TARJOUSPYYNTÖ ELINTARVIKKEIDEN PERUNAT JA PORKKANAT TOIMITUKSES- TA AJALLE

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ Sivu 1 / 6 TARJOUSPYYNTÖ TARJOUSPYYNTÖ ELINTARVIKKEIDEN PERUNAT JA PORKKANAT TOIMITUKSES- TA AJALLE Laitilan kaupunki ja Pyhärannan kunta pyytää tarjouksia perunoista ja porkkanoista tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti sekä mahdolliset optio (1) ajalle Hankintayksikkö ja lisätiedot Osoitteessa löytyy tarjouspyyntösivu, jota tarjoajan on syytä seurata tarjousaikana, koska tarjouspyyntöön saatetaan liittää lisätietoja hankkeesta. Mahdolliset hankintaa koskevat kysymykset on esitettävä erikseen viimeistään klo 15 mennessä sähköpostitse Kaupunginkamreeri Sari Laineelle sari.laine@laitila.fi. Sähköpostin otsikkona tulee olla perunoiden ja juuresten lisätietopyyntö. Vastaukset esitettyihin kysymyksiin on luettavissa mennessä yllä mainituilla internetsivulla. Vain kirjallisesti annetut vastaukset tiedusteluihin ovat tilaajia sitovia. Laitilan kaupunki ja Pyhärannan kunta Keskuskatu 30, Laitila Yhteyshenkilö: Kaupunginkamreeri Sari Laine p: s-posti: sari.laine@laitila.fi Hankinnan kohde Laitilan kaupunki ja Pyhärannan kunta pyytää tarjouksia perunoista ja porkkanoista koulu-, päiväkoti-, vanhusten palveluiden ja terveyskeskuksen keittiöitä varten. Toimipaikkaluettelo, annosmäärät ja toimitusajat ovat liitteessä 1. Tarjouspyynnön tuoteluettelosivuilla on tuotteita, joista pyydämme nettohintaa. Pyrimme ostotoiminnassamme toimimaan taloudellisesti ja kontrolloidusti. Tarjoukset tulee antaa tarjouspyynnössä mainituista tai vastaavista tuotteista liitteenä 2. olevia tarjouslomakkeita käyttäen. Tarjoustuotelomakkeisiin tarjoaja ei voi tehdä lisärivejä.

2 TARJOUSPYYNTÖ Sivu 2 / 6 Ruokahuoltojärjestelmän muutokset saattavat aiheuttaa muutoksia elintarvikemäärien hankinnassa sopimuskauden aikana. Tarjouksen sisältö Laitilan kaupunki ja Pyhärannan kunta ostaa peruna- ja porkkanatuotteita vuodessa n kg. Tarjouspyynnön liitteissä on mainittu vuosikulutusarvio tuotteittain. Arvioidut vuosikulutukset ovat suuntaa antavia eivätkä sido tarjouksen pyytäjää. Kulutusmäärät perustuvat voimassaoleviin ruokalistoihin ja ruokalistoissa tapahtuvat muutokset voivat aiheuttaa kulutusmääriin muutoksia. Toimitukset tapahtuvat suoraan tilaaville toimipaikoille liitteen 1 mukaisesti. Tarjous tulee tehdä tarjouslomakkeella (Liite 2). Hinnat Kaikki tarjoukset tulee tehdä arvonlisäverottomina nettohintoina, joista kaikki myönnettävät alennukset on vähennetty. Hintojen tulee sisältää kaikki laskutuksesta, tilausten käsittelystä ym. aiheutuvat kustannukset. Erillisiä laskutuslisiä ei hyväksytä. Tarjoushinnan tulee olla kiinteä ensimmäisen vuoden. Tarjoushintojen tulee olla voimassa vähintään saakka. Tämän jälkeen tuotehintojen tulee olla voimassa seuraavat kaudet , , jne. Hinnantarkistusesityksiä voi tehdä enintään kaksi kertaa kalenterivuodessa, mahdolliset tarkistusajankohdat ovat 1.1. ja 1.7. Mahdolliset hinnantarkistusesitykset on toimitettava toiselle sopijaosapuolelle viimeistään kuukausi ennen haluttua voimaantuloajankohtaa. Hinnantarkistusesityksessä on yksilöitävä ne kustannustekijät, joihin vedotaan hinnanmuutoksessa. Vetoamista yleiseen kustannustason nousuun ei voida pitää hyväksyttävänä perusteena hintojen korottamiselle. Hintoja voidaan tarkistaa enintään tilastokeskuksen julkaiseman tuottajahintaindeksin muutosta vastaavasti. Lisäksi tästä poiketen voi esittää muuta hinnanmuutosta merkittäviin syihin perustuen yksittäisen tuotteen osalta. Ensimmäinen perusindeksi on sopimuksen alkamiskuukauden indeksiluku ja tarkistusindeksinä on tarkastusajankohtana tiedossa oleva viimeksi julkaistu indeksiluku muuttuvat hinnat tarkistetaan edellisen syyskuun indeksin mukaisesti verrattuna sitä edeltävän maaliskuun vastaavaan indeksiin ja 1.7. muuttuvat hinnat tarkistetaan edellisen maaliskuun indeksin mukaisesti verrattuna sitä edeltävän syyskuun indeksiin. Poikkeuksena on ensimmäinen hinnantarkistus, jossa muuttuvat hinnat tarkistetaan sopimuksen alkamiskuukauden indeksin mukaisesti.

3 TARJOUSPYYNTÖ Sivu 3 / 6 Hinnanmuutosesitykset tulee ilmoittaa tarjouspyynnön mukaisilla tuotelomakkeilla, joissa ilmoitetaan vanhan hinnan lisäksi uusi hinta ja siitä johtuva hinnan muutosprosentti. Hankinnan sopimuskausi Sopimuskausi on 2,5 vuotta. Ostopalvelusopimus tehdään ajalle Sopimuskauden päättymisen jälkeen on mahdollisuus yhteen (1) vuoden pituiseen optioon, josta hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen. Päätös option käytöstä ilmoitetaan 6 kk ennen sopimuskauden päättymistä. Option käytöstä sovitaan erikseen yhdessä tarjoajien kanssa. Osatarjoukset Alihankinta Hankintamenettely ja Aikataulu Tarjouksen voi antaa myös osatarjouksena kuntakohtaisesti tai toimipisteittäin. Voi käyttää alihankintaa. Sopimuksen tehnyt toimittaja vastaa mahdollisesta käyttämänsä alihankkijan työstä ja tuloksista kuin omastaan. Mahdollinen alihankkijan käyttö tulee esittää tarjouksessa. Hankintamuotona käytetään avointa menettelyä. Hankinta on EU-kynnysarvon alittava tavarahankinta. Hankintailmoitus on ilmoitettu HILMA ilmoituskanavassa ja kaupungin kotisivuilla ja Laitilan Sanomissa. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (L348/2007) Tarjoukset käsitellään aikataulussa, joka mahdollistaa elintarvikkeiden toimitukset alkaen. Hankinnassa noudatetaan JYSE 2014 TAVARAT ehtoja. Hankinnan vaatimukset Tarjoajan kelpoisuuden arvioinnilla selvitetään tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Liitteessä 3 on esitetty tarjoajan soveltuvuuteen liittyvät vaatimukset. Tämä lomake liitteineen tulee täyttää tarjouksen liitteenä. Tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset Kelpoisuuden toteamiseksi tarjoajan on toimitettava tarjouksen liitteenä seuraavat asiakirjat Kts Liite 3.1 Tarjoajan soveltuvuuteen liittyvät vaatimukset Kts Liite 3.2 Tarjous liitteineen tulee laatia Suomen kielellä. Tarjouksen sisällön tulee täyttää tarjouspyynnön vaatimukset. Tarjoajan tulee noudattaa julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 TAVARAT).

4 TARJOUSPYYNTÖ Sivu 4 / 6 Tarjous ei saa olla ehdollinen. Tavaran tilaustapa, toimitus ja raportointi Tarjous hylätään, jos tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt vaatimukset eivät täyty tai jos tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä. Tarjoaja, joka ei toimita pyydettyjä selvityksiä, suljetaan pois tarjouskilpailusta. Jos tarjouksentekijä on toiminut tarjousmenettelyssä vilpillisesti taikka muuten lain tai hyvän kauppatavan vastaisesti, hylätään tarjous. Tarjous hylätään, jos tarjoushinta on niin alhainen, että on ilmeistä, ettei hankintaa myyvän taloudelliset edellytykset huomioon ottaen voida tarjouksen mukaisesti täyttää. Tavarantilaus tapahtuu sähköisesti tai puhelimitse. Toimitus Tavaratoimitukset viedään keittiöihin perille toimitettuna liitteen 1. mukaisesti. Tavaran toimittajan tulee kuljettaa tyhjät rullakot, laatikot ja laatikoiden alusvaunut toimipisteestä pois säännöllisesti. Toimitusten on tapahduttava sovitusti ja mahdollisista poikkeamista tiedotettava välittömästi, jotta poikkeaman haittavaikutus voidaan minimoida. Virheelliset toimitukset on korjattava välittömästi. Mikäli tilattua tavaraa ei ole toimittajan tulee ilmoittaa tilaajalle ja tarjota korvaavaa tuotetta. Ns. korvaavia tuotteita ei toimiteta ilman tilaajalta saatua lupaa. Mikäli tilaaja hyväksyy tuotteen, tulee korvaava tuote saada samalla hinnalla kuin alkuperäinen tuote tai jos se on alkuperäistä tuotetta edullisempi niin silloin edullisemmalla hinnalla. Toimittaja ei voi perua toimitusta viivästykseensä vedoten. Mikäli toimittaja ei pysty toimittamaan sovittua tuotetta lainkaan tai viivästyminen aiheuttaa toimintamuutoksia asiakkaalle, asiakkaalla on oikeus ostaa muualta. Asiakas ei ole velvollinen ottamaan vastaan viivästynyttä toimitusta. Mikäli sovittu tuote toimitetaan viivästyneenä ja mikäli asiakas päättää ottaa viivästyneen toimituksen vastaan, on asiakkaalla seuraavat oikeudet: - Asiakkaalla on oikeus saada toimituksesta 15% alennusta tai mikäli sovittu toimituksen viivästyminen aiheuttaa ylimääräisiä kustannuksia asiakkaalle esim. ylityökustannuksia, on asiakkaalla oikeus periä aiheutuneet kustannukset toimittajilta.

5 TARJOUSPYYNTÖ Sivu 5 / 6 - Asiakkaalla on oikeus saada korvaus toimittajalta, jos hän joutuu ostamaan toimitusongelmien vuoksi tuotteen jostain muualta. Toimittaja maksaa kyseisen hankitun tuotteen kokonaan. Toimittaja ei voi viivästystilanteessa hyväksyttävästi vedota oman toimittajansa/ alihankkijansa toimitusvaikeuksiin muutoin kuin ylivoimaisen esteen sattuessa. Poikkeusolot Tarjoajan tulee liittää selvitys toimitus varmuudestaan maassa vallitsevien mahdollisten poikkeusolojen varalle sekä miten tarjoaja varmistaa tuotteiden saatavuuden poikkeusolosuhteissa Sopimus ja sopimusehdot Asiakkaan vastuu: antaa toimittajille tarpeelliset tiedot tilaavista toimipaikoista tilaukset tehdään sovitusti laskut maksetaan sovitusti ja virheellisistä laskuista ja toimitusvirheistä reklamoidaan ensi tilassa Toimittajan vastuu: asiakkaan edustajille järjestetään tarvittavaa hankintaan ja tilaamiseen liittyvää infoa asiakkaalle ilmoitetaan kirjallisesti kaikki tuotteissa tapahtuvat muutokset asiakkaan esittämiin reklamaatioihin vastataan viipymättä ja kerrotaan toimintaa korjaavat toimenpiteet toimittaja/ toimittajan käyttämä alihankkija noudattaa hankinnan lainsäädäntöä ja määräyksiä (elintarviketurvallisuus, varastointi, kuljettaminen ja omavalvonta) pyydettäessä kulutusraportit on toimitettava tuotteittain. Tarjouspyyntöä ja tarjousta käytetään sopimuksen teon pohjana. Tarjouksen tulee olla voimassa koko sopimuskauden siten, että toimitusehdot ja laatutason vaatimukset pysyvät muuttumattomina. Osapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen osapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteen eikä kohtuullisessa ajassa korjaa laiminlyöntiään kirjallisesti huomautuksesta huolimatta. Hankinnan valintaperusteet Määräajassa jätetyistä tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin. Edullisuutta arvioitaessa käytetään seuraavia valintaperusteita: 1.hinta 70 %, 2. Laatu 25 % 3. Ympäristö ja laatujärjestelmä 5% Liitteestä 4 löytyy tarkemmat selvitykset valintaperusteista ja pisteytyksistä. Asiakirjojen julkisuus

6 TARJOUSPYYNTÖ Sivu 6 / 6 Kaikki tarjousasiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia sopimuksenteon jälkeen, asianosaisille jo päätöksenteon jälkeen. Tarjous on pyrittävä tekemään siten, että se ei sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, pyydetään ne ilmoittamaan erillisinä liitteinä. Laskutus ja maksuehto Lasku voidaan maksaa kun toimitus on vastaanotettu ja hyväksytty. Laskuissa on mainittava arvonlisäverollinen hinta. Maksuehto on 21 pv. Netto, laskutus tapahtuu kuukausittain jälkikäteen. Viivästyskorko on kulloisenkin voimassaolevan korkolain mukainen. Kummallakin osapuolella on oikeus ja velvollisuus tarkastaa laskujen oikeellisuus. Toimittajalla ei ole oikeutta periä laskutuslisää. Laskutustapa on mielellään sähköinen. Hankintapäätös, hankintasopimus ja sopimuksen irtisanominen Hankintapäätöksestä tehdään kirjallinen sopimus, joka astuu voimaan, kun sopimus on allekirjoitettu. Sopimuksessa noudatetaan JYSE 2014 TAVA- RAT ehtoja. Jos jompikumpi haluaa irtisanoa sopimuksen kesken sopimuskauden, on irtisanominen tehtävä kirjallisesti viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen haluttua päättymisajankohtaa. Irtisanominen ei aiheuta osapuolille maksuseuraamuksia. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään neljä (4) kuukautta tarjouspyynnössä ilmoitetun ilmoitetusta viimeisestä jättöpäivästä lukien. Tarjousten jättöaika ja paikka Kirjalliset tarjoukset liitteineen tulee laatia suomen kielellä ja toimittaa suljetussa kuoressa merkinnällä elintarvikekilpailutus; perunat ja porkkanat klo mennessä osoitteeseen: Laitilan kaupunki/sari Laine Keskuskatu LAITILA Laitilan kaupunki Sari Laine Kaupunginkamreeri LIITTEET Liite 1 Toimipaikkaluettelo Liite 2 Tarjouslomake Liite 3 Vaatimukset (palautetaan täytettynä mahdollisine liitteineen tarjouksen liitteenä) Liite 4 Valintaperusteet ja kriteerit