Senaatti-kiinteistöjen taloushallinnon tarjoamat palvelut ja niiden vaikutus toiminnan tehostamiseen

Transkriptio

1 Senaatti-kiinteistöjen taloushallinnon tarjoamat palvelut ja niiden vaikutus toiminnan tehostamiseen Basware käyttäjäpäivät Tu o m m e t i l a l l e r a t k a i s u t

2 Esityksen sisältö - Senaatti-kiinteistöt ja taloushallinnon palvelut - Toiminnan kehittämisen ajurit - Taloushallinnon palvelut ja toiminnan tehostaminen - Talouden ja hankinnan yhteistyö - Toiminnan kehittäminen jatkossa

3 Senaatti-kiinteistöjen pitkä historia Intendentin konttori Yleisten rakennusten ylihallitus Virastosta liikelaitokseksi Senaattikiinteistöt Rakennushallitus Valtion kiinteistölaitos

4 Senaatti-kiinteistöt Liikelaitos, joka valtion sisäisenä työympäristö- ja toimitila-asiantuntijana tarjoaa toimitiloja ja niihin liittyviä palveluja ensisijaisesti valtionhallinnolle Neljä toimialaa: Ministeriöt ja erityiskiinteistöt Puolustus ja turvallisuus Toimistot Kehityskiinteistöt Senaatti-kiinteistöt lukuina (2011) Kiinteistöomaisuus 4,7 Mrd Rakennuksia n / 6,5 M m2 Kokonaisliikevaihto 583 M Ostot yhteensä 408 M Investoinnit 244 M Henkilöstö 251 htv

5 Mitä ovat Senaatti-kiinteistöjen taloushallinnon tarjoamat palvelut ja kenelle niitä tarjotaan? Talousyksikköön kuuluu: Osto- ja myyntireskontratiimi Kirjanpitotiimi Controllertiimi Juristipalvelut-tiimi Esityksessä laskuautomaationäkökulma Palveluja tarjotaan sisäisille ja ulkoisille asiakkaille Tilaajaorganisaatio -rooli Ulkoisia käyttäjiä enemmän

6 Hankinnan ja talouden haasteet tuovat paineita toiminnan kehittämiselle Eläköityminen Työhyvinvointi (työssä jaksaminen, tyytyväisyys) Sisäinen tehokkuus ja toiminnan laatu Läpinäkyvyyden lisääminen Toimintatapojen yhtenäistäminen Säännöstenmukaisuus (ja hyvä hallintotapa) Kustannusseurannan parantaminen ja kustannussäästöt Mittakaavaetujen hyödyntäminen Yhteistyön kehittäminen Kehityksen mukana pysyminen Kestävä kehitys

7 Miten taloushallinnon palvelut voivat tehostaa toimintaa?

8 Hankinnasta-maksuun prosessi SIDOSRYHMÄT: omistajat, asiakkaat, toimittajat, sisäiset asiakkaat JÄRJESTELMÄT HANKINTATOIMI Kilpailutus Sopimus Tilaaminen Budjetointi Raportointi Laskuautom. Lasku Kirjanpito ja arkistointi Maksatus TALOUSHALLINTO Laskujen käsittely

9 Hankinnasta-maksuun prosessi Senaatissa Hajautettu Keskitetty Tilaus Skannaus Aito verkkolasku Sopimus (toistuva) Toimittajan lasku Verkkolasku -tuspalvelu Muut Itselaskutus PM käyttö 50% => 100% (potentiaalista) CM käyttö 22% => 50% (kaikista laskuista) - Verkkolaskut > 60 % - Laskun tietojen tunnistuspalvelu Keskitetty/ hajautettu Laskujenkäsittely - Autom. kiertoon lähetys 94 %, josta - Automaattinen käsittely 30 %, joista autom. täsmäytyneitä 54 % Keskitetty Kirjanpito Maksatus Arkistointi Raportointi

10 Taloushallinnon tarjoamat ratkaisut Ajuri Eläköityminen Työhyvinvointi Suuret volyymit Sisäinen tehokkuus ja laatu Läpinäkyvyys Yhtenäistäminen Säännöstenmukaisuus Kustannusseuranta- ja säästöt Kestävä kehitys Ratkaisu mm. Tehostaminen; Työvälineet, toiminnallisuudet Käytettävyys, helppous, nopeus Toimintatavat, tiedon oikeellisuus, raportointi PM, raportointi Järjestelmien käyttö, ohjeistus Sisäänrakennetut hyväksymismenettelyt PM, raportointi, toiminnan tehostaminen (mm. laskuautomaatio) Verkkolaskutus, PM

11 Talouden ja hankinnan yhteistyö käytännössä

12 Talouden ja hankinnan yhteistyö mitä taloushallinto tarjoaa ja miten yhteistyö näkyy? Tuloskortteihin yhteisiä tavoitteita Sähköiset hankinnat ja laskuautomaatio Sopimusmallien kehittäminen ja ostosopimusten sisältö Laskutus, tilaaminen, järjestelmien käyttö ym. Liiketoimintaa tukevat raportit Tuloksen muodostuminen, prosessitehokkuus, laskuautomaation toteutuminen Toimittajaviestintä Verkkolaskutus ym. Työvälineet päivittäistyöskentelyyn Järjestelmät ja niiden toiminnallisuudet Yhteistyö sovellustoimittajien kanssa Käyttötuki ja pääkäyttäjyys

13 PM-hankintajärjestelmän käyttöönotto talouden ja hankinnan yhteisprojektina Järjestelmä käyttöön vaiheittain Projektipäällikkö talousyksiköstä Hankintojen erilaisuudesta johtuen vaiheistettu käyttöönotto Erityispiirteenä Senaatin ulkopuoliset käyttäjät Vaiheet: Hallinto Kiinteistöjen ylläpito 2011 (pilotti 2010), transaktiomäärät suuria Investoinnit 2012 (pilotti 2011), suurin kategoria Tiivis yhteistyö hankinnan kanssa, mm. työryhmätyöskentely Uusien toimintatapojen kuvaaminen, prosessikuvausten päivittäminen, koulutus ja ohjeistus Yhteistyö sovellustoimittajan kanssa (ml. käyttäjien kehitysehdotukset) Raportointi ja käytön seuranta

14 Toimintatapamuutosten läpivienti ja haasteet Johdon sitoutuminen ja tuki Kaikki hankinnat järjestelmään (sovittava: jälkitilaukset, ohiostaminen) Käyttöönoton vaiheistaminen Käytön aktiivinen seuranta, esim. kuukausiraportit Käyttäjien osallistaminen Työryhmätyöskentely, kehitysideat Muutoksen johtaminen ja viestintä Poisoppiminen vanhasta, pelko kontrollin vähenemisestä? Käyttäjien motivointi (tuloskortit yksi tapa edistää yhteisiä tavoitteita) Koulutus, ohjeistus ja tuki Tiliöinti siirtyy käyttäjäryhmältä toisille? Jotkut käyttävät vain harvoin järjestelmää Prosessien kuvaaminen ja toimintatapojen hiominen Toimittajaviestintä

15 Toiminnan kehittäminen jatkossa Henkilöstön koulutus Uudet toimintatavat muuttavat työnkuvia, esim. reskontra: laskun käsittelijöistä asiantuntijoiksi/ prosessin valvojiksi Verkostojen hallinta Tavaroiden ja palveluiden toimittajat, sovellustoimittajat ym. Työvälineiden käytön lisääminen ja kehittäminen Järjestelmien käytön tehostaminen Tiliöintien oikeellisuus, automaation lisääminen, tuotekatalogit ym. Mobiiliratkaisut Ohjeistukset (papereista video-ohjeisiin) Verkkolaskujen määrän kasvattaminen Laskuautomaatioasteen nostaminen Mittareiden ja raporttien kehittäminen toiminnan laatu ja kehittäminen, tavoitteiden seuranta

16 Kiitos! Projektipäällikkö Talousyksikkö p