Lämmitysöljy ja ajoneuvopolttoaineet TKS120 Tarjouspyyntö

Transkriptio

1 Lämmitysöljy ja ajoneuvopolttoaineet TKS120 Tarjouspyyntö Tällä tarjouspyynnöllä pyydetään tarjouksia lämmitysöljystä sekä ajoneuvopolttoaineista Nokian, Oriveden ja Ylöjärven kaupungeille sekä Kangasalan, Lempäälän, Pirkkalan ja Vesilahden kunnille. Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy

2 2 (10) Sisältö 1 Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy Hankinnan kohde Hankintamenettely Hankinnan Vaatimukset Sopimuskausi*** Hankinnan arvo Osatarjoukset*** Vaihtoehtoiset tarjoukset*** Hankinnalle asetetut ehdottomat vaatimukset*** Toimitusehto*** Toimitusaika*** Viivästyssakko*** Tuotteiden hinnoittelu*** Palvelumaksu*** Lisät ja kulut*** Maksuehto*** Laskutus*** Tarjoukset*** Tarjottavat tuotteet Hankinnan valinta- ja vertailuperusteet Tarjouksen sisältö*** Tarjoajan kelpoisuus*** Sopimusehdot Tarjousten voimassaoloaika*** Tarjousten palautus*** Lisätiedot Allekirjoituus Liitteet... 10

3 3 (10) 1 KUNTIEN HANKINTAPALVELUT KUHA OY Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy (jäljempänä Asiakas) on Kangasalan, Lempäälän, Pirkkalan ja Vesilahden kuntien sekä Nokian, Oriveden ja Ylöjärven kaupunkien (jäljempänä Kehyskunnat) omistama hankintaosakeyhtiö, joka tuottaa osakkailleen julkisia hankintapalveluja. Asiakas on hankintalain 11 :n tarkoittama yhteishankintayksikkö. 2 HANKINNAN KOHDE Hankinnan kohteena ovat Kehyskuntien tarvitsemat kesä- ja tavilaatuisen lämmitysöljyn ja moottoripolttoöljyn säiliötoimitukset sekä asemilta ajoneuvoihin hankittavat ajoneuvopolttoaineet. Lisäksi hankintaan kuuluu Lempäälän ja Pirkkalan kuntien osalta myös huoltoasemapalvelut. Hankinta on jaettu kahteen osakokonaisuuteen: A: Lämmitysöljyn ja moottoripolttoöljyn säiliötoimitukset B: Ajoneuvopolttoaineet ja huoltamopalvelut: 1. Kangasalan kunnan huoltoasema-/kylmäasemaostot: 1.1 Kangasalan keskustan alue 1.2 Kuhmalahti 1.3 Ruutana 1.4. Sahalahti 2. Lempäälän kunnan huoltoasemaostot 3. Nokian kaupungin huoltoasema-/kylmäasemaostot 4. Oriveden kaupungin huoltoasema-/kylmäasemaostot 5. Pirkkalan kunnan huoltoasemaostot 6. Vesilahden kunnan huoltoasema-/kylmäasemaostot 7. Ylöjärven kaupungin huoltoasema-/kylmäasemaostot: 7.1 Kantakaupungin alue 7.2 Viljakkala 7.3 Kuru Osakokonaisuuksien ja osakokonaisuus B:n sisältäminen osien 1-7 tarkempi määrittely on tämän tarjouspyynnön liitteessä 1 (tarjouslomake A) ja liitteessä 2 (tarjouslomake B). 3 HANKINTAMENETTELY Avoin, jolloin kaikki halukkaat tarjoajat voivat jättää tarjouksen. Hankintailmoitus EU-kynnysarvon ylittävästä hankinnasta (hankintalain 16 ) on julkaistu HILMA -palvelussa (

4 4 (10) 4 HANKINNAN VAATIMUKSET Tarjouksen ja tarjottavien tuotteiden ja palvelun tulee täyttää tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä olevat vaatimukset. Merkinnällä *** on tässä asiakirjassa merkitty ehdottomia vaatimuksia, joiden täyttämättä jättäminen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen. 5 SOPIMUSKAUSI*** vuoden optio.*** Mahdollisen option käytöstä sovitaan erikseen Asiakkaan ja tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan (jäljempänä Toimittaja) kesken Mikäli optiokausi otetaan käyttöön, on sopimus voimassa entisin ehdoin saakka. 6 HANKINNAN ARVO Hankinnan ennakoitu arvo on noin euroa/vuosi (alv 0 %). Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo on noin euroa (alv 0 %) mukaan lukien mahdollinen optiokausi. Hankinnan ennakoitu arvo jakautuu vuositasolla osakokonaisuuksien mukaan seuraavasti: Osakokonaisuus A: /vuosi Osakokonaisuus B: /vuosi 7 OSATARJOUKSET*** Tarjoaja voi tarjota osakokonaisuutta A ja/tai osakokonaisuuden B osia 1, 2, 3, 4, 5, 6 ja 7 Osatarjoukset, koskien edellä mainittuja osakokonaisuuden B osia, otetaan myös erikseen huomioon seuraavasti: Osassa 1 tarjoaja voi tarjota tarjouslomakkeen mukaisesti yhtä tai useampaa Kangasalan kunnan eri alueilla sijaitsevaa huoltoasemaa /kylmäasemaa. Tarjoajan on tarjottava kaikkia tarjoamansa kunnan alueen positioita. Osassa 2 tarjoajan on tarjottava kaikkia osan 2 positioita Osassa 3 tarjoajan on tarjottava kaikkia osan 3 positioita Osassa 4 tarjoajan on tarjottava kaikkia osan 4 positioita Osassa 5 tarjoajan on tarjottava kaikkia osan 5 positioita Osassa 6 tarjoajan on tarjottava kaikkia osan 6 positioita Osassa 7 tarjoaja voi tarjota tarjouslomakkeen mukaisesti yhtä tai useampaa Ylöjärven kaupungin eri alueilla sijaitsevaa huoltoasemaa /kylmäasemaa. Tarjoajan on tarjottava kaikkia tarjoamansa kunnan alueen positioita.

5 5 (10) 8 VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET*** Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. 9 HANKINNALLE ASETETUT EHDOTTOMAT VAATIMUKSET*** Hankinnalle asetetut ehdottomat vaatimukset on esitetty osakokonaisuuskohtaisesti tarjouspyynnön liitteissä 1 ja 2. Osakokonaisuus B: Osassa 1 tarjoaja voi tarjota huoltoasema/kylmäasema palveluita Kangasalan keskustan alueella (1.1), Kuhmalahdella (1.2), Ruutanassa (1.3) tai Sahalahdella (1.4). Osissa 2 ja 5 tarjoajalla tulee olla vähintään yksi huoltoasema tarjoajan tarjoaman osan kunnassa/kaupungissa. Osissa 3, 4 ja 6 tarjoajalla tulee olla vähintään yksi (1) huoltoasema/kylmäasema tarjoajan tarjoaman osan kunnassa/kaupungissa. Osassa 7 tarjoaja voi tarjota huoltoasema/kylmäasema palveluita Ylöjärven kantakaupungissa (7.1), Kurussa (7.2) tai Viljakkalassa (7.3). 10 TOIMITUSEHTO*** Osakokonaisuus A: Toimitusehtovaatimus on esitetty tarjouspyynnön liitteessä TOIMITUSAIKA*** Osakokonaisuus A: Toimitusaikavaatimus on esitetty tarjouspyynnön liitteessä VIIVÄSTYSSAKKO*** Osakokonaisuus A: Toimituksen viivästyessä Toimittajasta johtuvasta syystä Tilaajalla tai vastaavalla on oikeus viivästyssakkoon osoittamatta, että viivästymisestä on aiheutunut vahinkoa. Viivästyssakko on suuruudeltaan kolme (3) prosenttia jokaiselta alkavalta seitsemän (7) vuorokauden pituiselta ajanjaksolta, jolla Toimittaja ylittää sovitun toimitusajan. Viivästyssakko lasketaan sellaisenaan tuotteen tai sen osan hinnasta, jota ei ole viivästymisen takia voitu ottaa käyttöön, ja sitä peritään enintään 10 viikolta. Tilaajalla tai vastaavalla on oikeus vähentää viivästyssakot Toimittajalle tapahtuvista maksusuorituksista.

6 6 (10) 13 TUOTTEIDEN HINNOITTELU*** Osakokonaisuus A: Tuotteiden hinnoittelu- ja hinnanmuutoskriteerit on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 1. Osakokonaisuus B: Tuotteiden hinnoittelu- ja hinnanmuutoskriteerit on esitetty tarjouspyynnön liitteessä PALVELUMAKSU*** Osakokonaisuus A: Palvelumaksun suuruus on 0,02 / litra (+ alv 24 %) Toimittajan toimittamista kokonaislitroista Kehyskunnille. Kaikkien tarjoajan tarjoamien hintojen tulee sisältää tässä kohdassa kuvattu palvelumaksu. Toimittaja maksaa Asiakkaalle palvelumaksun kolme (3) kertaa vuodessa. Palvelumaksu maksetaan Asiakkaalle jälkikäteen laskutusjakson päätyttyä. Toimittaja lähettää sopimuskauden toimituksista Asiakkaalle kolme (3) kertaa vuodessa yhteenvetoraportin, josta näkyy laskutusjakson toimitetut kokonaislitrat Kehyskunnittain. Laskutusjaksot ovat , , Ensimmäinen laskutusjakso on poikkeuksellisesti Osakokonaisuus B: Palvelumaksun suuruus on 1,0 prosentti (+ alv 24 %) Toimittajan arvonlisäverottomasta (alv 0 %) kokonaismyynnistä Kehyskunnille. Kaikkien tarjoajan tarjoamien hintojen ja alennusprosenttien tulee sisältää tässä kohdassa kuvattu palvelumaksu. Toimittaja maksaa Asiakkaalle palvelumaksun kolme kertaa vuodessa. Palvelumaksu maksetaan Asiakkaalle jälkikäteen laskutusjakson päätyttyä. Toimittaja lähettää sopimuskauden toimituksista Asiakkaalle kolme (3) kertaa vuodessa yhteenvetoraportin, josta näkyy laskutusjakson kokonaismyynti (alv 0 %) Kehyskunnittain. Laskutusjaksot ovat , , Ensimmäinen laskutusjakso on poikkeuksellisesti LISÄT JA KULUT*** Tarjoajan tarjoamien hintojen tulee sisältää kaikki lisät ja kulut, myös kohdan 14 Palvelumaksu*** aiheuttamat kustannukset. Toisin sanoen hinnat sisältävät kaikki jakelukustannukset, polttoaineverot ja huoltovarmuusmaksun. Laskutus-, pakkaus-, kuljetus- tai muita vastaavia lisiä ja toimistokuluja sekä palvelumaksulisiä ei hyväksytä. 16 MAKSUEHTO*** 21 päivää netto.

7 7 (10) 17 LASKUTUS*** Tarjoajalla tulee olla mahdollisuus sähköiseen laskutukseen. Sähköisestä laskutuksesta sovitaan Toimittajan kanssa Kehyskunnittain. Osakokonaisuus A: Laskutus perustuu toimituspäivän hintaan. Osakokonaisuus B: Luottokorttiostot laskutetaan kerran kuussa jälkikäteen. 18 TARJOUKSET*** Tarjoukset tulee tehdä tarjouspyynnön liitteillä 1 (Tarjouslomake, osakokonaisuus A) ja/tai 2 (Tarjouslomake, osakokonaisuus B). 19 TARJOTTAVAT TUOTTEET Asiakas korostaa, että tarjoajan on tarjottava vain ja ainoastaan tuotteita, joita se pystyy varmuudella ja tämän tarjouspyynnön ja tarjouksensa mukaisesti toimittamaan sovittujen ehtojen mukaisesti. Tämä ei kuitenkaan estä Toimittajaa tekemästä innovatiivisia ratkaisuja, esimerkiksi parantamalla ja kehittämällä sopimustuotteita. Mikäli valitun Toimittajan tuotevalikoima muuttuu sopimuskauden aikana, tulee uusien tuotteiden olla ominaisuuksiltaan vähintään vastaavia kuin tarjouksen tuotteet. 20 HANKINNAN VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET Vertailuperusteena on hinnaltaan halvin tarjous. Osakokonaisuus A: Tarjouksista valitaan kokonaishinnaltaan halvin tarjous. Kokonaishinta lasketaan kertomalla tarjouspyynnön liitteen 1 positiokohtaiset hinnat arvioiduilla kulutusmäärillä ja laskemalla näin saadut positiokohtaiset vertailuhinnat yhteen. Osakokonaisuus B: Tarjouksista valitaan osittain ja osien sisällä olevan jaottelun mukaisesti kokonaishinnaltaan halvin tarjous. Tarjouspyynnön liitteen 2 osakohtainen tai osan sisällä olevan alueen kokonaishinta lasketaan kertomalla tarjoajan tarjoushinnat (tarjoajan tarjoushinta = tarjottu positiokohtainen hinta, joista on vähennetty tarjoajan alennus) arvioiduilla kulutusmäärillä ja laskemalla näin saadut positiokohtaiset vertailuhinnat yhteen.

8 8 (10) 21 TARJOUKSEN SISÄLTÖ*** Tarjouksen tulee sisältää vähintään tässä tarjouspyynnössä vaaditut tiedot. Tarjouksessa on ilmoitettava tarjoajan Y-tunnus. Tarjouksen ja sen liitteiden laatimiskielen tulee olla suomi. Tarjoukseen on liitettävä: tarjouspyynnön liitteet 1 (Tarjouslomake, osakokonaisuus A) ja/tai 2 (Tarjouslomake, osakokonaisuus B) täydennettynä tarjoajan antamilla tiedoilla sekä liitteissä vaaditut selvitykset Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa alla vaaditut todistukset tai Tilaajavastuu.fi sivuilta tulostetut tilaajavastuu raportit, joista käy ilmi vähintään vastaavat tiedot: - verovelkatodistus - ilmoitus eläkevakuutusmaksuvelvollisuuksien täyttämisestä - tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä - tieto mahdollisesta velkasaneerauksesta Edellä mainitut selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia. Tarjouksen ja sen liitteiden laatimiskielen tulee olla suomi. 22 TARJOAJAN KELPOISUUS*** Tarjoajan on oltava rekisteröity ammatti- tai elinkeinorekisteriin sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaisesti. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa toimijan päätoimipaikka sijaitsee, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Kaiken tarjoajan palvelun tulee tapahtua sujuvalla suomen kielellä. Tarjoaja, joka ei toimita pyydettyjä selvityksiä tai jonka selvitykset ovat puutteellisia, voidaan myös sulkea pois tarjouskilpailusta. 23 SOPIMUSEHDOT Hankinnassa noudatetaan liitteen 3 mukaisia julkisten tavarahankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 TAVARAT). Mikäli tarjouspyynnön varsinaisen tekstiosan ehdot ovat ristiriidassa sen liitteiden (liitteet 1 3) kanssa, sovelletaan tarjouspyynnön tekstiosan ehtoja ja sen jälkeen liitteitä niiden nousevassa numerojärjestyksessä.

9 9 (10) Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen, kuten hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen vuoksi. Hankinnassa noudatetaan odotusaikaa. Julkisista hankinnoista annetun lain 77 :n mukaan EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi (odotusaika). Hankintapäätös oheisasiakirjoineen annetaan tiedoksi käyttäen ehdokkaan ja tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa. Ehdokkaan ja tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon sinä päivänä, jolloin mainitut asiakirjat sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää. Lainsäädännön mukaan hankinta-asiakirjat tulevat julkisilta osiltaan kaikille julkisiksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Mikäli tarjousasiakirja sisältää tietoja yksityisestä liike- tai ammattisalaisuudesta, tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan tästä tarjouksessa. Tarjouksen tarjousvertailussa käytettävää hintatietoa ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ). Tarjoajan salassapitotahto ei ole yksistään ratkaiseva, vaan hankintayksikön on arvioitava asiaan liittyvät salassapitointressit kokonaisuutena. 24 TARJOUSTEN VOIMASSAOLOAIKA*** Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa vähintään asti. 25 TARJOUSTEN PALAUTUS*** Tarjoukset on palautettava viimeistään klo mennessä kirjallisesti suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy Suupantie Pirkkala Kirjekuoreen tulee laittaa merkintä: Lämmitysöljy ja ajoneuvopolttoaineet TKS120. Asiakas ei voi ottaa huomioon tarjouksia, jotka ovat saapuneet myöhässä. Asiakkaalla on myös oikeus olla ottamatta huomioon tarjouksia, jotka

10 10 (10) eivät täytä tämän tarjouspyynnön ehdottomia vaatimuksia tai joissa esitetään varauksia koskien Asiakkaan esittämiä tarjouspyynnön ehtoja. 26 LISÄTIEDOT Tarjoajien syrjimättömän ja tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tarjousten laadintaa ja tarjouspyyntöä koskeviin kysymyksiin vastataan ainoastaan kirjallisesti. Kysymykset tulee esittää viimeistään mennessä sähköpostilla alla mainittuun osoitteeseen. Sähköpostin otsikkona tulee olla "Lisätietopyyntö: Lämmitysöljy ja ajoneuvopolttoaineet TKS120". Kaikki Asiakkaalle esitetyt kysymykset ja niihin annetut vastaukset ovat luettavissa Asiakkaan internet-sivuilla mennessä osoitteessa: ja ovat näkyvillä tarjousten viimeiseen jättöpäivään asti. Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin ei voida tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi vastata. Tarjoajan tulee esittää mahdolliset kysymykset sähköpostitse edellä mainittuun määräaikaan mennessä. 27 ALLEKIRJOITUUS Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy Kaisa Kokkonen hankinta-asiantuntija 28 LIITTEET Liite 1: Liite 2: Liite 3: Tarjouslomake, osakokonaisuus A Tarjouslomake, osakokonaisuus B JYSE 2014 TAVARAT