PIXIN SANOMANVÄLITYSPALVELU

Transkriptio

1 PIXIN SANOMANVÄLITYSPALVELU Apixin sanomanvälityspalvelu (jäljempänä Palvelu ) on verkon välityksellä käytettävä ratkaisu erilaisten liiketoimintasanomien (kuten tilausten ja laskujen) sähköistä käsittelyä varten. 1 Palvelun yleiset toimintaperiaatteet Palvelun avulla voidaan lähettää sanomia yrityksille ja kuluttajille ja vastaanottaa sanomia yrityksiltä. Lähtevät sanomat pyritään toimittamaan vastaanottajille ensisijaisesti sähköisessä muodossa. Mikäli sanomien sähköinen toimittaminen ei ole mahdollista toimitetaan ne paperikirjeenä. Palvelun käyttäjille perustetaan sanomanvälitystä palveleva asiakasprofiili. Asiakasprofiilin tietoja hyödynnetään Apix verkon sisäisen liikenteen lisäksi siten, että sen tietoja välitetään eteenpäin Apixin yhdysliikennekumppaneille ja eräisiin hakemistopalveluihin. Tietoja välitetään yhdysliikennekäytävien ja hakemistopalveluiden toimivuuden vaatimalla tavalla. Tämän palvelukuvauksen tekohetkellä Apixin yhdysliikennekumppaneita ovat (ajantasainen lista Apixin yhdysliikennekumppaneista löytyy osoitteesta Basware Oyj Enfo Oyj Handelsbanken Itella Information Oy Liaison Technologies Oy Logica Suomi Oy Maventa Oy Nordea OP-Pohjola-ryhmä Paikallisosuuspankit

2 Sampo Pankki Oyj Strålfors Oy Säästöpankit, Aktia Säästöpankki Oyj Tapiola Pankki TeliaSonera Finland Oyj Tieto Oyj Ålandsbanken Netposti Palvelun käyttämiä hakemistopalveluja ovat tämän palvelukuvauksen tekohetkellä (ajantasainen lista palvelun käyttämistä hakemistopalveluista löytyy osoitteesta Tieken ja Verkkolaskufoorumin ylläpitämää verkkolaskuosoitteistoa sekä Suomen Postin Netposti-palvelun vastaanottajille suunnattu lähettäjärekisteriä. 2 Sanomien lähettämiseen liittyviä ominaisuuksia 2.1 Automaattireititys Palvelu käyttää lähteviin laskuihin ns. automaattireititystä, jolla pyritään löytämään laskun vastaanottajalle julkisista ja Apixin omista rekistereistä käytössä oleva verkkolaskuosoite. Verkkolaskuosoitetta haetaan rekisteristä seuraavilla tiedoilla (tässä järjestyksessä): Verkkolaskuosoite OVT-tunnus Y-tunnus Yrityksen nimi Automaattireititys voidaan haluttaessa ohittaa. 2.2 Automaattinen ohjaus kirjeeksi virhetilanteissa

3 Kaikkien lähetettyjen laskujen verkkolaskuosoitteet verifioidaan toimiviksi ennen lähetystä ja jos osoite todetaan toimimattomaksi tai sitä ei pystytä varmistamaan lähetetään lasku automaattisesti paperikirjeenä. Mikäli verkkolaskuna lähetetty lasku palautuu vastaanottajalta takaisin esim. käytöstä poistetun verkkolaskuosoitteen vuoksi, lähetetään lasku automaattisesti paperikirjeenä vastaanottajalle. Tällaisessa tilanteessa paperikirjeen toimituskulut maksaa Apix. 2.3 Duplikaattitarkistus Palvelussa on vakiona ominaisuus, joka tarkistaa kuluneen viikonaikana lähetettyjen laskujen laskunumerot ja estää laskujen lähettämisen samalla numerolla useammin kuin kerran. Ominaisuuden voi aktivoida ja ottaa pois käytöstä Palvelunhallinta-verkkosovelluksessa. 2.4 Laskujen visualisointi (laskun kuva) verkkolaskuissa Verkkolaskujen mukana toimitetaan aina laskun alkuperäinen visualisointi. Visualisointina käytetään pääsääntöisesti laskutussovelluksen muodostamaa pdf-tiedostoa, jonka ulkoasu on sama kuin suoraan laskutussovelluksesta tulostettaessa. 2.5 Laskun liitteet verkkolaskuissa Verkkolaskujen ohessa voidaan lähettää liitteitä. Liitteet lisätään laskulle joko suoraan ohjelmistossa tai erillisen liitteiden lisäämiseen tarkoitetun verkkosovelluksen avulla. Liitteet toimitetaan vastaanottajalle vastaanottotavasta rippuen joko suoraan verkkolaskun mukana tai viittauksena Palvelun liitevarastoon. 2.6 Laskun kopio tilitoimistolle Palvelussa on maksullinen lisäominaisuus, jolla laskun lähetyksen yhteydessä laskusta toimitetaan täydellinen kopio verkkolaskuna määriteltyyn sähköpostiosoitteeseen. 2.7 Laskun tietosisällön tarkistus

4 Kaikki Palveluun lähetetyt laskuaineistot tarkistetaan ja mahdollisista puutteista tai virheistä annetaan lähetyksen yhteydessä ilmoitus. Tarkistuksessa suoritetaan lähetetylle laskulle rakenteen tarkistus, tietosisällön tarkistus ja tarkistetaan rivi ja loppusummien yhteneväisyys. 2.8 Laskuliikenteen seuraaminen Palveluun lähetetyistä laskuista kirjataan seurantajärjestelmään lähetysaika, toimitustapa, laskun numero ja kustannus. Näitä tietoja voi selailla palvelun hallinnassa Tapahtumahistoria-toiminnolla. 2.9 Verkkolaskun toimitusaika Verkkolaskuna toimitettavat laskut siirretään välittömästi välitysketjussa seuraavalle toimijalle. Välitysketju ja sen toimijat ovat riippuvaisia vastaanottajan käyttämästä palvelusta. Verkkolaskujen toimitusaika on välitysketjusta riippuen 15 min - 2 päivää Lasku paperikirjeenä Palvelulla voidaan lähettää laskuja myös paperikirjeenä vastaanottajille. Kirje toimitetaan joko ECONOMY tai PRIORITY kirjeenä lähettäjän valitseman palvelutason mukaisesti. Palvelutasoa voi vaihtaa lähetysten välissä. Lasku toimitetaan Palvelusta tulostus- ja postituspalveluun laskutussovelluksen tuottamana kuvana, johon on lisätty kansisivu, jossa on lähettäjän postiosoite ja vastaanottajan postiosoite. Paperilaskut tulostetaan mustavalkoisina kaksiopuoleisina kirjeinä. Apix voi käyttää kansisivua verkkolaskutusta edistävään tiedottamiseen ja markkinointiin. Laskut lähetetään valkoisessa ikkunallisessa kirjekuoressa. Laskun perillemenoaika on riippuvainen käytetystä kirjeluokasta. Vakiona laskut lähetetään ECONOMY- kirjeenä, jolloin toimitusaika on 3-4

5 arkipäivää. Halutessaan lähettäjä voi aktivoida PRIORITY- kirjeen, jolloin toimitusaika 2-3 arkipäivää. 3 Sanomien vastaanottamiseen liittyviä ominaisuuksia 3.1 Ikuinen käyttöosoite Palvelun käyttäjille perustetaan sähköiseen sanomanvälitykseen tarkoitettu etag-osoite, jota voidaan käyttää osana yrityksen normaalia postiosoitetta. etag-osoitteella voidaan automaattisesti ohjata saapuvat laskuaineistot paperipostin sijasta sähköisiin kanaviin. 3.2 Saapuvien laskujen visualisointi (laskun kuva) verkkolaskuissa Saapuvien verkkolaskujen mukana toimitetaan aina laskuille lähettäjien tuottamat laskujen visualisoinnit (tyypillisesti pdf-muotoiset). Mikäli saapuvan laskun mukana ei ole sen visualisointia luo Palvelu laskun rakenteisia tietoja hyväksi käyttäen laskun tarkistusta ja hyväksymistä helpottavan visualisoinnin. 3.3 Saapuvien laskujen liitteet verkkolaskuissa Saapuvissa verkkolaskuissa voi olla liitteitä ja liitteet toimitetaan laskuaineiston yhteydessä. Liitteitä voidaan käsitellä tarvittaessa myös Palveluun tarkoitusta varten suunnitellussa erillisessä verkkosovelluksessa. 3.4 Saapuvien laskujen kopio tilitoimistolle Saapuvista laskuista voidaan toimittaa tarvittaessa kopiot tilitoimistolle (tai muulle kolmannelle osapuolelle). 3.5 Saapuvien verkkolaskujen tietosisällön tarkistus Kaikki palveluun vastaanotetut verkkolaskut tarkistetaan ja mahdollisista puutteista tai virheistä annetaan niiden lähettäjille palautetta. 3.6 Saapuvan laskuliikenteen seuraaminen

6 Palveluun saapuneista laskuista kirjataan seurantajärjestelmään saapumisaika, laskun päiväys, eräpäivä, summa, maksun tilanne ja siirron tilanne. Näitä tietoja voi selailla tarkoitusta varten suunnitellulla verkkosovelluksella. 3.7 Paperikirjeenä saapuneiden laskujen skannauspalvelu Palveluun sisältyy skannauspalvelu, jonne toimitetut laskut skannataan ja muunnetaan verkkolaskuiksi. Palvelusssa saapuneet laskut käsitellään (kuorien avaaminen, laskujen skannaus, laskun otsikkotietojen tallennus ja validointi, sekä pdf-kuvan muodostus) ja niiden tiedoista toimitetaan rakenteisessa muodossa: toimittajan nimi pankkitilitieto (IBAN ja BIC) laskun numero tilaajan viite (mikäli mainitaan laskulla) laskun päivämäärä arvopäivä maksuehto (mikäli mainitaan laskulla) eräpäivä verokanta valuutta viitenumero (mikäli mainitaan laskulla) veroton summa veron osuus verollinen summa yksi laskun summarivi Käsiteltyjen laskujen alkuperäiset paperiversiot tuhotaan kuukausi laskun käsittelyn jälkeen. Palveluun lähetetty muu kuin laskuposti tuhotaan. 3.8 Saapuvien laskujen käsittelyjärjestelmä Palveluun kuuluu erillinen verkkosovellus, jolla voi hallinnoida vastaanotettuja laskuja. Sovelluksen ominaisuuksiin kuuluu mm. laskujen

7 kierrätysjärjestelmä, joka mahdollistaa saapuneiden laskujen kierrättämisen, kommentoinnin ja lisäliitteiden lisäämisen laskulle.