MAITO JA MAITOTALOUSTUOTTEIDEN TARJOUSPYYNTÖ

Transkriptio

1 MAITO JA MAITOTALOUSTUOTTEIDEN TARJOUSPYYNTÖ Viitasaaren kaupunki ja Pihtiputaan kunta toteuttavat yhteisiä kuntapalveluja nimellä Wiitaunioni. Ruoka- ja puhtauspalvelut toimivat yhteisen teknisen lautakunnan alaisuudessa. Ruoka- ja puhtauspalvelut järjestää tarjouskilpailun maito ja maitotaloustuotteista. Pyydämme tarjoustanne oheisten asiakirjojen mukaisesti. 1. Hankinnan kohde Wiitaunionin ruoka-ja puhtauspalveluyksikkö pyytää tarjouksia maito ja maitotaloustuotteiden toimittamisesta Viitasaaren ja Pihtiputaan kohteisiimme, liite 2. Tarjouspyynnössä on tuoteluettelosivulla tuotteita, joista pyydämme nettohintaa, liite 1. Tuotemäärät ovat arvioituja vuosikulutusmääriä, jotka eivät kuitenkaan sellaisenaan sido ostajaa. Pyrimme ostotoiminnassamme toimimaan taloudellisesti ja kontrolloidusti. Valittu toimittaja tekee ostajille tarjotuista tuotteista hinnoitellun tuoteluettelon. Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei huomioida. Tarjoukset tulee antaa tarjouspyynnössä mainituista tai vastaavista tuotteista liitteenä olevien tarjouslomakkeen mukaisesti. Tarjousliitteen tuotevalikoiman lisäksi hankintaan käyttöön soveltuvia muita tuotteita tarpeen mukaan valitusta ostopaikasta. Erityisesti pyydämme huomioimaan, että tarjouspyynnön nimikkeille tarjotaan oikeaa tuotetta. Tarjoustuotelomakkeeseen tarjoaja ei voi tehdä lisärivejä. 2. Hankintamäärä Viitasaaren kaupunki ja Pihtiputaan kunta käyttävät maito ja maitotaloustuotteiden hankintaan n / vuosi ja sopimuskaudella. Tarjouspyynnön liitteessä on mainittu vuosikulutusarvio volyymituotteista tuoteryhmittäin ja tuotteittain. Arvioidut vuosikulutukset ovat suuntaa antavia eivätkä sido tarjouksen tekijää. Kulutusmäärät perustuvat ruokalistoihin ja ruokalistoissa tapahtuvat muutokset voivat aiheuttaa kulutusmääriin muutoksia. Toimitukset tapahtuvat suoraan tilaaville toimipaikoille.

2 3. Hankinnan vaatimukset Tuotteiden tulee täyttää elintarviketurvallisuuden vaatimukset ja yleiset ravitsemussuositukset. Tuotteiden jäljitettävyys tulee toteutua EU:n elintarvikeasetuksen (178/2002) mukaisesti ja olla GMO- vapaita. Tarjotuista tuotteista tulee tarvittaessa saada tuoteselosteet ja ravintoainesisällöt. Tuoteselosteissa tulee olla selkeät suomenkieliset tuoteselosteet. Tarjouksessa tulee olla selvitys tuotetuesta, neuvonnasta, käyttöopastuksesta ja koulutuksesta hankintarenkaan yksiköille. 4. Tilauksia ja toimituksia koskevat vaatimukset Hankintarenkaan yksiköt tekevät itse tilauksensa sähköisesti ja ilmoittavat laskutus- ja toimitusosoitteen. Elintarviketoimitusten tulee tapahtua suunnitellusti ja yhteisesti asiakkaan kanssa sopien. Maito ja maitotaloustuotteiden toimitukset tulee tapahtua 2 kertaa viikossa. Mikäli tilattua tavaraa ei ole toimittajan tulee ilmoittaa tilaajalle ja tarjota korvaavaa tuotetta. Ns. korvaavia tuotteita ei toimiteta ilman tilaajalta saatua lupaa. Mikäli tilaaja hyväksyy tuotteen, tulee korvaava tuote saada samalla hinnalla kuin alkuperäinen tuote tai jos se on alkuperäistä tuotetta edullisempi niin silloin edullisemmalla hinnalla. Toimitusten on tapahduttava sovitusti ja mahdollisista poikkeamista tiedotettava välittömästi, jotta poikkeaman haittavaikutus voidaan minimoida. Virheelliset toimitukset on korjattava välittömästi. Toimittaja ei voi perua toimitusta viivästykseensä vedoten. Mikäli toimittaja ei pysty toimittamaan sovittua tuotetta lainkaan tai viivästyminen aiheuttaa toimintamuutoksia asiakkaalle, asiakkaalla on oikeus ostaa muualta. Asiakas ei ole velvollinen ottamaan vastaan viivästynyttä toimitusta. Mikäli sovittu tuote toimitetaan viivästyneenä ja mikäli asiakas päättää ottaa viivästyneen toimituksen vastaan, ovat asiakkaalla seuraavat oikeudet: Asiakkaalla on oikeus saada toimituksesta 25 % alennusta tai mikäli sovittu toimituksen viivästyminen aiheuttaa ylimääräisiä kustannuksia asiakkaalle esim. ylityökustannuksia, on asiakkaalla oikeus periä aiheutuneet kustannukset toimittajalta. Toimitus katsotaan viivästyneeksi, mikäli se viivästyy sovitusta aikataulusta 2 h.

3 Toimittaja ei voi viivästystilanteessa hyväksyttävästi vedota oman toimittajansa/ alihankkijansa toimitusvaikeuksiin muutoin kuin ylivoimaisen esteen sattuessa. Kulutusraportit toimitetaan 2 x vuodessa ABC- logistiikan mukaisesti toimipaikkakohtaisesti kuntatasolla ja pyydettäessä tuoteryhmittäin hankintarenkaan tasolla. Tarjouksessa tulee selvittää ainakin ohjeelliset aikataulut ja toimitusrytmi sekä kuljetusliikkeen omavalvontasuunnitelma. Kuljetusveloitukset tulee tarjouksessa esittää selkeästi. Tarjouksessa tulee selvittää myös toimitukset normaalista poikkeavissa tilanteissa. Omavalvontasuunnitelma liitetään hankintasopimukseen. Pakkaamisen osalta on huomioita asiakkaan omavalvontasäännöt ja toimittava vähintään seuraavasti: pakkauksen on sovelluttava elintarvikekuljetuksiin Nestemäiset maitotuotteet (laatikot) pitää olla omassa kuljetuskehikossa (alustassa), jolla ne voidaan työntää suoraan maitokylmiöön. pakkausten tuotetiedot on merkittävä asiallisesti ja selkeästi säilytysohjeet ja säilyvyysaika on merkittävä näkyvästi 5. Laskutus, maksuehto ja viivästyskorko Lasku voidaan maksaa kun toimitus on vastaanotettu ja hyväksytty. Laskussa on mainittava myös arvolisäverollinen hinta. Maksuehto on oltava vähintään 21 päivää netto laskun saapumisesta laskettuna. Viivästyskorko on kulloisenkin voimassa olevan korkolain mukainen. Laskutus tapahtuu sähköisen laskutuksen kautta. 6. Hankintamenettely ja hankinnasta ilmoittaminen Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisissa hankinnoissa. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus sähköisessä tietokannassa 7. Hankintayksikkö Hankintapäätöksen asiassa tekee tekninen lautakunta.

4 8. Hankinnasta tehtävä sopimus ja sopimusehdot Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus tilaajan ja valitun toimittajan kesken. Valitun toimittajan ja tilaajan välille syntyy sitova sopimus hankinnan kohteesta vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Sopimusmalli liite 3. Sopimuskausi on Tarjouksen tulee olla voimassa koko sopimuskauden siten, että toimitusehdot ja laatutason vaatimukset pysyvät muuttumattomina. Osapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen osapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteen eikä kohtuullisessa ajassa korjaa laiminlyöntiään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta. 9. Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset Rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset Kunnat tarkastavat asiakirjojen oikeellisuuden hankintalain mukaisesti. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoajat, jotka ovat laiminlyöneet alla olevia maksujen suorittamista tai joita koskee hankintalain 54 mukainen poissulkemisperuste. Tarjouksen liitteenä annettava tilaajavastuulain 5 1mom mukaiset selvitykset: 1. onko yritys merkitty ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvolisäverolain (1501/1993) mukaiseen arvolisäverollisten rekisteriin. 2. kaupparekisteriote 3. todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus tai selvitys siitä, että verovelkaa koskevaa maksusuunnitelmaa on tehty. 4. todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty. 5. selvitys työhön sovellettavista työehtosopimuksista tai keskeisistä työehdoista. 10. Tarjouksen muoto- ja sisältövaatimukset

5 Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Tarjouksessa hinnat tulee olla (alv 0 %). Arvolisäveron osuus tulee ilmoittaa erikseen. Tarjouksessa tulee ilmetä toimitustapa ja toimitukseen liittyvä rahti ja vakuutus toimipisteeseen. Tarjous on tehtävä kirjallisesti, suomen kielellä. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton. 11. Tarjousten vertailu Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajille ja tarjouksille asetetut vaatimukset ja selvitykset valitaan vertailuun. Hankittavien tuotteiden valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellista edullisuutta vertaillaan alla määritellyn mukaisesti tarjoushinnan ja tuotteiden laatutekijöiden perusteella. Eniten vertailupisteitä saanut tarjous valitaan. Valintaperuste Valintaperusteena kokonaistaloudellisesti edullisin tärkeysjärjestyksessä seuraavien arviointiperusteiden mukaan: Tuotteen ja kuljetuksen hinta 65 pistettä Laatuasiat 35 pistettä Laatukriteerit ja laadusta tulevat pisteet liite Osatarjoukset Osatarjouksia ei hyväksytä. 13. Vaihtoehtoiset tarjoukset Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä 14. Tarjouksen tekemiseen liittyvät muut ehdot Hankintayksikkö pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista perustellusta syystä. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta.

6 15. Tarjousasiakirjojen julkisuus 16. Tarjouksen voimassaoloaika Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjousta sisältää liikesalaisuuksia, tarjoajan on ilmoitettava nämä tiedot erillisellä liitteellä. Tarjouksen hintatietoa ei pidetä liikesalaisuutena. Tarjoushintojen tulee olla voimassa saakka. Hinnantarkastusesityksiä voi tehdä enintään kaksi (2) kertaa kalenterivuodessa. Mahdollisista hinnantarkistusesityksistä on toimitettava toiselle sopijapuolelle viimeistään kaksi (2) kuukautta ennen haluttua voimaantuloajankohtaa. Hintojen muutoksista sovitaan viimeistään kuusi (6) viikkoa ennen hintojen voimaantuloajankohtaa. Hintojen muutoksista sovitaan kirjallisesti (ei sopimusmuutos). 17. Tiedottaminen Tarjousmenettelyä koskeviin kaupallisiin kysymyksiin vastaa ruokaja puhtauspalvelupäällikkö Sari Wilkman Mahdolliset hankintaan liittyvät tarkentavat kysymykset tulee toimittaa klo mennessä sähköpostitse osoitteeseen Kaikki kysymykset on esitettävä kirjallisesti sähköpostitse, puhelimitse esitettyihin kysymyksiin ei vastata. Kysymyksiin on liitettävä lähettäjän yhteystiedot (vastausosoite), johon halutaan vastaukset lähetettävän Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto, joka lähetetään kysymyksiä esittäneille tai vastausyhteenvetoa pyytäneille Tarjousten jättäminen Hankintayksikölle osoitettu tarjous suljetussa kirjekuoressa paperiversiona allekirjoitettuna on toimitettava viimeistään

7 kello: mennessä. Tarjousmerkintä maito ja maitotaloustuotteet pyydetään mainitsemaan kirjekuoressa. Tarjousten mukana pyydetään toimittamaan tarjoajan virallinen sähköpostiosoite, johon tiedoksiannot toimitetaan sähköisesti. Posti- ja käyntiosoite: Pihtiputaan kunta / Tekninen osasto Ruoka- ja puhtauspalvelupäällikkö Keskustie Pihtipudas Myöhästyneet tarjoukset suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle. Viitasaarella Hankintayksikkö Sari Wilkman Ruoka- ja puhtauspalvelupäällikkö