Fivaldi laskutusliittymä

Transkriptio

1 Päiväys: Laatinut: Riitta Kemppainen

2 Sisällysluettelo 1 Liittymän käyttöönotto Liittymän aktivointi Asiakasnumeroinnin toteutus VallueFramessa Asiakastietojen määrittely ValueFramessa - laskun lähetystapa Tuotekoodit Laskentakohteet Operaattoritunnukset Asiakkaiden perustaminen Asiakkaiden laskutustiedot Laskujen lähetys Laskujen lähetys Laskujen uudelleensiirto

3 1 Liittymän käyttöönotto 1.1 Liittymän aktivointi ValueFrame aktivoi liittymän yhteistyössä asiakkaan kanssa. Asiakasyrityksen edustaja tilaa Fivaldin tukipalvelusta yrityskohtainen skeemanumeron. Lisäksi asiakasyritys toimittaa ValueFramelle Fivaldi-järjestelmästä tarvittavan käyttäjätunnuksen ja salasanan. Lisäksi tulee määrittää/huomioida seuraavat asiat: Yhtiön laskutustietoihin tulee antaa "Yrityksen tunniste kirjanpidossa". Huom! tunniste on aina kuusi merkkiä pitkä. Laskunumeron pituudeksi annetaan 8 merkkiä. ValueFrame asiantuntija määrittelee käytössä olevat asiakkaiden tiliöintivaihtoehdot ValueFramesta siirtyvä maksuehto kohdistetaan Fivaldin maksuhdon koodin. Näin ollen Fivaldissa täytyy maksuehdot lisätä tai muuttaa siten, että maksuehdon Koodi = Nettoeräpäivät. 1.2 Asiakasnumeroinnin toteutus VallueFramessa Asiakasnumerointi ja laskujen kohdistus oikealle asiakkaalle Fivaldissa voidaan perustaa joko ValueFramen automaattisesti asiakkaalle luotavaan asiakas-id -kenttään tai ValueFramessa asiakkaan laskutustiedot välilehdellä syötettävään vaihtoehtoinen asiakasnumero kenttään. Siirto antaa laskulle ensisijaisesti asiakkaan vaihtoehtoisen asiakasnumeron ja jos se puuttuu, asiakas-id:n. Huom! Fivaldi ei automaattisesti päivitä muuttuneita asiakastietoja. 1.3 Asiakastietojen määrittely ValueFramessa - laskun lähetystapa ValueFramessa asiakkaan laskutustiedot-välilehdellä yritys määrittää kullekin asiakkaalle oikean laskujen lähetystavan: 1.4 Tuotekoodit Itella ipost= Paperilasku tällöin laskut lähetään Fivaldista automaattisesti postituksena Sähköposti tällöin laskut lähetetään asiakkaalle sähköpostiosoitteeseen, joka on syötetty asiakkaan perustiedot - välilehdellä Verkkolasku tällöin laskut lähetetään verkkolaskuna (asiakkaalle tulee syöttää verkkolaskuoperaattori ja verkkolaskuosoite) Fivaldissa kuten ValueFramessakin voidaan raportointia tuottaa tuotteiden tuotekoodien avulla. Tämän vuoksi ValueFramessa kannattaa tuoterekisterin tuotteille ja työlajeille antaa yksilöivä tuotekoodi. 1.5 Laskentakohteet Laskentakohteina voi olla projekti tai osaprojekti, liiketoiminta-alueen kustannuspaikka, henkilön kustannuspaikka tai yhtiön kustannuspaikka. Liittymässä voi määrittää käytettäväksi maksimissaan kolmea kustannuspaikkaa. Huom! Fivaldi ei perusta laskentakohteita joten siirtotiedostossa tuotavat kohteet tulee olla perustettuna Fivaldiin. 1.6 Operaattoritunnukset Vastaanottajan verkkolaskuosoitteen lisäksi liittymässä välitetään aina myös operaattoritunnus. Jos asiakkaan verkkolaskusoitteesta on epäselvyyttä, kannattaa tieto aina varmistaa asiakkaalta ennen ensimmäistä verkkolaskutusta. 3

4 Operaattoritunnukset löytyvät ValueFramen ylläpidosta valinnalla Ylläpito Laskutus - Operaattoritunnukset välilehden alta. 4

5 2 Asiakkaiden perustaminen 2.1 Asiakkaiden laskutustiedot Kun perustat uutta asiakasta ValueFrameen, määritä seuraavat tiedot asiakkaan laskutustiedot-välilehdellä: Laskutuskieli: suomi, englanti tai ruotsi Maksuehto: Fivaldiin ei välity laskun eräpäivää, joten ValueFramessa eräpäivä lasketaan aina maksuehdon mukaan Valitaan laskulle haluttu lähetystapa Valitaan oikea operaattori valintalistalta Syötetään asiakkaan verkkolaskuosoite Jos asiakas haluaa laskut sähköpostilla, syötä myös asiakkaan perustiedot-välilehdellä asiakkaan sähköpostiosoite. 5

6 3 Laskujen lähetys 3.1 Laskujen lähetys Laskut siirretään Fivaldiin ValueFramen Laskuluettelon kautta. Laskuluettelon voi ajaa halutulta aikaväliltä valikon kohdasta Laskutus - Laskuluettelo. Mikäli ValueFramessa on useampia yhtiöitä, raportti tulee ajaa yhtiö kerrallaan. Raportti on suositeltavaa suorittaa rastittamalla valinnat: jätä aloituspäivä huomioimatta Näytä vain laskutukseen siirtämättömät. Näin mukaan tulevat kaikki ne laskut, joita ei ole aiemmin siirretty Fivaldiin. Suorita raportti klikkaamalla painiketta Tee raportti. Laskujen päivämäärä ja eräpäivä on mahdollista muuttaa vielä ennen lähettämistä, mikäli laskut halutaan esim. kirjata laskun päiväyksellä edelliselle kuulle kirjanpidossa. Laskulle on mahdollista laskea uusi eräpäivä laskun päiväyksen mukaan. Laskut lähetetään lopuksi Fivaldiin klikkaamalla painiketta Siirrä laskut. 3.2 Laskujen uudelleensiirto Mikäli lasku halutaan siirtää esim. laskuvirheen vuoksi uudelleen Fivaldiin, tulee laskulta poistaa siirtomerkintä. Valitse laskun toimintovalikosta Pura laskun lukituksia. Ruksi tämän jälkeen Poista laskutussiirtomerkintä klikkaa Tallenna. 6

7 7 Fivaldi laskutusliittymä