Paperien pyörittämisestä verkkolaskuihin ja sähköiseen ostolaskujen käsittelyyn. Liisa Boman

Transkriptio

1 Paperien pyörittämisestä verkkolaskuihin ja sähköiseen ostolaskujen käsittelyyn Liisa Boman

2 Wermundsen Oy Wexon Oy Solotop Oy Gistele Oy OOO Wexon

3 Wermundsen Oy Konsernin emoyhtiö Hallintopalvelut Markkinointipalvelut Logistiikkapalvelut Työllistää 9 henkilöä

4 Liiketoiminta eriytetty emoyhtiöstä Erikoistunut teknisten komponenttien maahantuontiin ja myyntiin. Tuotealueet: Venttiilit, paine, lämpötila, pneumatiikka, mittaus ja mekatroniikka. Päämarkkina-alueet ovat Suomi, Venäjä, Viro, Latvia ja Liettua Toimipisteet Vantaalla ja Pietarissa (OOO Wexon) Liikevaihto v oli 8,801 milj. Työllistää 14 henkilöä

5 Toimialat: Elintarviketeollisuuden, kaupan alan, terveydenhuollon sekä logistiikan koneet, laitteet, tarvikkeet ja ylläpitopalvelut. Toimipisteitä kahdeksalla paikkakunnalla, Suomessa ja Virossa. SoloTop on valmistanut Crystal-vaakoja yli 30 vuotta. Liikevaihto ,160 milj. Työllistää 30 henkilöä

6 Valmistaa sähkönjakelujärjestelmiä ja ohjauskeskuksia, toimintaan kuuluu myös sopimusvalmistusta sekä komponenttien ja työkalujen myyntiä. Päämarkkina-alueet ovat Pohjoismaat, Baltia ja Venäjä. Suurin osa tuotannosta on asiakaskohtaisesti räätälöityjä malleja. Liikevaihto v oli 6,56 milj. Työllistää 58 henkilöä

7 Mitä jos siirryttäisiin sähköiseen taloushallintoon? Taloushallinnon palveluiden yhtenäistäminen alkoi kevällä 2011 Työtehtävien jako Palveluiden siirtäminen emoyhtiön toimintoihin Solotop Oy oli viimeisenä yhtiönä konsernissa siirtymässä käyttämään samaa ERPiä syksyllä 2011 Mahdollisuus monistaa toiminnot kaikkiin konsernin yrityksiin

8 Faktaa ostolaskuista ja tilanne ennen käyttöönottoa eofficea Vastaanotamme yhteensä n laskua/ kk Käsittelemme n. 250 matkalaskua/ kk Ennen nämä toimet työllistivät lähes täysin yhden henkilön työpanoksen (kaksi eri henkilöä) Arkistointitilaa tarvittiin vuosittain useita kuutiometrejä. Laskujen hyväksyntäkierto hidasta ja huonosti hallittavaa

9 Vähentää työkustannuksia Tahtotila Nopeuttaa laskujen hyväksyntäkierrosta sekä pystyä hallitsemaan sitä paremmin Vähentää tilantarvetta Pystyä vaivattomammin palamaan laskulle Audit trail ketju läpinäkyvä ja seurattavissa

10 Kilpailutus Tarjoukset pyydettiin kahdelta (kevät alkukesä 2011) Opuscapita Basware Päätöksen perustelut (elokuu 2011) Toimivuus Helppikäyttöisyys Hinta Aloituskulut Käyttökulut

11 Käyttöönotto Aloitetiin Solotop Oy:ssä 11/2011 Määritykset samalla kaikkiin yrityksiin ja yhteydet ERPiin ja ostoreskontraan Pääkäyttäjät koulutettiin Pääkäyttäjät kouluttivat muun henkilöstön Aikaa meni n. 1 kk pilotointivaiheessa Samalla otettiin käyttöön Baswaren maksuliikenne-ohjelma Matkalaskujen käsittely-ohjelma Muissa yrityksissä käyttö aloitettiin alkuvuodesta 2012

12 Tärkeää Tiedotus toimittajille ja henkilöstölle Uusien toimintamallien käyttöönotto Sähköinen ostolaskujen käsittely ei ole sama kuin paperilaskujen Aikaa opastukselle Aikaa oletustietojen täydentämiselle Kirjanpidon tilitiedot oletukseksi Laskujen tarkastajat oletukseksi

13 Nyt 2/3 osaa laskuista tulee sähköisenä 1/3 osaa skannauspalvelun kautta Nopeuttanut ostolaskujen käsittelyä n. ½ henkilön työpanoksesta kuluu ostolaskujen käsittelyyn Tässä mukana myös matkalaskujen käsittely

14 Haasteita Skannauspalvelun ajoittaiset viiveet Ulkomaiset toimittajat eivät pysty lähettämään verkkolaskuja Ostotilausten täsmäyttäminen ostolaskuun Kahden järjestelmän käyttö samanaikaisesti välillä työlästä

15 Käyttö kokemuksia Nopeuttaa ostolaskujen käsittelyä Tiedetään missä laskut kiertävät Audit trail- ketju läpinäkyvä Arkistointi vähentänyt tilantarvetta Vanhojen laskujen tutkiminen vaivatonta Ohjelmat ovat helppokäyttöisiä Kokonaisuudessaan olemme tyytyväisiä siirtymisestä sähköiseen ostolaskujen kierrätykseen