Tarjouspyyntö 1 (10)

Transkriptio

1 Tarjouspyyntö 1 (10) SAIRAALA- JA HOITOKALUSTEIDEN HANKINTA 1. Hankinnan kohde Pyydämme tarjoustanne Janakkalan kunnan terveyskeskussairaalan käyttöön tulevista sairaala- ja hoitokalusteista. Terveyskeskussairaalan kalustehankinnat suoritetaan kahdessa osassa. Ensimmäisen osan hankinta on uuden laajennuksen valmistumisen yhteydessä kevään 2010 aikana, toisen osan hankinta on osaston saneerauksen valmistumisen yhteydessä vuonna Tarjouspyyntö on ehdollinen siten, että kalustehankintamääräraha vahvistetaan valtuustossa kunnan talousarvion hyväksymisen yhteydessä joulukuussa Hankinnat toteutetaan annettujen määrärahojen puitteissa. Tarjouslomakkeen (liite 1) mukaiset sairaala- ja hoitokalusteet: 1. Positio 1.1. Sairaalasänky A (70-75 kpl) 1.2. Sairaalasänky B (5 10 kpl) 1.3. Sivukaiteet (87 laitaparia) 1.4. Nousutuki (20 kpl) 1.5. Potilaspöytä (83-87 kpl) 1.6. Geriatrinen tuoli (n. 15 ) 2. Positio 2.1. Suihkutuoli (n. 30) 2.2. Suihkupaari (n. 5) 3. Positio 3.1. Potilasnosturi, vaakataso (n 2 kpl) 3.2. Potilasnosturi, seisova (3 kpl) 4. Positio 4.1. Hoitajavaunu (n. 2 kpl) 4.2. Petausvaunu (n. 8 kpl) 4.3. Säkkiteline 2 osainen ja kannellinen (n. 8 kpl) 4.4. Elvytysvaunu (n. 1 kpl) 5. Positio 5.1. Tuolivaaka (n. 2 kpl) 5.2. Henkilönostinvaaka (n. 2 kpl) Kalusteet ja niiltä vaadittavat ominaisuudet on määritelty tarkemmin tarjouslomakkeessa (liite1). Tarjouksen ja tarjottavien tuotteiden tulee täyttää tarjouslomakkeessa luetellut ehdottomat ja tuotekohtaiset vaatimukset. Janakkalan kunta Kunnanvirasto Puh. (03) tai (019) Juttilantie 1 Fax (03) tai (019) Turenki janakkalan.kunta@janakkala.fi

2 2 (10) Yllä olevat tilausmäärät perustuvat tilaajan tekemään arvioon, eivätkä siten sido tilaajaa. Todelliset tilausmäärät määrittyvät annettujen tarjoushintojen ja määrärahojen mukaisesti. Hankintayksikkö pidättää oikeuden hankkia huoltopalvelun tuotteiden toimittajalta ilman erillistä tarjouskilpailua. Lisäksi hankintayksikkö pidättää oikeuden hankkia huoltopalvelun kolmannelta taholta, mikäli toimittajan tuottama huoltopalvelu ei ole hinnaltaan tai laadultaan kilpailukykyinen. Osatarjoukset hyväksytään positioittain. Tämä tarkoittaa sitä, että kustakin osakokonaisuudesta (positiosta) tehdään oma tarjousvertailunsa, jonka perusteella valitaan yksi (1) toimittaja kuhunkin osakokonaisuuteen. Osatarjouksia ei yhden position sisällä hyväksytä. Tämä tarkoittaa sitä, että tarjoajan on tarjottava kaikkia tietyssä positiossa mainittuja tuotteita, tai tarjousta ei käsitellä (esimerkiksi position 1 osalta on tarjottava kaikkia positioita , jolloin yhdenkin alaposition tarjoamatta jättäminen johtaa tarjouksen hylkäämisen kyseisen position osalta). Tarjoaja ei voi tehdä ehdollista tarjousta siten, että ilmoittaa tarjouksensa olevan voimassa vain jos tarjoaja valitaan useampaa osakokonaisuuteen toimittajaksi. Tarjoja ei voi tehdä tarjousta siten, että se estää Tilaajaa vertailemasta tarjoukset positioittain. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 2. Kaupalliset ehdot Takuu Takuuaika tulee olla sairaalasängyillä vähintään kolme vuotta, muilla kalusteilla vähintään yksi vuosi. Takuuaikainen huolto varaosineen, töineen, matka- yms. kuluineen tulee sisältyä hintaan. Toimitusehto Positio1 Vapaasti asiakkaalla käyttökuntoon paikalleen asennettuna ja pakkausjätteet tilaajan jäteasemalle kannettuna. Hinnan tulee sisältää kaikki tuotteiden toimittamiseen liittyvät kustannukset. Hinnan varaumia ei hyväksytä. Positio2-5 Vapaasti asiakkaalla koottuna. Hinnan tulee sisältää kaikki tuotteiden toimittamiseen liittyvät kustannukset. Hinnan varaumia ei hyväksytä. Toimitusosoite: Tapailankuja 8, Turenki Laskutus-, toimitus- yms. lisiä ei hyväksytä. Varasosien saatavuustakuu Positioiden 1-5 osalta tuotteiden varaosia tulee olla saatavilla vähintään 7 vuotta toimituspäivästä lukien. Tämän ehdon täyttämättä jättämisestä seuraa 20 %:n sanktio tuotteen alkuperäisestä hankintahinnasta. Ehto on voimassa 7 vuotta toimituksesta.

3 3 (10) Toimitusaika Sängyt: maksimissaan 6 vkoa tilauksesta. Sanktio myöhästymisestä 50 per viikonpäivä. Muut tuotteet: maksimissaan 6 vkoa tilauksesta. Sanktio myöhästymisestä 30 per viikonpäivä. Huoltopalvelu Takuuaikana ja takuuajan ulkopuolella huoltopalvelu oltava saatavilla siten, että tuote on positioiden 1-5 osalta kunnossa huoltokutsusta laskettuna 3 arkipäivän kuluessa. Ehto on voimassa 7 vuoden ajan toimituksesta. Sanktio myöhästymisestä on 50 per arkipäivä. Takuuaikana kaikki huollosta aiheutuvat kustannukset ovat tilaajalle veloituksettomia (myös varaosat, huoltotyö ja matkakustannukset). Toimittajan tulee järjestää tuotteille huoltopalvelu myös takuuajan jälkeen. Takuun jälkeinen huolto: Pidätetään oikeus hankkia takuun jälkeinen huoltopalvelu nyt valituilta toimittajilta ilman eri kilpailutusta. Pidätetään myös oikeus hankkia huoltopalvelu muilta toimijoilta, jos valitun toimittajan kanssa ei päästä huoltohinnoista (myös varaosat) yksimielisyyteen. Toimittajalla on oltava tarjottavana nyt hankituille tuotteille takuun jälkeinen huoltopalvelu (erityisesti sairaalasängyille). Huoltopalvelu on takuuajan jälkeen hinnoiteltava markkinaehtoisesti siten, että huoltohinnat ovat alalla yleisesti käytettävissä olevia hintoja. Tilaajalla on oikeus tarkistaa huoltohinnat markkinoilta (esim. muilta hankintayksiköiltä) ja tilaajan selvittämät hinnat toimivat lähtötasona hintaneuvotteluihin. 3. Hankintamenettely Hankinnassa noudatetaan avointa menettelyä. Kyseessä on EU:n kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintailmoitus on tallennettu HILMA-palveluun Tarjouspyyntö on julkaistu kunnan internet-sivuilla osoitteessa: Hankinnassa noudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 94). Tarjoaja ei saa liittää tarjouksensa liitteeksi omia tai oman alansa sopimusehtoja. Tarjoajan omat tai tarjoajan oman alan ehdot otetaan sopimukseen mukaan soveltuvin osin ja tästä sovitaan tarkemmin sopimusneuvotteluissa. Pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta jos saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous tai jos ostajaryhmittymän käytössä olevat rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden

4 4 (10) perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin pidätetään oikeus keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja myyjän välille. Hankintapäätös tai muu vastaus ei ole oikeustoimilain tarkoittama tarjouksen ehdoton hyväksyminen vaan sopimus syntyy sopimusasiakirjan allekirjoituksella, joka tehdään kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus ostajan ja valitun toimittajan välillä katsotaan syntyneeksi vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus. Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. Sopimus 2. Tarjouspyyntö 3. Tarjous 3. Tarjouksen antaminen Tarjous tehdään tarjouslomakkeella (liite 1). Muulla tavoin tehtyä tarjousta ei käsitellä Hinnoittelu, laskutus, maksuehdot ja hinnantarkistukset Tuotteiden hinnat tulee ilmoittaa oheisella tarjouslomakkeella (liite 1). Tavara voidaan laskuttaa, kun se on hyväksytysti vastaanotettu. Maksuehto on vähintään 21 pv netto laskun päiväyksestä. Viivästyskorko on korkolain 4 1 mom. mukainen. Mahdollisesta pidemmästä maksuajasta ei tarjousvertailussa hyvitetä. Tarjouksessa tulee ilmoittaa arvonlisäveroton kiinteä hinta (erikseen vuoden 2010 ja toimituksille) sisältäen kaikki tässä tämän tarjouspyynnön ehdoista toimittajalle aiheutuvat sellaiset kustannukset, jotka toimittaja haluaa tilaajalta toimitusten osalta veloittaa. Muulla tavoin ilmoitettua hintaa ei oteta huomioon Tarjoajan kelpoisuus Tarjoajan on oltava rekisteröity ammatti- ja elinkeinorekisteriin sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisesti. Toimittajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa toimittajan päätoimipaikka sijaitsee (sijoittumismaa) voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta Tarjouksen sisältö ja muut vaadittavat tiedot ja selvitykset Tarjous tulee tehdä tarjouslomakkeella (liite 1). Tarjouksen laatimiskielen tulee olla suomi. Palvelu on kaikilta osin annettava suomenkielellä.

5 5 (10) Tarjottujen tuotteiden on täytettävä tarjouslomakkeella mainitut minimivaatimukset. Hankintayksiköllä on oikeus hylätä annettu tarjous tarjoajan tarjouslomakkeella antamasta kyllä-vastauksesta huolimatta, mikäli tarjouksen liitteenä toimitettavista esitteistä selviää, että tuote ei täytä asetettuja minimivaatimuksia. Tarjousta ei kuitenkaan ole oikeutta hylätä suoraan, vaan tarjoajalle annetaan mahdollisuus vastineeseen tällaisessa tarjouksen ristiriitatilanteessa. Janakkalan kunta ei maksa korvausta tarjousten tekemisestä Tarjousten voimassaolo Tarjousten tulee olla voimassa asti, eli siihen asti, kunnes viimeisin sopimuksen mukainen tilaus on tehty. 4. Tarjouskilpailun ratkaiseminen 5. Ratkaisuperiaatteet 6. Hankintapäätös Tilaaja ratkaisee hankinnan alkuvuodesta 2010 perusturvalautakunnan kokouksessa. Päätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, on niistä mainittava tarjouksessa erikseen. Myöhästyneitä tai muutoin tarjouspyynnön vastaisia tarjouksia ei oteta lainkaan huomioon. Lisäksi kilpailusta voidaan sulkea pois ne tarjoajat, joiden ei juridisesti, taloudellisesti, teknisesti tai toiminnallisesti katsota selviytyvän tarjouspyynnön velvoitteista. Tällaisille tarjoajille ilmoitetaan ratkaisusta perusteluineen. Kustakin tarjouslomakkeessa mainitusta osakokonaisuudesta (positiosta) tehdään oma tarjousvertailunsa. Tarjousten vertailu on kuvattu liitteessä nro 2. Tarjouskilpailun ratkaisemisen jälkeen tehdään tilaajan ja valitun/valittujen tarjoajan kanssa hankintasopimus. Sopimus tulee tilaajaa sitovaksi siinä vaiheessa, kun tarjouksen hyväksymistä koskeva perusturvalautakunnan päätös on saanut lainvoiman ja sopimus on allekirjoitettu.

6 6 (10) 7. Tarjousten jättäminen Tarjous tulee toimittaa suljetussa kirjekuoressa perjantaihin klo mennessä osoitteella Janakkalan kunta/ Ritva Voipaala, Tapailankuja 8, Turenki. Kirjekuoreen tulee näkyvästi merkitä SAIRAALAKALUSTO-TARJOUS. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon ja ne palautetaan avaamattomina. 8. Tarjouskilpailuun liittyvät kysymykset Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyvät kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen mennessä. Kysymyksiin laaditaan kirjallinen vastaus niiden käsittelyn jälkeen. Kysymykset ja niihin annetut vastaukset Julkaistaan Janakkalan kunnan internet-sivuilla viimeistään 6 päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista osoitteessa: Janakkalassa PERUSTURVALAUTAKUNNAN PUOLESTA Matti Valtonen Perusturvajohtaja Ritva Voipaala vs. Vanhustyön johtaja Liitteet 1. Tarjouslomake 2. Tarjousten vertailu

7 7 (10) TARJOUSLOMAKE LIITE 1 Tarjouslomake ja tarjouspyyntö ovat ladattavissa Janakkalan kunnan internetsivuilta osoitteesta:

8 8 (10) TARJOUSTEN VERTAILU LIITE 2 Valintaperusteella on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous Positiot 1-3 ja 5 tai hinnaltaan halvin tarjous Positio 4. Vertailuperusteet: POSITIO 1 hinta (max pisteet 54) käytettävyys eli tuotteiden tekniset ja toiminnalliset ominaisuudet: o turvallisuus (max pisteet 10) o säädettävyys (max pisteet 15) o ergonomisuus (max pisteet 21) Hinta Hintavertailu tarjouslomakkeen mukaisilla hinnoilla mainitun position vertailuhintojen perusteella. Edullisin tarjous saa max pisteet hinnan osalta. Muut pisteet lasketaan kaavalla edullisin_hinta/vertailuhinta*max_pisteet. Turvallisuus - Potilaalla on myös mahdollisuus tuotteen säätöön mutta hoitaja voi tarvittaessa kytkeä säädön pois päältä (Positio 1.1) - Potilaalla on myös mahdollisuus tuotteen säätöön mutta hoitaja voi tarvittaessa kytkeä säädön pois päältä (Positio 1.2) Säädettävyys - Tuote on säädettävissä pieni- sekä isokokoisille potilaille (Positio 1.1) kyllä = 4 pistettä, ei = 0 pistettä - Tuote on säädettävissä pieni- sekä isokokoisille potilaille (Positio 1.2) kyllä = 4 pistettä, ei = 0 pistettä - Tuote on säädettävissä pieni- sekä isokokoisille potilaille (Positio 1.6) kyllä = 2 pistettä, ei = 0 pistettä - Tuotteessa on useita säätömahdollisuuksia potilaiden tarpeiden mukaan (Positio ja 1.5) Ergonomisuus - Tuotteen työskentelykorkeus on säädettävissä (Positio 1.1) - Tuotteen työskentelykorkeus on säädettävissä (Positio 1.2) - Tuotteen työskentelykorkeus on säädettävissä (Positio 1.5) - Tuotteen työskentelykorkeus on säädettävissä (Positio 1.6)

9 9 (10) - Tuotteen ympärillä ja alapuolella on tilaa potilaan lähellä työskentelyyn (Positio 1.1) - Tuotteen ympärillä ja alapuolella on tilaa potilaan lähellä työskentelyyn (Positio 1.2) - Tuotteen ympärillä ja alapuolella on tilaa potilaan lähellä työskentelyyn (Positio 1.6) POSITIO 2 hinta (max pisteet 70) käytettävyys eli tuotteiden tekniset ja toiminnalliset ominaisuudet: o säädettävyys (max pisteet 10) o ergonomisuus (max pisteet 20) Hinta Hintavertailu tarjouslomakkeen mukaisilla hinnoilla mainitun position vertailuhintojen perusteella. Edullisin tarjous saa max pisteet hinnan osalta. Muut pisteet lasketaan kaavalla edullisin_hinta/vertailuhinta*max_pisteet. Säädettävyys - Tuotteessa on useita säätömahdollisuuksia potilaiden tarpeiden mukaan (Positio 2.1) - Tuotteessa on useita säätömahdollisuuksia potilaiden tarpeiden mukaan (Positio 2.2) Ergonomisuus - Tuotteen ympärillä ja alapuolella on tilaa potilaan lähellä työskentelyyn (Positio 2.1) kyllä = 10 pistettä, ei = 0 pistettä - Tuotteen ympärillä ja alapuolella on tilaa potilaan lähellä työskentelyyn (Positio 2.2) kyllä = 10 pistettä, ei = 0 pistettä POSITIO 3 hinta (max pisteet 70) käytettävyys eli tuotteiden tekniset ja toiminnalliset ominaisuudet: o säädettävyys (max pisteet 10) o ergonomisuus (max pisteet 20) Hinta Hintavertailu tarjouslomakkeen mukaisilla hinnoilla mainitun position vertailuhintojen perusteella. Edullisin tarjous saa max pisteet hinnan osalta. Muut pisteet lasketaan kaavalla edullisin_hinta/vertailuhinta*max_pisteet. Säädettävyys - Tuotteessa on useita säätömahdollisuuksia potilaiden tarpeiden mukaan (Positio 3.1)

10 10 (10) - Tuotteessa on useita säätömahdollisuuksia potilaiden tarpeiden mukaan (Positio 3.2) Ergonomisuus - Tuotteen työskentelykorkeus on säädettävissä (Positio 3.1) - Tuotteen työskentelykorkeus on säädettävissä (Positio 3.2) - Tuotteen ympärillä ja alapuolella on tilaa potilaan lähellä työskentelyyn (Positio 3.1) - Tuotteen ympärillä ja alapuolella on tilaa potilaan lähellä työskentelyyn (Positio 3.2) POSITIO 4 hinta (max pisteet 100) POSITIO 5 hinta (max pisteet 80) käytettävyys eli tuotteiden tekniset ja toiminnalliset ominaisuudet: o ergonomisuus (max pisteet 20) Hinta Hintavertailu tarjouslomakkeen mukaisilla hinnoilla mainitun position vertailuhintojen perusteella. Edullisin tarjous saa max pisteet hinnan osalta. Muut pisteet lasketaan kaavalla edullisin_hinta/vertailuhinta*max_pisteet. Ergonomisuus - Tuotteen ympärillä ja alapuolella on tilaa potilaan lähellä työskentelyyn (Positio 5.1) kyllä = 10 pistettä, ei = 0 pistettä - Tuotteen ympärillä ja alapuolella on tilaa potilaan lähellä työskentelyyn (Positio 5.2) kyllä = 10 pistettä, ei = 0 pistettä HUOM! HANKINTAYKSIKÖLLÄ ON OIKEUS VÄHENTÄÄ KYLLÄ-VASTAUSTEN OSOITTAMASTA PISTEMÄÄRÄSTÄ PUOLET TARJOUSVERTAILUSSA, MIKÄLI TARJOUKSEN LIITTEENÄ TULEVIEN ESITEIDEN PERUSTEELLA HANKINTAYKSIKKÖ KATSOO, ETTÄ TARJOAJAN ESITTÄMÄ VASTAUS TÄYTTYY VAIN OSITTAIN. HUOM! TARJOUS HYLÄTÄÄN, MIKÄLI HANKINTAYKSIKKÖ KATSOO, ETTÄ TARJOUKSEN LIITTEENÄ TOIMITETTUJEN ESITTEIDEN PERUSTEELLA TARJOAJAN KYLLÄ -VASTAUS EI TÄYTY (tarjoaja on antanut väärää informaatiota tarjousta tehdessään).