SÄHKÖINEN OSTOLASKUJEN KÄSITTELY, PK-YRITYKSEN RATKAISU. Hannu Katila Markkinointipäällikkö

Transkriptio

1 SÄHKÖINEN OSTOLASKUJEN KÄSITTELY, PK-YRITYKSEN RATKAISU Hannu Katila Markkinointipäällikkö

2 Avoin verkko mahdollistaa globaalin kaupankäynnin ja yhteistyön 1,9 miljoonaa potentiaalista toimittajaa ~800,000 aktiivista ostajaa/ toimittajaa Transaktiokasvu 53% 20,8 milj. verkkolaskua vuonna 2011 >50 tuettua laskuformaattia 140 yhdysliikenne kumppania Yli 2000 ohjelmistoasiakasta ALVsäännöstenmukaisuus > 50 maassa Baswaren palvelussa välitettävien transaktioiden arvo 235 miljardia dollaria

3 CASE: Ravanin Pesula Oy Toimiala Tekstiili- ja pesulapalvelut Markkina-alueena Satakunta, Pirkanmaa ja Uusimaa Toimipaikka Pori Tunnusluvut Liikevaihto ,7 milj. euroa Henkilömäärä 70 Baswaren tuotteet Maksuliikenne (sisältää ostoreskontrapiirteen) Finance Ravanin Pesula on luotettu ja arvostettu tekstiili- sekä pesulapalveluiden tuottaja Porista. Jo kolmen vuosikymmenen ajan olemme tarjonneet vahvaa molempisuuntaista kumppanuutta niin hotelli-, ravintola- ja terveydenhuoltoalan asiakkaillemme kuin yhteistyötahoillemme tekstiilihuollon jokapäiväisiin haasteisiin. Palvelukattaukseemme kuuluu mm. tekstiilien vuokraus-, huolto- ja kuljetuspalvelut.

4 Ratkaisu Ratkaisu löytyi odotettua lähempää: Maksuliikenne ohjelmistoa täydennettiin Laskujen käsittely -piirteellä. Kirjanpidon hoitavalle tilitoimistolle tulostetaan laskut kirjanpitoon ja maksut kirjanpitoon - tulosteet. Reskontraotteesta näkyy avoimet laskut. Asiatarkastusta ja arkistointia varten laskut tulostetaan paperille. Jatkossa laskujen sähköinen arkistointi kiinnostaa. Verkkolaskuja on noudettu vuodesta 2005 alkaen. Vuonna 2011 ostolaskujen määrä yhteensä oli noin 2000 kpl ja näistä verkkolaskuja hieman alle 50 %. "Verkkolaskujen noutaminen Maksuliikenne-ohjelmistolla on yksinkertaista. Maksaminen on yhtä helppo kuin omien e-laskujen maksaminen verkkopankissa. Kaiken kaikkiaan kätevä systeemi. Eikö tämä tosiaan ole kaikilla käytössä?" Toimistonhoitaja Tarja Tamminen, Ravanin Pesula Oy

5 Basware eoffice pähkinänkuoressa Helppokäyttöinen, kokonaan selainpohjainen järjestelmä osto-, matka- ja kululaskujen sekä hankintojen käsittelyyn, hallintaan, automatisointiin ja arkistointiin. Ostolaskut skannataan tai vastaanotetaan verkkolaskuina. Sopimuspohjaiset toistuvaislaskut käsitellään täysin automaattisesti. Tilaukselliset laskut täsmäytetään tilauksiin. Hankintojen hallinta integroitu järjestelmään. Matka- ja kululaskujen käsittely integroitu järjestelmään. Automaattinen ja avoin arkisto. Yhdellä sähköpostiviestillä ilmoitus käyttäjille käsittelyä odottavista osto-, matka- ja kululaskuista sekä hankintaehdotuksista.

6 Ostolaskujen sähköinen käsittely eofficessa BASWARE EOFFICE Ostolaskut Sopimukset SKANNAUS Tilaustäsmäytys LASKUN SAAPU- MINEN VERKKO- LASKUT Hankinnat Matka- ja kululaskut Arkisto ARKISTO Ostoreskontra Basware Finance Basware Maksuliikenne Pankit Kirjanpito

7 Ostolaskujen käsittelyn perusprosessi Verkkolasku Tietojen Tiliöinti Asiatarkastus Laskun poiminta hyväksyminen Siirto maksatukseen Laskun skannaus ja laskun tietojen optinen tunnistus TAI verkkolaskujen vastaanotto Laskujen tiliöinti mallitiliöintien ja suosikkilistojen avulla Laskun aiheellisuuden ja oikeellisuuden tarkastus Laskun hyväksyminen (henkilökohtaiset hyväksymisoikeudet ja rajat) Laskun siirto maksatukseen ja muihin talousjärjestelmiin

8 Laskuautomaatio SaaS palveluna: InvoiceReady Mukavuus Joustavuus Hallittavuus Helposti & heti ensimmäisestä päivästä alkaen Basware InvoiceReady Pääsy Internetin kautta Palvelun hallinta & Tuki Tarkasta Kierrätys Hyväksy Sähköinen arkisto Ostolaskut Asiakaskohtaiset postilokerot Ulkoistettu laskujen skannaus Matkalaskut Hosting Toimittajien aktivointipalvelu (valinnainen) Kululaskut Toistuvais laskujen täsmäytys Pysyväis arkisto (valinnainen) Integraatio kirjanpito- / maksatusjärjestelmään

9 KIITOS! KYSYMYKSIÄ?