CASE Pisla Oy. Sähköistä osto- ja matkalaskujen käsittelyä eofficella

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "CASE Pisla Oy. Sähköistä osto- ja matkalaskujen käsittelyä eofficella"

Pertti Mattila
8 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 CASE Pisla Oy Sähköistä osto- ja matkalaskujen käsittelyä eofficella

2 Pisla Oy yritysinfo Pisla Oy on vuonna 1976 perustettu konserni, pääpaikka on Viitasaarella Suomessa. Konserniin kuuluvat seuraavat tytäryritykset: - Vertex S.A. Puolassa - Vertex CZ s.r.o. Tsekin tasavallassa - Pisla O.O.O. Venäjällä Pisla-konsernin palveluksessa on 250 työntekijää ja liikevaihto on n. 24 M. Pisla palvelee rautakauppoja ja tavarataloja rakentamiseen ja sisustamiseen liittyvissä asioissa Suomessa, Skandinaviassa, Baltian maissa, Venäjällä, Puolassa, Tsekissä, Slovakiassa ja Saksassa. Omaa tuotantoa on Suomessa ja Puolassa.

O.O. Venäjällä Pisla-konsernin palveluksessa on 250 työntekijää ja liikevaihto on n. 24 M.

3 Tuotteet Tuotevalikoimaan kuuluvat Pisla-rakennushelat, pienrautatuotteet, venttiilit, kylpyhuonetarvikkeet, HTT-tulisijavalut sekä Provec-kaihtimet, -verhotangot ja verhotarvikkeet. Asiakaskunta koostuu johtavista rautakaupan ketjuista ja marketeista sekä lukko- ja sisustusalan erikoisliikkeistä. Asiakkaita palvellaan monipuolisella tuotevalikoimalla luotettavasti ja nopeasti.

Asiakaskunta koostuu johtavista rautakaupan ketjuista ja marketeista sekä lukko- ja

4 Sähköistä osto- ja matkalaskujen käsittelyä eofficella

5 Lähtötilanne ostolaskut 5000 ostolaskua vuodessa Kaikki laskut kierrätetään toimitusjohtajan kautta Laskut kirjataan esireskontraan 2000 laskua kohdistetaan ostotilaukseen Loput kierrätetään pahvisissa sisäisen postin kansioissa hyväksyttävänä Hyväksyjiä n. 20 Ostolaskujen tallentaja tekee tiliöinnin

kohdistetaan ostotilaukseen Loput kierrätetään pahvisissa sisäisen postin

6 Lähtötilanne matkalaskut 500 matkalaskua vuodessa Matkustaja tekee excelissä valmiiseen pohjaan Esimies hyväksyy Palkanlaskija tarkistaa oikeellisuuden, mm. päivärahojen laskennan Päivärahat maksetaan palkanmaksun yhteydessä kerran kuukaudessa

Palkanlaskija tarkistaa oikeellisuuden, mm.

7 Miksi eroon paperiin perustuvasta prosessista? Hidas ostolaskujen kierto Laskuja hukassa Eräpäivä lähestyy eikä lasku hyväksytty Kassa-alennukset Ostolaskun tallentaja seuraa erikseen kierrossa olevia laskuja eräpäivän mukaan Tiliöintivirheitä, koska ostolaskun tallentaja tulkitsee laskun virheellisesti

hyväksytty Kassa-alennukset Ostolaskun tallentaja seuraa erikseen kierrossa

8 Miksi eroon paperiin perustuvasta prosessista? Matkalaskut työläitä tehdä ja tarkistaa Päivärahojen laskentasääntöjä miettivät matkustaja, esimies ja palkanlaskija Useisiin maihin liittyvät ulkomaan matkat erityisen työläitä Päivärahojen maksatus vasta pitkän aikaa matkan jälkeen

miettivät matkustaja, esimies ja palkanlaskija Useisiin maihin

9 Valintaprosessi Muutama vaihtoehto vertailuun Ohjelmiston esittelyt/demot Tarjoukset Ohjelmistojen ominaisuuksien vertailu Kustannusten vertailu Toimittajien vertailu Valintaprosessiin osallistuneiden henkilöiden aikaisemmat kokemukset eri ohjelmista ja toimittajista vaikuttivat

Kustannusten vertailu Toimittajien vertailu Valintaprosessiin

10 Miksi Basware eoffice? Sopivat ominaisuudet ohjelmassa Samassa ohjelmassa ostolaskujen kierrätys ja matkalaskujärjestelmä Luotettava toimittaja Kustannus järkevä pk-yritykselle Hyvät käyttökokemukset ja vertailupohja IP-ohjelmasta

11 Uuden toimintamallin Nopeampi laskujen kierto tavoitteet Helpompi tarkastus ja hyväksyntä Tiliöinnin tarkkuus Kustannustietoisuus Ostolaskujen tallennus nopeammaksi ja virheettömämmäksi Verkkolaskujen vastaanotto Sähköinen arkisto Ei valokopioita laskuista omiin arkistoihin laskujen käsittelijöille ja hyväksyjille

nopeammaksi ja virheettömämmäksi Verkkolaskujen vastaanotto Sähköinen arkisto

12 Uuden toimintamallin tavoitteet Matkalaskujen käsittely nopeammaksi Päivärahojen laskenta automaattiseksi Maksatus ei riippuvainen palkanlaskennasta Automatisoitu tiliöinti

13 Toteutus/käyttöönottoprojekti Tilaussopimus huhtikuussa 2011 Määrittelypäiviä touko-kesäkuussa 2011 Ostolaskujen kierrätyksen käyttöönotto syyskuussa 2011 Verkkolaskujen vastaanotto tammikuussa 2012 Matkalaskut toukokuussa 2012

kierrätyksen käyttöönotto syyskuussa 2011 Verkkolaskujen

14 Käyttöönoton haasteet Oman organisaation resurssit Aikataulujen yhteensovittaminen Tulosraportointi, kesälomat, matkustava henkilöstö Käyttäjien kouluttaminen Sisäinen koulutus tarkastajille/hyväksyjille Tiliöinnin tarkistus, alv-säännöt Teknisten asetusten oikeellisuus Palomuuri ulkoverkosta Liitteiden aukeaminen (excel, word)

Sisäinen koulutus tarkastajille/hyväksyjille Tiliöinnin tarkistus, alv-säännöt

15 Tilanne nyt Ostolaskujen käsittely sujuu rutiinilla Tarkastus/hyväksyntä nopeaa ja helppoa Vanhojen laskujen haku arkistosta toimii hyvin Matkalaskujen käsittely helpottanut työpainetta palkanlaskennassa

Vanhojen laskujen haku arkistosta toimii hyvin

16 Saavutettiinko tavoitteet? Tehokas, nopea, järjestelmällinen ostolaskujen kierrätys Sähköinen arkisto vähentää työtä ja arkistointitilaa sekä helpottaa asioiden tarkistamista ja seuraamista Verkkolaskuina tulee yli puolet ostolaskuista Matkalaskujärjestelmä vähentänyt eniten manuaalityötä

arkisto vähentää työtä ja arkistointitilaa sekä helpottaa asioiden

17 Mitä tekisimme toisin? Tiiviimpi käyttöönottoaikataulu olisi ehdottomasti parempi tapa Resurssiongelma omassa organisaatiossa Asioiden/projektien priorisointi Myös johdon näkökulmasta

18 Tulevaisuudensuunnitelmat Verkkolaskujen lähettäminen Sähköinen myyntilasku Sopimusten käsittely Toimittajia aktivoidaan verkkolaskujen lähettäjiksi

Samankaltaiset tiedostot

Headline. Main text. Basware-käyttäjäpäivät Sini Klockars

Headline. Main text. Basware-käyttäjäpäivät Sini Klockars Basware-käyttäjäpäivät 21.9.2011 Sini Klockars BESTSELLER Suomessa Kansainvälisesti Liikevaihto 70 meur 2 MEUR Tulos 2 meur 0,3 MEUR Perustettu 1990 1975 Brändejä 10 10 Liikkeitä >100 > 2 500 Henkilökuntaa