Hankinnasta maksuun -prosessin kehittämishanke (hama)

Transkriptio

1 Hankinnasta maksuun -prosessin kehittämishanke (hama) Tulokset ja jatkotoimenpiteet Keijo Kettunen, maksuliikepäällikkö, Valtiokonttori Valtio Expo, Keijo Kettunen

2 Hankinnasta maksuun -prosessin kehittämishanke Valtion taloushallinnon strategia 2020 asetti Hankinnasta maksuun prosessin keskeiseksi kehittämiskohteeksi - Hankintatoimen keskitetty organisointi virastossa muodostaa perustan prosessin tehokkaalle hoitamiselle - Tavoitteena on menojen käsittelyn automatisointi mahdollisimman suuressa määrin - Taloushallinnolla tulee olla perusosaamista hankintatoimesta ja samoin hankintatoimen tulee ymmärtää taloushallintoa. - Tavoitteena on vähentää yksistään menojen käsittelyn työmäärää yli 30 % vuoteen 2020 mennessä Valtiovarainministeriön Valtion hankintatoimen kehittämishanke Tavoitteena mm. - Vahvistaa ja selkeyttää valtion hankintatoimen ohjausta ja organisointia - Lisätä hankintojen suunnitelmallisuutta ja seurantaa

3 Hankinnasta maksuun -prosessi Taloushallinnon prosessialueet Suunnitelmista tuloksiin Hankinnasta maksuun 1. Hankintojen suunnittelu ja valmistelu 1.1 Vuosisuunnittelu 1.2 Kilpailutuskalenterin suunnittelu 1.3 Yksittäisen hankinnan suunnittelu ja valmistelu 2. Hankintojen kilpailuttaminen 3. Sopimushallinta 3.1 Sopimuksen laadinta 3.2 Tilaaminen (Tilha) 3.3 Sopimusten ja tilausten seuranta (Tilha, Kieku/BI) 4. Menojen käsittely (Kieku, Rondo) 4.1 Perustietojen ylläpito 4.2 Menotositteiden käsittely 4.3 Maksuunpano 4.4 Menotiliotteiden käsittely 4.5 Menojen käsittelyn kaudenvaihde Tilauksesta perintään Kirjauksesta tilinpäätökseen

4 Hankkeen lopputulokset ja niiden hyödyntäminen Hyvät käytännöt -ohje Tilha Hankkeessa määritettiin prosessialueen hyviä käytäntöjä yhdessä kirjanpitoyksiköiden, Palkeiden ja Hanselin kanssa. Hyvät käytännöt julkaistiin Valtiokonttorin ohjeena. Ohjeen liitteenä mm. suositus hankintakanaviksi eri hankintakategorioille Antaa kirjanpitoyksiköille eväät hankintojen tekemiseen eri välineillä (maksuaikakortti, Tilha, sopimuskohdistus, muu) - Hankkeessa kehitettiin Tilaustenhallintapalvelun (Tilha) toimivuutta (tuoteluettelot, raportointi, tilauksellisten laskujen käsittely) sekä määritettiin maksuaikakorttihankintojen periaatteita

5 Tilhatuoteluetteloiden tuottaminen helpottuu Uusi väline tuoteluetteloiden tuottamiseen (Catman) Toimittajalle tuoteluettelon tuottaminen yksinkertaisella excelillä helppoa Toimittaja lähettää tuoteluettelon sähköpostin liitteenä Baswarelle ja Basware lataa sen kyseisen viraston Catmaniin Kirjanpitoyksiköt voivat itse julkaista tuoteluettelot julkaisuajankohdassa ei ole enää viivettä tuoteluettelo voidaan rajata näkymään vain esim. tietyille yksiköille Kirjanpitoyksiköt voivat arkistoida tai poistaa vanhentuneet tuoteluettelot Kirjanpitoyksiköt voivat ladata itse omat tuoteluettelonsa järjestelmään

6 Raportointi havainnollistuu ja monipuolistuu Uusi raportoinnin väline Analytics Aiemmin ei ole ollut mahdollista raportoida Tilhasta: organisaatiokohtaisia lukuja käyttäjäkohtaisia tilausmääriä ja eurosummia tietoa aktivoiduista toimittajista ja valituista tilaustavoista tilaussuunnitelmia ja niiden käyttöastetta Tilha-tilausten ennusteraportointi (tilauksiin sidottu pääoma) osittain vastaanotettujen ja eri tilausvaiheessa olevien tilausten raportointi on puuttunut kokonaan nykyisin Tilha-järjestelmästä eri organisaatiotasojen ja liikekirjanpitotilien tehokas raportointi on puuttunut kokonaan Nyt tämä kaikki on mahdollista Lisäksi uusi raportointiväline mahdollistaa porautumisen tilausnumerolle ja perusdataan saakka

7 Malli raportoinnista

8 Tilauksellisten laskujen määrän kehittyminen (HAMA-hankkeeseen osallistuneet kirjanpitoyksiköt) 30% Tilauksellisten laskujen %-osuus menotositteista 25% 20% 15% 10% 5% 0% 25% 24% 21% 19% 17% 16% 15% 15% 13% 13% 13% 10% 8% 8% 6% 2% 2% 2% 1% 1% 1% 0% 0% 0% 0% 1% 1% FMI MML Rise PHRAKL ELY UM Tulli Vero VK /2015 Kirjanpitoyksiköissä tilauksellisten laskujen osuus on kasvanut, kun tilaustenhallintapalvelu on otettu aktiiviseksi osaksi hankintatoimea. Tilaustenhallintapalvelun aktiivinen käyttö on edellyttänyt toimintatapojen ja tehtävien organisoinnin muutoksia

9 Tilauksellisten laskujen automaattisen käsittelyn kehittyminen HAMA-hankkeeseen osallistuneet kirjanpitoyksiköt Automaattisesti käsiteltyjen tilauksellisten laskujen %-osuus 80% 70% 60% 64% 68% 59% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 44% 33% 34% 36% 25% 27% 29% 22% 23% 20% 21% 20% 13% 13% 11% 13% 8% 6% 2% 1% 0% 0% 0% FMI MML Rise PHRAKL ELY UM Tulli Vero VK /2015 Yllä kaaviossa on kuvattu se osuus tilauksellisista laskuista, jotka on käsitelty täysin automaattisesti (ilman palvelukeskuksen tai kirjanpitoyksikön toimenpiteitä). Tilauksellisten laskujen automaattisen käsittelyn aste on kehittynyt positiiviseen suuntaan sekä järjestelmiin tehtyjen muutosten että kirjanpitoyksiköiden toimenpiteiden vuoksi. Alkuvuoden 2015 tilanteessa merkittävin syy automaattisen käsittelyn epäonnistumiseen oli se, ettei vastaanottokuittausta oltu tehty Tilhassa. Toiseksi merkittävin syy oli tilauksen ja laskun summaerot

10 Hankkeen lopputulokset ja niiden hyödyntäminen Tilaaminen - Laskumäärillä painotettu tilauksellisten laskujen täsmäytymisaste oli hankkeen päättyessä yhteensä 39 % ilman, että laskujen sisäänluvun laajennus on toteutettu OpusCapitalla. - Tilauksellisten laskujen osuus HAMA-kirjanpitoyksiköillä 7,4 %. - HAMA:n kokemusten ja TAHA strategia huomioiden tilauksellisille laskuille voidaan asettaan tavoitteeksi: Laskujen 70 %:n automaattinen täsmäytymisaste ja %:n käyttöaste (puolet hankintasuunnitelmaan perustuvia) Voidaan saavuttaa htv:n säästö

11 Lopputulosten hyödyntäminen Menojen käsittely -pääprosessi Perustietojen ylläpito - Toteutettiin kertatoimittaja-toiminnallisuus, joka siirretty tuotantoon. - Kokemuksia toiminnallisuudesta saadaan Kiekun erä 3:n siirryttyä tuotantoon alkaen. - Toiminnallisuus sujuvoittaa prosessia, mutta säästöt tästä jäänevät eivät kovin merkittäviä

12 Sopimuskohdistus Virasto Palkeet Lasku saapuu Tavallinen ostolasku Virasto Palkeet Lasku saapuu Menojen käsittely -pääprosessi Sopimuskohdistus tehostaa ostolaskujen käsittelyä Laskun esikäsittely Reititys Reskontra Maksuunpano Tiliotteiden käsittely Tiliöinti Asiatarkastus Hyväksyminen Laskun automaattinen kohdennus Reskontra Maksuunpano Tiliotteiden käsittely Sopimuksen tallentaminen Sopimuksen asiatarkastus Sopimuksen hyväksyminen Tehdään ennen ensimmäistä laskua ja sopimuksen muuttuessa

13 Tavoitetilan prosessi Sopimus ja sopimuksellinen lasku Sopimuskohdistuksen piiriin valikoidaan sopimukseen perustuvia toistuvia laskuja, esim. vuokrasopimukset, siivouspalvelusopimukset, sähkönsiirtosopimukset, sähkösopimukset jne. Sopimuksen tiedot tallennetaan Rondoon lähtökohtaisesti sopimuksen voimassaoloajaksi. Sopimus asiatarkastetaan ja hyväksytään kirjanpitoyksikössä. Toimittaja lisää sopimusnumeron ensisijaisesti ostolaskun xml-tiedostoon sopimusnumero -kenttään. Sopimukselliset laskut kohdistuvat hyväksyttyyn sopimukseen ilman kiertoa kirjanpitoyksikössä

14 Sopimuksellisten laskujen määrän ja automaattisen käsittelyn kehittyminen /2014 1/2015 2/2015 3/ % 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Sopimukselliset laskut, lkm Sopimuksellisten laskujen automaatisen käsittelyn aste, % 12/2014 1/2015 2/2015 3/2015 Sopimuksellisia laskuja kpl/kk Automaattisesti käsitellyt sopimukselliset laskut % 77 % 80 % 83 %

15 Lopputulosten hyödyntäminen Menojen käsittely -pääprosessi Sopimuskohdistustoiminnallisuus - Laskumäärillä painotettu täsmäytymisaste hankkeen päättyessä 2015 oli 84,4 %. - Sopimuksellisten laskujen osuus HAMA-virastoilla 3,3 %. HAMA:n kokemusten ja TAHA strategia huomioiden tavoite voidaan asettaa sopimuskohdistustoiminnallisuuden osalta: 90 %:n täsmäytymisasteeseen ja %:n käyttöasteeseen Voidaan saavuttaa htv:n säästö

16 Menojen käsittely -pääprosessi Tavoitetilan prosessi lasku, jolla tiliöintikoodi Rondoon saapuu tiliöintikoodillinen lasku Rondo antaa laskulle tiliöintimallin mukaisen tiliöinnin Lasku asiatarkastetaan ja hyväksytään kpy:ssä Maksettu lasku Lasku siirtyy hyväksytyt - kansioon

17 Tavoitetilan prosessi Tiliöintikoodi Palkeissa tallennetaan kirjanpitoyksikön antamien tietojen pohjalta tiliöintimalli ja tiliöintimallin laskulle laukaiseva ehto. Toimittajaa pyydetään lisäämään tiliöintikoodi ostolaskun xmltiedostoon ensisijaisesti tiliöintiviite-kenttään. Lasku, jolla on tiliöintikoodi, saa laskun sisäänluvun yhteydessä tiliöintimallin mukaisen tiliöinnin. Lasku asiatarkastetaan ja hyväksytään kirjanpitoyksikössä. Samaa tiliöintikoodia ja tiliöintimallia voi käyttää usealla laskulla. Olemassa olevien tiliöintimallien hyödyntäminen (muokkaaminen automaattiseksi) on mahdollista. Kirjanpitoyksikön tulee vuoden 2015 aikana ottaa tiliöintikoodi käyttöön vähintään kymmenen toimittajan kaikilla niillä laskuilla, joille tiliöintikoodi soveltuu

18 Tiliöintikoodilla käsitellyt laskut 800 Tiliöintikoodilla käsitellyt laskut Tammikuu Helmikuu Maaliskuu

19 Lopputulosten hyödyntäminen Menojen käsittely -pääprosessi Tiliöintikoodi-toiminnallisuus - Toiminnallisuus tuotannossa - Valtiotasolla noin 5 15 % koko laskujen määrästä voi kuulua tiliöintikoodin piiriin, laskumäärissä noin kappaletta Voidaan saavuttaa htv:n säästö

20 Lopputulosten hyödyntäminen Menojen käsittely -pääprosessi Maksuunpano automatisointi - Normistomuutokset toteutettu - Toiminnallisuus siirretään tuotantoon kevääseen 2016 mennessä Saavutetaan vähintään 1 htv:n säästö

21 Lopputulosten hyödyntäminen Menojen käsittely -pääprosessi Menotiliotteiden käsittely - Automaatioaste hankkeen alussa noin 10 %, tällä hetkellä noin 55 %. - Automaatioaste voidaan nostaa vähintään 80 %:iin Voidaan saavuttaa 5 7 htv:n säästö

22 Loppupäätelmät - TAHA strategian tavoite yli 30 prosentin säästöistä tarkoittaa vähimmillään 280 htv:tta - HAMA:n tuloksia hyödyntämällä voidaan saavuttaa arviolta htv:n säästöt - Käytännössä säästöpotentiaali on vielä tätä tavoitettakin suurempi, koska laskelmissa ei ole mukana esim. laskujen esikäsittelyä, joka voidaan pääosin koneellistaa tehokkailla toimenpiteillä voidaan laskujen täsmäytymisastetta kasvattaa entisestään (toimittajarahoitus) - Hyödyntämällä Hankinnasta maksuun -prosessin parhaita käytäntöjä (ohje), toimintojen keskittämistä, automaation lisäämistä sekä kehittämällä osaamista voidaan TAHA2020 strategian tavoitteiden toteutumista edistää parhaiten

23 Työskentelytavat ja osaaminen Automatisointi Keskittäminen Hankinnasta maksuun -prosessin ja tuottavuuden kehittämisen painopistealueita Budjetoinnin keskittäminen (karkeistaminen) Laskujen tiliöiminen Laskujen hyväksyminen Palkeiden lisäpalvelut Hankintatoimi ja tilaaminen Laskujen asiatarkastus Verkkolasku ja skannauspalvelu Tiliöintimallit Tilaustenhallintapalvelu: tilaukselliset laskut Sopimuskohdistustoiminnallisuus Tiliöintikooditoiminnallisuus Taloushallinnon kokonaisuuden hallinta Hankintatoimen analysointi TaA-muutosten hyödyntäminen Seurantakohteet ja sisäinen laskenta HAMA hyvät käytännöt -ohje Sopimushallinta Kirjanpitoyksikön sisäisten ohjeiden selkeys Välineosaaminen (esim. Kieku BI)

24 Viime kädessä kyse on johtajuudesta, saavutetaanko tavoitteet

25 Kiitos!