Procountor laskutusliittymä

Transkriptio

1 Päiväys: Laatinut: Riitta Kemppainen Tarkastanut: Matti Immonen

2 Sisällysluettelo 1 Liittymän käyttötarkoitus Liittymän käyttötarkoitus Liittymän toimintaperiaate Liittymän käyttöönotto Liittymän kytkentä Asiakasnumeroinnin toteutus VallueFramessa Kun ValueFrame-järjestelmä otetaan käyttöön yrityksessä joka jo käyttää Procountoria laskutuksessaan, kannattaa asiakasnumerointi toteuttaa seuraavasti: Kun liittymä otetaan käyttöön yrityksessä joka on jo käyttänyt sekä ValueFramea että Procountoria, kannattaa asiakasnumerointi toteuttaa seuraavasti: Y-tunnusten määritys ValueFrameen Asiakastietojen määrittely ValueFramessa - laskun lähetystapa Kirjanpitotilien määritykset Tuotekoodit Tilikaudet Operaattoritunnukset Laskujen numerointi Asiakkaiden perustaminen Asiakkaiden laskutustiedot Laskujen lähetys Laskujen lähetys Laskujen uudelleensiirto Hyvityslaskun laadinta / laskunumero Laskujen tietosisällön muodostuminen ValueFramen laskun teko näkymä Laskun tiedot Procountorissa

3 1 Liittymän käyttötarkoitus 1.1 Liittymän käyttötarkoitus Liittymän käyttötarkoituksena on siirtää ValueFramessa laaditut ja tiliöidyt laskut Procountoriin asiakkaille lähetettäväksi sekä reskontraa ja kirjanpitoa varten. Laskujen mukana päivittyvät myös asiakkaiden osoitemuutokset ValueFramesta Procountoriin. 1.2 Liittymän toimintaperiaate ValueFramen laskuluettelolta valitaan siirrettävät laskut ja nappia painamalla ne siirtyvät automaattisesti ValueFramesta Procountoriin. Laskut siirtyvät tiliöityinä. 3

4 2 Liittymän käyttöönotto 2.1 Liittymän kytkentä ValueFrame aktivoi liittymän yhteistyössä Procountorin kanssa. Asiakasyrityksen edustaja tilaa Procountorin tukipalvelusta automatisoidun palvelun ( Palvelun aktivointi on maksullinen asiakkaalle. Aktivoinnin yhteydessä Procountorin tuki toimittaa tarvittavat yhtiökohtaiset siirtoavaimet. ValueFramen asiantuntija määrittää tiedon ValueFrameen niihin ValueFrameen perustettuihin yhtiöihin joihin tehdään Procountor-integraatio. Mikäli laskuja halutaan lähettää eri kielillä, ValueFrame asiantuntija määrittää tarvittavat kielikoodit. ValueFramen asiantuntija määrittää laskujen tilan siirrossa. Valittavana ovat: Kesken yrityksen pitää käydä hyväksymässä ja lähettämässä laskut Procountorissa Lähetetään automaattisesti tällöin laskut lähetetään automaattisesti Procountorissa Laskut kannattaa siirtää ensin ainakin kerran tilassa kesken, jolloin siirretyn tietosisällön voi käydä tarkastamassa Procountorissa ennen lähetystä. Lähetetään automaattisesti on vaivattomin tapa laskuttaa. 2.2 Asiakasnumeroinnin toteutus VallueFramessa Asiakasnumerointi ja laskujen kohdistus oikealle asiakkaalle Procountorissa voidaan perustaa joko ValueFramen automaattisesti asiakkaalle luotavaan asiakas-id -kenttään tai ValueFramessa asiakkaan laskutustiedot välilehdellä syötettävään vaihtoehtoinen asiakasnumero kenttään. Siirto antaa laskulle ensisijaisesti asiakkaan vaihtoehtoisen asiakasnumeron ja jos se puuttuu, asiakas-id:n Kun ValueFrame-järjestelmä otetaan käyttöön yrityksessä joka jo käyttää Procountoria laskutuksessaan, kannattaa asiakasnumerointi toteuttaa seuraavasti: Jos Procountorissa ei ole käytetty lainkaan asiakasnumerointia tai kaikille asiakkaille ei vielä ole annettu asiakasnumerointia,yritys luo kaikille asiakkaille asiakasnumero Procountorin automaattitoiminnolla HUOM: Asiakkaille tulee Procountorissa syöttää myös y-tunnus ennen asiakkaiden siirtoa ValueFrameen o Jos asiakkaalla ei ole y-tunnusta, se jätetään tyhjäksi (rekisteröimätön yhdistys jne) ValueFramen asiantuntija lukee asiakasrekisterin ValueFrameen siten, että Procountorin asiakasnumero luetaan ValueFramen asiakasid-kenttään. Yritys määrittää Procountorin asetukset siten, että jatkossa asiakastiedot tuodaan aina ValueFramesta ja käytetään ValueFramen asiakasnumeroa Kun liittymä otetaan käyttöön yrityksessä joka on jo käyttänyt sekä ValueFramea että Procountoria, kannattaa asiakasnumerointi toteuttaa seuraavasti: Toimitaan muutoin kuten kohdassa mutta ValueFramen asiantuntija lukee asiakasrekisterin ValueFrameen siten, että Procountorin asiakasnumero luetaan ValueFramen vaihtoehtoinen asiakasnumero-kenttään. 2.3 Y-tunnusten määritys ValueFrameen Laskuaineiston kohdistaminen Procountorin liikekumppanirekisteriin tapahtuu seuraavasti: - Jos sekä y-tunnus että asiakasnumero on annettu siirtotiedostolla, automaattisiirto kohdistaa laskut käyttäen molempia ehtoja. 4

5 - Jos löytyy sama y-tunnus ja asiakasnumero, kohdistus tehdään tähän. - Jos löytyy sama y-tunnus, mutta eri asiakasnumerolla, ei kohdistusta tehdä (vaan perustetaan tarvittaessa uusi). - Jos löytyy sama asiakasnumero, mutta eri y-tunnuksella, ei kohdistusta tehdä (vaan perustetaan tarvittaessa uusi). - Jos vain toinen on annettu siirtotiedostolla, kohdistus tehdään tällä perusteella. Jos siis ValueFramessa olevalla asiakkaalla on y-tunnus, sen tulee olla sama kuin Procountorissa. (ValueFramesta puuttuva y-tunnus ei estä laskun kohdistamista, kunhan asiakasnumero on oikein. Jos y-tunnuksen käy lisäämässä jälkikäteen ValueFrameen, se pitää käydä lisäämässä myös Procountoriin manuaalisesti) Procountorissa laskuaineistossa tulevaa Y-tunnusta verrataan asiakasrekisterissä olevaan tunnukseen seuraavasti: Y-tunnus sellaisena kuin aineistossa asiakasrekisterin tunnukseen Y-tunnus sellaisena kuin aineistossa asiakasrekisterin tunnuksen tyyppiin + - +tunnukseen (esim. FI ) Y-tunnuksesta vain numeeriset merkit asiakasrekisterin tunnukseen numeerisena (eli kokeillaan siis ilman mahdollista viivaa) 2.4 Asiakastietojen määrittely ValueFramessa - laskun lähetystapa ValueFramessa asiakkaan laskutustiedot-välilehdellä yritys määrittää kullekin asiakkaalle oikean laskujen lähetystavan Ei lähetetä jos laskut tulostetaan asiakkaalle paperilla Procountorista Posti = Paperilasku tällöin laskut lähetään Procountorista automaattisesti postituksena Sähköposti tällöin laskut lähetetään asiakkaalle sähköpostiosoitteeseen, joka on syötetty asiakkaan perustiedot - välilehdellä Verkkolasku tällöin laskut lähetetään verkkolaskuna (asiakkaalle tulee syöttää verkkolaskuoperaattori ja verkkolaskuosoite) Kun ValueFrame-järjestelmä otetaan käyttöön yrityksessä joka jo käyttää Procountoria laskutuksessaan, voidaan laskun lähetystapa ja verkkolaskutustiedot tuoda Procountorista ValueFrameen osana asiakasrekisterin siirtoa. 2.5 Kirjanpitotilien määritykset Laskut siirtyvät ValueFramesta Procountoriin aina valmiiksi tiliöitynä ja ValueFrameen on valmiiksi määritetty yleinen myyntisaamis- ja myyntili. Yleensä Procountorissa ei tarvita muita myyntilaskutukseen liittyviä tilejä. Jos tähän on tarvetta jostain syystä, tiliöinti voidaan määrittää ValueFramessa seuraavasti: 2.6 Tuotekoodit Tuoterekisterin tuotteelle ja työlajille voidaan määrittää omat myyntitilit Asiakkaalle voidaan määrittää oma myyntitili (Liittymässä ei viedä myyntisaamistiliä. Procountorissa voidaan tarvittaessa määrittää konserniasiakkaiden myyntisaamistilit.) Procountorissa kuten ValueFramessakin voidaan raportointia tuottaa tuotteiden tuotekoodien avulla. Tämän vuoksi ValueFramessa kannattaa tuoterekisterin tuotteille ja työlajeille antaa yksilöivä tuotekoodi. 5

6 2.7 Tilikaudet ValueFramessa tulee olla laskujen liitteiden lähetystä varten aktiivinen tulikausi. Tilikaudet luodaan kohdassa Työkalut- Myyntitavoitteet- Tilikaudet. 2.8 Operaattoritunnukset Vastaanottajan verkkolaskuosoitteen lisäksi liittymässä välitetään aina myös operaattoritunnus. Jos asiakkaan verkkolaskusoitteesta on epäselvyyttä, kannattaa tieto aina varmistaa asiakkaalta ennen ensimmäistä verkkolaskutusta. Operaattoritunnukset löytyvät ValueFramen ylläpidosta valinnalla Ylläpito Laskutus - Operaattoritunnukset välilehden alta. 2.9 Laskujen numerointi Procountor numeroi aina sisäänluetut laskut uudelleen sekä muodostaa uuden maksuviitteen. ValueFramen laskunumero saadaan näkyviin Procountor-järjestelmässä kentässä muun järjestelmän laskunumero mutta se ei näy asiakkaalle. Laskuttavan yrityksen tulee huomioida tämä, jos laskuista keskustellaan asiakkaan kanssa. 6

7 3 Asiakkaiden perustaminen 3.1 Asiakkaiden laskutustiedot Kun perustat uutta asiakasta ValueFrameen, määritä seuraavat tiedot asiakkaan laskutustiedot-välilehdellä: Mikäli asiakas haluaa laskuista tuntierittelyn liitetiedostona, ruksataan kohta Asiakkaalle lähetään laskuliite. Valitaan laskulle haluttu lähetystapa Valitaan oikea operaattori valintalistalta Syötetään asiakkaan verkkolaskuosoite Jos asiakas haluaa laskut sähköpostilla, syötä myös asiakkaan perustiedot-välilehdellä asiakkaan sähköpostiosoite. 7

8 4 Laskujen lähetys 4.1 Laskujen lähetys Laskut siirretään Procountoriin ValueFramen Laskuluettelon kautta. Laskuluettelon voi ajaa halutulta aikaväliltä valikon kohdasta Laskutus - Laskuluettelo. Mikäli ValueFramessa on useampia yhtiöitä, raportti tulee ajaa yhtiö kerrallaan. Raportti on suositeltavaa suorittaa rastittamalla valinnat: jätä aloituspäivä huomioimatta Näytä vain laskutukseen siirtämättömät. Näin mukaan tulevat kaikki ne laskut, joita ei ole aiemmin siirretty Procountoriin. Suorita raportti klikkaamalla painiketta Tee raportti. Laskulle on mahdollista lisätä yksi PDF-liite, tai käyttää ValueFramen vakiomuotoista laskun liitetiedostoa. ValueFramen vakiomuotoisella liitteellä eritellään laskulle liitetyt tuntikirjaukset sekä matkalaskut. Molempia vaihtoehtoja ei voi käyttää samanaikaisesti. Mikäli laskun mukana halutaan lähettää vakioliite, ruksataan sarake F. Jos laskun vastaanottavan asiakkaan laskutustiedoissa on määritelty Asiakas haluaa laskuliitteen, on tämä kenttä oletuksena ruksattu. Vakiomuotoisella liitteellä näytetään aina ValueFramen antama laskunumero. ValueFramen antama asiakasnumero ei näy Procountorissa. Vakiomuotoista liitettä ei lähetetä, mikäli liitetiedosto on tyhjä (ts. laskulla ei veloiteta tuntiveloitteista työtä tai matkalaskuja). Liitettä ei lähetetä myöskään hyvityslaskun mukana. Muu liite lisätään klikkaamalla sarakkeessa Laskun PDF-liite olevaa klemmaria, jonka jälkeen avautuu pop-up-ikkuna, josta lisättävä PDF valitaan. Laskulle voidaan lisätä vain yksi liite, mutta liitteessä voi olla useampia sivuja. Liitteen lisäämisen jälkeen sarake F aktivoituu automaattisesti. Lisää tiedosto ja tallenna. 8

9 Varmista että lähetettävien laskujen kohdalla on ruksi sarakkeessa L. Laskujen päivämäärä ja eräpäivä on mahdollista muuttaa vielä ennen lähettämistä, mikäli laskut halutaan esim. kirjata laskun päiväyksellä edelliselle kuulle kirjanpidossa. Laskulle on mahdollista laskea uusi eräpäivä joko laskun päiväyksen, tai arvopäivän ja maksuehdon mukaan. Laskut lähetetään lopuksi Procuntoriin klikkaamalla painiketta Siirrä valitut laskut Procountoriin. Laskut näkyvät Procountorissa noin 40 minuutin kuluttua, kun siirto on tehty. 4.2 Laskujen uudelleensiirto Mikäli lasku halutaan siirtää esim. laskuvirheen vuoksi uudelleen Procountoriin, tulee laskulta poistaa siirtomerkintä. Valitse laskun toimintovalikosta Pura laskun lukituksia. Ruksi tämän jälkeen Poista laskutussiirtomerkintä sekä Poista verkkolasku ja klikkaa Tallenna. 9

10 4.3 Hyvityslaskun laadinta / laskunumero Hyvityslaskua laadittaessa ValueFrame muodostaa laskun otsikkokenttään tekstin hyvitetty laskua x (x = hyvitettävän laskun numero). Laskuttaja voi tarvittaessa korjata tähän Procountorin hyvitettävälle laskulle antaman numeron. 10

11 5 Laskujen tietosisällön muodostuminen 5.1 ValueFramen laskun teko näkymä Oheisessa kuvassa on esitetty ValueFramen laskun teko -näkymä ja sen keskeiset tiedot. 1. Laskun asiakkaan tiedot 2. Verkkolaskuosoite 3. Laskun nimi eli otsikko 4. Laskun numero 5. Viitteenne (esim asiakkaan tilausnumero tai oma projektinumero) 6. Toimitusaika 7. Myyjä 8. Laskun lähetystapa 11

12 5.2 Laskun tiedot Procountorissa Procountor -laskulomake: 1. Laskun asiakkaan tiedot 2. Verkkolaskuosoite 3. Laskun nimi = Lisätiedot 4. Laskun numero = Muun järjestelmän laskunumero 5. Viitteenne = Tilausviite 6. Toimitusaika Laskun kuva Procountorissa: 12