Ostolasku: 100% saapuvia laskuja verkkolaskuina. Älä tyydy paperilaskuihin! Tee muutos ja vapauta työaikaa heti.

Transkriptio

1 A Basware Presentation Ostolasku: 100% saapuvia laskuja verkkolaskuina. Älä tyydy paperilaskuihin! Tee muutos ja vapauta työaikaa heti. Basware Käyttäjäpäivät Rohkeus liiketoiminnan kehittämiseen Lahti

2 Ostolasku: 100% saapuvia laskuja verkkolaskuina. Älä tyydy paperilaskuihin! Tee muutos ja vapauta työaikaa heti. 15:20 15:50 Ohjelma Verkkolaskutuksen nykypäivä - onko läpimurto jo tapahtunut? Tilannekatsaus markkinoilta Tulokset tutkimuksesta: Näin organisaatiot ovat siirtyneet verkkolaskuttajiksi 100 % sähköisyys ostolaskuihin Ulkoistettu skannauspalvelu Toimittajaportaali - pientoimittajat verkkolaskujen lähettäjäksi Toimittajien aktivointipalvelulla enemmän aitoja verkkolaskuja Asiakas-case Linja-autokuljetus hotelleille lähtee kello 16:30 Sibelius-talon edestä Tietoiskun vetäjä Arto Stenbäck, Senior Account Manager, Basware

3 Laskudata 3

4 Laskun kuva 4

5 Verkkolaskutuksen nykypäivä - onko läpimurto jo tapahtunut?

6 Verkkolaskutuksen penetraatio 2010 B2B 2010 (E) B2C 12-50% % 1-5.9% <1% 6 Lähde: Billentis

7 Seurantakysely verkkolaskutuksesta ja tietojen välityksestä toimittajaverkostossa Kolmas kysely helmikuussa 2011 Yli 500 työntekijää Toteutettiin web-kyselynä työntekijää Yhteensä 441 vastausta 39 % Alle 50 työntekijää 30 % 33 % 10 % 7 % 8 % 14 % 6 % Julkinen organisaatio Yli 500 MEUR MEUR MEUR MEUR 7 31 % Henkilöstömäärä 22 % Liikevaihto 1-10 MEUR alle 1 MEUR

8 Verkkolaskutuksen läpimurto on tapahtunut 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % helmi 10 helmi 11 Taloushallinnon ammattilaisista 70 % on sitä mieltä, että läpimurto on tapahtunut. 30 % vastaajista on eri mieltä. 10 % 0 % Samaa mieltä Jonkin verran samaa mieltä Jonkin verran eri mieltä Eri mieltä En osaa sanoa 8

9 Kuinka monta % ostolaskuistanne on verkkolaskuja kesä 09 helmi 10 helmi 11 0 % alle 20 % % % Yli 60 % En osaa sanoa Vastaanottajat jakaantuvat aiempiin tutkimuksiin verrattuna tasaisemmin eri ryhmiin. Trendi oikea : Yli 60 % vastaanottavien määrä kasvaa, ei ollenkaan vastaanottavien määrä pienenee. 9

10 Kuinka monta % myyntilaskuistanne on verkkolaskuja kesä 09 helmi 10 helmi 11 0 % alle 20 % % % Yli 60 % En osaa sanoa 25 % yhteisöistä on vielä neitseellisiä verkkolaskujen lähettämisen suhteen. Yli 60% lähettävien osuus kasvanut ja ei ollenkaan lähettävien osuus pienentynyt, kummassakin ryhmässä muutos merkittävä. 10

11 Verkkolaskutuksen läpimurto? Minä vuonna olette aloittaneet verkkolaskujen vastaanoton ja lähettämisen? 35 % 30 % 25 % 20 % Vastaanottaminen / ostolasku Lähettäminen / myyntilasku 15 % 10 % 5 % 0 % 11 ennen

12 Verkkolaskusta hyötyä? 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % Erittäin paljon myynti osto Jossain määrin Ei lainkaan En osaa sanoa 90% vastaajista kokee hyötyneensä verkkolaskusta ostolaskuissa ja vastaavasti myyntilaskuissa 80%. Alle 10 % vastaajista ei ole hyötynyt verkkolaskusta. Tärkein hyöty: alentuneet laskukohtaiset kustannukset. 12

13 Suurimmat esteet/haasteet verkkolaskujen määrän lisäämisessä Toimittajilla ei ole valmiutta lähettää verkkolaskuja Asiakkailla ei ole valmiutta vastaanottaa verkkolaskuja Kustannukset toimittajalle / toimittajan haluttomuus Kuluttajien kyvyttömyys vastaanottaa verkkolaskuja Taloushallinnon järjestelmä ei tue verkkolaskua Epäselvyys verkkolaskun hyödyistä Käyttöönottoon liittyvät huolet Monimutkainen laskutusprosessi Ei esteitä /haasteita Johdon tuki puuttuu Rahoituksen puuttuminen Hankinta- / talousosaston haluttomuus 18 % 17 % 17 % 15 % 13 % 9 % 6 % 4 % 2 % 2 % 45 % 43 % 0 % 20 % 40 % 60 % Epätietoisuus myyjän/ostajan valmiuksista keskeisin este. 13

14 100 % sähköisyys ostolaskuihin

15 Baswaren verkkolaskuratkaisu Laskutusohjelmisto Myyjä (lähettäjä) Myyjä (lähettäjä) Lähetysohjelmisto Portaalipalvelu Basware Business Transactions Vastaanottoohjelmisto Ostaja (vastaanottaja) Ostaja (vastaanottaja) Ostoreskontra Skannaus ja tiedon sieppaus Tulostus Operaattoriyhteydet Toimittajien aktivointipalvelu / Vastaanottajien aktivointi 15

16 Aitojen verkkolaskujen lukumäärän kasvattaminen Basware Toimittajaportaali Laskutusjärjestelmä Toimittaja Basware Business Transactions Basware Skannauspalvelu Ostaja Ostoreskontra Toimittajien aktivointipalvelu 16

17 Paperilaskut verkkolaskuiksi skannauspalvelulla Baswaren Skannauspalvelu käsittelee kaikki organisaationne paperilaskut Esikäsittely; postin vastaanotto, lajittelu ja puhdistus Skannaus Tietojen poiminta ja validointi myös tarvittaessa rivitasolla Laskujen toimittaminen asiakkaalle verkkolaskuna Paperilaskujen hävittäminen tai palautus asiakkaalle varastointiajan jälkeen Hyödyt Merkittävät säästöt, kun toiminto ulkoistetaan: työvoima, työtila, ohjelmistot, laitteistot Täsmällinen ja korkealaatuinen data mahdollistaa automaation ostoreskontraprosessin kaikissa vaiheissa 17

18 Laskujen digitalisointi - tyypilliset kustannusrakenteet 1,20 1,00 0,80 0,60 0,40 Basware Yhteyspalvelut Ulkoistettu skannaus Asiakas skannaa itse 0,20 0,00 Vuosi 1 Vuosi 2 Vuosi 3 18

19 Skannauspalvelun prosessikaavio Paperiposti Sähköpostilaskut Sisäinen skannaus Postilokero Skannauserän valmistelu Skannaus Laskutietojen tunnistaminen Validointi Laadunvarmistus Paperipostin käsittely Asiakirjojen säilytys ja hävittäminen Toimitus asiakkaan laskujen käsittelyjärjestelmään 19

20 Globaalit skannauspalvelut Oslo, NOR Stockholm, SWE Helsinki, FIN Northwich, UK Copenhagen, Den Cologne, GER Utrecht, NED Toronto Paris, FRA Salt Lake City New York Phoenix Philadelphia Tijuana, Mexico Validointikeskukset - Otsikko- ja rivitason tietojen tunnistus - Tietojen validointi - Laadun tarkkailu Beijing, China Chandigarh, India Pune, India Manila, PH Skannauskeskukset Amerikassa, Euroopassa ja 20 Austraaliassa - Asiakaskohtaiset postilokerot - Saapuvan postin käsittely - Skannauserien valmistelu - Laskujen skannaus - Laadun tarkkailu - Alkuperäisen aineiston tuhoaminen / arkistointi / palautus Laskun toimitus ja palvelutaso - Toimitus asiakkaan laskujen kierrätysjärjestelmään Baswaren verkkolaskuverkoston kautta Sydney, AUS Auckland, NZ

21 Baswaren verkkolaskupalvelu 21 Verkkolaskujen avulla saat kustannussäästöjä Vähennät laskun käsittelyn manuaalisia työvaiheita ja nopeutat laskujen käsittelyä Basware Business Transactions On valvottu ja turvallinen verkkolaskupalvelu Laskut välitetään automaattisesti toimittajan laskutusjärjestelmästä asiakkaan ostolaskujen käsittelyjärjestelmään yhden liittymän kautta Laskun lähettäjä ja vastaanottaja automatisoivat laskutusprosessinsa. Välittää laskut tiedostomuodosta riippumatta vastaanottajan ostolaskujen käsittelyjärjestelmään tai tulostuspalveluun Vastaanotettujen verkkolaskujen tietosisällön tarkistus

22 Baswaren verkkolaskupalvelu Yli organisaatiota liitetty palveluun Globaalin verkkolaskuoperaattori-verkoston kautta tavoitetaan yli yritystä Toiminnassa vuodesta 2000 Noin 14 miljoonaa välitettyä viestiä (pääasiassa verkkolaskuja) vuonna 2010 (2009: 10 milj, 2008: 8,5 milj, 2007: 7 milj) Jatkossa hankintasanomien merkitys kasvaa Yli 100 partnerioperaattoria, määrä kasvussa 22

23 Toimittajien aktivointipalvelu Basware hoitaa toimittaja-aktivoinnin asiakkaan puolesta Toimittajien tietojen keräys niiden toimittajien tunnistaminen, joilla jo valmiudet lähettää verkkolaskuja ja jotka heti aktivoitavissa Asianmukaista toimittajaviestintä ja työvälineiden tarjoaminen toimittajille, joille ei vielä verkkolaskuvalmiuksia Raportointi aktivoinnin tuloksista 23 Näin saat: Yhä enemmän verkkolaskuja! Keskimääräinen laskukohtainen kustannus alenee jatkuvasti

24 24 Esimerkki aktivointikampanja -sähköpostista

25 Case: Globaalisti toimiva yritys Ostolaskuja noin /vuosi Yritys haluaa aloittaa verkkolaskujen vastaanottamisen myös ulkomaisilta toimittajilta Aluksi mukana viiden maan toimittajat Aktivointi ensin sähköpostikampanjana, jonka jälkeen jatkettiin telemarkkinoinnilla Viestin sävy oli ensin pyytävä, mutta siirtyi nopeasti vaativaksi Asiakas kontaktoi toimittajia myös itse, jos Baswaren viesteihin ei vastattu 25

26 Case: Globaalisti toimiva yritys, verkkolaskujen lähettäjät Suomessa Q4/2008 Q1/2009 Q2/2009 Q3/2009 Lähettäjien määrä yli kaksinkertaistui 26

27 Case: Globaalisti toimiva yritys, verkkolaskujen lähettäjät ulkomailla UK GER/AUT FRA US Other Q4/2008 Q1/2009 Q2/2009 Q3/

28 Case: Globaalisti toimiva yritys, vastaanotetut verkkolaskut kuukaudessa Vastaanotettujen verkkolaskujen määrä yli nelinkertaistui 28

29 Toimittajaportaali: Pienet toimittajat mukaan verkkolaskutukseen Ostaja voi pyytää toimittajia syöttämään verkkolaskuja Baswaren toimittajaportaalin kautta Internet-yhteyden lisäksi muita teknisiä vaatimuksia ei ole Toimittajat voivat muodostaa verkkolaskun toimittajaportaalissa Laskulle voidaan lisätä rivitietoja Laskulle voidaan liittää liitteitä eri tiedostomuodoissa Toimittaja voi ladata laskusta kopion omaan kirjanpitoon Laskut toimitetaan ostajalle Basware Business Transactions palvelun kautta Laskun onnistunut välitys voidaan tarkistaa Basware Supplier Portalista Toimittajilla mahdollisuus seurata omien laskujensa välitystietoa Toimittajilla mahdollisuus muokata laskuja tarvittaessa Vähentää ostoreskontraan tulevia toimittajien tiedusteluja mahdollistaen ostoreskontran tehokkaamman ja tuottavamman ajankäytön Toimittajien aktivoiminen Toimittajaportaalin käyttäjiksi on helppoa Baswaren Toimittajien aktivointipalvelun avulla Alkuvuodesta 2010 noin 1500 rekisteröitynyttä toimittajaa, joka kuukausi noin 200 uutta toimittajaa. 29

30 Toimittajaportaali Luo Lasku, valitse asiakas 30

31 Toimittajaportaali Luo Lasku 31

32 Yhteyspalvelujen asiakkaita Laskutusjärjestelmä Basware Business Transactions Ostoreskontra 32

33 Kiitos! Basware Käyttäjäpäivät Rohkeus liiketoiminnan kehittämiseen Lahti