Taloushallinto verkkoliiketoiminnassa

Transkriptio

1 Taloushallinto verkkoliiketoiminnassa Kaupan Liiton Verkkokauppakoulutus Satu Norema Sovelluskonsultti ProCountor International Oy

2 Esityksen sisältö Sähköinen taloushallinto Verkkokaupan liittäminen taloushallintoon Reskontra- ja kirjanpitoprosessi eri maksutapojen yhteydessä Integraatioiden toteutus Erikoistilanteiden haasteita

3 Sähköinen taloushallinto

4 Sähköinen taloushallinto on paljon muutakin kuin verkkolaskujen lähettämistä ja vastaanottoa. Se on kattava kokonaisuus, joka huomioi esim. myynti- ja ostolaskujen käsittelyn, matka- ja kululaskut, palkanlaskennan, viranomaisilmoitukset, maksuliikenteen ja kirjanpidon. Lyhyesti: 1. Poistaa päällekkäistä työtä ja tehostaa ajankäyttöä 2. On kustannustehokasta 3. Mahdollistaa ajantasaisen reskontran ja kirjanpidon 4. Helpottaa viranomaisilmoitusten lähettämistä

5 Verkkolasku Myyjäyritys Ostajayritys Myyntilasku Tulostus, kuoritus, postitus = manuaalityötä Ostolasku Manuaalinen tallennus tai skannaus = työtä ja virheitä Automaatio tehostaa toimintaa ja tuo säästöjä

6 Jaetut tiedot pilvipalvelussa Asiakasyritys/ Operatiivinen toiminta Laskut syötetään vain kerran Kirjanpito automatisoituu Sähköiset pankkiyhteydet Tilitoimisto/ Talousosasto Samat tiedot tallennetaan kahdesti Raportoinnissa on pitkät viiveet Sähköinen taloushallinto tehostaa prosesseja ja parantaa palvelua

7 Verkkokaupan liittäminen taloushallintoon

8 Verkkokauppa & taloushallinto Verkkokauppa-ohjelmisto Tuote- ja asiakasrekisterit Ostoskori, tilaaminen ja maksutavat Tilaustietojen siirto taloushallintoon Palautusten ja reklamaatioiden käsittely Taloushallinto-ohjelmisto Myyntilaskujen automaattinen muodostus Laskutus Kirjanpidon ja reskontran automaattinen päivittäminen Optiona reskontratiedon siirto verkkokauppaan

9 Reskontra- ja kirjanpitoprosessi eri maksutapojen yhteydessä

10 Maksutavat Verkkokaupassa on monta maksutapaa. Ja lisää tulee. Yhä useampi verkkokauppias tarjoaa useita maksuvaihtoehtoja palvellakseen asiakkaita aina vain paremmin. Lasku, postiennakko, luottokortti, verkkopankki, Paypal.

11 Prosessi: pankin verkkomaksu Asiakas Pankki 1 2. Maksu Pankki 2 1. Tilaus Pankki 3 4. Tiliote (ja viite) Verkkokauppa 3. Tilaustiedot Taloushallintoohjelmisto Kirjanpito ja reskontra Monen pankin käyttäminen lisää pankkikuluja sekä hankaloittaa täsmäyttämistä. Palautusten käsittely manuaalisesti kirjanpitoon.

12 Prosessi: maksupalveluoperaattori Asiakas Maksupalveluoperaattori 5. Tilitys Pankki 1 2. Maksu Pankki 2 (4. Maksutieto) 1. Tilaus Pankki 3 6. Tiliote ja viite Verkkokauppa 3. Tilaustiedot Maksupalveluoperaattorin käyttö helpottaa maksujen seurantaa ja automatisoi palautusten ja reklamaatioiden käsittelyä. Viitenumero kannattaa pitää samana koko ketjun ajan. Taloushallintoohjelmisto Kirjanpito ja reskontra

13 Prosessi: laskulla maksaminen Asiakas 4. Viitemaksu Pankki 3. Lasku 1. Tilaus 5. Tiliote ja viite Verkkokauppa 2. Tilaustiedot Taloushallintoohjelmisto Kirjanpito ja reskontra

14 Huomioitavia asioita Tilitykset erikseen vain könttänä? Jos könttänä, tehdäänkö kirjanpitokin koontina? Erittelystä tulee selvitä alv-prosentit sekä ulkomaan kauppa erillään kotimaan kaupasta. Tilitykset bruttona vai nettona? Jos on myyty 100 eurolla, saadaanko tilille koko summa vai onko siitä vähennetty esim. maksupalveluoperaattorin provisiot? Jos nettona, miten kirjataan kulujen veloitukset? Kirjanpidosta täytyy näkyä sekä tuotot että kulut. Mitä maksutapoja tarjotaan asiakkaille? Millä tavalla maksutapahtumat kohdistuvat myyntitapahtumaan? Saadaanko kohdistumiseen viitetieto mukaan? Jos laskulla maksamista tarjotaan, saadaanko laskut lähtemään automaattisesti?

15 Integraatioiden toteutus

16 Integrointi nykyisen vai uuden kanssa? Onko verkkokauppasovellus mahdollista integroida toimimaan yrityksen jo käytössä olevan toiminnanohjaus- / taloushallintojärjestelmän kanssa käsi kädessä? Kuinka isosta projektista on kyse? Ajallisesti /Euroina?

17 Esimerkki: tiedonsiirtotekniikka Verkkokauppaohjelmisto 1) Tilauksen vastaanotto 2) Finvoice-XMLpohjaisen siirtotiedoston muodostus 3) Tiedoston SFTP-siirto Taloushallintoohjelmiston palvelimelle Taloushallintoohjelmisto 4) XMLtiedoston sisäänluku 5) Laskujen tallentaminen reskontraan ja kirjanpitoon 6) Laskujen jatkokäsittely automaattisiirto

18 Erikoistilanteiden haasteita

19 Vaihtojen ja palautusten käsittely Tuotevaihto/ Tuotepalautus /Osapalautus Logistiikka Varastosaldojen päivitys Maksutapahtumien hyvitys tai osahyvitys Erikoistilanteista tulee siirtyä tieto reskontraan ja kirjanpitoon

20 Valuutat ulkomaille myytäessä Myynti asiakkaan valuutassa Rahat pankkitilille euroissa täsmääkö reskontra? Kirjanpito aina euroissa

21 ALV-käsittely ulkomaille myytäessä Kohdemaa ja myyntimaa? Kuluttaja vai yritys? Tavara vai palvelu? Vaatimukset verkkokaupan ja taloushallinnon integraatiolle Arvonlisäveron ilmoittaminen kausiveroilmoituksella sekä yhteenvetoilmoituksella

22 B to C verkkokauppa ulkomaille Hinnat sisältävät arvonlisäveron Eu-alueella myytäessä. Muista tarkistaa alv-säännökset myytäessä Eu-alueen ulkopuolelle

23 B to B verkkokauppa ulkomaille Ostolaskuille vaaditut yleiset laskumerkintävaatimukset koskevat myös nettikauppaa. Yrityksen on ostoista aina saatava lasku, missä arvonlisäverotiedot ovat oikein. Yleiset laskumerkintävaatimukset ovat samat kaikissa EUmaissa. Yhteisökaupan laskuihin on muiden yleisten laskumerkintöjen lisäksi merkittävä myyjän ja ostajan alvnumerot sekä myynnin verottomuus: esimerkiksi "VAT 0%, Intra-community sales of goods".

24 Kiitos! Kysymyksiä? Satu Norema