Sähköisen taloushallinnon käsikirja 3 Ostolaskujen käsittely tehokkaaksi

Transkriptio

1 3 Ostolaskujen käsittely tehokkaaksi Pvm: Versio: 1.0

2 3 Ostolaskujen käsittely tehokkaaksi 2 (9) 3 Ostolaskujen käsittely tehokkaaksi Paperinen ostolasku aiheuttaa manuaalityötä Tehokas tapa toimia Ostolaskujen vastaanotto verkkolaskuna Paperisen laskun muuntaminen sähköiseen muotoon Kierrätysjärjestelmä Laskun asiatarkastaminen ja hyväksyminen Laskun kiertoon asettaminen Laskun asiatarkastaminen Laskun hyväksyminen... 9

3 3 Ostolaskujen käsittely tehokkaaksi 3 (9) 3 OSTOLASKUJEN KÄSITTELY TEHOKKAAKSI Tehokas, loppuun asti hiottu ja varmennettu ostolaskuprosessi, on yksi yrityksen sisäisten prosessien tärkeimmistä osa-alueista. Hyvin hallittu ostolaskuprosessi tuo yritykselle mitattavissa olevia säästöjä niin ajallisesti, kuin rahallisesti. Sähköisyys taloushallinnan toteuttamisessa on monen yrityksen elinkaareen verrattaessa melko uusi asia. Vaikka tehokkaat sähköiset prosessit saavat jatkuvasti jalansijaa, hoidetaan suurissakin suomalaisissa yrityksissä ostolaskuprosesseja melko vanhakantaisilla menetelmillä. Kuten kaikki prosessien kehittäminen, myös ostolaskuprosessin tehostaminen sähköisin välinein, kohtaa usein muutosvastarintaa. Tyypillisesti muutosvastarinnan taustalla on kokemattomuus sähköisten työkalujen kanssa toimimisesta. Osaltaan muutosvastarinnan taustalla saattaa olla tietoteknisten taitojen puutteellisuus. Kun muutos ohjataan oikein, henkilöstöä koulutetaan riittävästi, ostolaskuprosessi suunnitellaan huolella ja käyttöön valitaan oikeat työkalut, voidaan muutosvastarintaan vaikuttaa positiivisesti. Kerran sähköistetty ostolaskuprosessi ei paperiseksi palaa. 3.1 PAPERINEN OSTOLASKU AIHEUTTAA MANUAALITYÖTÄ Vanhanaikainen paperin käsittelyyn perustuva ostolaskuprosessi on sekä työllistävä, että virhealtis. Kun paperiset tositteet kiertävät useammalla henkilöllä asiatarkastettavana, on vaarana laskujen katoaminen, maksatuksen viivästyminen ja yleinen kontrollin puute. Perinteisen ostolaskunkäsittelyn variaatioiden määrä on lähes suoraan verrannollinen yritysten käsiteltävien yritysten määrään, mutta seuraavassa käydään läpi muutamia tyypillisiä, perinteisiä toimintatapoja. Esimerkki 1. Ostoreskontra omassa käytössä Kuvataan perinteinen ostolaskuprosessi, kun käytössä on ostoreskontra: 1. Ostolasku vastaanotetaan paperisena 2. Lasku kierrätetään organisaatiossa asiatarkastettavana ja hyväksyttävänä 3. Tosite syötetään ostoreskontraan ja tiliöidään 4. Lasku maksetaan maksuliikenneohjelmalla 5. Laskut arkistoidaan mappiin

4 3 Ostolaskujen käsittely tehokkaaksi 4 (9) Prosessi vaikuttaa suoraviivaiselta, mutta vaatii resursseja ja ennen kaikkea tarkkuutta manuaalisten työvaiheiden vuoksi. Kun edellä kuvattuun malliin lisätään tyypillisiä ostolaskuprosessissa esiintyviä piirteitä, kuten eri paikkakunnilla toimivat yksiköt, koontilaskut useine asiatarkastajineen, laskuun käsin tehdyt kustannuspaikka- ja tiliöintimerkinnät, voidaan ymmärtää perinteiseen ostolaskun käsittelyn aiheuttama työmäärä. Pahimmassa tapauksessa paperista ostolaskua joudutaan siirtämään asiatarkastettavaksi eri paikkakunnalla toimivaan toimipisteeseen postin tai sähköpostin välityksellä ja näin ostolaskun maksu saattaa viivästyä esimerkiksi sen katoamisen vuoksi. Esimerkki 2. Tilitoimisto hoitaa ostoreskontran Seuraavaksi kuvataan pienissä yrityksissä hyvin yleisesti käytössä oleva ostolaskuprosessi, jossa maksatus hoidetaan yrityksen itsensä toimesta ilman varsinaista ostoreskontraa ja tositteet viedään omaan tai tilitoimiston hallinnassa olevaan kirjanpitojärjestelmään: 1. Ostolasku vastaanotetaan paperisena 2. Lasku kierrätetään organisaatiossa asiatarkastettavana ja hyväksyttävänä 3. Lasku syötetään nettipankkiin ja maksetaan 4. Maksetut laskut tallennetaan kirjanpitoon tosite tositteelta 5. Lasku arkistoidaan mappiin Ostolaskun käsittely ilman maksuliikenteeseen ja kirjanpitoon kytkettyä ostoreskontraa aiheuttaa aina tuplatyötä. Paperinen lasku tallennetaan manuaalisesti useisiin järjestelmiin ja siten ostolaskuprosessin tehokkuus ja laatu kärsivät. Pahimmassa tapauksessa ostolaskun tallentamisesta aiheutuu tuplakustannus ensin omassa organisaatiossa tehtävän työn ja myöhemmin tilitoimiston tekemän työn yhteissummana. 3.2 TEHOKAS TAPA TOIMIA Yksin verkkolasku ei tarkoita sähköistä taloushallintoa. Tehokkaan ostolaskuprosessin yksi avainsana on toki kappaleessa 2.1 kuvatun mukainen verkkolasku, sähköinen ostolasku, mutta yksin verkkolasku ei takaa tehokasta ostolaskuprosessia. Verkkolaskun tehokas hyväksikäyttö vaatii oikeat työkalut ja niiden takana toimivat tehokkaat ja mahdollisimman pitkälle automatisoidut palvelut.

5 3 Ostolaskujen käsittely tehokkaaksi 5 (9) Ostolaskujen vastaanotto verkkolaskuna Verkkolaskupalveluita tarjoavat verkkolaskuoperaattorit ja pankit. Katso luku 2 Verkkolaskutuksen käyttöönotto. Operaattorin kautta ostettu verkkolaskupalvelu on tyypillisesti kattavampi verrattuna pankin tarjoamaan palveluun. Päivittäisen työn näkökulmasta yksi olennainen ja merkittävä ero on liitteiden vastaanotto. Jos verkkolaskupalvelun tarjoaja ei tue liitteiden vastaanottoa, toimittajan verkkolaskussa liitteenä ollut laskuliite ei saavu vastaanottajalle. Palveluntarjoajien valmiiksi tekemissä yhdysliikennesopimuksissa on myös merkittäviä eroja. Verkkolaskun rooli tehokkaan ostolaskuprosessin luomisessa on merkittävä. Kun toimittaja lähettää palvelun tai tavaran ostajalle sähköisen laskun, siirtyy lasku tilaajan operaattorin palveluun ja sieltä edelleen asiakkaan järjestelmiin. Ostolaskujen kierrätysjärjestelmän integroiminen saumattomasti verkkolaskupalveluun on edellytys verkkolaskun täydelle hyödyntämiselle. Kun laskun vastaanottajan operaattorille saapuva lasku siirtyy automaattisesti ostolaskujen kierrätysjärjestelmään, ei manuaalisia toimenpiteitä tai tiedonsiirtoja tarvita. Toimintamallit, jossa verkkolasku vastaanotetaan operaattorin tai pankin palveluun ja siirretään manuaalisesti ostolaskun kierrätykseen, ostoreskontraan tai suoraan kirjanpitoon, eivät tue pohjimmaista ajatusta verkkolaskutuksen helppoudesta. Verkkolasku mahdollistaa esimerkiksi laskurivikohtaisten tiliöintien siirtämisen laskuaineistossa aina ostolaskujen kierrätykseen asti. Tiliöintitietojen saattaminen laskuaineistoon ja sitä kautta ostolaskujen kierrätykseen vaatii usein palvelun tai tavarantoimittajan, verkkolaskuoperaattorin ja järjestelmätoimittajan yhteistyötä Paperisen laskun muuntaminen sähköiseen muotoon Vaikka verkkolaskutus yleistyy Suomessa, paperisten ostolaskujen käsittelystä ei varmasti tulla pääsemään täysin eroon vielä moneen vuoteen. Pysyvimpinä haasteina ovat erityisesti ulkomaiset toimittajat ja näiden kasvava määrä. Paperisena vastaanotettavien ostolaskujen käsittelyyn ja siihen liittyviin työvaiheisiin kannattaa kiinnittää huomiota, sillä oikeilla työkaluilla ja työn organisoimisella voidaan saavuttaa merkittävää ajansäästöä. Skannaanko itse? Jotta paperinen ostolasku saataisiin muunnettua nykyaikaiseen sähköiseen ostolaskuprosessiin sopivaksi, tulee lasku skannata sähköiseen muotoon. Pelkkä skannaus ei kuitenkaan usein riitä, vaan

6 3 Ostolaskujen käsittely tehokkaaksi 6 (9) varsinaisen skannaustyön lisäksi laskulta tulee kerätä laskun maksamiseen tarvittavat tiedot ja tallentaa ne tapauskohtaisesti kierrätysjärjestelmään, ostoreskontraan tai maksuliikenteeseen. Tämän työn tekemiseen on olemassa monia työkaluja ja ratkaisumalleja, joita käsitellään seuraavassa. Laskun skannaamiseen on tarjolla tehokkaita työkaluja. Yksinkertaisimmillaan yritys voi hyödyntää esimerkiksi olemassa olevaa monitoimilaitetta aineiston skannaamiseen. Jos taas ostolaskuilla on huomattavia määriä liitteitä tai käteiskuitteja, tarjoaa varsinainen asiakirjaskanneri tehokkaamman työskentelyn. Asiakirjaskannerin ehdottomia valtteja on pieni koko, skannausnopeus, skannerin mukana tulevat dokumenttien jälkikäsittelyohjelmistot ja ennen kaikkea niiden kyky käsitellä pieniäkin laskun liitteitä. Kun laite paperisen aineiston muuttamiseen esimerkiksi PDF-muotoon on olemassa, tulee laskun käsittelijän pohtia tapaa, jolla sähköiseen muotoon muunnetusta laskusta saadaan maksatukseen tarvittavat tiedot irti. Yksi hyvin yleisesti käytetty tapa on tallentaa laskun kuvalta tarvittavat perustiedot käsin esimerkiksi kierrätysjärjestelmään. Toinen, huomattavasti tehokkaampi tapa, on hankkia ostolaskujen tulkitsemiseen tarkoitettu ohjelmisto. Ostolaskujen tulkintaan suunnitellut ohjelmistot oppivat käyttäjän tekemien opetusten perusteella toimittajan laskun profiilin ja ensimmäisen käsittelykerran jälkeen sovellus osaa etsiä skannatusta laskun kuvasta tallennettavat tiedot. Vaikka ohjelmisto tekee työn hyvin automaattisesti, tarvitaan tulkinnan oikeellisuuden tarkastamiseen edelleen työntekijän tarkastus. Osa tulkintaohjelmista tekee tulkinnassa kerätystä ja mahdollisesti käsin täydennetystä datasta verkkolaskun ja siirtää sen suoraan prosessin seuraaviin vaiheisiin, esimerkiksi ostolaskujen kierrätykseen. Ostanko skannauksen palveluna? Itse toteutettavalle skannaustyölle looginen vaihtoehto on hankkia työ palveluna. Useimmat verkkolaskuoperaattorit, skannauskeskukset ja järjestelmätoimittajat tarjoavat tätä palvelua asiakkailleen. Hinnoittelumekanismit ovat hyvin vaihtelevat ja joissain tapauksissa palvelun kokonaishinnan arviointi ennalta on vaikeaa hinnan koostuessa esimerkiksi erillishinnoitelluista laskun lisäsivuista. Palveluna ostettu skannauspalvelu vapauttaa henkilöstön resurssit enemmän arvoa tuottavien työtehtäviin.

7 3 Ostolaskujen käsittely tehokkaaksi 7 (9) Kierrätysjärjestelmä Verkkolaskut on vastaanotettu operaattorille ja paperiset laskut muunnettu tunnistusjärjestelmässä verkkolaskuformaattiin. Miten tätä sähköistä aineistoa käsitellään ja miten aineisto liitetään tehokkaaseen ostolaskuprosessiin? Ostolaskujen kierrätysjärjestelmä on työkalu, johon sähköisessä muodossa olevat laskut ohjautuvat tiliöitäväksi, asiatarkastettavaksi, hyväksyttäväksi ja parhaassa tapauksessa jopa maksettavaksi. Kierrätysjärjestelmän tulee olla selaimen välityksellä toimiva, jolloin laskujen käsittely ei ole ajasta tai paikasta riippuvaista. Kierrätysjärjestelmän rooli voidaan nähdä laskun käsittelijän henkilökohtaisena sähköisenä työpöytänä, jossa laskun käsittelijää koskevat tositteet ovat aina ajan tasalla, tallessa ja käsiteltävissä. Kierrätysjärjestelmässä annetaan laskulle tiliöintitiedot kustannuspaikkamerkintöineen ja nämä tiedot ovat tarkastuskierron jälkeen siirrettävissä joko kierrätyksen yhteydessä olevaan ostoreskontraan tai ulkoiseen ostoreskontraan. Parhaimmat kierrätysohjelmistot mahdollistavat ostolaskujen arkistoinnin sähköiseen arkistoon suoraan kierrätyksestä, jolloin laskuja voidaan etsiä arkistosta millä tahansa laskulla esiintyvällä hakusanalla sekä lukuisilla muilla tekijöillä ja rajauksilla. Kun ostolaskut saadaan arkistoitua suoraan kierrätysvaiheessa sähköiseen muotoon, on saavutettu merkittävä askel kohti paperitonta taloushallintoa. Paperiarkistoja ei enää tarvita. Sähköistä arkistoa tullaan käsittelemään tarkemmin kappaleessa LASKUN ASIATARKASTAMINEN JA HYVÄKSYMINEN Kun sopiva ostolaskujen kierrätysjärjestelmä on löydetty tilitoimiston tai suoraan ohjelmistotoimittajan tarjoamana palveluna, verkkolaskujen vastaanotto on saatu integroitua uuteen järjestelmään ja paperisten ostolaskujen muuntaminen sähköiseen muotoon on kunnossa, voi siirtymävaihe kohti tehokasta ostolaskuprosessia alkaa. Jotta uusista toimintaa tehostavista työkaluista saadaan hyöty irti, tulee yrityksen käyttää hetki aikaa asiatarkastus- ja hyväksymisprosessin miettimiseen. Ostolaskun kierto voi perustua kahdenlaiseen kierrätystapaan: 1. Kierrätysjärjestelmään voidaan asettaa kiinteitä kiertolistoja, jolloin lasku etenee automaattisesti hyväksyttäväksi ennalta määrättyjen henkilöiden kautta 2. Kierto voi perustua avoimeen kierrätykseen, jossa kierron asetusvaiheessa lasku asetetaan tarkastettavaksi yhdelle henkilölle ja tämä voi asettaa laskun vapaasti kieroon seuraavalle henkilölle

8 3 Ostolaskujen käsittely tehokkaaksi 8 (9) Prosessissa tulee huomioida ainakin seuraavat asiat: Taloushallinnon näkökulma tiliöinteineen, alv- ja kustannuspaikkamerkintöineen Ostotilauksen tehnyt henkilö mukaan ostolaskujen tarkastamiseen Laskun hyväksyjäksi henkilö, jolla on riittävät mahdollisuudet arvioida ostolaskun oikeellisuus Jos yrityksen sisäinen ohjeistus sitä edellyttää, tulisi ostolaskun kierrätykseen osallistua enemmän kuin yksi henkilö. Miten virheellisten laskujen hylkääminen tapahtuu? Laskun kiertoon asettaminen 1. Lasku saapuu operaattorilta ja paperinen lasku muunnetaan sähköiseen muotoon 2. Ennen laskun asiatarkastukseen siirtämistä voidaan antaa tiliöintitiedot ja mahdolliset kustannuspaikkakohdennukset Huomioitavaa, että nämä tiedot voidaan tyypillisesti antaa kierron muissakin vaiheissa. 3. Kierto käynnistetään tyypillisesti tilitoimiston tai yrityksen oman taloushallinnon toimesta 4. Lasku asetetaan kiertoon oikealle asiatarkastajalle, kiertolistalle, laskulla olevien tietojen mukaan 5. Kierron määräävä tieto voi olla esimerkiksi laskulla annettu tilaajatieto, kustannuspaikka tai työmaamerkki, toimittaja jne Laskun asiatarkastaminen 1. Lasku on asetettu asiatarkastajalle kiertoon tilitoimiston tai yrityksen oman taloushallinnon toimesta 2. Kierrätysjärjestelmä lähettää asiatarkastajalle sähköpostiviestin tiedoksi saapuneesta laskusta 3. Asiatarkastaja kirjautuu kierrätysjärjestelmään tunnuksillaan ja näkee oikeuksista riippuen hänellä tarkastettavana olevat laskut tai kaikki yrityksessä kierrossa olevat laskut 4. Lasku avataan laskua klikkaamalla, jolloin näkymään tulisi avautua laskusta tallentuneet perustiedot ja laskun täydellinen PDF-kuva 5. Asiatarkastajan tulee tarkastaa laskusta tallentuneet perustiedot ja verrata niitä laskun kuvaan, tarkastaa onko tavara tilattu, varmistaa tavaran saapuminen jne.

9 3 Ostolaskujen käsittely tehokkaaksi 9 (9) 6. Jos lasku on aiheellinen, se hyväksytään ja kierrätysjärjestelmä siirtää laskun seuraavalle henkilölle asiatarkastajan tekemän valinnan tai automaattisen kierron seuraavan vaiheen mukaan 7. Virheellinen lasku asetetaan tilaan, jossa mahdollisen reklamaation tai hyvityksen saapuminen voidaan seurata. Virheellisten laskujen poistamista tulisi välttää Laskun hyväksyminen 1. Lasku on kiertänyt kaikilla vaadittavilla asiatarkastajilla ja lasku päätyy kierron päättävään vaiheeseen, eli laskun hyväksymiseen 2. Hyväksyjän tulee tarkastaa laskun sisältö ja arvioida tiliöinnin oikeellisuus mahdollisuuksien mukaan ennen laskun hyväksymistä Laskun päädyttyä kierron päättävään vaiheeseen, lasku jää odottamaan ostoreskontraan sekä maksatukseen siirtymistä. Jos kierrätysjärjestelmä tarjoaa ostoreskontran ja maksatusominaisuuden, voi laskun hyväksyjä suorittaa maksuunvalinnan hyväksymisen jälkeen kierrätysjärjestelmässä.