Fivaldi ostolaskujen kierrätys Fivaldi ostolaskujen kierrätys

Transkriptio

1 Fivaldi ostolaskujen kierrätys 1

2 Sisältö Fivaldi ostolaskujen kierrätys Yleistä Palvelunhallinta Perusasetukset Laskun tallentaminen Laskun käsittely Laskun tiliöinti

3 1. Yleistä Fivaldi ostolaskujen kierrätysjärjestelmä on Fivaldi- ostoreskontraan liitettävä lisäpalvelu. Ostolaskujen kierrätys mahdollistaa ostolaskujen sähköisen kierrätyksen ja hyväksynnän olemassa olevien käyttäjätunnusten kesken. Verkkolaskujen vastaanotto on mahdollista Finvoice muodossa. Ostolaskujen kierrätystä varten on mahdollista hankkia käyttäjätunnuksia, joilla ainoastaan laskun hyväksyntä on mahdollista, eikä niillä näin ollen ole pääsyä Fivaldi sovelluksiin. 2. Palvelunhallinta Palvelunhallinnan Rekisterit valikosta kytketään Kierrätysryhmät niille käyttäjätunnuksille, joille halutaan antaa oikeus perustaa ja muokata ostolaskujen kierrätyksen kierrätysryhmiä sekä muita perustietoja. 3

4 Web sovelluksissa määritellään ostolaskujen käsittelijöiden käyttöoikeudet. Ostolaskujen kierrätys käyttö: pääsy ostolaskujen kierrätykseen muutos: laskun tietojen ja tiliöinti tietojen muutosoikeus lisäys: tiliöintirivin lisäys poisto: oikeus poistaa lasku kierrätyksestä Kaikkien laskujen lukuoikeus: käyttäjä näkee muutkin kuin itsellensä osoitetut laskut Laskujen syöttö: oikeus tallentaa uusia laskuja kierrätykseen Laskun hylkäys: oikeus hylätä käsiteltävänä oleva lasku 4

5 3. Perusasetukset Ostolaskujen kierrätyksen perustiedot määritellään Kierrätysryhmät rekisterissä. 5

6 Kierrätysryhmien perustaminen aloitetaan Uusi kierrätysryhmä painikkeella. Laskun tallennusvaihetta ei huomioida kierrätysryhmiä perustettaessa, tallennusvaihe tapahtuu ennen laskun lähettämistä kierrätysryhmään. Uusia askeleita saadaan lisättyä kierrätysryhmään hiiren kakkospainikkeella. Askeleita tulee olla vähintään yksi, mutta niiden maksimimäärää ei ole rajattu. Edellisen askeleen tulee käsitellä lasku, ennen laskun siirtymistä seuraavan askeleen käsiteltäväksi. Jokaiselle askeleelle määritellään vähintään yksi käyttäjätunnus. Mikäli askeleessa on useampi kuin yksi käyttäjä, voidaan Askeleen käsittelytapa valinnalla määritellä tarvitseeko kaikkien käsittelijöiden käsitellä lasku. Yksi käsittelee valinnalla ensimmäinen käsittelijän jälkeen lasku siirtyy seuraavaan askeleeseen. Käsittelijöille voidaan valita varahenkilöt askelkohtaisesti. Aika, jonka jälkeen lasku siirtyy varahenkilön käsiteltäväksi määritellään perustiedot välilehdellä. kenttätietojen muokkaus painikkeella voidaan askelkohtaisesti määritellä ruudulla näytettävät kentät laskua käsiteltäessä. 6

7 Perustiedot välilehdellä määritellään monenko päivän jälkeen laskut annetaan varahenkilön käsiteltäväksi. Laskuista on mahdollista lähettää sähköposti- sekä tekstiviestimuistutukset, lähettäjät ja ajankohdat määritellään perustiedoissa. Tekstiviestilähetys on erikseen tilattava lisäpalvelu. 7

8 4. Laskun tallentaminen Ostolaskujen kierrätystä käytetään Fivaldi Web sivulta. Uuden laskun tallentaminen aloitetaan Tuo laskujen kuvia valinnalla. Tässä vaiheessa laskujen tulee olla skannattuina. 8

9 Ostolaskut siirtyvät fivaldin Arkisto sovellukseen. Ruudulta voidaan jatkaa suoraan Jatka komennolla. Skannatut laskut noudetaan Browse painikkeella valitusta hakemistosta Fivaldin arkistoon käsittelemättömiksi ostolaskuiksi. 9

10 Useita laskuja voidaan valita kerralla normaaleilla Windowsin komennoilla. Esim. pitämällä pohjassa vaihto näppäintä alimman kuvan kohdalla, saadaan valittua kaikki kuvat ensimmäisestä alimmaiseen kuvaan. 10

11 Ohjelma ilmoittaa kuvien lataamisen valmistuttua. Latausikkuna suljetaan latauksen valmistuttua. 11

12 Laskun syöttö valinnalla aloitetaan em. kuvien syöttäminen laskuiksi. Skannatut tiedostot näkyvät valikossa. Laskun tiedot tallennetaan tiedosto kerrallaan. Tallentamisessa voidaan käyttää viivakoodin lukijaa. Kun kaikki laskun tiedot on tallennettu, saadaan lasku lähetettyä valitus kierrätysryhmän käsiteltäväksi Lähetä kiertoon -painikkeella. 12

13 Kierrätysryhmän vaihetiedot on mahdollista avata ruudulle. Perustietojen asetuksilla saadaan määriteltyä, onko ostolaskujen syöttäjällä oikeus poistaa käsittelijöitä kyseisen laskun kierrosta. 5. Laskun käsittely Kun lasku on onnistuneesti tallennettu ja lähetetty valittuun kierrätysryhmään, ilmestyvät kyseiselle tarkastajalle osoitetut laskut vihreällä värillä ostolaskujen kierrätyksen selailuruudulle. Lasku valitaan käsiteltäväksi klikkaamalla haluttua laskua. Laskuille on suodatukset ja järjestelyt ruudulla olevilla kriteereillä. 13

14 Laskulle voidaan lisätä vapaamuotoinen kommentti. Vaihetiedoista nähdään kyseisen kierrätysryhmän rakenne ja kierron tilanne. Lasku tiliöidään ruudun alareunan Laskurivit osiossa Lisää rivi komennolla. Kommentin lisäys 14

15 Vaihetiedot Vaihetietojen alapuolella olevilla toiminnoilla lasku voidaan palauttaa/siirtää edelliselle käsittelijälle uudelleen käsiteltäväksi. Hylkää toiminnolla lasku palautuu takaisin syöttövaiheeseen, jolloin laskun kierrätysryhmää on mahdollista vaihtaa. Laskun poistaminen on mahdollista Hylkää toiminnon jälkeen. 6. Laskun tiliöinti ja reskontraan vienti Lasku tiliöidään ruudun alareunan Laskurivit osiossa. Lisää rivi valinnalla lisätään uusia tiliöintirivejä. Mikäli lasku tiliöidään useammalle tiliöintiriville, saadaan uusia rivejä Lisää rivi toiminnolla.tiliöintirivit on myös mahdollista poistaa joko yksitellen tai useita kerralla. Lasku voidaan käyttöoikeuksista riippuen tiliöidä missä tahansa kierrätyksen vaiheessa. Lasku on oltava kokonaan tiliöity kierron viimeisessä vaiheessa ennen reskontraan siirtoa. 15

16 Kun lasku on käsitelty, lasku siirtyy kierrätysryhmässä seuraavalle askeleelle käsiteltäväksi. Laskun vihreä väri on muuttuu valkoiseksi laskuilta jotka ovat jollain toisella käsittelijällä käsiteltävänä. 16

17 Laskun ollessa kierrätysryhmän viimeisellä askeleella, näkyy ruudulla Vie reskontraan valinta. Laskun täytyy olla kokonaan tiliöity ennen reskontraan vientiä. Reskontraan viennin yhteydessä lasku saa tositenumeron ja siirtyy myös kirjanpitoon. 7. Ostoreskontra Laskun kuvaa ja kierrätystietoja päästää tarkastelemaan ostoreskontran Näytä kierrätys painikkeella. 17