TARJOUSPYYNTÖ Sivu 1 / 7 EU-KYNNYSARVON YLITTÄVÄ HANKINTA Dnro 25/021/2014 OPETUSHALLITUKSEN PAINOPALVELUJEN HANKINTA

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ Sivu 1 / 7 EU-KYNNYSARVON YLITTÄVÄ HANKINTA Dnro 25/021/2014 OPETUSHALLITUKSEN PAINOPALVELUJEN HANKINTA 1. Tarjouspyynnön kohde 2. Hankintayksikkö 3. Yhteyshenkilö Opetushallitus pyytää tarjousta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti Opetushallituksen oppikirjojen, julkaisujen ja informaatioaineistojen painopalveluista ja niihin liittyvistä lisäpalveluista. Tarjouskilpailun tuloksena syntyy Opetushallituksen puitejärjestely. Kilpailutettavat palvelut on tarkemmin yksilöity kohdassa 7. Opetushallitus, Hakaniemenranta 6, Helsinki Opetushallituksen yhteyshenkilönä toimii tuottaja Taija Paasilinna-Helminen, puh , sähköposti: taija.paasilinna-helminen@oph.fi. 4. Hankintailmoitus ja hankintamenettely Hankintaan sovelletaan julkisista hankinnoista annettuja säännöksiä. Hankintailmoitus on julkaistu HILMA -hankintaportaalissa ( ja ja sitä kautta TEDtietokannassa. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Tarjousasiakirjat voi ladata sähköisesti Opetushallituksen verkkosivuilta osoitteesta Ne voi pyytää myös Opetushallituksen kirjaamosta, kirjaamo@oph.fi. 5. Tärkeimmät sopimusehdot Toimitusehdot: Hankinnassa noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014) niiltä osin, kuin asiasta ei ole tässä tarjouspyynnössä tämän tarjouskilpailun perusteella valittavan toimittajan kanssa laadittavassa sopimuksessa toisin ilmoitettu. JYSE sopimusehdot löytyvät Internet-osoitteesta s/jyse_2014_palvelut.pdf Sopimuskausi: 2 vuotta (lisäksi korkeintaan kaksi optiokautta, yhteensä enintään 6 vuotta). Sopimus ei sisällä määräostovelvoitetta eikä yksinoikeutta tarjouspyynnössä määriteltyihin palveluihin. Raportointi: Puolivuosittainen listaus, josta ilmenevät tuotealueittain ja nimikekohtaisesti formaatti ja laajuus, painosmäärä, painomenetelmä sekä eritelty hinta. Maksuehdot: 21 päivää netto. Viivästyskorko määräytyy korkolain mukaan. Opetushallitus vastaanottaa laskut verkkolaskuoperaattorin kautta. Opetushallituksella on käytössään Tilhatilaustenhallintajärjestelmä. Valitun toimittajan tulee olla rekisteröitynyt Tilha-järjestelmään sopimuksen allekirjoittamisesta seuraavan kuukauden aikana ottaakseen vastaan sähköisiä tilauksia. Hankintapäätöksen sähköinen tiedoksianto: Opetushallitus antaa hankintapäätöksen tiedoksi tarjoajalle sähköisesti. Päätöksen sähköistä tiedoksiantoa varten tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan tarjouksessaan sähköpostiosoite, johon päätös liitteineen voidaan toimittaa. Hinnankorotukset: Perustellut hinnankorotukset mahdollisia vain kahden vuoden välein optiokauden sopimusneuvottelun yhteydessä.

2

3

4 TARJOUSPYYNTÖ Sivu 4 / 7 Dnro 25/021/2014 Selvitys: Tarjouksen mukana on tultava yksi painotyönäyte kustakin tuotealueesta, johon tarjoaja jättää tarjouksen. Painotyönäytteissä on oltava ne painomateriaalit, joihin tarjoajan tarjoushinnat perustuvat. Painotyönäytteet eivät saa olla 1 vuotta vanhempia. Vain yksi painotyönäyte tuotealueittain arvioidaan. Ohje painotyönäytteen valitsemiseen: Tuotealue 1 Kirjat: Koko B5, sisuksen värisyys 4/4, painomenetelmä offset, kansikartonki g, sisus päällystetty hienopaperi 100 g Tuotealue 2 Julkaisut: Koko B5, sisuksen värisyys 4/4, painomenetelmä digipainatus, kansikartonki g, sisus päällystetty hienopaperi 100 g Tuotealue 3 Informaatioaineistot: Koko A5, 210 x 210 tai 100 x 210, värisyys 4/4, painomenetelmä offset, paperi päällystetty hienopaperi 150 g 8.2 Tarjousta koskevat ehdottomat vaatimukset Tarjouksesta on ilmettävä tarjoaja ja tarjoajan yhteystiedot sekä mahdolliset alihankkijat ja näiden yhteystiedot. Tarjouksessa on nimettävä sopimuksen toteuttamiseen osallistuvat yhteyshenkilöt tilausasioissa ja tuotannossa, heidän tehtävänsä, kokemuksensa ja koulutuksensa, ks. Liite 1, Tarjoajan perustiedot -lomake. Alihankkijan vaihtaminen sopimusaikana on hyväksytettävä tilaajalla. Tarjouksessa tulee antaa tässä tarjouspyynnössä annettujen hinnoitteluohjeiden mukaan kiinteät hintataulukot sivu- ja painosmäärien mukaan eriteltyinä ilman arvonlisäveroa. Hinnat ilmoitetaan tarjouspyynnön liitteinä oleviin hinnoittelulomakkeisiin täytettyinä (Liite 3, Hinnoittelulomake Kirjat, Liite 4, Hinnoittelulomake Julkaisut ja Liite 5, Hinnoittelulomake Informaatioaineistot). Tarjoaja joka tekee osatarjouksen (ks. tarjouspyynnön kohta 11), liittää tarjoukseensa kyseiseen tuotealueeseen liittyvän hinnoittelulomakkeen. Lomakkeissa annetaan hinnat myös tärkeimmille lisäpalveluille. Selvitykset: Liitteenä 1 oleva Tarjoajan perustiedot -lomake täytettynä. Lisäksi tarjoukseen tulee liittää tämän tarjouspyynnön liitteinä 3-5 olevat Hinnoittelulomakkeet täytettyinä niistä tuotealueista, joita tarjoajan tarjous koskee. Tarjouksesta on käytävä ilmi enimmäistoimitusaika vedoksen hyväksymisestä kokonaisina työpäivinä liitteessä 2 annetuille esimerkkipainotöille. Tarjouksesta on käytävä ilmi, miten tarjoaja varmistaa painopalvelun laadukkaan toteutuksen annetussa enimmäistoimitusajassa silloinkin, kun tilaajalta tulee yhtä aikaa useita aineistoja painoon. Tarjouksesta on myös käytävä ilmi, kuinka ja miten nopeasti tarjoaja vahvistaa tilaukset vastaanotetuiksi, hoitaa vedosliikenteen, tukee tilaajaa painopalveluiden optimaalisessa käytössä, ratkaisee mahdolliset aineisto-ongelmat, varmistaa painopalvelun tasalaatuisuuden, järjestää mahdollisen alihankinnan, omavalvoo painoprosessiensa laatua, huolehtii toimitusten täsmällisyydestä, raportoi puolivuosittain palvelun toteuttamisesta ja reagoi mahdollisiin reklamaatioihin. Selvitys: Tarjoukseen tulee liittää tämän tarjouspyynnön liitteenä 2 oleva Toimitusaika ja suunnitelma palvelun toteuttamisesta -lomake täytettynä. Tarjouksesta on käytävä ilmi, millä painomateriaaleilla (kartongit ja paperit) tarjoaja aikoo palvelun toteuttaa niissä tuotealueissa, joita tarjous koskee. Selvitys: Tarjoukseen on liitettävä kartonki- ja paperinäytteet tuotealueen painoformaattien mukaisissa vahvuuksissa. Opetushallitus Hakaniemenranta 6, PL 380, Helsinki, puhelin , kirjaamo@oph.fi, Utbildningsstyrelsen Hagnäskajen 6, PB 380, Helsingfors, telefon , kirjaamo@oph.fi,

5

6 TARJOUSPYYNTÖ Sivu 6 / 7 Dnro 25/021/2014 Vaihe 2. Hintavertailu Hintavertailuun etenee viisi (5) parhaiten laatuvertailussa menestynyttä tarjoajaa kustakin tuotealueesta. Hintavertailu tehdään tuotealueittain hinnoittelulomakkeissa (liitteet 3-5) annettujen taulukkohintojen keskiarvojen muodostaman kokonaisvertailuhinnan perusteella (ns. hintakori). Hinnan vertailussa laskukaava on (tarjousten yhteissumma/tarjoajan tarjous) x (parhaan tarjous/tarjousten yhteissumma) x 100. Pisteiden mennessä tasan valitaan tarjoaja, jonka saamat pisteet suorituskyvystä ja palvelusta ovat paremmat. Toimittajan tuottaman palvelun laatutasoa seurataan sopimuskautena jatkuvasti. Jos laatutaso heikkenee tarjouksen yhteydessä esitetystä laatutasosta, toimittaja putoaa etusijajärjestyksessä viimeiseksi. Etusijajärjestystä voidaan muuttaa kahden kirjallisen reklamaation perusteella. Tarjoajan on toimitettava tarjouksessaan vertailun tekemisessä tarvittavat selvitykset ja liitteet. Vertailussa ei käytetä muita tietoja. 11. Tarjouksen muut ehdot Opetushallituksella on velvollisuus hylätä tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset, puutteelliset tarjoukset sekä tarjoukset, joihin ei ole liitetty ehdottomina vaadittuja tietoja tai selvityksiä. Opetushallitus pidättää itsellään oikeuden hankinnan jakamiseen sekä hankinnan keskeyttämiseen kokonaan tai osittain perustellusta syystä. Opetushallitus pidättää itsellään oikeuden solmia sopimus useamman toimittajan kanssa. Tarjousasiakirjat ovat saatavilla suomen kielellä. Tarjoukset on tehtävä suomen kielellä. Osatarjoukset hyväksytään tuotealueittain (ks. kohta 7). Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Alihankkijat hyväksytään. Opetushallitus ei korvaa tarjoajalle tarjouskilpailuun osallistumisesta aiheutuneita kustannuksia. 12. Tarjouspyyntöön liittyvät lisäkysymykset Tarjouspyyntöön liittyvät lisäkysymykset tulee jättää viimeistään sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo@oph.fi. Sähköpostin otsikkokentässä tulee ilmoittaa viite Painopalvelujen hankinta Dnro 25/021/2014. Opetushallitus kokoaa kaikki kysymykset ja niihin vastataan sähköpostitse viimeistään Vastauskooste lähetetään kaikille niille, jotka viimeistään ovat ilmoittaneet haluavansa sen vastaanottaa ja antaneet sähköpostiosoitteensa sitä varten osoitteeseen kirjaamo@oph.fi. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi Opetushallitus ei vastaa tarjouspyyntöön liittyviin tiedusteluihin puhelimitse. 13. Tarjousten jättäminen ja hankintatunnus Sitovat kirjalliset tarjoukset liitteineen (ks. kohta 8) tulee jättää yhtenä (1) kappaleena klo mennessä suljetussa kirjekuoressa Opetushallituksen kirjaamoon. Kirjaamon osoite: Opetushallitus/kirjaamo Hakaniemenranta Helsinki Lisäksi hinnoittelulomakkeet (liitteet 3-5) tulee lähettää sähköisessä muodossa osoitteeseen kirjaamo@oph.fi viestin otsikkokenttään Painopalvelujen hankinta Dnro 25/021/2014. Opetushallitus Hakaniemenranta 6, PL 380, Helsinki, puhelin , kirjaamo@oph.fi, Utbildningsstyrelsen Hagnäskajen 6, PB 380, Helsingfors, telefon , kirjaamo@oph.fi,

7