Lpr kaupunkikonserni haluaa vastaanottaa verkkolaskuja Saimaan talous ja tieto Oy Sirpa Ojansuu Palvelupäällikkö, ostolaskut o
Oma esittely; Sirpa Ojansuu V.2000 Lpr kaupunki; ostoreskontran pääkäyttäjä - > sähköisen ostolaskuprosessin käyttöönotto ja hallinta Elokuusta 2009; Saimaan talous- ja tieto Oy (Saita), palvelupäällikkö, ostolaskut SAITA: taloushallinnon ja tietotekniikan palvelukeskus, joka tuottaa palvelut Lpr kaupunkikonsernille, suurimmat asiakkaat Lpr kaupunki ja E-K Sairaanhoitopiiri. - >toiminta alkoi v.2010 alusta
Laskujen vastaanottotavat v.2012 alusta Ensisijaisesti verkkolaskuina ( 49 % laskuista) Toimittajaportaali (1%) Skannauspalvelu -paperiset laskut ( 26% laskuista) Omana työnä skannatut (24% laskuista) Matkalaskut, ajopäiväkirja laskut, maksuosoitukset -> matkustuksenhallinta ohjelma, käyttöönotto v.2012 keväällä Liitteet eivät kulje edelleenkään kaikkien verkkolaskujen mukana -> toimittajaportaali vaihtoehtona!
Verkkolasku % Kaupunkikonsernin vastaanottamat ostolaskut n. 175 000 ostolaskua/vuosi Verkkolaskujen osuus nyt n. 49% Ostolaskuja kierrätetty ja verkkolaskuja vastaanotettu v.2002 alkaen -> kaikki laskut kierrätetään sähköisessä muodossa 60 Kaupunkikonsernin verkkolaskut, % koko laskumäärästä 50 40 30 20 10 0 51 46 47 49 43 41 35 37 33 25 20 15 7 1 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 01/2012 02/2012 03/2012 04/2012
Kevään 2012 aikana verkkolaskumäärät lisääntyneet: v.2012 ulkoistettu skannaus => panostettu tiedottamiseen Kirjekampanja toimittajille: uudet laskutusosoitteet, verkkolasku ensisijaisena vaihtoehtona. Ostajia ohjeistettu, sisäinen tiedottaminen. Vanhaan osoitteeseen lähetettyjä laskuja pommitettu verkkolasku tiedotteella osoitteen korjauspyynnön yhteydessä. Verkkolaskuoperaattori toteutti toimittajille verkkolaskun aktivointikampanjan. Kevään 2012 aikana käyttöön otettu matkustuksenhallinta ohjelma: matkalaskut, ajopäiväkirjalaskut, maksuosoitukset.
Ostolaskuprosessin vertailu Verkkolasku tai skannauspalvelun kautta tullut lasku Operaattori Osittain automatisoitu lasku Kokonaan automatisoitu lasku Laskun asiatarkastus, tiliöinti Ja hyäksyntä Siirto kirjanpitoon ja ostoreskontraan, laskun maksatus
AJANKÄYTTÖ: Paperilaskun käsittely ostoreskontrassa Paperilasku saapuu postista Postin purku; kirjekuorien avaus, oikeellisuuden varmistus. Laskujen lajittelu skannausta varten -> sivumäärän mukaan, 1-2 puoleisuus. Laskun skannaus ja perustietojen täydentäminen/tarkistus (laskun toimittajatiedot, pvm, laskun eräpvm, loppusumma, viitenumero ). Laskun lähettäminen tiliöimis- tarkastus- ja hyväksymiskierrokselle. Viive huomattava verrattuna verkkolaskuun! LASKUJEN LAJITTELU/TIETOJEN SYÖTTÖ TARKKAA TYÖTÄ, PALJON NUMEROSARJOJA, VIRHERISKI SUURI!
AJANKÄYTTÖ: Skannauspalvelun kautta tulleen laskun käsittely ostoreskontrassa Paperilasku saapuu skannauspalvelusta sähköisessä muodossa Skannauspalvelun kautta tulevalle laskulle tiedot syötetty älyskannerilla, tarkastettu käsityönä laskun kuvalta. Laskun perustietojen tarkistus välttämätöntä (laskun toimittajatiedot, pvm, laskun eräpvm, loppusumma, viitenumero ). Laskun lähettäminen tiliöimis- tarkastus- ja hyväksymiskierrokselle. LASKUN KIERTONOPEUS VERKKOLASKUA HITAAMPI=> TOIMITTAJALTA OSTORESKONTRAAN 3-4 PÄIVÄÄ! KUVAN LAATU VERKKOLASKUA HUONOMPI
AJANKÄYTTÖ: Verkkolaskun peruskäsittely ostoreskontrassa/ n. 50 % laskuista Verkkolasku saapuu järjestelmään Laskun perustietojen tarkastus. -> pääsääntöisesti verkkolaskulta löytyvät jo kaikki laskun perustiedot toimittajatunnus mukaan lukien Laskun lähettäminen tiliöinti- tarkastus- ja hyväksymiskierrokselle. NOPEA KIERTO VÄHENTÄÄ VIIVÄSTYSKORKOJA. LASKUN PERUSTIETOJEN OIKEELLISUUTEEN VOI PITKÄLTI LUOTTAA. KUVAN LAATU ON SKANNATTUA LASKUA PAREMPI JA SELKEÄMPI. VERKKOLASKU TULEE LÄHETTÄJÄLTÄ VASTAANOTTAJALLE USEIN JOPA YHDEN YÖN AIKANA.
AJANKÄYTTÖ: Automatisoidun verkkolaskun peruskäsittely ostoreskontrassa Verkkolasku saapuu järjestelmään Toistuvaislaskulle kertaluonteisesti määritelty laskun toimittajatunnuksen ja asiakasnumeron perusteella ensimmäinen vastaanottaja ja tiliöintitieto (esim. ruokatoimittajien laskut): -> LASKU NÄKYY ENSIMMÄISEN KERRAN TILÖIJÄLLÄ/ TARKASTAJALLA!!! Toistuvaislaskut hyväksytään kerran vuodessa, loppuvuosi täsmäytyy automatiikalla (mm.kk-vuokrat). Laskun mukana tulee jo toimittajan syöttämänä tiliöintitiedot valmiina. -> käytössä muutamilla isoilla toimittajilla. NÄIDEN LASKUVOLYYMIEN KASVATTAMISESSA RIITTÄÄ VIELÄ TYÖSARKAA
AJANKÄYTTÖ/ Sähköisen tilauksen automaattinen täsmäys laskuun Sähköinen tilaus tilausjärjestelmän kautta: tilaus hyväksytään, tiliöintitiedot tilauksen takaa automaattisesti verkkolasku täsmäytyy suoraan tilaukseen ja menee automaattisesti maksuun -> v.2013 suunnitteilla käyttöönotto ensimmäisellä asiakkaalla. Eksotella käytössä räätälöityjä liittymiä, jossa ostolasku täsmäytyy toisessa järjestelmässä tehtyyn maksusitoumukseen/päätökseen. -> poistanut kahdenkertaista työtä.
Verkkolaskun edut Selkeä formaatti, laskun perustiedot löytyvät samalta kohdalta. Teksti selkeätä, värit säilyvät verkkolaskulla. Alkuperäinen, toimittajan laskutusjärjestelmästä lähtenyt aineisto, virhemahdollisuudet vähenevät. Jos automatisointia varten tarvittava tieto saadaan kerran tulemaan läpi, voi siihen luottaa. LÄPIMENOAIKA TOIMITTAJALTA OSTORESKONTRAN KÄSITTELYYN SKANNATTUUN LASKUN VERRATTUNA 1-3 PÄIVÄÄ AIKAISEMMIN
Arkistointi ja tietosuoja Paperilaskut säilytettävä tilinpäätökseen saakka -> hyllymetrejä, kenkälaatikoita, laskujen tuhoaminen aiheuttaa kustannuksia Verkkolaskut suoraan sähköiseen arkistoon -> tietosuoja Verkkolaskut koko ketjun ajan kontrollissa -> Liitteet ja sivut säilyvät mukana, postin purkaminen ja skannaus aina käsityötä.
Verkkolaskun käyttöönotto aiheuttaa työtä/kustannuksia myös vastaanottajalle Sopimus verkkolaskujen vastaanotosta operaattorin kanssa. -> Jokainen verkkolasku maksaa myös vastaanottajalle. Tiedottaminen asiakkaille verkkolaskujen vastaanottamisesta. -> Vastaanottajan/ostajan/ostoreskontran aktiivisuus toimittajan suuntaan. Ostajien/hankinnasta vastaavien aktiivisuus ostotilanteessa/sopimuksia laadittaessa, kilpailutustilanteessa.
kuitenkin VERKKOLASKUT KOKO SÄHKÖISEN KIERRÄTYKSEN JA AUTOMATISOINNIN PERUSTA! Kilpailutuksessa ja hankinnoissa yksi valintakriteeri! Lpr kaupunki haluaa laskut verkkolaskuina, vain poikkeustapauksessa muita kuin verkkolaskuja. Muutkin Lpr kaupunkikonsernin yhtiöt suosittelevat verkkolaskua ensisijaisena vaihtoehtona.
KIITOS! Saimaan talous ja tieto Oy Sirpa Ojansuu palvelupäällikkö, ostolaskut sirpa.ojansuu@saita.fi