Basware Supplier Portal. Toimittajaportaalin käyttöohje Osekkin toimittajille

Transkriptio

1 Basware Supplier Portal Toimittajaportaalin käyttöohje Osekkin toimittajille Baswaren toimittajaportaali on tarkoitettu sellaisille toimittajille, joilla ei ole mahdollisuutta lähettää verkkolaskuja omasta järjestelmästään. Portaalin käyttö on laskun lähettäjälle ilmaista ja tällä samalla ohjelmalla voidaan tehdä ja lähettää verkkolaskuja kaikille niille asiakkaille, jotka löytyvät portaalin rekisteristä. Tässä ohjeessa on opastettu tekemään laskuja Oulun seudun koulutuskuntayhtymän yksiköille. Osekkin ostolaskuja ja ostoreskontraa hoidetaan palvelukeskus Monetra Oy:ssä; yhteystiedot löytyvät ohjeen alareunasta. 1. Rekisteröityminen Laskun luominen Laskun korjaaminen ja uusi laskurivi Muulla järjestelmällä tehty lasku Laskun kuva Laskun liitteen lisääminen Laskun lähettäminen Osekkin eri yksiköiden lisääminen asiakkaaksi Laskun hakeminen Laskun kopioiminen Ongelmatilanteet

2 1. Rekisteröityminen Uusi toimittaja rekisteröityy sovellukseen osoitteessa: 2. rekisteröidy tästä toimittajaksi 1. valitse kieli Y-tunnus kenttä on pakollinen, joten sellaiset toimittajat, joilla ei ole Y-tunnusta eivät voi rekisteröityä toimittajaportaaliin. Ne voivat lähettää laskunsa pdf-muotoisena sähköpostilla osoitteeseen tai (Oamkin yksiköiden laskut) 2

3 Kaikki tähdillä (*) merkityt kentät täytetään. 1. Toimittajatiedot: Y-tunnus, toimittajan nimi, sähköposti sekä maa ja kieli 2. Käyttäjän tiedot: Etunimi, sukunimi sekä sähköposti 3. Sisäänkirjautumistiedot: Käyttäjän nimi, salasana, vahvista salasana sekä syötä kuvan teksti 4. Asiakkaan valinta: Valitse luettelosta Oulun seudun koulutuskuntayhtymä ja avaa +merkistä, mistä voit valita yksiköt, joihin lähetätte laskuja. HUOM! Valitse asiakkaiksi suoraan yksiköt, ei ylätasoa Oulun seudun koulutuskuntayhtymä (OSEKK). Näin laskulle tulee tieto yksiköstä, jolle lasku kuuluu ja lasku ohjautuu tarkistettavaksi oikeaan yksikköön.. 5. Pankkitili: Lisää uusi (muistathan tallentaa, muuten rekisteröityminen ei onnistu) 6. Tarkasta vielä täyttämäsi tiedot ja lähetä. 3

4 6. Lähetä, kun olet täyttänyt tarvittavat kentät. Seuraavana tulee teksti Lue palveluun liittyvät yleiset ehdot ja hyväksy. 1. Toimittajatietoihin syötetään oman yrityksen tiedot 4. Painamalla keltaista tähteä tulee näkyviin asiakasluettelo, joille voit lähettää verkkolaskuja. Oulun seudun koulutuskuntayhtymän alta löytyy kaikki Osekkiin kuuluvat yksiköt. Valitse ruksilla yksiköt, joille lähetät laskuja. Voit samalla kertaa rekisteröidä useampia yksiköitämme. Voit myöhemminkin valita lisää yksiköitä, joita laskutetaan. 5. Paina tähteä, niin voit lisätä tilinumeron. Tallenna lisäyksen jälkeen. Jos myöhemmin haluat lisätä tilinumeroita, niin paina tähteä ja tallenna. 2. Yrityksen laskuttajan tiedot 3. Tämän käyttäjätunnuksen ja salasanan tarvitset, kun kirjaudut portaaliin seuraavan kerran. Salasanassa täytyy olla vähintään 8 merkkiä ja sen tulee sisältää kirjaimia sekä erikoismerkkejä. Onnistuneen rekisteröitymisen jälkeen saat automaattisen sähköpostiviestin, jonka Baswaren sähköpostipalvelin lähettää. Kun rekisteröitymisesi on onnistunut, Basware Supplier Portal -tilisi on aktivoitu asiakkaalle Oulun seudun koulutuskuntayhtymä (Osekk). Seuraavat moduulit on aktivoitu: MODULE_INVOICING on aktivoitu. Tämän jälkeen voit aloittaa laskujen luomisen. 4

5 2. Laskun luominen Valitse Laskut Luo laskuja. Valitse pudotusvalikosta Osekkin yksikkö, laskutyyppi, (Lasku tai Hyvityslasku) ja laskulle tuleva pankkitilinnumero (jos on useampia tilinumeroita) ja paina Seuraava Muistathan valita pudotusvalikoista oikean yksikön kenelle lasku osoitetaan 5

6 Laskulle syötetään laskun päivä, eräpäivä, laskun numero ja maksuviitenumeronne (ei pakollinen). Valuutta syötetään isoilla kirjaimilla (EUR). Täytäthän myös (tilauksessa olevan nimen) ostajan yhteyshenkilön kohtaan ja selitteen, niin saamme laskunne nopeammin käsiteltyä. Tässä vaiheessa lasku kannattaa tallentaa, niin näet mitä pakollisia tietoja ei ole syötetty. Toimittajan laskunviite on pakollinen. Jos laskulla ei ole viitenumeroa, niin voit laittaa viitekenttään välilyönnin. Tallennuksen jälkeen syötetään laskurivit. Tarkistathan tässä vaiheessa, ettei minkään kentän perässä ole punaista merkkiä, jos merkki näkyy, niin silloin laskulta puuttuu pakollinen tieto ja lähetys ei onnistu. Aloita painamalla keltaista tähteä. isoilla kirjaimilla Jos kyseessä on rakentamispalvelun käännetty arvonlisävero, niin maininnan siitä voi laittaa selitekenttään, Selitekenttään voit kirjoittaa laskua koskevia tietoja paljon. Teksti ei näy kokonaisuudessaan, ennen kuin olet tallentanut laskun. Tämän jälkeen voit tarkastaa valitsemalla laskun kuva välilehden, invoiceimage.htm, tallenna ja avaa 6

7 Seuraavaksi syötetään laskurivitiedot ja sitten Tallenna. Brutto-, netto- ja alv summat täydentyvät automaattisesti, kun tallennat laskurivin. summat täydentyvät, kun olet tallentanut laskun Syötä alv prosentti ilman prosenttimerkkiä 7

8 3. Laskun korjaaminen ja uusi laskurivi Jos tiliöintirivillä on tullut virhe, niin pääset korjaamaan sen painamalla kynän kuvaa. Nyt voit tehdä tarvittavat korjaukset ja tallentaa. Tallentaminen päivittää korjaamasi tiedot. Uuden laskurivin saat painamalla keltaista tähteä. Jos laskulla on useampia alv-prosentteja sisältäviä tuotteita, niin jokaisesta tehdään oma rivi. 8

9 Muulla järjestelmällä tehty lasku Jos lasku on tehty muulla järjestelmällä, niin tallenna ko. lasku liitteeksi. (esim. laskutusohjelma). Täydennä siinä tapauksessa Kuvaus-kenttään esim. Työt laskun mukaan ja määrä kenttään 1, nimikkeen nettohintaan koko laskun nettohinta ja alv % ja tallenna. (tarkempi selvitys liitteen lisäämisestä ja vaatimuksista kohta 6/sivu 11) 4. Laskun kuva Laskun kuvat -kohdasta voit katsoa tekemääsi laskua ennen lähettämistä. Laskun kuvan saat näkyviin kohdasta Tallenna ja sitten Avaa. 9

10 Laskun lähettäjän tiedot Laskun saajan tiedot 10

11 5. Laskun liitteen lisääminen Lisää liite Liitteet ja lisää uusi liite. Hae liite kohdasta Selaa. Kuvauskenttään annetaan kuvaus liitteestä esim. liite tai liite laskuun ja paina ok. Yksityisen elinkeinonharjoittajan (esim. Tmi ), joka on myynyt palvelua (ei tavaraa), tulee liittää vuoden ensimmäiseen Osekkille lähettämään laskuun voimassa oleva Yel-todistus. Tiedoston nimiöinnissä voi olla kirjaimia a:sta z:aan ja numeroita 0:sta 9:ään Tiedoston päätteet voivat olla pdf, tif/tiff, jpg, htm/html, txt, xls/xlsx, doc/docx, ppt/pptx liitteen nimi voi olla enintään 20 merkkiä ja tiedostopääte. Huom nimetessäsi liitettä älä käytä välilyöntejä vaan kirjoita liitteen nimi yhteen ja tiedostopäätetunnus 11

12 6. Laskun lähettäminen Kun lasku on valmis, lähetä lasku. Tulee teksti: Lasku lähetetty. 12

13 7. Osekkin eri yksiköiden lisääminen asiakkaaksi Valitse: Hallinta Asiakkaat, syötä asiakkaan y-tunnus (Y-tunnus kenttään) tai ( Asiakkaan nimi) asiakas kenttään, tilaksi valitaan Ei rekisteröity. Paina Etsi ja valitse hakutuloksista asiakas klikkaamalla nimeä (nimi muuttuu keltaiseksi) ja tämän jälkeen paina Rekisteröidy. Valitse asiakkaiksi kaikki Osekkin yksiköt, joille lähetät laskuja. 3. etsi 4. rekisteröidy 2. tila ei rekisteröity 1. syötä Osekkin Y-tunnus 13

14 8. Laskun hakeminen Voit hakea laskuja kaikilla laskun tilan vaihtoehdoilla. Voit rajata laskuja päivämäärävälillä sekä laskun numerolla. Valitsemasi vaihtoehdon mukaiset laskut tulevat näkyviin, kun olet painanut Etsi. 14

15 Valitse lasku luettelosta ja paina kuvaketta, jolloin saat laskun näkyviin. 15

16 9. Laskun kopioiminen Laskun lähettäjä voi käyttää missä tahansa tilassa olevaa tallennettua laskua uuden laskun pohjana. Käyttääksesi vanhaa laskua uuden pohjana siirry luo laskuja osaan ja valitse asiakas, jolle olet lähettämässä laskua ja paina Seuraava. 16

17 kopioi kohteesta käyttääksesi vanhaa laskua pohjana 17

18 Klikkaamalla työkalurivillä Kopioi kohteesta, näkyviin tulee Hae laskuja näkymä ja voit etsiä laskun, jota haluat käyttää uuden laskun pohjana. Valitse ensin lasku, jonka haluat kopioida ja sitten kopioi kohteesta. e 18

19 Kun olet valinnut kopioitavan laskun, tee laskulle tarvittavat muutokset, Tallenna ja Lähetä. 19

20 10. Ongelmatilanteet Ongelma Ratkaisu Laskun lähettäminen ei onnistu tai lähetä nappi ei ole aktiivinen Jonkin kentän pakollinen tieto puuttuu esim. toimittajan laskunviite. Jos viitettä ei ole, kenttään voi syöttää pelkän välilyönnin sivu 7 Laskun kenttiin ei voi syöttää tietoja esim. bruttosummaa, nettosummaa Tiedot täydennetään laskuriville, josta ne päivittyvät automaattisesti laskun tietoihin sivu 8 Rekisteröityminen ei onnistu. Toimittajan pankkitilin lisäys ei ole onnistunut sivu 5 Käyttäjätunnus ja salasana unohtunut, Kaikki tekniset ongelmat toimittajaportaalin käytössä Baswaren toimittajaportaalin asiakaspalvelun puhelinnumero (3 /min + pvm). 20