JOUTSAN JA LUHANGAN KUNTIEN ELINTARVIKKEIDEN YHTEISHANKINTA

Transkriptio

1 1(10) JOUTSAN JA LUHANGAN KUNTIEN ELINTARVIKKEIDEN YHTEISHANKINTA 1. Hankintayksikön tiedot Joutsan kunta ja Luhangan kunta yhdessä. c/o Pirjo-Liisa Räsänen Länsitie Joutsa p sähköposti: pirjo-liisa.rasanen@joutsa.fi (Tarjouspyyntöasiakirjat sähköisenä ja mahdolliset lisätiedot) 2. Hankinnan kohde Joutsan kunta ja Luhangan kunta yhdessä (jatkossa Tilaaja) pyytävät tarjoustanne kuntien ravintohuollon elintarviketoimituksista: Tilaaja hankkii elintarvikkeita tuoteryhmittäin seuraavasti: a) Lihatuotteita (Liite 2) b) Maitotaloustuotteita (Liite 3) c) Tukkutuotteita (Liite 4) d) Pakastettuja elintarvikkeita ja (Liite 5) e) Tuoretuotteita (Liite 6) Elintarvikkeet toimitetaan: - Joutsan terveyskeskuksen keittiöön, - Joutsan koulukeskuksen keittiöön ja - Luhangan keskuskeittiöön oheisen liitteen mukaisiin toimitusosoitteisiin ja pyydetyssä aikataulussa (Liite 7). Tarjoukseen tulee liittää mukaan erillinen tavanomaisia keittiön käyttötavaroita koskeva kuvasto tai hinnasto alennusprosentteineen. (esim. kelmut, foliot, lautasliinat, kakkupaperit jne) 3. Hankinnan ennakoitu arvo Hankinnan kokonaisarvo on noin (ilman optiovuotta). Elintarvikehankintoihin on budjetoitu vuosittain yhteensä n , alv 0 %, josta terveyskeskuksen keittiölle , alv 0 %, koulukeskuksen keittiölle , alv 0 % ja Luhangan keskuskeittiölle , alv 0 %.

2 2(10) Edellä mainitut arvot ovat sitoumuksetta ja Tilaaja hankkii tuotteita tarpeensa ja määrärahojen puitteissa. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn ostomäärään, eikä ole korvausvelvollinen ostomäärän muutoksista sopimuskaudella. 4. Hankintamuoto Hankintamuotona on avoin menettely. 5. Hankinnan yleiset vaatimukset Tuotteiden tulee täyttää elintarviketurvallisuuden vaatimukset ja yleiset ravitsemussuositukset. Tuotteiden jäljitettävyys tulee toteutua EU:n elintarvikeasetuksen (178/2002) mukaisesti ja elintarvikkeiden tulee olla GMO-vapaita. Tarjottavien tuotteiden raakaaineiden tulee olla puhtaudeltaan korkealaatuisia ja alkuperältään jäljitettäviä, jonka avulla voidaan elintarvikelain (23/2006) 17 mukaisesti riittävällä tarkkuudella yhdistää tiedot saapuneista ja lähteneistä eristä ja liittää tiedot toisiinsa. Elintarvikkeista on ilmoitettava alkuperämaa myös täydennyserille. Kylmäkuljetusta vaativiin elintarvikkeisiin on liitettävä selvitys kylmäketjun hallinnasta. Tuoteselosteissa tulee olla selkeät suomenkieliset tuoteselosteet. 6. Tilauksia ja toimituksia koskevat vaatimukset Tilaaja, Joutsan kunnan ja Luhangan kunnan ravintohuolto, tekevät itsenäisesti omat tilaukset ja ilmoittavat laskutus- ja toimitusosoitteet. Elintarviketoimitukset tulee tapahtua suunnitellusti ja yhteisesti Tilaajan toimipisteiden kanssa sopien. Toimitusten täsmällisyys ja virheettömyys on Tilaajan kannalta olennaisen tärkeää. Mikäli tilattua tuotetta ei ole, tavaran toimittajan tulee ilmoittaa Tilaajalle ja tarjota korvaavaa tuotetta. Ns. korvaavaa tuotetta ei toimiteta ilman Tilaajalta saatua lupaa. Mikäli Tilaaja hyväksyy korvaavat tuotteet, tulee korvaava tuote saada samalla hinnalla kuin alkuperäinen tarjottu tuote tai jos se on alkuperäistä tuotetta edullisempi niin silloin edullisemmalla hinnalla.

3 3(10) Toimitusten on tapahduttava sovitusti ja mahdollisista poikkeamista on ilmoitettava välittömästi, jotta poikkeaman haittavaikutus voidaan minimoida. Virheelliset toimitukset on korjattava välittömästi. Mikäli toimittaja ei pysty toimittamaan sovittua tuotetta lainkaan tai viivästyminen aiheuttaa toimintamuutoksia tilaajalle, on Tilaajalla oikeus ostaa muualta. Tilaaja ei ole velvollinen ottamaan vastaan viivästynyttä toimitusta. Mikäli sovittu toimitus toimitetaan viivästyneenä ja mikäli Tilaaja päättää ottaa toimituksen vastaan on tilaajalla seuraavat oikeudet: - Oikeus saada toimituksesta 25 % alennusta tai mikäli sovittu toimitus aiheuttaa ylimääräisiä kustannuksia esim. ylityökustannuksia on oikeus periä aiheutuneet kustannukset toimittajalta. - Toimitus katsotaan viivästyneeksi, mikäli se viivästyy sovitusta aikataulusta 2 h. Toimittajaa sitoo myös oman alihankkijansa kanssa viivästymiset. Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessaan toimituskohtainen toimitus-/ pudotusmaksu. Maksun tulee olla sama riippumatta toimipisteen sijainnista, ja sen tulee sisältää kaikki kuljetukseen liittyvät kulut ja kustannukset tuotteiden perille kuljetuksesta. Laskutus- yms. lisiä tai ostomääriin porrastettuja hintoja ei hyväksytä. Tarjouksessa tulee selvittää ohjeelliset aikataulut ja toimitusrytmi sekä kuljetusliikkeen omavalvontasuunnitelma. Tarjouksessa tulee esittää selkeästi kuljetusveloitukset. Lisäksi tarjouksessa tulee selvittää toimitukset myös normaalista poikkeavissa tilanteissa. Tarjoaja täydentää oheisen toimitusosoitteet ja aikataulut liitteen (Liite 7.). 7. Hinnan ilmoittaminen Tarjottavat hinnat on ilmoitettava kiinteinä, arvolisäverottomina (alv 0 %) nettohintoina kahden desimaalin tarkkuudella ja arvonlisäveron osuus tulee ilmoittaa erikseen. Hinnat tulee ilmoittaa hintalomakkeella, lomakkeen mukaisina yksikköinä /kg, /l, /kpl tai /rll. Hintalomakkeita ei ole sallittua muuttaa millään tavoin. Hintalomakkeet ovat liitteinä. Liitteet 2-6.

4 4(10) Muita kuin tarjouspyynnön kohteena olevia, tarjoajan samaan tuoteryhmään kuuluvia tuotteita koskevan alennusprosentin tulee olla kiinteä ja näkyä myös tarjouslomakkeessa koko sopimuskauden mukaan lukien mahdollinen optiokausi. Tilaaja on oikeutettu käyttämään hyväkseen kampanja- ym. sesonkiluonteiset alennukset siinä tapauksessa, että sopimushinta olisi korkeampi kuin kampanjahinta. Mikäli toimittajan julkisen hinnaston tai julkisen kampanjahinnan mukaiset hinnat ovat matalammat kuin hankintasopimuksen voimassa olevat hinnat, noudatetaan alempia hintoja. 8. Sopimushintojen voimassaoloaika Tarjottujen sopimushintojen tulee olla voimassa vähintään asti. 9. Laskutus, maksuehto ja viivästyskorko Lasku voidaan maksaa kun toimitus on vastaanotettu ja hyväksytty. Laskussa on mainittava myös arvolisäverollinen hinta. Maksuehto on oltava vähintään 14 päivää netto laskun saapumisesta. Viivästyskorko on kulloisenkin voimassa olevan korkolain mukainen. Laskutus tapahtuu sähköisen laskutuksen kautta eri toimipisteet eritellen. 10. Sopimuskausi Sopimuskausi on Tämän lisäksi voidaan sopia yksi (1) optiovuosi , josta tehdään erillinen päätös. Optiovuoden käyttöönotto on täysin Tilaajan harkinnassa. Tilaaja ilmoittaa optiovuoden käyttöönotosta viimeistään kaksi (2) kuukautta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä. Tarjous tulee olla voimassa koko sopimuskauden siten, että toimitusehdot ja laatutason vaatimukset pysyvät muuttumattomina. Osapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen osapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteen eikä kohtuullisessa ajassa korjaa laiminlyöntiä kirjallisesta huomautuksesta huolimatta.

5 5(10) 11. Hintojen tarkistaminen Mahdolliset hinnantarkistusesitykset tulee ilmoittaa Tilaajalle kirjallisesti, perusteluineen kaikkiin toimituspisteisiin vähintään kuukautta ennen esitetyn hintamuutoksen voimaantuloa. Hinnantarkistusesityksiä voi tehdä enintään yhden (1) kerran kalenterivuodessa. Hinnantarkistuksen huomioon ottamisen edellytyksenä on, että sen peruste on syntynyt sopimukseen johtaneen tarjouksen antamisen jälkeen ja se on sopimuksen käsittämään suoritukseen välittömästi vaikuttava. Hinnan tarkistusesitys käynnistää neuvottelut. Mikäli Tilaaja ei hyväksy esitettyä hinnan tarkistusta, käynnistetään sopimusneuvottelut. Ellei hinnasta päästä sopimukseen, on molemmilla sopijaosapuolilla oikeus purkaa sopimus kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla neuvottelujen päättymisestä. Irtisanomisaikana noudatetaan voimassaolevan sopimuksen hintatasoa. 12. Raportit Ostettujen tuotteiden kuukausiraportit/ostotilastot tuoteryhmittäin tulee toimittaa Tilaajalle neljännesvuosittain suoraan jokaiseen toimituspisteeseen seuraavan kuukauden puoliväliin mennessä 13. Toimituspisteet ja yhteyshenkilöt Joutsan terveyskeskus/keittiö Myllytie 8, JOUTSA ravitsemispäällikkö Pirjo-Liisa Räsänen Koulukeskus/keittiö Koulutie 2D, JOUTSA ravitsemistyöntekijä Anna-Mari Lahtinen Luhangan ruokahuolto / keskuskeittiö Hakulintie 3, Luhanka Ruokahuoltovastaava Tuula Väänänen tuula.vaananen@luhanka.fi

6 6(10) Jokainen toimituspiste tilaa itse tarvitsemansa tuotteet toimitus- ja tarjousehtojen mukaan. Toimittajan on toimitettava tuotteet perille sisätiloihin, edellä mainittuihin toimipisteisiin. Toimitukseen tulee sisältyä lähetyslista, johon toimittajan on hankittava Tilaajan edustajan vastaanottokuittaus jos mahdollista. 14. Tilaaminen Tuotteet tilataan sähköisesti tai puhelimitse tukkuliikkeestä toimipisteeseen. Tarkempi tilaustapa ja toimituspäivät sovitaan erikseen. 15. Tarjousten vertailuperusteet Toimittajan/toimittajien valinnan perusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous kelpoisuus ja vertailuperustetaulukossa (liite 1.) esitetyn pisteytyksen mukaisesti laskettuna. Tarjousvertailun maksimipistemäärä on maitotaloustuotteissa 100 pistettä ja muissa tuoteryhmissä 97 pistettä. Tarjousten keskinäistä paremmuutta vertailtaessa hintapisteet lasketaan seuraavasti: Halvin hinta saa täydet 65 pistettä. Vertailtavan tarjouksen pisteet saadaan suhteuttamalla halvin hinta vertailtavaan hintaan ja kertomalla saatu lukuarvo maksimipisteiden määrällä 65. Tarjoajan hintapisteet = halvin hinta / vertailtava hinta x 65 p. Hintapisteet pyöristetään lähimpään kokonaislukuun. Tarjous on pyrittävä tekemään mahdollisimman pienellä määrällä alatoimittajia. 16. Tiedustelut Tarjouspyyntö liitteineen on julkaistu julkisten hankintojen ilmoituskanavalla, HILMAssa. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi Tilaaja ei vastaa puhelimitse esitettyihin tarjouspyyntöön liittyviin kysymyksiin.

7 7(10) Tarjouskilpailuun tai hankintaan liittyvät lisäkysymykset tulee jättää suomen kielellä sähköpostitse klo mennessä osoitteella: Sähköpostiviestin aihekenttään pyydetään tällöin kirjoittamaan Lisäkysymys elintarvikehankinnasta. Kysymykset ja niihin annetut vastaukset toimitetaan yhtä aikaa sähköpostilla kaikille yhteystietonsa toimittaneille tarjoajille. Tarjouspyyntöasiakirjat liitteineen on saatavana sähköisessä muodossa osoitteesta Tällä sivulla julkaistaan myös mahdolliset hankintaa koskevat lisäkysymykset ja näiden vastaukset viimeistään Tarjouksen jättäminen Tarjous tulee tehdä joko 1) kokonaistarjouksena tai 2) tuoteryhmäkohtaisena osatarjouksena liitteinä 2-6 oleville tuoteryhmäkohtaisille lomakkeille eikä tarjoukseen saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Tarjous on annettava suomen kielellä. Tilaaja edellyttää, että kaikki lomakkeella olevat tuotteet sisältyvät tarjoukseen, kuitenkin niin, että lomakkeella olevissa tuoteryhmissä tarjoajan avoimeksi jättämiin kohtiin sijoitetaan samalta riviltä kallein kilpailijan tarjoama tuote. Tarjoaja voi osallistua tarjoamalla kokonaistarjouksen kaikkiin tuoteryhmiin tai jättämällä osatarjouksen joko yhteen tai useampaan tuoteryhmään. Tarjousten vertailu tapahtuu tuoteryhmittäin. Tarjoaja toimittaa tarjouksensa liitteenä seuraavat asiakirjat: Täydennetty liite, kelpoisuus ja vertailuperusteet (Liite 1) Tarjoushintalomakkeet täydennettyinä (liitteet 2-6) Toimitetaan erillisessä suljetussa hintakuoressa Toimitusaikataulusuunnitelma täydennettynä (liite 7) Tilaajavastuulain mukaiset selvitykset (liite 8 tai 8 A-G) Selvitys yrityksen luottotiedoista (liite 9) Selvitys yrityksen kuljetuksesta ja logistiikasta (liite 10) Selvitys yrityksen laatujärjestelmästä (liite 11) Selvitys yrityksen omavalvonnasta (liite 12) Selvitys poikkeusolojen valmiussuunnitelmasta (liite 13) Selvitys yrityksen ympäristöohjelmasta (liite 14)

8 8(10) Tarjous toimitetaan Tilaajalle kahden kirjekuoren periaatteella: 1) Tarjoukseen liitetään kaikki pyydetyt liitteet täydennettynä sekä pyydetyt liiteasiakirjat 2) Hintatiedoilla täydennetyt liitteet 2 6 suljetaan tarjouskirjeen sisään erilliseen kirjekuoreen. Tämä kirjekuori varustetaan merkinnällä hinnat. Tarjous toimitetaan paperisena ja allekirjoitettuna pyydettyine liitteineen osoitteeseen: Joutsan kunta/tekninen osasto, Länsitie 5, JOUTSA, kuoreen merkintä ELINTARVIKETARJOUS. Tarjouksesta tulee ilmetä tarjoajan yhteystiedot. Faksilla tai sähköpostilla lähetettyä tarjousta ei hyväksytä, mutta tarjoukseen tulee liittää sähköpostiosoite, johon hankintapäätös toimitetaan. Tarjousasiakirjojen tulee olla voimassa vähintään neljä (4) kuukautta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä eli asti. Sitova tarjous on annettava viimeistään klo Kelpoisuusehdot Tilaaja edellyttää toimittajalta ja alihankkijalta vakavaraisuutta ja kykyä hoitaa toimitukset ennalta sovittavien menettelytapojen mukaisesti. Toimittajan ja alihankkijan on täytettävä tarjouspyynnössä ilmoitetut vaatimukset ja kelpoisuusehdot. Toimittajan tulee antaa tilaajavastuulain mukaiset selvitykset (liite 8). Todistukset eivät saa olla kaksi (2) kuukautta vanhempia. Valittu toimittaja on velvollinen toimittamaan tilaajavastuulain mukaiset selvitykset 12 kuukauden välein. Tilaajavastuulain mukaiset selvitykset on mahdollista korvata tilaajavastuu.fi palvelun luotettava kumppani -yritysraportilla. 19. Tarjousten käsittely Tilaaja tarkistaa asiakirjojen oikeellisuuden hankintalain mukaisesti ja vain kelpoisuusehdot täyttävät tarjoukset käsitellään hintavertailussa. (kelpoisuus ja vertailuperusteet, liite 1.)

9 9(10) Tarjouskilpailusta suljetaan pois ne tarjoajat, jotka eivät täytä kelpoisuusehtoja tai joita koskee hankintalain 54 mukainen poissulkemisperuste. Ne tarjoukset, jotka eivät täytä kelpoisuusehtoa palautetaan hintakirjettä avaamatta toimittajalle. Tarjoukset avataan tarjousten jättöajan päättymisen jälkeen. Avaustilaisuus ei ole julkinen. Luhangan kunta ja Joutsan kunta tekevät itsenäisesti omat hankintapäätöksensä ja päätösten saatua lainvoiman sovitaan toimitusten aloittamisesta erikseen. 20. Hankintaan liittyvät muut ehdot Tilaaja pidättää oikeuden olla hyväksymättä yhtäkään annetuista tarjouksista. Tällöin hankinta keskeytetään ja hankinnan keskeyttämispäätökseen liitetään erityinen perustelu. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvauksia tekemästään tarjouksesta. Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toimittaman julkisuudesta. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Muille asiakirjat tulevat julkisiksi, kun hankintaa koskeva sopimus on allekirjoitettu. Tarjous on pyrittävä laatimaan siten, että se ei sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Jos liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen on tarjouksen tekemiseksi välttämätöntä, on liike- tai ammattisalaisuuksiksi määritellyt tiedot ilmoitettava erillisellä liitteellä, jonka on oltava selkeästi merkitty. Tarjoushinnat eivät voi olla liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli tarjouspyynnössä ei muuta mainita, noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 tavarat). Sopimusasiakirjojen pätevyysjärjestys on seuraava: sopimus, tarjouspyyntö, JYSE 2014-ehdot, tarjous. Joutsassa Jari Lämsä Tekninen johtaja Länsitie Joutsa jari.lamsa@joutsa.fi

10 10(10) TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET Liite 1. Kelpoisuus ja vertailuperusteet Liite 2. Liha ja lihavalmisteet Liite 3. Maito ja maitotaloustuotteet Liite 4. Tukkutuotteet Liite 5. Pakasteet Liite 6. Tuoretuotteet Liite 7. Toimituspaikat, -päivät ja -ajat