Verkkolasku osana tehokasta ostolaskuprosessia Sanna Tummunki

Transkriptio

1 Verkkolasku osana tehokasta ostolaskuprosessia Sanna Tummunki

2 Sanna Tummunki, Maksuliikennepäällikkö (2/2011) Rudus konsernin maksuliikenne ja kassanhallinta Ostoreskontra Pankkitakaukset ja vakuudet Järjestelmävastuut: Baswaren IP ja Maksuliikenne

3 Rudus Oy Liiketoiminnot: Liikevaihto reilu 300 milj. Valmisbetoni Henkilöstö n. 900 Betonituotteet Kiviaines Murskausurakointi Kierrätys

4 Rudus kuuluu maailmanlaajuisesti toimivaan irlantilaiseen CRH plc -konserniin. CRH toimii 35 maassa, sen palveluksessa on henkilöä yli toimipisteessä liikevaihto ,2 miljardia euroa listattu Lontoon, Dublinin ja New Yorkin (NYSE) pörsseissä

5

6 Ostoreskontra Kolme ostoreskontran hoitajaa käsittelee keskitetysti konsernin ostolaskut Laskujen tarkastus ja hyväksyntä alueellisesti Baswaren IP (versio 3.5), käyttäjiä 340 Ostolaskuja Verkkolaskuja noin 42% (vuonna 2010) Verkkolaskujen osuus noussut 5% kuluneen vuoden aikana

7 Hankinnasta maksuun -prosessi Ostolaskujen kierrätys Baswaren IP Hankintajärjestelmä Baswaren PM Tilaus tehdään ja toimitus vastaanotetaan PM järjestelmässä OM (tilaustenhallinta) täsmäyttää IP:hen sisään tulleet laskut PM:n tilauksiin Jos täsmää -> lasku menee suoraan maksuvalmiisiin Jos ei täsmää ->lasku lähtee normaalisti kiertoon IP:ssä CM (sopimustenhallinta) täsmäyttää IP:hen tulleet laskut voimassa oleviin sopimuksiin Jos sopimus löytyy ja tiedot täsmäävät, niin lasku menee suoraan maksuvalmiisiin

8 Päivitys IP 5.1 versioon keväällä Laskuautomaation paraneminen Automaattitiliöinnit Automaattinen täsmäytyminen ja laskun siirto maksuvalmiiksi automaattisesti Ostoreskontran hoitaja voisi keskittyä enemmän kokonaisuuden hallintaan, analysointiin ja palveluun Automatisoidut siirrot Mahdollistaa sähköpostin lähettämisen suoraan toimittajalle tai laskun käsittelijälle Verkkolasku tukee automaatiota ja helpottaa ostoreskontran hoitajan työtä

9 Hyödyt verkkolaskusta Tehokkaampi ja nopeampi Laskua ei tarvitse skannata Halvempi ja ympäristöystävällisempi Yhtenäisempi kuin paperilasku Esimerkiksi laskunumero löytyy usein samasta paikasta Helpottaa automaatioratkaisujen hyödyntämistä järjestelmissä Virhetilanteissa helppoa pyytää hyvityslasku verkkolaskuna

10 Haasteet Tekniset virheet ja niiden selvittäminen Laskujen lähetykseen ja vastaanottamiseen liittyvien virhetilanteiden hallinta Kadonneet laskut, hylkääntynyt aineisto, tuplalaskut Vastaanottaja ei vastaanota kaikkia laskukenttiä Toimittajien aktivointi, tiedottaminen OVT-tunnuksista Tiedot päivittyvät Tieken sivuille Baswaren kautta Pienet toimittajat Toimittaja-aktivoinnin ulkoistaminen Jatkuva, aktiivinen viestiminen toimittajien kanssa

11 Verkkolaskustandardin puuttuminen Joidenkin välittäjien kanssa täytyy tehdä oma sopimus verkkolaskujen vastaanottamisesta Käytäntö on yhtenäistymässä Erilaiset verkkolaskutyypit: Finvoice, e-invoice ja TEAPPS Finvoice ei välitä laskun kuvaa, kaikki tietokentät eivät välity vastaanottajalle ja liitteitä ei voi lähettää laskun mukana Yrityksen näkökulmasta TEAPPS on helpompi käsitellä, koska datan mukana tulee laskun kuva ja tietokenttiä on enemmän

12 Toimittajaportaali? Paljon pieniä, paikallisesti toimivia toimittajia Toimittajaportaali on Baswarelta ostettava palvelu, jonka yritys voi tarjota omille pienille toimittajilleen Toimittajaportaali mahdollistaa aidot verkkolaskut Tiettyjä kenttiä voi laittaa pakolliseksi esim. sopimusnumero tai tilausnumero Toimittaja ei välttämättä tarvitse muuta laskutusohjelmaa

13 YHTEENVETO Verkkolasku tukee tehokasta ostolaskuprosessia Mahdollistamalla automaatioratkaisujen tehokkaamman hyödyntämisen Nopeuttamalla ja helpottamalla laskujen vastaanottoa ja käsittelyä Vakiinnuttamalla ostolaskun muotoa Yhtenäinen verkkolaskustandardi puuttuu

14 OVT-tunnukset Rudus Oy Rudus Betonituote Oy Rudus Murskaus Oy Elpotek Oy Palovuoren Kivi Oy KK-Murskaus Oy Kauhajoen Valmisbetoni Oy Karvian Betoni ja Sora Oy Rudus East Oy

15 Kiitos.