Helposti sähköiseen laskutukseen. Sami Nikula Tuotemarkkinointipäällikkö

Transkriptio

1 Helposti sähköiseen laskutukseen Sami Nikula Tuotemarkkinointipäällikkö

2 Helposti sähköiseen laskutukseen Miksi verkkolaskutus kannattaa aloittaa jo tänään? Poista paperilaskut yhtälöstä Ratkaisut lähetykseen ja vastaanottoon

3 Verkkolaskujen hyödyt lähettäjille ja vastaanottajille MIKSI VERKKOLASKUTUS KANNATTAA ALOITTAA JO TÄNÄÄN? 2

4 Paperilaskun haasteet Ostoreskontratyöntekijän työajasta 25 % kuluu erilaisten laskuihin liittyvien ongelmien selvittelyyn %:iin laskuja liittyy ongelmia, jotka kolminkertaistavat laskujen käsittelyn kustannukset Yli 30% yrityslaskuista saapuu myöhässä vastaanottajille. Näistä laskuista: 70 % maksetaan päivän kuluessa 18 % maksetaan päivän kuluessa 12 % maksetaan päivän kuluessa 3 Lähteet: Accenture (Dynamic Discounting), Atradius, Forrester, Paystream Advisors (with Basware)

5 Verkkolaskun hyödyt Verkkolasku lyhentää laskujen käsittelyaikaa 5-30 päivää Verkkolasku mahdollistaa maksuehtoalennukset 40% of toimittajista tarjoaa maksuehtoalennuksia 25% of ostajista hyödyntää alennuksia Verkkolasku pienentää perintäkustannuksia 10% Verkkolasku vähentää hankintakustanuksia % Hyödyt lähettäjälle Nopeuttaa saatavien kiertoa Parantaa asiakastyytyväisyyttä Mahdollistaa 40-75% kustannussäästöt Pienentää hiilijalanjälkeä Hyödyt vastaanottajalle Poistaa manuaaliset työvaiheet Mahdollistaa laskuautomaation Mahdollistaa jopa 90 % säästöt Lisää läpinäkyvyyttä ja ennustettavuutta Lähteet: Accenture (Dynamic Discounting), Atradius, Forrester, Paystream Advisors (with Basware)

6 Säästöpotentiaali verkkolaskujen lähetys Säästö 57% Paperi Sähköinen Tulostus, kuoritus ja lähetys 3,90 0,00 Maksumuistutukset 0,50 0,40 Maksujen välitys ja saatavien hallinta 4,50 3,00 Arkistointi 2,20 0,80 5 Säästö per lasku 6,40 11,10 4,70 * * Sisältää 0,5 operaattorin prosessointikuluja Lähde: Billentis 2012

7 Säästöpotentiaali verkkolaskujen vastaanotto Säästö 62% Paperi Sähköinen Laskujen vastaanotto Sisäänkirjaus ja tiliöinti Validointi ja täsmäytys Laskujen selvittely toimittajien kanssa Maksaminen ja kassan hallinta Arkistointi 1,10 0,00 3,00 0,00 4,00 1,20 2,50 2,20 4,80 2,00 2,20 0,80 6 Säästö per lasku 10,90 17,60 6,70 * * Sisältää 0,7 operaattorin prosessointikuluja Lähde: Billentis 2012

8 100 % verkkolaskuja POISTA PAPERILASKUT YHTÄLÖSTÄ 7

9 Basware e-invoice Lähetä kaikki myyntilaskut verkkolaskuina Basware B2B Cloud Basware Transactions Service Myyntireskontra Lähettäjä Laskudata Liittymärajapinnat Laskujen validointi Laskuformaatit Sähköinen allekirjoitus Reititys Valvonta ja ylläpito Sähköinen arkistointi Asiakasaktivointi Sähköposti B2B/B2C Tulostuspalvelu Vastaanottaja Vastaanottaja Vastaanottoja Ostoreskontra 8

10 Basware e-invoice Siirtyminen paperista sähköiseen Sähköposti Vastaanottaja Sähköposti Vastaanottaja Lähettäjä Laskudata Vastaanottaja Asiakasaktivointi Tulostuspalvelut Vastaanottaja Vastaanottaja 100 % Paperilaskut Verkkolaskujen määrä Asiakasaktivointi LASKEVAT KUSTANNUKSET 0 % Time

11 Basware e-invoice Vastaanota kaikki ostolaskut verkkolaskuina Basware B2B Cloud Basware Transactions Service Myyntireskontra Lähettäjä Lähettäjä Supplier Portal Liittymärajapinnat Laskujen validointi Laskuformaatit Sähköinen allekirjoitus Reititys Valvonta ja ylläpito Sähköinen arkistointi Vastaanottaja Ostoreskontra Lähettäjä Skannauspalvelu Toimittaja-aktivointi 10

12 Basware e-invoice Siirtyminen paperista sähköiseen Lähettäjä Supplier Portal Sender Supplier Portal Lähettäjä Vastaanottaja Sender Lähettäjä Skannauspalvelu Toimittaja-aktivointi 100 % Skannatut laskut Verkkolaskujen määrä Toimittaja-aktivointi LASKEVAT KUSTANNUKSET 11 0 % Time

13 Avoin verkko globaalin sähköisen laskutuksen mahdollistajana 1.9 Miljoonaa toimittajaa Yli 1700 asiakasta Kasvu 53% 20.8 milj. verkkolaskua ,000 aktiivista ostajaa/myyjää avoimessa verkossa >50 tuettua esitysmuotoa 130 kumppanioperaattoria ALV-yhteensopivuus > 50 tuettua maata $175 miljardia laskujen yhteismäärä

14 PAKETTIRATKAISUT LÄHETYKSEEN JA VASTAANOTTOON 13

15 Basware e-invoice Paketit verkkolaskujen lähettämiseen e-invoice e-invoice Virtual Printer e-invoice Basic e-invoice Pro e-invoice Premium Lähetä laskut sähköpostitse PDF-kuvina, me hoidamme loput. Tulosta laskut virtuaalitulostimella Baswarelle Lähetä laskut suoraan laskutusjärjestelmästä Standardi ratkaisu kaikkien myyntilaskujen sähköiseen lähettämiseen Räätälöity ratkaisu kaikkien myyntilaskujen sähköiseen lähettämiseen Laskuja alle 100/kk Laskuja /kk Sähköpostilaskut Sähköpostilaskut Sähköpostilaskut Tulostuspalvelu Basware Transactions Monitor Basware Transactions Monitor Basware Transactions Monitor Tulostuspalvelu Basware Transactions Monitor Basware Transactions Monitor ja raportointi Asiakasaktivointi 14

16 Basware e-invoice Paketit verkkolaskujen vastaanottamiseen e-invoice Basic e-invoice Pro e-invoice Premium Standardi ratkaisu verkkolaskujen vastaanottamiseen ostolaskujärjestelmään Supplier Portal Basware Transactions Monitor Standardi ratkaisu kaikkien ostolaskujen vastaanottamiseen verkkolaskuina CloudScan Standardi skannauspalvelu Supplier Portal Basware Transactions Monitor Räätälöity ratkaisu kaikkien ostolaskujen vastaanottamiseen verkkolaskuina CloudScan Skannauspalvelu Supplier Portal Basware Transactions Monitor ja raportointi Toimittaja-aktivointi 15

17 Miten onnistut? Sääntö #1: Operaattorien palveluissa on eroja Sääntö #2: Rakenna olemassa olevan päälle Sääntö #3: Jätä laskun esitysmuodot operaattorin huoleksi Sääntö #4: Kaikki laskut verkkolaskuiksi Sääntö #5: Varmista säännöstenmukaisuus Sääntö #6: Kiinnitä huomio oleelliseen Sääntö #7: Aktivoi, aktivoi, aktivoi Mikään ei estä aloittamasta jo tänään! 16

18 ASIAKKAITA JA ESIMERKKIRATKAISUJA 17

19 Menestystarinoita Verkkolaskujen lähettäminen Haasteet Asiakas vaatii verkkolaskuja Verkkolasku sekä myynti- että ostolaskuihin Paine kustannussäästöihin taloushallinnon prosesseissa Ratkaisut Tulokset Basware e-invoice Verkkolasku, sähköinen allekirjoitus ja muunnospalvelu 75% säästö laskutuskustannuksissa Parantunut asiakastyytyväisyys

20 Esimerkkiratkaisu: Basware Virtual Printer Ratkaisu verkkolaskujen lähettämiseen Tulosta verkkolaskut laskutusjärjestelmästä Sama prosessi paperi- ja verkkolaskuille Ei muutoksia toimintatapoihin tai järjestelmiin Ei käyttöönotto-/integrointiprojektia XML data + laskun kuva Täysin säännöstenmukainen verkkolaskutus Yli 7000 käyttäjää (verkkolaskujen lähettäjää) 4,5 miljoonaa transaktiota vuosittain Helppo käyttää = Helppo ottaa käyttöön + Helppoa verkkolaskutusta

21 Menestystarinoita Verkkolaskujen vastaanottaminen Haasteet Ratkaisut Paperiin perustuvan ostoreskontraprosessin korkeat kustannukset Palvelukeskuksen perustaminen Integrointi olemassa olevaan SAP ERP:hen Basware Invoice Automation ja Basware e-invoice Verkkolaskujen vastaanottaminen Toimittaja-aktivointi Basware Travel & Expense Management Tulokset Toiminnan tehostuminen kaikilla osastoilla Merkittävät kustannussäästöt, noin 20/ostolasku Verkkolaskujen myötä lisäsäästöt 5-10/ostolasku

22 Esimerkkiratkaisu: Basware CloudScan Ratkaisu laskun kuvien skannaamiseen talon sisällä Skannaa laskun kuvat CloudScan-sovelluksella Tarkista kuvien laatu ja että laskut ja laskujen sivut ovat oikeassa järjestyksessä Lähetä kuvat laskutietojen tunnistukseen ja validointiin Osaratkaisu kaikkien ostolaskujen vastaanottamisessa verkkolaskuina Metson Brasilian yksikössä Noin ostolaskua/vuosi 90 % verkkolaskuja (syy: hallinnon regulaatio) 10 % laskuista skannataan CloudScanilla Käytössä 7 toimipisteessä Olemme tyytyväisiä CloudScaniin. Harkitsemme CloudScanin käytön laajentamista myös Chilen ja Perun yksiköihin, sanoo Teemu Tietäväinen, Metso Corporation Baswaren ratkaisut Metsolla Invoice Automation e-invoicing (lähetys ja vastaanotto) Skannasupalvelu CloudScan Supplier Portal Toimittaja-aktivointi Basware anyerp

23 VAIHDA VERKKOLASKUUN! Kiitos! 22