Taloushallinto verkkoliiketoiminnassa

Transkriptio

1 Taloushallinto verkkoliiketoiminnassa Kaupan Liiton Verkkokauppakoulutus Tanja Kaisaniemi Palvelujohtaja, konsultointi ProCountor International Oy

2 Esityksen sisältö Perinteinen vs. sähköinen taloushallinto Verkkokaupan liittäminen taloushallintoon Reskontra- ja kirjanpitoprosessi eri maksutapojen yhteydessä Integraatioiden toteutus Erikoistilanteiden haasteita

3 Perinteinen vs. Sähköinen taloushallinto

4 Myyjäyritys Ostajayritys Myyntilasku Tulostus, kuoritus, postitus = manuaalityötä Ostolasku Manuaalinen tallennus tai skannaus = työtä ja virheitä Jopa 80 % taloushallinnon työstä koostuu myynti- ja ostolaskuista

5 Verkkolasku Myyjäyritys Ostajayritys Myyntilasku Tulostus, kuoritus, postitus = manuaalityötä Ostolasku Manuaalinen tallennus tai skannaus = työtä ja virheitä Automaatio tehostaa toimintaa ja tuo säästöjä

6 Mikä on verkkolasku? Verkkolasku on sähköinen lasku, jonka tiedot ovat automaattisesti käsiteltävissä. Yritysten välisessä laskutuksessa verkkolasku voidaan siirtää automaattisesti laskuttajan tai palveluntarjoajan järjestelmästä vastaanottajan taloushallinnon tai muuhun järjestelmään. Kuluttajalle lähetetty verkkolasku on kuluttajan valitsemaan palveluun lähetetty verkkolasku, josta on suora yhteys sähköiseen maksamiseen verkkopankissa. Verkkolaskusta tuotetaan tietokoneen näytölle paperilaskua muistuttava näkymä, joka helpottaa laskun kierrätystä, hyväksyntää ja muuta käsittelyä sekä myyjän että ostajan toiminnoissa. Suomen kirjanpitolaki sallii tositteiden ja kirjapitokirjojen sähköisen arkistoinnin.

7 Verkkolaskutuksen kasvu Sähköisten laskujen osuus 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Ostot Myynnit

8 Tositteet paperilla tai sähköpostissa Asiakasyritys Tilitoimisto Raportit paperilla tai sähköpostissa Samat tiedot tallennetaan kahdesti Raportoinnissa on pitkät viiveet Perinteinen kirjanpitotyö perustuu pitkälti tallentamiseen

9 Jaetut tiedot pilvipalvelussa Asiakasyritys Tilitoimisto Laskut syötetään vain kerran Kirjanpito automatisoituu Sähköiset pankkiyhteydet Samat tiedot tallennetaan kahdesti Raportoinnissa on pitkät viiveet Sähköinen taloushallinto tehostaa prosesseja ja parantaa palvelua

10 Saumattomasti yhdessä Asiakasyritys Myyntilaskutus Ostolaskujen käsittely Matkalaskujen hallinta Palkkatietojen katselu Pankkiyhteydet Raportointi ja seuranta Ajantasainen taloustieto Taloushallintoohjelmisto Tiedot jaettuna ja sähköisessä muodossa Tilitoimisto Kirjanpito Reskontra Palkanlaskenta ALV- ja muut ilmoitukset Tilinpäätös Raportointi ja seuranta Konsultointi Kun sähköisyydestä halutaan suurin mahdollinen hyöty, täytyy näiden kaikkien osien toimia saumattomasti yhteen.

11 Verkkokaupan liittäminen taloushallintoon

12 Verkkokauppa & taloushallinto Verkkokauppa-ohjelmisto Tuote- ja asiakasrekisterit Ostoskori, tilaaminen ja maksutavat Tilaustietojen siirto taloushallintoon Taloushallinto-ohjelmisto Myyntilaskujen automaattinen muodostus Lähetteet, laskutus Kirjanpidon ja reskontran automaattinen päivittäminen Optiona reskontratiedon siirto verkkokauppaan

13 Verkkokaupasta kirjanpitoon Tilaustiedot verkkokaupasta, myyntilasku taloushallintoon Viitemaksut noudetaan pankista ja kohdistetaan reskontraan Raportointi ja viranomaisilmoitukset Myyntilasku avoimena reskontraan Automaattinen kirjanpito laskulle Viitemaksu kuittaa laskun maksetuksi Poikkeustapausten käsittely Raportointi, ilmoitukset Kirjanpito automaattisesti oletustiliöintien perusteella Esim. viitteettömät, maksut, maksumuistutukset ja perintään siirto

14 Reskontra- ja kirjanpitoprosessi eri maksutapojen yhteydessä

15 Prosessi: pankin verkkomaksu Asiakas Pankki 2. Maksu 1. Tilaus 4. Tiliote ja viite Verkkokauppa 3. Tilaustiedot Taloushallintoohjelmisto Kirjanpito ja reskontra

16 Prosessi: maksuoperaattori Asiakas Maksuoperaatori 5. Tilitys Pankki 2. Maksu 1. Tilaus (4. Maksutieto) 6. Tiliote ja viite Verkkokauppa 3. Tilaustiedot Taloushallintoohjelmisto Kirjanpito ja reskontra

17 Prosessi: laskulla maksaminen Asiakas 4. Viitemaksu Pankki 3. Lasku 1. Tilaus 5. Tiliote ja viite Verkkokauppa 2. Tilaustiedot Taloushallintoohjelmisto Kirjanpito ja reskontra

18 Huomioitavia asioita Tilitykset erikseen vain könttänä? Jos könttänä, tehdäänkö kirjanpitokin koontina? Erittelystä tulee selvitä alv-prosentit sekä ulkomaan kauppa erillään kotimaan kaupasta. Tilitykset bruttona vai nettona? Jos on myyty 100 eurolla, saadaanko tilille koko summa vai onko siitä vähennetty esim. luottokunnan provisiot? Jos nettona, miten kirjataan kulujen veloitukset? Kirjanpidosta täytyy näkyä sekä tuotot että kulut. Mitä maksutapoja tarjotaan asiakkaille? Millä tavalla maksutapahtumat kohdistuvat myyntitapahtumaan? Saadaanko kohdistumiseen viitetieto mukaan? Jos laskulla maksamista tarjotaan, saadaanko laskut lähtemään automaattisesti?

19 Integraatioiden toteutus

20 Integrointi nykyisen vai uuden kanssa? Onko verkkokauppasovellus mahdollista integroida toimimaan yrityksen jo käytössä olevan toiminnanohjaus- / taloushallintojärjestelmän kanssa käsi kädessä? Kuinka isosta projektista on kyse? Ajallisesti /Euroina?

21 Esimerkki: tiedonsiirtotekniikka Verkkokauppaohjelmisto 1) Tilauksen vastaanotto 2) Finvoice-XMLsiirtotiedoston muodostus 3) Tiedoston SFTP-siirto Taloushallintoohjelmiston palvelimelle Taloushallintoohjelmisto 4) XMLtiedoston sisäänluku 5) Laskujen tallentaminen reskontraan ja kirjanpitoon 6) Laskujen jatkokäsittely automaattisiirto

22 Vaihtoehtoja: tuotetiedon master A Verkkokauppa Tuotetiedot Taloushallintoohjelmisto Yksisuuntainen päivitys verkkokaupasta taloushallintoon B Verkkokauppa Tuotetiedot Taloushallintoohjelmisto Yksisuuntainen päivitys taloushallinnosta verkkokauppaan C Verkkokauppa Tuotetiedot Taloushallintoohjelmisto Kaksisuuntainen päivitys ohjelmistojen välillä

23 Erikoistilanteiden haasteita

24 Vaihtojen ja palautusten käsittely Tuotevaihto/ Tuotepalautus /Osapalautus Logistiikka Varastosaldojen päivitys Maksutapahtumien hyvitys tai osahyvitys Erikoistilanteista tulee siirtyä tieto reskontraan ja kirjanpitoon

25 Valuutat ulkomaille myytäessä Myynti asiakkaan valuutassa Rahat pankkitilille euroissa täsmääkö reskontra? Kirjanpito aina euroissa

26 ALV-käsittely ulkomaille myytäessä Kohdemaa ja myyntimaa? Kuluttaja vai yritys? Tavara vai palvelu? Vaatimukset verkkokaupan ja taloushallinnon integraatiolle Arvonlisäveron ilmoittaminen kausiveroilmoituksella sekä yhteenvetoilmoituksella

27 Kiitos! Kysymyksiä? Tanja Kaisaniemi