TARJOUSPYYNTÖ 1 (7) ESITTEIDEN JA NIIHIN RINNASTETTAVIEN TUOTTEIDEN PAINATUS Hämeen ammatillisen korkeakoulutuksen kuntayhtymä (HAKKY) on kuuden kunnan muodostama kuntayhtymä, joka ylläpitää Hämeen ammattikorkeakoulua (HAMK), siihen kuuluvaa Ammatillista opettajakorkeakoulua ja toisen asteen oppilaitosta Hämeen ammatti-insituuttia (HAMI). Opiskelijoita on kaikkiaan yli 7 000 ja henkilökuntaa yli 700. 1. Tarjouspyynnön kohde Pyydämme tarjousta HAKKYn (jatkossa tilaaja) esitteiden ja niiden kaltaisten tuotteiden painatuksesta. Tarjouksen pohjalta valitsemme kirjapainon (jatkossa toimittaja), jolle osoitamme nämä painotyöt. Hankintasopimus laaditaan kahdeksi vuodeksi ajalle 1.10.2014 30.9.2016. Sitovassa tarjouksessa ilmoitettujen hintojen tulee olla kiinteät 30.9.2016 saakka. Hankintasopimukseen kirjataan mahdollisuus kahteen optiovuoteen 1.10.2016 30.9.2017 ja 1.10.2017 30.9.2018. Optiolla tarkoitetaan sopimuksen jatkamista neuvottelujen jälkeen. Option ehdoista sovitaan hankintasopimusta laadittaessa. Painatamme vuosittain noin sata esitettä ja muuta painotuotetta. Esitteiden koko, laajuus ja painosmäärät vaihtelevat. Pyydämme tarjousta esimerkkituotteiden 1.1 1.3. perusteella seuraavasti: 1.1. Esimerkkituote Esite A Koko A4 Laajuus 2 sivua Värisyys 4/4 Painosmäärä 100 kpl 300 kpl Paperi Galerie Art Silk 170 g tai vastaava vahvasti päällystetty paperi. Aineisto toimitetaan painovalmis pdf-tiedosto Pakkaus Laatikkopakkaus
TARJOUSPYYNTÖ 2 (7) 1.2. Esimerkkituote Esite B Koko A4 Laajuus 4 sivua Värisyys 4/4 Painosmäärä 500 kpl 1000 kpl Paperi Galerie Art Silk 170 g tai vastaava vahvasti päällystetty paperi Aineisto toimitetaan painovalmis pdf-tiedosto Pakkaus Laatikkopakkaus 1.3. Esimerkkituote Esite C Koko A4 Laajuus 20 sivua Värisyys 4/4 Painosmäärä 1 000 kpl 5000 kpl Paperi Galerie Art Silk 150 g tai vastaava vahvasti päällystetty paperi. Sidosasu stiftaus Aineisto toimitetaan painovalmis pdf-tiedosto Pakkaus Laatikkopakkaus Toimitusaika: Tarjouksessa tulee ilmoittaa esimerkkituotteiden Esite A, Esite B ja Esite C toimitusaika työpäivinä siitä, kun aineisto (pdf) on saapunut tuotantoon siihen kun tuotteet ovat tilaajalla osoitteessa HAMK viestintä, Visamäentie 35 A, 13101 Hämeenlinna. Aineiston siirtopäivä lasketaan mukaan toimitusaikaan. Aineiston siirto Tarjouksessa tulee olla selvitys, kuinka yli 5 MB painoaineistot siirretään tuotantolaitokseen. Edellytämme ftp-yhteyttä tai vastaavaa painomateriaalin välityspalvelua. Alle 5MB aineistot voidaan toimittaa myös sähköpostin liitteenä. Toimintatapakuvaus ja yhteyshenkilö Tarjouksessa tulee olla kuvaus siitä, kuinka työ hoidetaan painotalossa HAMKin tilauksen jälkeen. Tarjouksessa tulee mainita nimetty yhteyshenkilö, joka - kuittaa tilauksen vastaanotetuksi - vastaa tilauksen etenemistä tuotannossa - vastaa, että toimitus on tilaajalla sovittuna ajankohtana - hoitaa yhteydenpidon tilaajaan (yleensä HAMK viestintä) tai tämän nimeämään henkilöön. Kaiken tilaukseen ja tuotantoprosessiin liittyvän kommunikoinnin asiointikieli on suomi.
TARJOUSPYYNTÖ 3 (7) Työnäytteet HAMKin aineistosta Paintotuotteidemme korkea laatu kuvaa toimintamme vaikuttavuutta sidosryhmillemme. Tästä johtuen tarjoukseen tulee liittää työnäytteet seuraavista esimerkkituotteista Esite B: Social and Health Care Development and Management, laajuus 4 sivua Esite C: Higher education on Finland, laajuus 20 sivua Aineistot on ladattavissa osoitteesta www.hamk.fi/tietoa-hamkista/avoimet-tarjouspyynnot. Postituspalvelut Edellytämme, että tarjouksen antaja pystyy hoitamaan myös postituspalvelua. Pyydämme esimerkkihinnan esitteidemme postittamisesta ilman postituskuluja (työn osuus). HAMK toimittaa osoitteiston, jonka koko on noin 1300 osoitetta. 2. Osatarjoukset ja vaihtoehdot Osatarjouksia ei hyväksytä. 3. Tarjoajan ja tarjouksen kelpoisuus sekä tarjousten vertailu Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 3.1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois hankintalain mukaisesti sellainen ehdokas tai tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen. Edellytykset arvioidaan seuraavien kriteerien mukaisesti: tarkistamme kuulumisen kauppa- ja ennakonpidätysrekisteriin www.ytj.fi Tarjoajan kelpoisuuden todentamiseksi tarjoukseen tulee sisällyttää tarjouspyynnön kohdassa 7 pyydetyt selvitykset. 3.2. Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Arviointi ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjouksen tulee olla sisällöltään tarjouspyynnön ehtojen mukainen eli vastata vaadittuja teknisiä ja muita vaatimuksia sekä pyydettyjä kaupallisia ehtoja. Tarjouksen tulee olla laadittu tarjouspyynnössä mainitulla tavalla ja sisältää kaikki vaaditut selvitykset tullakseen huomioiduksi tarjouskilpailussa. Hankintayksiköllä on oikeus hylätä tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset, puutteelliset tarjoukset sekä tarjoukset, joihin ei ole liitetty vaadittuja selvityksiä. Myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon. 3.3. Tarjouksen valintaperusteet 1. hinta 50 % 2. laatu 30 % 3. toimitusaika 20 %
TARJOUSPYYNTÖ 4 (7) Vertailuperuste 1: Edullisin kokonaishinta kohdassa 1 mainituista kolmesta esimerkkituotteesta esite A, esite B ja esite C (alv 0%). Kokonaishinta on tuotteenhinta, johon sisältyy vedos + käsittely- ja/tai toimitusmaksut + laskutuslisät + postitus- tai rahtikulut tuotteet toimitettuna HAMK Visamäkeen, Visamäentie 35 A, Hämeenlinna. Hinnat esitetään eriteltynä tarjouksessa. Edullisin painotettu kokonaishinta (kaikki tuotteet yhteensä) saa 10 pistettä. Seuraavien pisteet lasketaan kaavalla: (edullisin hinta/vertailuhinta)*10. Hintojen painotusprosentit ovat Esite A 20 %, Esite B 50 % ja Esite C 30 % Sitovassa tarjouksessa ilmoitettujen hintojen tulee olla kiinteät 30.9.2016 saakka. Vertailuperuste 2: Painotuotteen laatu Painotuotteiden laatua vertaillaan tarjoukseen liitettävien työnäytteiden: Esite B: Social and Health Care Development and Management, laajuus 4 sivua Esite C: Higher education on Finland, laajuus 20 sivua Aineistot on ladattavissa osoitteesta www.hamk.fi/tietoa-hamkista/avoimet-tarjouspyynnot. Paras saa 10 pistettä. Seuraavien pisteet suhteutetaan parhaaseen. Vertailuperuste 3: Painotuotteen toimitusaika Toimitusaikaa vertaillaan esimerkkituotteiden esite A ja esite C toimitusajan perusteella. Toimitusaika ilmoitetaan työpäivinä siitä kun aineisto on saapunut tuotantoon siihen kun tuotteet ovat tilaajalla osoitteessa HAMK viestintä, Visamäentie 35 A, 13101 Hämeenlinna. Aineiston siirtopäivä lasketaan mukaan toimitusaikaan. Kummankin esimerkkituotteen nopein toimitusaika saa 5 pistettä.. Seuraavat lasketaan kaavalla: (vertailuaika/toimitusaika)*5. Eniten pisteitä tässä vertailuperusteessa saanut saa yhteensä 10 pistettä 4. Sopimusehdot Sopimus on voimassa 1.10.2014 30.9.2016 Hankintasopimukseen kirjataan mahdollisuus kahteen optiovuoteen 1.10.2016 30.9.2017 1.10.2017 30.9.2018 Optiolla tarkoitetaan sopimuksen jatkamista alkuperäisin ehdoin. Option käytöstä sovitaan erikseen osapuolten kesken. Asiointikieli: suomi Maksuehto: 21 pv netto
TARJOUSPYYNTÖ 5 (7) Laskutus: Lasku on aina joko tilauskohtainen tai samassa laskussa voi olla ainostaan yhden tilauksen tekijän toimeksiantoja. Laskuun ei saa yhdistää usean tilaajan toimeksiantoja. Toimitusehdot Painotuotteet toimitetaan HAMK viestintäpalveluille tai HAMK viestintäpalvelujen ilmoittamaan toimitusosoitteeseen. Toimittaja vastaa että tuotteet tulevat tilaajalle asti (esim. tarvittaessa laatikoiden kanto työhuoneeseen tai muuhun sovittuun sisätilaan). Muut ehdot Hankinnassa noudatetaan soveltuvin osin julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE PALVELUT 2009. Toimittajalle luovutettu aineisto sekä valmiit tuotteet on tilaajan omaisuutta, eikä niitä saa ilman tilaajan lupaa jakaa eteenpäin. Pidätämme oikeuden käyttää toista tuotantolaitosta harkitsemissamme yksittäisissä tilanteissa. Sopimuksen purkaminen Sopimus voidaan purkaa, mikäli laatu ei toistuvasti vastaa tarpeitamme ja laadusta on kirjallisesti reklamoitu (sähköpostilla). Samoin mikäli tarjotut toimitusajat ja -ehdot eivät vastaa tarjouksessa luvattuja, on tilaajalla oikeus purkaa sopimus. Sopimus voidaan purkaa kolmen kolmen (3) reklamointikerran jälkeen. Purkuaika on kaksi (2) viikkoa siitä kun tilaaja on ilmoittanut sopimuksen purusta sähköpostilla toimittajalle. Sopimuksen erimielisyyksien käsittelypaikka on Hämeenlinnan käräjäoikeus. 5. Hankintamenettely Hankintaan sovelletaan Suomen julkisten hankintojen lainsäädäntöä. Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnassa noudatetaan avointa menettelyä. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus HILMA-portaalissa 30.4.2014. Tarjouspyyntöasiakirjat löytyvät kuntayhtymämme sivulla: www.hamk.fi/tietoa-hamkista/avoimet-tarjouspyynnot. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavissa vain suomen kielellä. 6. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, siitä on tarjouksessa erikseen mainittava. Julkisia hankintoja sekä asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan tarjoushintaa koskevat tiedot ovat julkisia, kun sopimus asiasta on tehty. Asianosaisille ne ovat julkisia päätöksen allekirjoittamisen jälkeen.
TARJOUSPYYNTÖ 6 (7) 7. Tarjoukseen sisällytettävät selvitykset Jotta pystymme arvioimaan julkaisujen, oppaiden ja niitä vastaavien tuotteiden painotöille asettamiamme vaatimuksia, tarjoajan kelpoisuutta sekä vertailuperusteita tulee tarjouksessa olla: 1. y-tunnus 2. ennankonperintärekisterote, todistus maksetuista sosiaaliturva ja työeläkemaksuista, todistukset eivät saa olla 3 kk vanhemmat 3.. Kohdassa 1 mainittujen esimerkkituotteiden: Esite A, painosmäärät 100 kpl ja 300 kpl Esite B, painosmäärät 500 kpl ja 1000 kpl Esite C, painosmäärät 1000 kpl ja 5000 kpl kokonaishinnat (alv 0%) 4. Asiointikieli 5. Selvitys painotuotteen laskutuksesta 6. Paperiset työnäytteet HAMKin esimerkkituotteista esite B ja esite C 7. Esimerkkituotteiden esite A, esite B ja esite C toimitusaika HAMK viestinnälle työpäivinä. 8. Selvitys tuotantolaitoksen painoaineiston siirtopalvelusta 9. Painotilauksen toimintatapakuvaus 10. Tuotantolaitoksen nimeämä yhteyshenkilö yhteystietoineen 11. Selvitys postituspalveluista 12. Selvitys painotuotteiden toimittamisesta tilaajan osoittamaan paikkaan (esim. työhuoneeseen) 13. Toimitusehto ja -aika 14. Maksuehto 15. Tarjouksen voimassaoloaika 16. Allekirjoitus ja tarjouksen vastuuhenkilön yhteystiedot 17. Sähköpostiosoite, johon kilpailutuksen päätös lähetetään tiedoksi 8. Tarjouksen jättäminen Sitova tarjous on toimitettava paperisena allekirjoitettuna viimeistään 22.5.2014 klo 11.00 mennessä osoitteeseen: Hämeen ammattikorkeakoulu Seija Salo PL 230 (Visamäentie 35 A) 13101 Hämeenlinna Tarjoukseen tulee liittää työnäytteet HAMKin esimerkkituotteista esite B ja esite C. Merkitse kuoreen teksti TARJOUS: Esitteet. Määräajan jälkeen jätettyjä tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjouksen tulee olla voimassa 30.6.2014 saakka. Tarjouksen tulee olla suomenkielinen. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.