Laatija: Staria Oyj Ostolaskujen käsittelyohje versio 0.1 Hyväksyjä: Jukka Suonvieri OSTOLASKUJEN KÄSITTELY

Transkriptio

1 Laatija: Staria Oyj Ostolaskujen käsittelyohje versio 0.1 Hyväksyjä: Jukka Suonvieri OSTOLASKUJEN KÄSITTELY

2 Jeeves eattest ostolaskujen kierrätys Tarkastettavista/hyväksyttävistä ostolaskuista tulee sähköposti Kirjautuminen mailissa olevan linkin kautta tai osoitteesta: Staria Oyj 2

3 Sisäänkirjautumisnäyttö Staria Oyj 3

4 Jeeves eattest ostolaskujen kierrätys Jos salasanan kirjoittaa väärin, niin järjestelmä lukkiutuu 3 kirjautumisyrityksen jälkeen Staria Oyj 4

5 Jeeves eattest ostolaskujen kierrätys Hallintaosiossa vaihdat salasanan määrität poissaolon ajan Staria Oyj 5

6 Jeeves eattest ostolaskujen kierrätys Salasana on suositeltavaa vaihtaa säännöllisin väliajoin Staria Oyj 6

7 Jeeves eattest ostolaskujen kierrätys Salasanan vaihto Staria Oyj 7

8 Jeeves eattest ostolaskujen kierrätys Muista määrittää sijainen poissaoloajaksi Päivämäärä ilmoitetaan muodossa kk-pp-vvvv Huom! Sijaiselle ei lähde sähköpostiviestiä tarkastettavista laskuista, mikäli poissaoloa ei ole merkitty! Staria Oyj 8

9 Laskujen käsittely Laskuosiossa tarkastat/tiliöit/hyväksyt laskut Klikkaa haluttua laskunumeroa Staria Oyj 9

10 Ostolaskun tarkastus Lasku on valmiiksi tiliöity ostolaskut kierrossa -tilille Lisää kulukirjaus näppäimellä Uusi tiliöinti Staria Oyj 10

11 Lisätään kirjanpidon tili ja kustannuspaikka Lisätään ensin kirjanpidon tili valitsemalla alasvetovalikosta oikea tili ja tämän jälkeen valitaan kustannuspaikka, johon lasku kohdistuu. Kustannuspaikka- ja projektitiedot löytyvät intrasta Työn tueksi/talousasiat/tilipuitteet osiosta Staria Oyj 11

12 Lisätään projekti Staria Oyj 12

13 Lisätään uusi rivi Mikäli lasku täytyy jakaa useammalle kustannuspaikalle tai projektille, lisätään rivi (uusi tiliöinti). Uudelle riville valitaan tili, kustannuspaikka, projekti ja muutetaan rivien summat (Debet), siten että koko laskun summa on tiliöity. Joka rivi tallennetaan painamalla Tallenna painiketta Staria Oyj 13

14 Laskun siirto seuraavalle Tarkastus on valmis, valitse Hyväksytään lasku/ok ja paina Allekirjoita -nappia Lasku lähtee määritellyn hyväksymiskierron seuraavalle henkilölle (älä lisää hyväksyjää muuta kuin poikkeustapauksessa) Staria Oyj 14

15 Laskun hyväksyminen Lasku tulee tiliöitynä seuraavalle. Jos mitään ei tarvitse muuttaa, siirrä lasku kierrossa seuraavalle painamalla Allekirjoita -nappia Staria Oyj 15

16 Painikkeiden selitykset 1/4 Allekirjoita, Valitaan alasvetovalikosta Hyväksytään lasku/ok. Painetaan Allekirjoita. Lasku siirtyy hyväksymisketjussa seuraavalle. Selvitykseen, kysyttäessä toiselta henkilöltä lisätietoja laskusta. Kun painiketta painetaan avautuu ikkuna, jossa valitaan vastaanottaja ja kirjoitetaan kysymys Huomautus-kenttään. Kysymyksen kirjoittamisen jälkeen painetaan Lisää-painiketta. Lasku lähtee vastaanottajalle katsottavaksi. Tämän täytyy vastata kyselyyn ja palauttaa lasku. Lasku pysyy selvitykseen lähettäjällä, joka vasta vastauksen saatuaan voi siirtää laskun eteenpäin normaaliin kiertoon. Huom! Selvitykseen lähettäminen tarkoittaa sitä, että jotain pitää selvittää. Älä jätä huomautuskenttää tyhjäksi. Selvittäjä ei voi kuitenkaan tiliöidä laskua/muuttaa laskun tiliöintiä Staria Oyj 16

17 Painikkeiden selitykset 2/4 Lisää hyväksyjä, jos halutaan lisätä laskulle hyväksyjä itsensä jälkeen (muu kuin ketjussa seuraava). Uusi hyväksyjä valitaan alasvetovalikosta ja painetaan Lisää-painiketta. Lasku pitää ensin itse hyväksyä ennen kuin se menee lisätylle hyväksyjälle. Kun lisätty henkilö hyväksyy laskun, lasku jatkaa seuraavalle alkuperäisen hyväksyntäketjun mukaiselle hyväksyjälle. HUOM! Jos lisäät hyväksyjäksi saman henkilön, joka on jo ketjussa seuraava, saa sama henkilö laskun kaksi kertaa! Staria Oyj 17

18 Painikkeiden selitykset 3/4 Näytä hyväksyntäketju, Listassa näkyvät ko. kierron laskun käsittelijät. Listassa näkyvät myös päivämäärä ja kellonaika (Ruotsin aikaa), jolloin lasku on mennyt kyseiselle hyväksyjälle. Uusi tiliöinti, Lisätään uusi tiliöinti Asiakirja(1), ei käytössä Näytä loki, näyttää kaikki laskuun liittyvät tapahtumat. Tallenna huomautus, kirjoitetaan kommentti kenttään Uusi huomautus. Sen jälkeen painetaan Tallenna Huomautus. Tämän jälkeen kommentti on kaikkien ketjussa olevien katsottavissa. Kommentti näkyy myös Jeevesissä reskontranhoitajalla Staria Oyj 18

19 Painikkeiden selitykset 4/4 Päätetty-nappi hakee näytölle jo hyväksytyt laskut. ETSI -kentät. Voidaan hakea toimittajaa kirjoittamalla, esim. %raven% ja painamalla Etsi tällöin järjestelmä hakee toimittajien laskut, joiden nimessä esintyy raven, mm. Ravenkloo Oy:n laskut. Tarkennettu haku painikkeella voi etsiä esim kustannuspaikan tai projektin mukaan Staria Oyj 19

20 Laskunäkymä, kun toimit toisen sijaisena Staria Oyj 20

21 Loppu Staria Oyj 21