Basware Käyttäjäpäivät

Transkriptio

1 Basware Käyttäjäpäivät CASE Valtiokonttori: Kokemukset verkkolaskuista Voiko toimittajan pakottaa lähettämään verkkolaskuja? Miten verkkolasku tehostaa ostolaskujen käsittelyä? Kristiina Seppälä, maksuliikeasiantuntija, Valtiokonttori

2 Valtionhallinnon tunnuslukuja 11 hallinnonalaa, 63 kirjanpitoyksikköä, 11 rahastoa Talousarvio noin 50 mrd. Henkilöstömäärä noin Noin 1.8 milj. ostolaskua/vuosi (1000 htv laskujen käsittelyyn) Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus esikäsittelee keskistetysti ostolaskut Kaikilla sähköinen laskujen kierrätys- ja arkistointijärjestelmä Suurimmat hankintoja (laskuja kpl/v) tekevät yksiköt: - Puolustusvoimat - Oikeusministeriön hallinnonala - Rikosseuraamuslaitos - Ympäristöministeriön hallinnonala - Rajavartiolaitos

3 Voiko toimittajan pakottaa lähettämään verkkolaskuja?

4 Valtio vastaanottaa vain verkkolaskuja Hallituksen kannanotto 2009 Arjen tietoyhteiskunnan verkkolaskutyöryhmän raportti 2009 JHS 155 Valtio informoinut eri yhteyksissä omia toimittajiaan jo useamman vuoden verkkolaskun vastaanotosta Valtion virastot ja laitokset eivät ota vastaan kirjepostitse lähetettyjä paperilaskuja jälkeen. Lasku tulee lähettää sähköisesti verkkolaskuna.

5 Voiko toimittajan pakottaa lähettämään verkkolaskuja? Kirje toimittajille 2010, palaute:

6 Palaute verkkolaskuvaateeseen 2008/9 Suomen YrittäjäSanomat VALTIO EI HUOLI PAPERILASKUJA VUODEN KULUTTUA Tekniikka & Talous (FI) VALTIO HYLKÄÄ PAPERILASKUT VUONNA Satakunnan Kansa VALTIO SÄÄSTÄÄ SATOJA MILJOONIA LUOPUMALLA PAPERILASKUISTA Satakunnan Kansa Lukijalta: TÖRPPÖÄ PUHETTA 2010/11 Talouselämä PANKIT SYRJIVÄT HALPAA VERKKOLASKUTTAJAA Helsingin Sanomat: Lukijalta: VALTIO EI VIELÄKÄÄN OSAA LÄHETTÄÄ SÄHKÖISIÄ LASKUJA Kainuun Sanomat ISOT PAINOSTAVAT PIENEMPIÄ E-LASKUTUKSEEN

7 Toimittajien ajatuksia vuonna 2010 Mitä verkkolasku tarkoittaa Voiko verkkolaskun lähettää sähköpostilla Millä voin tehdä verkkolaskun Mihin sitä välittäjää tarvitaan Kallista ja hidasta puuhaa Mitä tietoja (laskutus)järjestelmään pitää tallentaa Miten voi varmistaa, että verkkolasku on tullut perille Miten liitteen saa liitetyksi verkkolaskuun ja miksi hankkimani ratkaisu ei tue sitä

8 Verkkolaskutavoite valtionhallinnossa 2010

9 Tilanne vuoden 2011 alussa Suomessa noin toimittajaa, joista suurin osa valtionhallinnon toimittajia 100 % ostolaskuista käsiteltiin ja arkistoitiin valtionhallinnossa sähköisesti Kuitenkin vain noin 50 % laskujen kokonaismäärästä oli oikeita verkkolaskuja

10 Voiko toimittajan pakottaa lähettämään verkkolaskuja? Pohjatyötä tehty pitkään, virheistä opittu Uusi markkinointikampanja Taustalla puitesopimukset ja tiedottaminen

11 Mitä on opittu pakottamisesta Vain vahva viesti tavoittaa Yritysten valmius sähköiselle taloushallinnolle keskimäärin hyvä, mutta laskutuksen sähköistäminen jäänyt tästä jälkeen - Pienille yrittäjille uusi alue - Kuka viestii, kouluttaa, perehdyttää ja neuvoo? - Mitä yrittäjä tästä hyötyy? Vähän laskuja lähettäville toimittajille löytyy ratkaisuja, mutta eri vaihtoehtojen vertaaminen haasteellista Järjestelmä-/ratkaisutoimittajien neuvontapalvelut asiakkailleen joltain osin puutteellisia 63 kirjanpitoyksikön vaatimukset ja prosessit poikkeavat toisistaan

12 Toimittajan pakottaminen ja ohjaaminen lähettämään verkkolaskuja Tarjotaan toimittajille Baswaren laskutusportaali ja neuvontapalvelu alkaen

13 Toimittajan ohjaaminen lähettämään verkkolaskuja Kirje toimittajille 2011, palaute:

14 Haasteet Pienet yrittäjät kohderyhmänä haasteellinen - Tekninen osaaminen ja työvälineet - Malttamattomuus Valtiokonsernin organisaatiorakenteen moninaisuus ja organisaatiomuutosten hallinta Laskutus satunnaista, rutiinia ei synny Asiakkaiden tarpeet erilaisia

15 Laskutusportaali, hyödyt toimittajalle Helppo käyttöönotto Neuvontapalvelu, josta saa apua Valmis laskulomake, huomioitu pakolliset tiedot Laskun voi lähettää ajasta ja paikasta riippumatta Liitteet välittyvät laskun mukana Toimittajan perustiedot tulevat automaattisesti laskulle Jo lähetettyä laskua voi käyttää uuden laskun pohjana Asiakkaat valmiina laskutusportaalissa, ei verkkolaskuosoitteiden ja välittäjätunnusten tallennusta Nopeuttaa laskun läpimenoa

16 Toimittajien kysymyksiä ja ajatuksia vuonna 2011 Tuliko lasku perille Miten lasku siirtyy kirjanpitoon Saako laskun liitteet lähettää myöskin laskun mukana Kirjautuminen ei onnistu laskutusportaaliin; mikä on käyttäjätunnukseni ja salasana Miten lisätään uusia asiakas laskutusportaalissa Tämähän on helppoa Onnistuin!

17 Voiko toimittajan pakottaa lähettämään verkkolaskuja? EI vuonna 2010 KYLLÄ vuonna 2011 Huomioiden poikkeukset Hyvällä yhteistyöllä eri toimijoiden kanssa

18 Miten verkkolasku tehostaa ostolaskujen käsittelyä?

19 Miten verkkolasku tehostaa ostolaskujen käsittelyä? Standardoitu tietosisältö, sisältöä voidaan hyödyntää laajemmin - Sopimuskohdistus - Tilauskohdistus - Tietojen hyödyntäminen substanssijärjestelmään Virheiden määrä vähenee (tarkistukset, kontrollit, aineistokuittaukset) Laskujen esikäsittely mahdollista toteuttaa keskitetysti palvelukeskuksessa Laskun käsittelyprosessi nopeutuu Laskun käsittelykustannukset alenevat

20 Verkkolaskulla saavutettuja hyötyjä valtionhallinnossa Konsernitasoinen seurantamahdollisuus (välittäjän raportit) Organisaatiomuutosten helpompi hallinta vastaanotto-osoitetta, organisaatiomuutoksia vuosittain Laskut voidaan kohdistaa suoraan oikealle organisaatiolle - Käytössä laajasti ovt-tunnusten tarkenneosat Huomio yksityiskohdista kokonaisuuksiin -prosessit - Verkkolasku mahdollistaa kokonaisten prosessien automatisoinnin sekä laskuttajalla että laskun vastaanottajalla virheiden määrä vähenee, kokonaishyödyt voidaan ulosmitata

21 30 / 10 / 2 I Säästöalue II Säästöalue III Säästöalue A B Verkkolaskut Tiliöinti ja automaattikohdistus Reskontra Kierrätys Arkisto Paperilaskut Maksatus Prosessi kuitenkin OLENNAISIN

22 Miten verkkolasku tehostaa ostolaskujen käsittelyä? Ei yksin tehostaja Mahdollistaja, kun koko prosessi on kunnossa

23 Meneillään: Hankinnasta maksuun prosessin sähköistäminen TOIMITTAJAT Tilausvahvistus Toimitus Lasku/ sähköinen Välittäjä Hankintapäätöksen jälkeen täysin automatisoitu prosessi Koneellinen tarkistus MARKKINAPAIKKA Verkkokauppa (Myynti) Hankinta -Katalogi- Laskujenkäsittely (Rondo) Reskontra Tilauksen tekeminen tilaustenhallintasovelluksella Automaattinen siirto Tilaus Tilaustietojen siirtyminen Rondoon Pankki Palaute VALTIO Hyväksyntä Sis, tiliöinnin Vastaanotto -tarkastus Kristiina Seppälä

24 Yhteystiedot Kiitos!