TARJOUSPYYNTÖ

Transkriptio

1 JOUTSAN KUNNAN KIINTEISTÖJEN ILMANVAIHTOSUODATTIMIEN HANKINTA TARJOUSPYYNTÖ 0. HANKINNAN KUVAUS JA HANKINTAYKSIKÖN TIEDOT 0.1. Hankinnan kohde ja laajuus 0.2. Hankintayksikkö Tarjouskilpailun tarkoituksena on kilpailuttaa Joutsan kunnan omistamien eri kiinteistöjen ilmanvaihtosuodattimien hankintaa varten yksi sopimustoimittaja ajalle Tarjouspyynnön kohteet ja arvioidut tilausmäärät on esitetty liitteenä olevassa kiinteistötaulukossa, liite 1. Tilaaja hankkii suodattimia tarpeensa mukaisesti. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn ostomäärään eikä ole korvausvelvollinen ostomäärän muutoksista sopimuskaudella. Joutsan kunta (y-tunnus: ), tekninen osasto, Länsitie 5, PL 20, Joutsa 0.3. Lisätiedot ja lisäkysymykset Mikäli tarjouspyyntöasiakirjoissa havaitaan virheitä, epäselvyyksiä tai tarjouspyyntöön halutaan esittää lisäkysymyksiä, niistä tulee ilmoittaa hankintayksikölle: tekninen johtaja Jari Lämsä, p tai Lisätietopyynnöt ja lisäkysymykset hankinnasta on esitettävä kirjallisesti viimeistään klo mennessä. Hankintayksikkö vastaa esitettyihin lisäkysymyksiin kaikille tarjoajille yhtä aikaa Joutsan kunnan internetsivuilla osoitteessa Vastaukset kysymyksiin annetaan viimeistään

2 1. HANKINTATAPA JA -MENETTELY 1.1. Hankintamuodon kuvaus Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Hankintailmoitus ja tarjouspyyntöasiakirjat on lähetetty julkaistavaksi julkisten hankintojen ilmoituskanava HILMA:aan Tarjouspyynnössä asetetaan tarjoajalle teknisiä ja taloudellisia vaatimuksia, joiden ehdot tarjoajan tulee täyttää ollakseen mukana tarjousten vertailussa. 2. YLEISET SOPIMUSEHDOT Niiltä osin, mitä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä ei ole mainittu, sovelletaan julkisten hankintojen sopimusehtoa JYSE 2014 tavarat. 3. TARJOUSPYYNTÖASIAKIRJAT Tarjouspyyntöasiakirjat ovat: - Tämä tarjouspyyntö Kiinteistötaulukko, Liite Tarjoajan täydennettävä tarjoustaulukko , Liite 2. - JYSE 2014, tavarat, Liite TARJOAJALLE ASETETTAVAT EHDOTTOMAT VAATIMUKSET Seuraavissa kohdissa on esitetty tarjoajille asetettavat ehdottomat vaatimukset, jotka jokaisen tarjoajan tulee täyttää. Jokaisesta vaatimuksesta tulee esittää tarjouksen liitteenä kirjallinen selvitys. Jos näitä ehtoja ei täytetä, tullaan tarjoaja sulkemaan pois tarjouskilpailusta ennen tarjousten vertailua Taloudelliset ja toiminnalliset vaatimukset Tarjoajan tulee antaa kohdan mukaiset tilaajavastuulain mukaiset todistukset ja kohdan 9. mukainen vastuuvakuutustodistus.

3 4.2. Tekniset vaatimukset TARJOUSPYYNTÖ a) Tarjottavien hienosuodattimien tulee oila valmistettu lasikuitu- tai synteettisestä materiaalista ja ne eivät saa olla sähköisesti varattuja". Suodatinmateriaalin tulee kestää tavanomaisesti Suomessa esiintyvää ilmankosteutta. b) Tarjoajalla tulee olla käytössään laskentaohjelma, jolla voidaan laskea tilaajan osoittamiin kohteisiin suodattimien elinkaarikustannukset. c) Tarjottujen suodattimien on täytettävä Suomen rakennusmääräyskokoelman osan D 2 vaatimukset sisäilman laadun suhteen ja se on osoitettava jonkin puolueettoman testausmenetelmän avulla, esimerkiksi eurooppalaisen standardin EN 779:2012 mukaisesti. Tarjouslomakkeella on esitetty nykyisin käytössä olevat suodattimet. Tarjottavien suodattimien tulee olla suodatusluokaltaan vähintään nykyisiä suodattimia vastaavia Ympäristö- ja laatuvaatimukset a) Yrityksellä tulee olla laadunvalvontajärjestelmä hankintakilpailun kohteena olevasta toiminnasta ja tuotannon ohjauksesta. Tästä on esitettävä kuvaus tai selvitys tarjouksen yhteydessä. b) Suodattimien pakkaustavasta on esitettävä selvitys tarjouksen yhteydessä. 5. MUUT VAATIMUKSET JA PYYDETTÄVÄT SELVITYKSET 5.1. Suodattimien toimitus ja toimitusten seuranta Suodattimet tulee toimittaa viimeistään 4 viikon kuluessa tilauksesta tai tilaajan tilauksessaan ilmoittamana tätä myöhempänä ajankohtana. Näin sovittu toimitusaika on sitova. Toimituksen myöhästymisestä seuraa kohdassa 8. mainittu viivästyssakko. Tilaajalle tulee toimittaa vuosittain selvitys toimitusmääristä kiinteistöittäin ja koneittain, samoin tieto jos johonkin kohteeseen ei ole suodattimia toimitettu vaihtovälin aikana. Tämä tieto toimitelaan Excel taulukkomuodossa. sähköpostilla.

4 Ennen ensimmäisen toimituserän toimitusta on varmistettava kiinteistössä jo olevien suodattimien määrä. Suodattimia saa olla kussakin kiinteistössä varalla maksimissaan yhden vaihtokerran verran Käyttöhenkilökunnan koulutus Valitun toimittajan tulee järjestää yksi yhteinen kaikkia tilaajan käyttämiä suodatinmalleja koskeva koulutustilaisuus. KouIutustilaisuus käsittelee ilmanvaihdon suodatintekniikkaa ja sen tulee kestää noin 4 h. Tilaaja varaa koulutusta varten tilat. 6. SOPIMUSKAUSI Sopimuskausi alkaa ja päättyy Sopimus päättyy ilman erillistä irtisanomista sopimuskauden voimassaolon päätyttyä. 7. SOPIMUKSEN PURKAMINEN 7.1. Sopimuksen purkamisperusteet Mikäli toimittaja rikkoo oleellisesti sopimusvelvollisuuksiaan, on tilaajalla oikeus purkaa sopimus päättymään välittömästi silloin, kun tilaaja on siitä kirjallisesti ilmoittanut toiselle osapuolelle. Toimittaja voi purkaa sopimuksen välittömästi, mikäli tilaaja on rikkonut oleellisesti sopimusvelvollisuuksiaan, eikä ole korjannut menettelyään 30 päivän kuluessa toimittajan kirjallisesta ilmoituksesta. Sopimuksen purkamisperusteita kesken sopimuskauden ovat esimerkiksi: - Jos suodattimia ei pystytä toimittamaan sovitussa ajassa ja siitä on huomautettu toimittajaa kirjallisesti 2 kertaa. - Jos suodatinluetteloa ei ole laadittu kaikista kiinteistöistä vuoden kuluessa. - Jos tuotteiden laatu ei vastaa sopimuksen mukaista ja tarjouksessa esitettyä laatua tai toimittajan esittämät elinkaarilaskelmat eivät pidä paikkaansa. - Toimittajalla on oikeus irtisanoa sopimus, mikäli tilaaja ei täytä maksuvelvollisuuttaan.

5 Tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus ennen sopimuskauden päättymistä, jos toimittaja ei pysty toimittamaan tilattuja tuotteita tai toimittaja ei pysty huolehtimaan kohdissa 5 mainittuja velvoitteitaan ja kohdassa 14.1 mainittuja tilaajavastuulain mukaisia yhteiskuntavelvoitteitaan. Tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus, jos toimittaja joutuu kesken sopimuskauden saneerausmenettelyyn, konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin tai toiminnallisiin vaikeuksiin, jotka voivat oleellisesti vaikuttaa sopimuksen mukaisen palvelun tuottamiseen. 8. VIIVÄSTYSSEURAAMUKSET JA SAKOT Toimituksen viivästyessä tilauksen ja sopimuksen mukaisesta toimitusajasta, peritään toimittajalla 5 % viivästyssakko jokaiselta alkavalta 7 vuorokauden pituiselta ajanjaksolta, jolla toimittaja ylittää sovitun toimitusajan. Viivästyssakko lasketaan niiden tavaroiden hinnasta, joita toimittaja ei ole pystynyt määräajassa toimittamaan. Toimittajan tulee huomioida viivästymisseuraamukset ja maksuhyvitykset eriteltyinä seuraavassa laskussa. 9. VASTUUVAKUUTUS Toimittaja vastaa hankinnan kohteena olevan suodatintoimituksen puutteiden ja virheiden mahdollisesti aiheuttamasta vahingosta. Tätä varten tulee valitulla toimittajalla olla toiminnan vastuuvakuutus. Todistus voimassa olevasta vastuuvakuutuksesta liitetään tarjoukseen. Vastuuvakuutuksen on oltava voimassa koko sopimuskauden. 10. TILAAJAN MAKSUVELVOLLISUUS Toimituserien maksaminen ja viivästyskorko Ellei toisin sovita, sopimukseen perustuvat laskut maksetaan tilauskohtaisesti, kun suodattimet on toimitettu tilaajalle.

6 Laskut tulee lähettää ensisijaisesti verkkolaskuina: Verkkolasku: OVT-tunnus: Operaattorimme: Logica Suomi Oy Välittäjätunnus (operaattoritunnus): Paperilasku: Joutsan kunta Ostolaskut, PL 20, Joutsa Maksuehto on 21 vuorokautta netto. Viivästyskorko on voimassa olevan korkolain mukaan. Tilaajan tilikausi on kalenterivuosi, joten laskutuskauden on päätyttävä aina vuodenvaihteessa Hinnan tarkistusmenettely Tarjoushinnat ovat kiinteitä koko sopimuskauden saakka. Sopimuskauteen ei sisälly hintojen tarkistusmenettelyä. 11. TOIMITUSEHTO Toimitusehto on TOP Joutsan (Länsitie 5) varasto tai Leivonmäen (Leivonmäentie 20) varasto FIN01. Toimitukset kiinteistökohtaisesti/ konekohtaisesti pakattuina ja merkittyinä. Tilaukset tehdään erillisillä tilauksilla ja tilausmäärät vaihtelevat eri tilauskerroilla. Tilauksia pyritään keskittämään mahdollisuuksien mukaan isompiin kertatilauseriin. Uuden suodattimen mukana on toimitettava mahdollinen uusi tiiviste.

7 12. ERIMIELISYYDET TARJOUSPYYNTÖ Erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti neuvottelemalla. Ellei neuvottelemalla päästä yksimielisyyteen, ratkaistaan erimielisyydet Keski Suomen käräjäoikeudessa. 13. TARJOUSTEN ARVIOINTI JA VALINTAPERUSTEET Tarjouksen hylkääminen Tarjous hylätään, jos se ei ole tarjouspyyntöasiakirjojen mukainen tai sisältää omia ehtoja tai varauksia. Tarjous hylätään, jos sen mukana ei ole toimitettu pyydettyjä liitteitä ja selvityksiä. Myöhässä saapuneita tarjouksia ei käsitellä ja ne palautelaan avaamattomina Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Ennen tarjousten vertailua arvioidaan 4. kohdassa esitetyt ehdottomat vaatimukset. Näiden toteamiseksi on toimitettava tarjouksen liitteeksi todistukset tai muut asiakirjat, joista niiden toteutuminen voidaan luotettavasti tarkistaa. Jos tarjoaja ei täytä näitä ehtoja, tarjousta ei oteta mukaan vertailuun Tarjouksien vertailu ja toimittajan valintaperusteet Kelpoisuusehdot täyttävät tarjoukset otetaan mukaan hintavertailuun. Sopimustoimittajan valintaperusteena käytetään edullisinta vuositarjoushintaa Vaihtoehto- ja osatarjoukset Vaihtoehtoisia tarjouksia tai osatarjouksia ei hyväksytä. Tarjouslomakkeen kaikki kohdat on täytettävä ja hinnoiteltava. Tyhjä rivi johtaa tarjouksen hylkäämiseen tarjouspyynnön vastaisena.

8 14. TARJOUS JA SEN LIITTEET Tarjouksen liitteet Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa verovelkatodistus sekä voimassa oleva todistus ennakkoperintärekisteriin ja arvonlisäverovelvolliseksi rekisteröitymisestä sekä ilmoitus eläkevakuutusmaksuvelvoitteiden täyttämisestä, tai muu vastaava luotettava selvitys verojen, ennakonpidätystilitysten, sosiaaliturvamaksujen ja eläkemaksujen suorittamisesta. Mikäli tarjoaja on liittynyt Tilaajavastuu.fi palvelun Luotettava Kumppaniohjelmaan, voi tarjoaja korvata edellä mainitut todistukset Tilaajavastuu.fi yritysraportilla. Selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia Toimitusmääriä ja tarjoushintaa koskevat vaatimukset Tarjouspyynnön kohteet ja arvioidut tilausmäärät on esitetty liitteenä olevassa kiinteistötaulukossa, liite 1. Tilaaja hankkii suodattimia tarpeensa mukaisesti. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn ostomäärään eikä ole korvausvelvollinen ostomäärän muutoksista sopimuskaudella Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee oila sitovana voimassa, kunnes jonkun tarjouksen tehneen kanssa on allekirjoiteltu hankinta- tai toimitussopimus. Tarjouksen tulee olla voimassa kuitenkin vähintään neljä kuukautta tarjouspyyntökirjeessä määrätystä tarjouksen palautuspäivästä lukien. Hankintayksikkö ilmoittaa toimittajavalinnan kaikille tarjouksen jättäneille sähköpostitse. Tarjouskirjeessä tai tarjouslomakkeessa on mainittava sähköpostiosoite, johon hankintapäätös annetaan tiedoksi.

9 14.4. Tarjouksen jättäminen TARJOUSPYYNTÖ Tarjous ja siihen liittyvät kaikki tässä tarjouspyynnössä pyydetyt liitteet toimitetaan hankintayksikölle kirjallisesti. Tarjoaja palauttaa tarjouksensa liitteenä yritys-, tuote- ja hintatiedoilla täydennettynä tämän tarjouspyynnön liitteenä olevan tarjouslomakkeen. Tarjouslomakkeen muuttaminen muilta osin on kiellettyä. Tarjous tulee jättää viimeistään maanantaina klo mennessä. Tarjous toimitetaan kirjallisena suljetussa kirjekuoressa osoitteella: Joutsan kunta, tekninen osasto, Länsitie 5 (PL 20), JOUTSA Kirjekuoreen tulee merkitä: IImanvaihtosuodattimien hankinta Tarjouksen julkisuus Hankintahinta ja hankinta-asiakirjat ovat sopimuksen syntymisen jälkeen julkisista asiakirjoista annetun lain (Julkl 11 ) mukaan julkisia, joilei yksittäistä asiakirjaa tai sen osaa ole liikesalaisuudeksi katsottavan asian johdosta pidettävä salaisena. Tarjoajan tulee tarjouksessaan ilmoittaa, jos tarjouksen jokin osa sisältää liikesalaisuutena salassa pidettäviä asioita. Hinta ei ole liikesalaisuus. Tarjouspyyntö liitteineen ovat julkisia asiakirjoja, kun tarjouspyyntö on allekirjoitettu. Tarjoajan salaiseksi luokittelema aineisto on merkittävä selvästi ja erotettava muusta tarjouksesta omaksi Iiitteeksi. Hankintayksikkö päättää viime kädessä. onko tarjoajan aineisto luokiteltavissa salassa pidettäväksi Tarjousten avaus Joutsan kunnan tekninen osasto avaa tarjoukset, avaustilaisuus on julkinen. Mikäli avaustilaisuuteen halutaan osallistua, siihen pyydetään ilmoittautumaan etukäteen.

10 15. LISÄTIEDOT JA LISÄKYSYMYKSET Tarjouspyyntöön liittyviin kaupallisiin kysymyksiin vastaa tekninen johtaja Jari Lämsä työpäällikkö Veijo Penttinen Teknisiin kysymyksiin ja kiinteistöihin liittyen lisätietoja antavat kohteiden kiinteistöjenhoitajat (kts. kiinteistötaulukko , liite 1). Joutsassa Joutsan kunta tekninen osasto, tekninen johtaja Jari Lämsä LIITTEET Liite 1 kiinteistötaulukko Liite 2 täydennettävä tarjouslomake Liite 3 JYSE 2014, tavarat