttyä vuokralle ottaja lunastaa pääsääntöisesti hyödykkeet omistukseensa. Vuokralle ottaja ei sitoudu vakuuttamaan vuokraamiaan kohteita lakisääteisiä vakuutuksia lukuun ottamatta. Irtain omaisuus vakuuttuu osana kaupungin täysarvovakuutuksia. Laadullisena tavoitteena on, että leasinghankintoihin liittyen toimintatavat on suunniteltu sellaisiksi, että osallisten määrä on minimoitu ja vuokralaiterekisteri palvelee mahdollisimman hyvin vuokralle ottajaa. Tarjouksen tulee täyttää vähimmäisvaatimukset, jotka esitetään palvelua koskevassa vähimmäisvaatimuslomakkeessa (liite 2). Osatarjoukset eivät ole sallittuja. Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. 2 Hinnat ja hintojen voimassaolo Luvut tulee ilmoittaa hintalomakkeella (liite 3) kolmen desimaalin tarkkuudella. Hinnat ilmoitetaan euroina ilman arvonlisäveroa. Tarjottaviin hintoihin tulee sisältyä kaikki kustannukset. Laskutuslisää tai tietorekisterin käyttömaksua tai muita vastaavia lisiä tai toimistokuluja ei hyväksytä.

2 Tarjouspyyntö 2 (5) Korkoindikaatiot pyydämme klo 12 korkotason mukaan. Laitteelle sen vuokra-ajan alussa määritellyn vaihtuvan koron muuttumisrytmi on kerrottava tarjouksessa. Laitteelle sen vuokra-ajan alussa määritellyn kiinteän koron tulee olla voimassa laitteen koko vuokra-ajan. Tarjouksessa ilmoitetun rahoitusmarginaalin pitää olla tarjouksessa ilmoitetun suuruisena voimassa koko sopimusajan eli kolme vuotta. 3 Hankintamenettely Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007, jäljempänä hankintalaki) sekä lakia täydentävää asetusta (614/2007). Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. 4 Lisätiedot Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen tarjous@jarvenpaa.fi. Sähköpostin aihekenttään kirjoitetaan "Rahoitusleasing". Suomenkieliset kysymykset on lähetettävä kello mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. Mikäli lisäkysymyksiä tulee, vastaukset julkaistaan mennessä osoitteessa Hallinto ja päätöksenteko Julkiset hankinnat Avoimet tarjouspyynnöt. Tarjoajan tulee käydä katsomassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset sivuilla sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. 5 Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty.

3 Tarjouspyyntö 3 (5) 6 Tarjouksen laatiminen Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjouksen kokonaishinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjoajaa koskevat vaatimukset sekä tarjoajilta edellytetyt selvitykset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 1, "Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset". Palvelua koskevat vähimmäisvaatimukset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 2, "Hankinnan kohdetta ja tarjousta koskevat vähimmäisvaatimukset". Palvelun perushinnoittelu kuvataan tarjouspyynnön liitteellä 3, "Hintalomake". Palvelun laatua ja mahdollisia muita palveluun liittyviä maksuja kuvataan liitteessä 4 "Laatulomake". Referenssitietoja kuvataan liitteessä 5, "Referenssit". Liitteet 1, 2, 3, 4 ja 5 ovat tarjouslomakkeita ja ne on toimitettava hankintayksikölle täytettyinä tarjouksen mukana. Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton. Tarjous ja tarjouspyynnön liitteinä olevat tarjouslomakkeet sekä pyydetyt selvitykset annetaan suomen kielellä. 7 Tarjouksen voimassaoloaika ja tarjouksen jättäminen Tarjouksen tulee olla sitovasti voimassa kaikilta osin saakka. Kirjalliset tarjoukset tulee toimittaa suljetussa kuoressa klo mennessä osoitteeseen: Järvenpään kaupunki Kirjaamo PL 41 (käyntiosoite Hallintokatu 2) Järvenpää Kuoreen on merkittävä tunnus Rahoitusleasing sekä tarjouksen jättäjän virallinen nimi. Lisäksi tarjouslomakkeista liitteet 3 ja 4 on toimitettava sähköisenä versiona USBmuistitikulla tai CD-Rom-levykkeellä samassa kirjekuoressa paperiversion kanssa. Jos sähköisen ja paperiversiona toimitetun tarjouksen välillä on ristiriita, noudatetaan tarjouksen paperiversiota. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon.

4 Tarjouspyyntö 4 (5) 8 Tarjousten käsittely Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen 2. Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 4. Tarjousten vertailu 5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen 6. Hankintasopimuksen solmiminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätös perusteluineen tiedoksi. 9 Tarjousten valintaperusteet ja vertailu Tarjousten vertailuperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellinen edullisuusvertailu suoritetaan tarjoushintojen (maksimi 70 pistettä) ja palvelun laadullisten tekijöiden (maksimi 30 pistettä) perusteella seuraavasti: 1 Hinta 70 % Hintavertailu suoritetaan tarjouspyynnön hintalomakkeen (liite 3) mukaisesti. Painotus: Vuokra-ajan vuokran määrittely, maksimipisteet 60 pistettä Vertailulukuna käytetään esimerkkilaskelmaa vaihtuvalla korolla. Keltaisella pohjalla olevat kentät on täytettävä. Hankintakauden vuokran määrittely (laskun hyväksymisen ja vuokrakauden alun välisen vuokran määrittely), maksimipisteet 10 pistettä Vertailulukuna käytetään lukua, joka lasketaan tarjoajan ilmoittaman vuokran määrittelyn perusteella. Halvimman vertailuhinnan ko. kohdassa tarjonnut saa hintalomakkeessa (liite 3) mainitut maksimipisteet ja muut suhteessa vähemmän (halvin hinta / tarjottu hinta x maksimipisteet). Vertailussa lasketaan tarjoajan saamat yhteispisteet. 2 Laatu 30 % Tarjoajan tulee täyttää laatulomake (liite 4). Tarjoaja saa pisteitä laatulomakkeen mukaan, mikäli laatua määrittävä asia on toimintatapa tai mahdollista. Tarjoajan tulee täyttää lomake ja ilmoittaa, mikäli toimintatapa on hinnoiteltu lisäpalveluksi, sekä ilmoittaa lisäpalvelun hinta (ei vaikuta vertailuun). Laatuvertailussa arvioidaan toimintatapaa hyödykkeen hankinnasta sopimuskauden loppuun sekä vuokralaiterekisterin ominaisuuksia. Vertailussa tilaaja laskee tarjoajan saamat yhteispisteet. Laatuvertailun tarkempi pistejakauma on kuvattu laatulomakkeessa (liite 4). Maksimipistemäärä on 30.

5 Tarjouspyyntö 5 (5) 10 Hankintapäätös ja hankintasopimus Hankintapäätös perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille, pääsääntöisesti käyttäen sähköistä tiedoksiantoa. Hankintapäätöksen sähköistä tiedoksiantoa varten tarjoajan tulee tarjouksessaan selkeästi ilmoittaa sähköpostiosoite, johon tieto tehdystä hankintapäätöksestä lähetetään. Kirjallinen hankintasopimus allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimuksen sitovuus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimusasiakirjat. 11 Sopimuskausi Sopimuskausi on kolme (3) vuotta ja se alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta. Erikseen voidaan päättää kahdesta optiovuodesta sopimuskauden jälkeen. Sopimusasiakirjat ja niiden keskinäinen etusijajärjestys: 1. Sopimus 2. Tarjouspyyntöasiakirjat liitteineen 3. JYSE-2009 Palvelut - Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa. Ehdot ovat luettavissa osoitteesta Hallinto ja päätöksenteko Julkiset hankinnat. 4. Tarjousasiakirjat liitteineen 12 Päiväys ja allekirjoitus Järvenpäässä Antti Peltola Talousjohtaja Liitteet Liite 1: Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset Liite 2: Palvelua koskevat vähimmäisvaatimukset Liite 3: Hintalomake Liite 4: Laatulomake Liite 5: Referenssit