Arkikokemuksia verkkolaskusta ostolaskujen käsittelyssä. Reija Marttinen, prosessivastaava, ostoreskontra, Sanoma Oyj Talouden Palvelukeskus

Transkriptio

1 Arkikokemuksia verkkolaskusta ostolaskujen käsittelyssä Reija Marttinen, prosessivastaava, ostoreskontra, Sanoma Oyj Talouden Palvelukeskus

2 Laaja portfolio Liikevaihto milj. Liikevoitto 245 milj. * Henkilöstö 15,405** Sanoma News Sanoma Media Belgium Sanoma Media Finland Sanoma Media Netherlands Sanoma Media Russia & CEE Sanoma Learning Sanoma Trade Liikevaihto 438 milj. Liikevaihto 208 milj. Liikevaihto 339 milj. Liikevaihto 490 milj. Liikevaihto 215 milj. Liikevaihto 350 milj. Liikevaihto 726 milj. Sanomalehdet Verkkoliiketoiminta Aikakauslehdet Verkkoliiketoiminta TV Aikakauslehdet Verkkoliiketoiminta TV ja radio Pelit Aikakauslehdet Verkkoliiketoiminta TV Aikakauslehdet Verkkotoiminta TV (kehittyvä) Oppiminen Kielipalvelut Kioskikauppa Kaupan palvelut Digitaalinen liiketoiminta Digitaalinen siirtymä Asiakkuudet (CMO) Talous HR Asiakkaat, kuluttajien tuntemus Tukitoimintojen uusi toimintamalli Organisaatiokulttuuri Muutosviestintä *Liikevoitto ilman kertaluonteisia eriä. **Henkilöstö kauden lopussa (kokoaikaisiksi muutettuna). Sanoma Corporation

3 Toimintaa yli 20 maassa - tavoittaa 290 miljoonaa potentiaalista asiakasta Aikakauslehdet Televisio Sanomalehdet Oppimateriaalit Verkkoliiketoiminta Norja Ruotsi Suomi Viro Jakelu Latvia Englanti Liettua Venäjä Hollanti Puola Belgia Tsekki Ukraina Unkari Slovenia Kroatia Romania Serbia Bulgaria Lisäksi Esmerk toimii Suomessa, Englannissa, Ruotsissa, Saksassa, Ranskassa, Venäjällä ja Malesiassa. AAC Global toimii Suomessa, Ruotsissa, Tanskassa, Norjassa, Englannissa, Venäjällä ja Kiinassa. Sanoma Corporation 3

4 Talouden palvelukeskus Taloustoiminnot pääosin keskitetty Talouden Palvelukeskukseen Vantaalle. Palvelukeskus perustettu 2010 Palvelukeskuksessa työntekijöitä noin 100. Palvelukeskuksen tiimijako Maksuliikenne ja matkalaskut Laskutus, luotonhallinta, myyntireskontra ja perintä Ostolaskut Vähittäismyynnin täsmäytys Kirjanpito Ostoreskontrassa hoidetaan 39 yhtiön ostolaskuja Vuonna 2010 ostolaskuja yhteensä kpl. Reija Marttinen 4

5 kpl Sanomien verkkolaskuhistoria Ensimmäisenä verkkolaskuja Sanomissa aloitti vastaanottamaan Sanoma News Oy vuonna 2000 (myeflow.com) Verkkolaskujen kehitys Sanoma Newsissä vuodesta 2000 vuoteen 2011 (lokakuuhun) /1 0 Skannatut laskut Verkkolaskut % verkkolaskuja 0,4 % 3,6 % 6,5 % 10,1 % 14,0 % 17,5 % 20,5 % 26,7 % 35,0 % 44,3 % 52,4 % 61,4 % 5

6 Sanomien verkkolaskuhistoria Syyt hitaaseen edistymiseen Alussa operaattorien väliset yhteistyövaikeudet Verkkolaskupalvelun toimintaan liittyvät ongelmat / virheet Verkkolaskun sisältöön liittyvät ongelmat mm. webbilomakkeelle ei saanut liitteitä Palvelun luotettavuus Isojen laskuttajien haluttomuus siirtyä verkkolaskutukseen esim. Paperitehtailla käytössä EDI-ratkaisu Ostajat eivät ole vaatineet verkkolaskuja sopimuksia tehdessä Eivät ole ymmärtäneet verkkolaskujen tuomia hyötyjä sopimuksia tehdessä Hajautettu myyntilaskutus Useita järjestelmiä Useita vastuuhenkilöitä Toimittajat eivät tienneet mikä on verkkolasku Verkkolaskujen pyytäminen lähes kokonaan ostoreskontran vastuulla 6

7 kpl Sanomien verkkolaskuhistoria Viimeisimpänä verkkolaskujen vastaanoton on ottanut käyttöön Sanoma Learning Verkkolaskujen kehitys vuonna Tammi Helmi Maalis Huhti Touko Kesä Heinä Elo Syys Loka Marras Joulu Manuaali IP Verkko-IP % verkkolaskuja 3,3 % 5,6 % 19,3 % 20,2 % 26,1 % 26,9 % 33,6 % 31,3 % 42,3 % 38,7 % 45,4 % 48,1 % 7

8 kpl Verkkolaskujen tilanne 2010 koko Sanoma Tammi Helmi Maalis Huhti Touko Kesä Heinä Elo Syys Loka Marras Joulu Manuaali IP Verkko-IP % verkkolaskuja 38,4 % 40,1 % 40,6 % 39,9 % 41,6 % 43,6 % 47,8 % 43,2 % 43,0 % 43,2 % 44,4 % 45,0 %

9 Verkkolaskujen tilanne tällä hetkellä Sanomat eivät ole tehneet päätöstä vastaanottaa pelkkiä verkkolaskuja Kaikki Sanomien yhtiöt eivät myöskään pysty lähettämään verkkolaskuja Sanomilla näkyy selvästi trendi, että verkkolaskujen määrä kasvaa tasaiseen tahtiin Yhtiöiden erilaiset liiketoiminnat tuo omat haasteet Parhaimmilla yhtiöillä verkkolaskujen määrä on jo yli 80 % Huonoimmilla yhtiöillä 30 %:ssa Neljä erillistä IP:tä on yhdistetty yhdeksi IP:ksi (yhteiset toimittajatiedot) vuoden 2011 aikana, jolloin myös verkkolaskujen kehitystä pystyy seuraamaan helpommin Edelleen käytössä kaksi erillistä IP:tä ja Workflow 9

10 kpl Verkkolaskujen tilanne 2011 koko Sanoma Tammi Helmi Maalis Huhti Touko Kesä Heinä Elo Syys Loka Skannatut Verkkolaskut % verkkolaskuja 45,7 % 45,2 % 43,4 % 46,3 % 52,2 % 54,6 % 59,2 % 55,7 % 55,4 % 55,1 %

11 Verkkolaskut ovat mahdollistaneet Skannauksen ja manuaalityön vähentymisen Laitehankintoja vähemmän Lisenssien tarve vähenee skannauksessa Perustiedot laskuilla oikein Työtehtävien jakaminen helpompaa Verkkolasku mahdollistaa automaattitiliöintien saamisen laskuille toimittajilta Contract Matching (CM):n käyttö ilman manuaalista työtä sopimuksen luomisen / päivityksen jälkeen Order matching (OM):n käyttö ilman manuaalista työtä Laskut saadaan nopeammin järjestelmään Tiukka kuukauden vaihteen aikataulu Kulut oikealle kuukaudelle BTIP-palvelun käytön Palvelun kautta voi seurata verkkolaskuja ja esim. laskuja, jotka ovat jäänet virheeseen Palvelussa voi liittää useamman verkkolaskutilin yhteen, joten seuraaminen helpottuu ostoreskontrassa Palvelussa voidaan esim. Finvoice laskuille tehdä jälkikäsittelyä tarpeiden mukaan Työaikaa muihin töihin Laskujen kuvat ovat selkeitä Laskujen hiilijalanjälki pienenee Laskujen saapumisen ajasta riippumatta 24/7 11

12 Verkkolaskut ovat mahdollistaneet Baswaren pientoimittajaportaalin käyttöönoton Sanomilla noin 300 toimittajaa aktiivisena toimittajaportaalissa. Hyödyt Lisää verkkolaskujen määrää Sähköpostilaskujen / paperilaskujen väheneminen Toimittaja saa laskun suoraan järjestelmästä kirjanpitäjälle Maksuton vaihtoehto toimittajalle Haasteet Toimittajien neuvominen vie työaikaa Osa toimittajista joutuu syöttämään tiedot omaan järjestelmään ja vielä uudestaan pientoimittajaportaaliin Tekniset ongelmat 12

13 Verkkolaskujen haasteet Toimittajien informointi Oman henkilökunnan informointi / ymmärtäminen Esim. Markkinointi Toimittajalla ei valmiutta lähettää verkkolaskuja Toimittajien useat OVT-tunnukset Toimittajarekisterissä useampi toimittajanumero OVT-tunnuksen mukaan Tietyt laskut pitää tulla paperilaskuna Toinen ostolaskujen käsittelyjärjestelmä Baswaren rinnalla esim. R-kioski Oy:llä. Työterveyslaskujen liitteet Kaikki toimittajat eivät pysty lähettämään liitteitä verkkolaskujen mukana. Liitteiden skannaaminen / tallentaminen manuaalisesti Kaikki toimittajat eivät pysty lähettämään verkkolaskutiedoissa kassa-eräpäivää ja kassa-alennus summaa Perustietojen manuaalinen korjaaminen Yritysjärjestelyjen aiheuttamat muutokset Ulkomaiset toimittajat 13

14 Mitä seuraavaksi? Toimittajien informointi jatkuu Erityisesti pienet toimittajat, jotka voisi ohjata käyttämään toimittajaportaalia Sähköpostilaskuttajien informointi verkkolaskutukseen siirtymisestä Henkilökunnan informointi jatkuu Välineinä sähköposti, intra ja koulutuksissa mainitseminen Uusille ThinClient käyttäjille ohjeistus heti kun käyttäjä perustetaan järjestelmään Jo uutta sopimusta tehdessä mainitaan verkkolaskujen vastaanotto mahdollisuudesta Toimittajaportaalin laajentaminen Contract Matchingin laajentaminen verkkolaskuilla Autoflow kehittäminen Yhtiömuutoksissa tiedotetaan erityisesti verkkolaskujen vastaanotto mahdollisuudesta Verkkolaskujen lisääminen on edelleen mukana ostoreskontran tavoitteissa Suomalaisen Kirjakaupan ja Finnkinon myynti vaikuttaa laskumäärän vähenemisenä Sosiaalinen hyöty? Sosiaalisen median mukaantulo ostoreskontran ja toimittajan automaattinen kommunikointi Täydellinen automaatio reskontraan osalla laskuista Uuden sukupolven ratkaisut Esim. mobiilin käyttö 14

15 KIITOS