Missä mennään ja mitä on tulossa

Transkriptio

1 Verkkolaskutus: Missä mennään ja mitä on tulossa Tampereen kaupunki 1

2 Tampereen kaupunki: verkkolaskutus käyttöön Tampereen kaupungin ostolaskut Verkkolaskujen vastaanotto, nykytila Miten Tampereen kaupungille ilmoittaudutaan verkkolaskuttajaksi Toimittajien aktivointi verkkolaskutukseen Verkkolaskujen vastaanotto, tulevaisuus Tampereen kaupunki 2

3 Tampereen kaupungin ostolaskut ostolaskuja n vuodessa, joista tällä hetkellä verkkolaskuja yli 20 % vuonna 2005 verkkolaskuttajat lähettivät vähän alle laskua eli noin 30 % laskuista toimittajia n Tampereen kaupunki 3

4 Tampereen kaupungin ostolaskut Verkko-ostolaskujen (ja muiden logistiikan sanomien kuten tilaus, tilausvahvistus, lähete) välittäjänä toimii tamperelainen Anilinker Oy - valittiin tarjouskilpailun perusteella loppuvuodesta 2005 sähköinen hankinta otetaan käyttöön pilottitoimittajien kanssa ennen kesää 2006 Tampereen kaupunki 4

5 Tampereen kaupungin ostolaskut ensimmäiset verkko-ostolaskut vastaanotettiin Tampereen Sähkölaitokselta toukokuussa 2004 verkko-ostolaskujen vastaanottoa pilotoitiin Tampereen aluepelastuslaitoksella ja Tampereen ammattikorkeakoulussa touko-syyskuu 2004 Tampereen kaupunki 5

6 Tampereen kaupungin ostolaskut kaupungin toimialat ja liikelaitokset siirtyivät verkkolaskujen vastaanottoon asteittain vuoden 2004 aikana sähköisen ostolaskujen käsittelyjärjestelmän (IP) käyttöönoton jälkeen alussa verkko-ostolaskutiimi sopi suurimpien verkkolaskuja lähettävien toimittajien kanssa laskutuksesta Tampereen kaupunki 6

7 Verkkolaskut, nykytila Tampereen kaupunki

8 Verkkolaskujen vastaanotto, nykytila verkkolaskutus yleistyy nopeasti pääsääntöisesti suuret yritykset lähettävät verkkolaskuja yritykset ovat yleensä itse aktiivisia tarjoamaan verkkolaskutusta siirryttyään siihen suurin osa Tampereen kaupungin ostolaskuista vastaanotetaan edelleenkin paperisina Tampereen kaupunki 8

9 Verkkolaskujen vastaanotto, nykytila Tampereen kaupungin ostolaskuista verkkolaskuina noin 20 % kullakin kaupungin yksiköllä on verkkolaskuja varten oma OVT-tunnus, johon laskut lähetetään (=verkkolaskuosoite) verkkolaskuosoitteita kaupungilla tällä hetkellä vajaat 30 Tampereen kaupunki 9

10 Verkkolaskujen vastaanotto, nykytila eri toimintayksiköiden toimittajien siirtymistä verkkolaskutukseen seurataan Verkkolaskutussuhteet rekisterissä (laskuttajien ja Tampereen kaupungin välillä sovitut verkkolaskutussuhteet) tällä hetkellä tietokantaan on tallennettu noin 200 verkkolaskuttajaa Tampereen kaupunki 10

11 Verkkolaskujen vastaanotto, nykytila eri yksiköiden välillä huomattavia eroja verkkolaskujen vastaanottamisessa erot selittyvät yksiköiden erilaisilla toimittajarakenteilla - esim. sosiaali- ja terveydenhuollossa paljon pieniä toimittajia Tampereen kaupunki 11

12 Miten Tampereen kaupungille ilmoittaudutaan verkkolaskuttajaksi? Tampereen kaupunki 12

13 Miten Tampereen kaupungille ilmoittaudutaan verkkolaskuttajaksi verkkolaskujen vastaanoton aloittaminen verrattavissa laskutusosoitteen muutokseen Tampereen kaupungin toimittajat voivat itse ilmoittautua verkkolaskuttajiksi nettilomakkeella, joka löytyy kaupungin ulkoisilta ostolaskusivuilta toimittajan OVT-tunnus ja operaattori ym. tietoja, joilla ilmoitus kohdistetaan kaupungin ostoreskontran toimittajarekisterissä olevaan oikeaan toimittajaan Tampereen kaupunki 13

14 Miten Tampereen kaupungille ilmoittaudutaan verkkolaskuttajaksi Tampereen kaupungin ulkoiset ostolaskusivut kaupungin laskutusosoitteet ja yhteyshenkilöt verkkolaskuja Tampereen kaupungille tällä hetkellä lähettävät yritykset ja yhteisöt laskujen tietosisältövaatimukset (lain vaatimat tiedot ja laskujen käsittelyn nopeuttamiseksi tarvittavia tietoja) linkki nettilomakkeeseen, jolla ilmoittaudutaan verkkolaskuttajaksi Tampereen kaupunki 14

15 Miten Tampereen kaupungille ilmoittaudutaan verkkolaskuttajaksi tarkoituksena, että ulkoisilta ostolaskusivuilta löytyy kaikki tieto, mitä toimittaja tarvitsee verkkolaskutukseen siirtymistä varten lomakkeen täyttämisen jälkeen tiedot tallentuvat kaupungin verkkolaskutussuhderekisteriin tiedot tarkistetaan ja toimittajan laskutustiedot muutetaan Tampereen kaupungin järjestelmissä (SAP:n toimittajatietoihin OVT-tunnus) Tampereen kaupunki 15

16 Miten Tampereen kaupungille ilmoittaudutaan verkkolaskuttajaksi vahvistus sähköpostiviestillä toimittajalle verkkolaskutukseen siirtymisestä 7 päivän kuluessa verkkolaskutus voidaan aloittaa vahvistusviestin vastaanottamisen jälkeen mikäli toimittaja lähettää verkkolaskun tekemättä ilmoitusta, laskut tulevat yleensä perille järjestelmä ei tunnista laskuttajaa lasku siirtyminen järjestelmään viivästyy Tampereen kaupunki 16

17 Toimittajien aktivointi verkkolaskutukseen Tampereen kaupunki 17

18 Toimittajien aktivointi verkkolaskutukseen verkko-ostolaskujen vastaanotosta tiedotettiin kaikille ostoreskontran toimittajille helmikuussa 2005 kirjeellä tiedote toimi herätyksenä toimittajille toimittajien yhteydenotot lisääntyivät kirjeen lähettämisen jälkeen tavoite oli lisätä verkkolaskujen osuus kaikista ostolaskuista 50 %:iin vuoden 2005 aikana - verkkolaskuja n. 30% kaikista laskuista vuonna 2005 Tampereen kaupunki 18

19 Toimittajien aktivointi verkkolaskutukseen ajantasaiset laskutusosoitteet ja yhteyshenkilöt: laskujen tietosisältövaatimukset: ilmoitus verkkolaskutukseen siirtymisestä osoitteessa: Tampereen kaupunki 19

20 Toimittajien aktivointi verkkolaskutukseen tavaroiden ja palvelujen tilaajat merkittävässä asemassa verkkolaskujen osuuden kasvussa hankintatoimen muutokset kuten sähköiset tilaukset ja itsepalveluostaminen (katalogit) ohjaa tilaukset sopimustoimittajille sopimustoimittajat useammin verkkolaskuttajia Tampereen kaupunki 20

21 Toimittajien aktivointi verkkolaskutukseen Miksi Tampereen kaupunki haluaa verkkolaskuja laskuttajilta? Kustannustehokkuus nyt n. 80 % paperilaskuina, jotka on skannattava ja vietävä järjestelmään. Tampereen kaupunki 21

22 Toimittajien aktivointi verkkolaskutukseen Verkkolaskulla pitää olla rivitasontiedot Pelkkä verkkolasku ja laskun kuva ei riitä Laskun ja ostotilauksen kohdistus tehdään rivitason tietojen perusteella. Rivitason tiedot verkkolaskussa helpottavat asiantarkastajan työtä. Tampereen kaupunki 22

23 Verkkolaskujen vastaanotto, tulevaisuus Tampereen kaupunki

24 Verkkolaskujen vastaanotto, tulevaisuus SAP-toiminnanohjausjärjestelmä muuttaa käytäntöjä ostot sopimustoimittajilta sopimustoimittajien yhtenä valintakriteerinä verkkolaskutus, joten verkkolaskujen osuus kasvaa sähköinen tilaaminen ( ostoskorit ) sähköiset tuotekatalogit ohjaavat hankinnat sopimustoimittajalle sopimustoimittajat pääosin verkkolaskuttajia Tampereen kaupunki 24

25 Verkkolaskujen vastaanotto, tulevaisuus alkaen Tampereen kaupunki vastaanottaa paperilaskuja vain poikkeustapauksissa. Tampereen kaupunki 25

26 Verkkolaskujen vastaanotto, tulevaisuus Tampereen kaupungin verkkolaskutus asioita hoitavat palvelukeskukset Taloushallinnon palvelukeskus toiminta alkoi 8/2005 mm. ostolaskujen käsittelyn tehostaminen Tampereen Logistiikka toiminta alkoi 1/2006 tehostaa kaupungin hankintatoimintaa Tampereen kaupunki 26