TARJOUSPYYNTÖ 7. 5. 2007 Sivu 1/7 150/43/2007 SÄHKÖPOSTIJÄRJESTELMÄN YLLÄPITO 1. Hankinnan kohde Pyydämme tarjoustanne Taideteollisen korkeakoulun sähköpostijärjestelmän käyttöpalvelusta ja ylläpidosta. Käyttöpalvelu sisältää palvelun teknisen tuotannon: palvelinlaitteen, sähköpostiohjelmiston, käyttöjärjestelmän, verkkoyhteyden ja näihin liittyvät ohjelmisto- ja laitekomponentit. Ylläpito sisältää järjestelmän toiminnan varmistamiseen liittyvän tietoteknisen työn. Työ sisältää järjestelm än vaatimat aktiiviset ylläpitotoimenpiteet (esimerkiksi nauhavarmistus, ylläpitoajot, raportit ja tietoturvapäivitykset), vikatilanteista palautumisen ja toiminnan valvonnan, sekä järjestelmän ominaisuuksiin liittyvien versiopäivitysten hallinnoinnin. Ylläpitotyö sisältää myös tilaajan IT-palvelupisteen asiantuntijoiden apuna toimimisen vaikeissa, toimittajan ohjeistamattomissa ongelmatilanteissa. Hankinta käynnistyy käyttöönottovaiheella, johon kuuluu koekäyttö ja nykyisen järjestelmän tietojen siirto (sähköpostilaatikkojen sisältö) toimittajan käyttöpalvelujärjestelmään. 2. Sähköpostipalvelun kuvaus Taideteollinen korkeakoulu Hämeentie 135 C 00560 Helsinki Puhelin: (09) 75631 Telefax: (09) 7563 0223 etunimi.sukunimi@uiah.fi www.uiah.fi 2.1 Sähköpostijärjestelmän käyttö Taideteollisen korkeakoulun sähköpostijärjestelmää käyttää 2900 käyttäjää seuraavasti: - 2000 käyttäjää WWW-käyttöliittymällä (Novell Groupwise WebAccess) - 500 käyttäjää Novell Groupwise Client (Windows XP, Mac OS X) - 60 käyttäjää erillisillä IMAP-ohjelmilla (suurin ryhmä Apple OS X Mail) - 100 käyttäjää Groupwise Mobile Server -liittymällä (Nokia Intellisync) - satunnaisia käyttäjiä SOAP-rajapinnan kautta Jokaisella käyttäjällä on sähköpostiosoite, joka on muotoa etunimi.sukunimi@uiah.fi. Lisäksi käyttäjätunnuskohtainen osoite ktunnus@uiah.fi toimii. Käyttäjätunnukset ja salasanat siirretään automaattisesti korkeakoulun käyttäjähallinnasta. Kaikki sisääntuleva sähköposti suodatetaan virustiedostoista ja roskapostiksi epäilty sähköposti merkitään roskapostiksi ja siirretään Roskaposti -kansioon. Kiintiöitä sähköpostilaatikoiden koolle ei ole käytössä. 2.2 Nykyinen palvelinympäristö Nykyinen palvelunympäristö on kuvattu tarjoajan päätöksenteon pohjaksi. Toimittajan tarjoama palvelinympäristö voi poiketa nykyisestä palvelinympäristöstä. Nykyinen palvelinympäristö koostuu seuraavista komponenteista: Groupwise GWIA (sisääntuleva SMTP), Groupwise GWIA (IMAP-käyttäjät), Groupwise POA (Clientkäyttäjät), 2 * Groupwise WebAccess (WWW-käyttäjät) sekä edirectory -hakemisto,
TARJOUSPYYNTÖ 7. 5. 2007 Sivu 2 / 7 jossa on sähköpostijärjestelmän käyttäjätunnukset. Levytilaa sähköpostiviestien tallentamiseen on varattu 300 gigatavua. Levytila varmuuskopioidaan joka yö. Lisäksi palvelinympäristöön kuuluu erilliset edustapalvelimet (SpamAssassin ja Symantec), jotka suorittavat roskapostien merkinnän ja virusliitteiden tuhoamisen. Käyttäjätunnukset, salasanat ja käyttöoikeustiedot siirretään DirXML-rajapinnalla Taideteollisen korkeakoulun käyttäjähallinnasta (OpenLDAP- tai CSV-muotoinen siirtotiedosto). Toimittaja vastaa palvelinympäristönsä määrittelystä niin, että se toimii suorituskykyisesti ja laadukkaasti tilaajan toimintaympäristössä, ja että edellytetty vähimmäispalvelutaso saavutetaan. 2.3 Toimittajan ja tilaajan väliset palvelutuotannon ja tuen rajapinnat Rajapinta IT-palvelupisteeseen Tilaajan IT-palvelupiste toimii sähköpostipalvelun käyttäjien tukena. IT-palvelupiste hallinnoi tilaajan omia palvelupyyntöjä ja käyttöoikeuksia. IT-palvelupisteen asiantuntijat ovat IT-tukityön ammattilaisia. Toimittaja ohjeistaa tilaajan IT-palvelupisteen asiantuntijat. Ohjeistus sisältää toimintaohjeet vikatilanteissa, toimintaohjeet palvelupyyntöjen käsittelyssä sekä tarvittavat toimenpiteet vian diagnosoinnissa (esimerkiksi tarkistuslista-muodossa). IT-palvelupiste ottaa yhteyttä toimittajan tekniseen tukeen vikatapauksissa ja vakioitujen, ohjeistettujen palvelupyyntöjen mukaisesti. Vikatapauksiksi lasketaan kaikki käytön ongelmat, jotka eivät kuulu ohjelmien käytön osaamiseen tai yksittäisen käyttäjän käyttöoikeuksien voimassaoloon. IT-palvelupiste ei tee sähköpostipalvelinjärjestelmän ylläpitotoimenpiteitä. Toimittajan ei tarvitse opastaa IT-palvelupisteen asiantuntijoita sähköpostiohjelman ohjeiden mukaisessa käytössä. Toimittaja vastaa IT-palvelupisteen osaamisvaatimusten määrittelystä. Toimittaja ei vastaa näiden osaamisvaatimusten täyttymisestä. Osana osaamisvaatimusten täyttymistä IT-palvelupisteen asiantuntijoiden voidaan edellyttää osallistuvan toimittajan tai kolmannen osapuolen järjestemiin koulutustilaisuuksiin. Tämän koulutuksen hankinta ei tapahdu tällä tarjouspyynnöllä. Rajapinta työasemapalveluun Tilaajan työasemapalvelu vastaa client-ohjelmien jakelusta käyttäjille osana normaalia tilaajan työasemien hallintaa. Toimittaja ohjeistaa työasemapalvelun niin, että jakelussa ja asennuksissa käytetään sellaisia client-ohjelmaversioita, jotka toimittaja on määritellyt yhteensopiviksi palvelinympäristön kanssa. Määrittely koskee ainoastaan Microsoft Windows ja Apple OS X -ympäristöjen nk. Groupwise client-ohjelmia. IMAP-ohjelmien ja WWW-selainten osalta rajoituksia ei voi tehdä. Toimittaja vastaa versiopäivityksiin liittyvien ohjelmien jakelusta työasemapalvelun asiantuntijoille, ja päivitysprosessien ohjeistamisesta.
TARJOUSPYYNTÖ 7. 5. 2007 Sivu 3 / 7 2.4 Toimittajan vastuut Toimittaja vastaa järjestelmän kokonaistoimivuudesta tilaajan toimintaympäristössä sovitun palvelutason mukaisesti. Toimittaja vastaa käyttöpalvelun kapasiteetin riittävyydestä tilaajan toimintaympäristössä. Toimittaja vastaa käyttöpalvelun laitteistosta, ohjelmistoista, käyttöjärjestelmästä, näiden lisensseistä ja laitteiden ja ohjelmien asianmukaisesta huollosta. Toimittaja vastaa laitteiston ja verkkoyhteyksien resurssoinnista niin ettei yksittäisten laitteiden kuluminen tai rikkoontuminen aiheuta poikkeamaa palvelutasosta. Vaadittavat tietoturvapäivitykset ja vastaavat laadukkaan toiminnan varmistamiseksi tarvittavat toimenpiteet toimittaja suorittaa itsenäisesti. Toimittaja rakentaa järjestelmän käyttöpalvelun niin, että sen toiminta ei ole riippuvainen tilaajan muiden tietojärjestelmien toiminnasta. Toimittaja vastaa siitä että työ tehdään tehtävän edellyttämällä ammattitaidolla ja riittävällä resurssoinnilla. Toimittaja vastaa palvelun toiminnan ja palvelun laadun valvonnasta ja tästä raportoinnista tilaajalle. Toimittaja vastaa siitä että palvelu tuotetaan noudattaen kaikkia siihen mahdollisesti liittyviä viranomaismääräyksiä. Toimittaja vastaa siitä, että palvelusta on olemassa kirjallinen ohjeistus IT-palvelupisteen asiantuntijoille, ja että tämä ohjeistus on ajan tasalla. Ohjeistuksen olennaisesti muuttuessa toimittaja vastaa IT-palvelupisteen koulutuksesta. Toimittaja vastaa ohjeistukseen liittyvien teknisten rajoitusten asianmukaisuudesta ja ajantasaisuudesta (esimerkiksi nk. client-versiot). 2.5 Edellytetty vähimmäispalvelutaso Palvelu on mitoitettu niin, että palvelu on suorituskykyinen, toimiva, tietoturvallinen, laadukas ja toiminta on varmistettu ja vikatilanteisiin varauduttu niin, että vähimmäispalvelutasot voidaan saavuttaa. Palvelua voidaan käyttää tilaajan lähiverkosta sekä internet-verkon ylitse kappaleen 2 alussa eritellyillä käyttötavoilla ja käyttäjämäärillä. Käyttäjien sähköpostiviesteille on varattu vähintään 300 gigatavua levytilaa. Kaikki sisääntulevat sähköpostiviestit suodatetaan virusohjelmista ja roskapostiksi epäillyt viestit merkitään roskapostiksi ja siirretään käyttäjien Roskaposti -kansioon. Toimittaja valvoo palvelun toimintaa ympärivuorokautisesti. Valvonta on automatisoitu, ja hälyttää toimittajan päivystäjän vikatilanteissa. Automaatista lähtee tiedotusviesti myös tilaajan IT-palvelupisteeseen sähköpostilla tai tekstiviestillä. Palvelussa saa olla etukäteen sovittuja huoltokatkoja enintään kahtena arkityöpäivänä kalenterivuoden aikana. Palvelussa saa olla ennakoimattomista vikatilanteista johtuvia korkean kiireellisyystason käyttökatkoja kalenterivuoden aikana enintään 10 kappaletta, ja näiden yhteenlaskettu kesto saa olla enintään 24 tuntia.
TARJOUSPYYNTÖ 7. 5. 2007 Sivu 4 / 7 Korkean kiireellisyystason vikatilanteet ja palvelupyynnöt tulee käsitellä muita nopeammin. Korkean kiireellisyysluokan ongelmiksi katsotaan tilanteet, joissa palvelu on useamman kuin kymmenen käyttäjän yhtä aikaa saavuttamattomissa, ja ongelman kiertäminen on mahdotonta vähäisin toiminnallisin vaikutuksin. Kiireellisyystasoluokituksia voi olla useampia. Vähimmäispalvelutasona korkean kiireellisyysluokan osalta korjaustyöt aloitetaan arkityöpäivisin kello 7 ja kello 18 välillä enintään yhden tunnin kuluttua vian havaitsemisesta. Muina aikoina korkean kiireellisyysluokan vian korjaus aloitetaan enintään kahdeksan tunnin kuluttua vian havaitsemisesta. Muiden kuin korkean kiireellisyysluokan työt aloitetaan arkityöpäivisin kello 8 ja 17 välillä enintään kahdeksan tunnin kuluttua käytön estävän vian havaitsemisesta tai kuudentoista tunnin kuluttua muun palvelupyynnön saamisesta. Osa palvelupyynnöistä voi olla hinnoiteltu erikseen. Toimittaja sitoutuu suorittamaan hälytyspäivystystä tarvittaessa nopeammalla aikataululla. Hälytyspäivystys voi olla hinnoiteltu erikseen. Toimittaja voi halutessaan tarjota useita palvelutasovaihtoehtoja. 2.6 Käyttöönottovaiheen sisältö Uusi järjestelmä otetaan käyttöön elokuussa 2007. Käyttöönottovaiheeseen kuuluu järjestelmän koekäyttö, käyttäjien nykyisten sähköpostikansioiden sisältöjen siirto sekä IT-palvelupisteen henkilökunnan käyttöönottovaiheeseen liittyvä toimittajan tarpeelliseksi katsoma koulutus. Käyttöönottovaiheen tarkempi sisältö suunnitellaan toimittajan kanssa yhdessä. 3. Hankintamenettely Hankintamenettely on avoin. Tarjouspyynnöt on julkaistu HILMA-palvelussa ja sen lisäksi se on lähetetty seuraaville yrityksille: - DNA Finland Oyj - Elisa Oyj - Enfo Oyj - Nebula Oy - PH Data Oy - TeliaSonera Oyj - WM Data Oyj 4. Osatarjous ja vaihtoehtoiset tarjoukset Ei oteta huomioon 5. Hinnat Käyttöpalvelun osalta hinta tulee eritellä verottomana kuukausihintana joka vastaa tilaajan toimintaympäristön tarpeita. Laitteistot, järjestelmät ja niiden osat ovat toimittajan omaisuutta ja toimittajan vastuulla; käyttöpalvelulla tilaaja saa oikeuden käyttää järjestelmää. Kapasiteettiin liittyvien hintakomponenttien osalta (esimerkiksi levytila) toimittajan tulee eritellä hinta tai hintavaihtoehdot.
TARJOUSPYYNTÖ 7. 5. 2007 Sivu 5 / 7 Ylläpitotyön osalta hinta tulee eritellä vakioituna kuukausihintana sekä mahdollisesti vakioidun kuukausihinnan ulkopuolelle kuuluvien tehtävien mukaisesti eriteltynä (esimerkiksi hälytyskorjaukset päivystysajan ulkopuolella, koulutukset tai yksittäisen käyttäjän tietojen palautus varmistusnauhalta). Roskaposti- ja virussuodatuksesta mahdollisesti aiheutuvien lisäkustannusten osalta hinnoittelu tulee eritellä ja eriyttää muusta hinnoittelusta. Käyttöönottovaiheen osalta hinta tulee eritellä työtuntihintana sekä esittää arvio tarvittavasta työmäärästä, aikataulusta ja esitys työvaiheiden jakamisesta toimittajan ja tilaajan kesken. 6. Alihankkijat Alihankkijan käyttö on hyväksytettävä tilaajalla. Tarjouksessa on ilmoitettava tarjoajan käyttämät alihankkijat. Toimittajan on vastattava alihankkijan työstä ja tuloksista kuin omastaan. 7. Tarjoajan kelpoisuus Tarjoajalla ei saa olla maksamattomia veroja tai lakisääteisiä sosiaalimaksuja. Tarjoajalla tulee olla tekniset, taloudelliset ja muut edellytykset hankkeen toteuttamiseen. Tarjoaja voidaan sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle julkisista hankinnoista annetun lain 6 :n ja kynnysarvojen ylittävistä tavara- ja palveluhankinnoista sekä rakennusurakoista annetun asetuksen 35 :ssä mainituin perustein. Tarjoukseen on liitettävä seuraavat kelpoisuutta kuvaavat liitteet: - Y-tunnus - Todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista - Vakuutusyhtiön tai yhtiöiden todistukset lakisääteisten vakuutusmaksujen suorittamisesta 8. Tarjouksen sisältö Tarjous tulee tehdä tarjouspyyntöä vastaavassa muodossa sisältäen vähintään tässä tarjouspyynnössä vaaditut tiedot. Muulla tavalla tehtyä tarjousta ei oteta huomioon. Tarjouksen laatimiskielen tulee olla suomi. Tarjouksessa tulee kuvata ja eritellä toimittajan tarjoama palvelutaso. Taideteollinen korkeakoulu ei maksa korvausta tarjouksen tekemisestä. 9. Valintaperuste Tarjousten vertailuperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisuuden arviointiperusteet ovat tärkeysjärjestyksessä seuraavat: - Hinta, jossa arvioidaan kustannukset kolmelle kalenterivuodelle tilaajan toimintaympäristössä - Referenssit - Laatu edellytetyn vähimmäispalvelutason ylittävältä osalta 10. Hylkäämisperusteet
TARJOUSPYYNTÖ 7. 5. 2007 Sivu 6 / 7 Tarjous hylätään, jos tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt vaatimukset eivät täyty tai tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä tai jos tarjous saapuu myöhästyneenä. 11. Hankinnan keskeyttäminen Milloin olosuhteet ovat muuttuneet tai on tullut esiin painavia perusteita siihen, että suunniteltua hankintaa ei ole tarkoituksenmukaista tai mahdollista toteuttaa esitetyllä tavalla, hankintayksikkö voi luopua hankinnasta kesken tarjouskilpailun. Hankintayksikkö voi keskeyttää hankinnan myös, jos kaikki saadut tarjoukset ovat liian kalliita. 12. Sopimusehdot Valitun toimittajan kanssa tehdään kirjallinen tilaus tai sopimus. Tilaaja pitää itsellään oikeuden neuvotella valitun tarjoajan kanssa toimeksiannon yksityiskohtaisesta sisällöstä ennen tilauksen tekemistä tai sopimuksen allekirjoittamista. Tilaus tai sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Ellei muuta voida osoittaa, hankintapäätöksen vastaanottajan katsotaan saaneen tiedon hankintapäätöksestä seitsemän päivän kuluttua sen lähettämisestä. Tilaus tai sopimus laaditaan seuraavien tärkeysjärjestyksessä lueteltujen asiakirjojen perusteella: 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö 3. Tarjous 4. Valtion tietotekniikkahankintojen yleiset sopimusehdot VYSE1998 Sopimuksesta aiheutuvat tai siihen liittyvät riitaisuudet ratkaistaan Helsingin käräjäoikeudessa. 13. Asiakirjojen julkisuus Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat yleisesti julkisia tilauksen tai sopimuksen teon jälkeen. Tarjouskilpailuun osallistuneet saavat halutessaan tarjoukset nähtäväkseen heti päätöksenteon jälkeen. Siksi tarjous on pyrittävä laatimaan niin, ettei se sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen on kuitenkin järkevän tarjouksen tekemiseksi välttämätöntä, tulee liike- ja ammattisalaisuuksiksi määritellyt tiedot ilmoittaa erillisellä liitteellä, joka on oltava selkeästi merkitty. Tarjouksessa olevat hinnat ja alennusprosentit eivät ole liikesalaisuuksia. 14. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla voimassa 3 kuukautta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä. 15. Tarjousten palautus Viimeistään 23. 5. 2007 klo 15.00 mennessä suljetussa kirjekuoressa Taideteollisen korkeakoulun kirjaamoon osoitteeseen: Taideteollinen korkeakoulu Kirjaamo
TARJOUSPYYNTÖ 7. 5. 2007 Sivu 7 / 7 Hämeentie 135 C 00560 Helsinki Kuoressa on ehdottomasti oltava merkintä: Tarjous: Sähköpostijärjestelmän ylläpito / Diaarinumero 150/43/2007. 16. Yhteyshenkilöt ja hankinnan valmistelija Tietohallintopäällikkö Roope Ritvos, Tietohallintopalvelut Puhelin 050-5027720. Sähköposti roope.ritvos@uiah.fi. 17. Lisätiedot ja tarkennukset Mahdollisiin tarjouksen laadintaa koskeviin kysymyksiin vastaa hankinnan valmistelija sähköpostitse. Kysymykset on esitettävä 16. 5. 2007 mennessä. Sähköpostin otsikkona tulee ehdottomasti olla merkintä Lisätietopyyntö: Sähköpostijärjestelmän ylläpito. Hankinnan valmistelija vastaa esitettyihin kysymyksiin sähköpostitse yhteisesti kaikille tarjouspyynnön saaneille yrityksille 18. 5. 2007 mennessä. Taideteollinen korkeakoulu Tietohallintopalvelut Roope Ritvos tietohallintopäällikkö Pekka Saarela hallintojohtaja Yrjö Sotamaa rehtori EI LIITTEITÄ