12.02.2014 Sivu 1 / 1 675/02.06.01/2014 4 Espoo Henkilöstöpalvelut -liikelaitoksen ennakkotilinpäätös tilanteesta 31.12.2013 Valmistelijat / lisätiedot: etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Toimitusjohtaja Auli Hackman Johtokunta merkitsee liikelaitoksen ennakkotilinpäätöksen tilanteessa 31.12.2013 tiedoksi. Käsittely Päätös Toimitusjohtajan sijaisena asian esitteli rekrytointipäällikkö Jutta Takala. Johtokunta: Johtokunta hyväksyi esittelijän ehdotuksen yksimielisesti. Oheismateriaali Selostus - Tuloslaskelma Espoon kaupunki seuraa taloudellisen tilanteen kehitystä seurantaraportin, kuukausiraporttien ja ennakkotilinpäätöksen perusteella. Liikelaitosten seurantaraportit sekä ennakkotilinpäätökset yhdistetään palveluliiketoimen toimialan raporttiin, joka viedään kaupunginhallitukselle ja valtuustolle osana koko kaupungin raportointia. Seurantaraportti annetaan heinäkuun lopun tilanteesta ja ennakkotilinpäätös joulukuun lopun tilanteesta. Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 5 mukaan johtokunnan tehtävänä on huolehtia toiminnan tulosten ja talousarvion toteutumisen seurannasta sekä toiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden edistämisestä. Taloustilanteen kehitystä seurataan tarvittaessa seurantaraportin ja ennakkotilinpäätöksen välillä annettujen talouden tilannekatsausten avulla. Taloudellisten sitovien tulostavoitteiden kehittymistä seurataan liikelaitoksissa kuukausittain. 1. Toimintakatsaus Espoo Henkilöstöpalvelut aloitti toimintansa liikelaitoksena 1.1.2013. Ensimmäinen toimintavuosi on sujunut suunnitellusti. Toiminnan keskeisimmät tavoitteet on saavutettu. Palvelussuhdepalvelut neuvoo esimiehiä ja henkilöstöä palvelussuhdeasioissa. Vuoden 2013 lopussa valmistui Esimiehen ABC esimiehen arkityön tueksi. Esimiehen ABC sisältää esimiehen tärkeimmät
12.02.2014 Sivu 2 / 2 tehtävät erilaisissa palvelussuhteeseen liittyvissä asioissa. Esimiehille on ollut tarjolla Näin pääset alkuun palvelussuhdeasioissa -koulutuksia. Vuoden aikana uudistettiin HR -uutiskirje esimiehille. Talouden ja hankinnan ERP-järjestelmätukityötä tekevän henkilöstön (4) siirto sovittiin toteutettavaksi vuoden 2014 alusta lukien Talouspalveluihin. Syksyn aikana on tehty suunnitelma Timecon- työajanseurantajärjestelmän tietoja ajantasaistamisesta ja uudesta kaupunkitasoisesta toimintatavasta. Osaamisen kehittämisen palvelualueella järjestettiin vakiintuneen tavan mukaan kaupunkitasoisia perehdytys- ja esimieskoulutuksia sekä tietotekniikkakoulutuksia. Uutena asiana otettiin käyttöön sähköinen koulutuskalenteri ja lähiesimiesten verkkokurssi. Sähköisten järjestelmien käyttöönoton selvitystyötä jatkettiin yhdessä konserniesikunnan kanssa. Stipendikukkarohakemuksia käsiteltiin vuoden aikana 557, joista myönteisen päätöksen sai 522. Työhyvinvointitoiminnassa painottuivat ensisijaisesti Kunta 10 -tutkimuksen tuloksiin liittyvät tehtävät. Hyödyntämistä tuettiin Essiin laadituilla materiaaleilla ja esimiesten tikettikyselyllä. Toisena painoalueena olivat esimies- ja johtoryhmäkonsultaatiot kehittämisestä, muutostilanteista, työyhteisön ristiriidoista ja kriiseistä, työyhteisön hyvinvoinnin johtamisesta ja varhaisesta tukemisesta. Rekrytointipalvelut hoiti 2 638 uuden työntekijän rekrytoinnin. Rekrytointeja oli 17,8 % vähemmän kuin edellisvuonna. Kesätyöpaikkoja oli tarjolla sama määrä 700 kpl kuin edellisenä vuonna. Harjoittelupaikkoja oli 2001 kpl, joka oli 18,8 % enemmän kuin edellisenä vuonna. Henkilöarviointeja ostettiin palvelujen tarjoajilta 63 kpl. Hakemuksia kaupungille saapui 55 771, joista kesätyöpaikkahakemuksia oli 20 030. Hakemusten määrä kasvoi edellisestä vuodesta 11 %. Hakijoita per avoin työpaikka oli 13, kun vuonna 2011 ja 2012 niitä oli 10. Rekrytointipalvelut kokeili nimetöntä työnhakua ensimmäisen kerran. Rekrytointimarkkinoinnissa kokeiltiin uusia keinoja kuten radio-, verkko-, Google-hakusana- ja LinkedIn -mainontaa sekä tehtiin Terveyskeskuslääkärinä Espoossa esittelyvideo. Rekrytointipalvelut otti käyttöön chat -palvelun työnhakijoille, josta se sai myös kunniamaininnan kaupunginjohtajan Innovaatiokilpailussa. Työterveyspalveluissa otettiin vuoden alusta käyttöön uusi Acute Työterveys -järjestelmä ja 1.4. alkaen e-resepti toiminnallisuus. Lisäksi syksyn aikana siihen rakennettiin röntgenlähetteiden liittymä. Manuaalisia prosesseja on sähköistetty neljän projektin avulla. Sairauspoissaoloprosessia on kehitetty eteenpäin ja uusia kuntoutusvalmennuspalvelutuotteita on otettu käyttöön. 2. Talous Valtuusto hyväksyi 9.12. Henkilöstöpalvelut -liikelaitoksen tuloksen parannuksen 580 000 euroa. Muutokset talousarvioon tehtiin lisäämällä sisäisiin myyntituottoihin 341 000 euroa ja vähentämällä henkilöstökuluja 239 000 euroa. Analyysitekstissä on vertailut tehty alkuperäiseen talousarvioon.
12.02.2014 Sivu 3 / 3 2.1 Tuotot Liikevaihto on 6,7 milj. euroa, ylitys alkuperäiseen talousarvioon on 0,4 milj. euroa. Työterveyspalvelujen liikevaihto ylittyi 0,4 milj. euroa, koska suoritteet tuntiperusteisessa laskutuksessa ylittivät budjetoidun. Rekrytointipalveluissa liikevaihto alittui 65 000 euroa, koska rekrytointitilauksia oli 6 % budjetoitua vähemmän. Liiketoiminnan muiden tuottojen toteuma on 1,7 milj. euroa, joka sisältää arvion vuoden 2013 Kelakorvauksesta työterveyshuollon kustannuksiin. Päätöstä vuoden 2012 Kelakorvauksesta ei ole vielä saatu siksi muut tuotot alittavat talousarvion 0,2 milj. euroa. 2.2 Kulut Materiaalien ja palvelujen toteuma on 3,2 milj. euroa ja ne ylittävät talousarvion 0,3 milj. euroa. Ylitys katetaan henkilöstökulujen säästöllä. Työterveyspalveluissa on ollut auki mm. omia lääkärivakansseja, joita ei ole saatu täytettyä. Näistä johtuen työvoimanvuokrauspalvelut ylittyivät 0,5 milj. euroa. Ulkoiset palvelujen ostot ylittyivät 236 000 euroa ja sisäiset palvelujen ostot 51 000 euroa. Henkilöstökulujen toteuma on 4,0 milj. euroa, alitus alkuperäiseen talousarvioon on 0,5 milj. euroa. Henkilöstökulujen säästöt johtuvat avoinna olleista vakansseista. Lisäksi on ollut vakansseja, joiden täyttäminen on siirtynyt alun perin suunnitellusta Liiketoiminnan muiden kulujen toteuma on 0,7 milj. euroa ja ne alittavat hieman talousarvion. 2.3 Tulos Liikelaitoksen tulos on ylijäämäinen 480 000 euroa alkuperäiseen talousarvioon verrattuna. Valtuusto hyväksyi 9.12. Henkilöstöpalvelut - liikelaitoksen tulokseksi 580 000 euroa lokakuun raportin mukaisesti. Liikelaitoksen lopullinen tulos jäi tästä 0,1 milj. euroa. 2.4 Investoinnit Investointien toteuma on 43 000 euroa, alitus talousarvion 32 000 euroa. Työterveyspalveluissa otettiin käyttöön vuoden alusta uusi Acute Työterveys -järjestelmä ja 1.4. alkaen e-resepti toiminnallisuus. Lisäksi syksyn aikana rakennettiin Acuteen sähköinen röntgenlähete. 3. Henkilöstö Henkilöstömäärä 31.12. oli 85 (v. 2012 henkilöstömäärä 83). Kasvua edellisvuoteen oli kaksi. Vakituisten määrä on vähentynyt edellisvuoteen yhdellä ja määräaikaisten kasvanut kolmella. Liikelaitoksessa on ollut kesätyöntekijä ja kaksi harjoittelijaa sekä yksi henkilö maahanmuuttajarekrytointimallilla. Kunta 10 tulokset on käsitelty kaikilla palvelualueilla ja sovittu jatkotoimenpiteistä sekä kehityskeskustelut on käyty.
12.02.2014 Sivu 4 / 4 4. Sitovat tulostavoitteet 1. Peruspääoman tuottovaatimus on 5 prosenttia, tavoite toteutui 2. Liikelaitoksen tulos on positiivinen, tavoite toteutui 5. Vuoden 2013 keskeiset tavoitteet 5.1. Palvelutuotannossa manuaaliprosesseista sähköisiin Lähtötilanne kartoitettiin kevään aikana. Sähköistettävistä prosesseista tehtiin suunnitelma kesäkuussa ja samalla ryhdyttiin toteuttamaan hankkeita. Toteutettuja manuaalisten prosessien sähköistämisiä on 9 kpl, valmisteluvaiheessa olevia on 14 kpl. Toteutuneista esimerkkeinä eresepti, HUS-lab -tutkimukset ja niiden kustannukset saadaan sähköisessä muodossa, sähköinen röntgenlähete kuvantamiseen, ylityöraportti. Tavoitteissa on edetty suunnitelman mukaisesti. Manuaaliprosessien sähköistämistä jatketaan kuluvana vuonna. 5.2. Palvelutuotevalikoima ja -hinnoittelu tarkistettu Liikelaitos aloitti toimintansa vuoden 2013 alusta lukien. Palvelutuotteiden määrittelyssä ja hinnoittelussa on ilmennyt tarkennettavaa toimintavuoden aikana. Suurin muutos on työterveyden palveluissa. Työterveydessä otettiin käyttöön Acute Työterveys -järjestelmä, jonka kautta voimme tarkemmin seurata laskutettavia suoritteita ja myös määritellä hinnat tarkemmin. Muutoksia on tehty myös rekrytoinnissa sekä palvelussuhdeneuvonnassa, josta ovat poistuneet ERP-tuki ja ylityölaskenta talouspalveluihin. Palveluvalikoima ja -hinnoittelu on tarkistettu suunnitelman mukaisesti ja käyttöönotettu vuoden alusta lukien. 5.3. Asiakasraportointimalli kehitetty ja käytössä Asiakasraportointimalli on kehitetty asiakkaita ja oman toiminnan seuraamista varten. Asiakaskohtaisia raportoitavia tietoja ovat mm. suoriteja laskutustiedot palvelualueittain ja toimialoittain sekä tulosyksiköittäin. Tiedot kootaan kuukausittain. Asiakasraportointisivuilta löytyvät myös palvelukuvaukset, kehityskokousten materiaalit ja muistiot sekä sopimukset. Käytännössä kaikki toiminnan suoritteet ja laskutuksen perusteet löytyvät Sharepoint -osoitteesta Yhteiset/Verkostot/Henkilöstöpalvelut -liikelaitoksen asiakasraportointi. Asiakasraportointisivut on otettu käyttöön keväällä 2013. Asiakaspalautekanava otettiin käyttöön 1.6.2013 lukien. Kanavan kautta voi antaa palautetta ja kehittämisehdotuksia. Palautteisiin vastataan nopeasti ja tehdään tarvittavat toimenpiteet. Palauteyhteenvedot käsitellään johtoryhmässä. Tiedoksi
12.02.2014 Sivu 5 / 5