1. vapaa-aikalautakunta 10.12.2009 Liite nro 16.10.2009 Kirjastopalvelut TARJOUSPYYNTÖ KIRJASTOKIRJOISTA Äänekosken kaupunginkirjasto pyytää tarjousta liitteen mukaisesti. Tuoteryhmä Hankintayksikkö Kirjastokirjat Äänekosken kaupunginkirjasto. Hankintayksikön nykyinen toiminta Tarjouspyynnön sisältö ja laajuus Hankintakausi 1.1.2010-31.12.2010. Äänekosken kaupunginkirjasto kuuluu Aalto-kirjastoihin, jossa on käytössä BTJ ARVO palvelu. Äänekosken kaupunginkirjastoon hankittavat kirjat ja niihin liittyvät tallenteet. Aineisto hankinnat ovat pääasiassa suomenkielistä yleistä kirjallisuutta. Kirjasto hakee kirja-aineistovälityksen palvelukokonaisuutta, jossa edellytyksenä on tarjoajan PallasPro-kirjastojärjestelmään tuottamat tuotetiedot ja sähköinen tilaus kirjastojärjestelmän kautta Uutuus tarjonnan tulee olla käytettävissä sähköisinä listoina kirjastojärjes telmässä, ja listojen ennakkotietojen tulee olla siirrettävissä suoraan järjestelmään Valittavalta toimittajalta edellytetään hyvää kirjastoalan ja kustannusalan asiantuntemusta, luotettavuutta ja toimintavarmuutta. Hankinnan arvo on noin 80 000 euroa/vuosi (alv. 0%). Kirjasto varaa itsellään oikeuden hank kia vuosittain ainoastaan käytettävissä olevien määrärahojen salliman määrän ja varaa oikeuden tehdä yksittäisiä hankin toja myös muuta kautta.
Hankintayksikkö varaa mahdollisuuden hankintakauden jatkamiseen tarjouspyynnön mukaisilla ehdoilla yhdellä vuodella. Ratkaisu hankintakauden jatkamisesta tehdään viimeistään tammikuussa 2011. Hankintamuoto Avoin menettely: kaikki halukkaat voivat tehdä tarjouksen. Hankintailmoitus on julkaistu Hilma-palvelussa 16.10.2009 (www.hankintailmoitukset.fi). Tarjous Suomenkielinen tarjous, josta on käytävä ilmi tarjoajan Y-tunnus, on tehtävä tämän tarjouspyynnön liitteenä olevalle tarjouslomakkeelle. Liitteessä ilmoitetaan alennusprosentti eri aineistoille laskettuna kustantajan ovh-hinnasta tai ovh-hintaa vastaavasta hinnasta. Tarjouksen tulee sisältää kaikki palvelun tuottamisen kustannukset, myös mahdolliset hankintajärjestelmän muutoksesta ja käyttöönotosta aiheutuvat kustannukset, toimistokulut sekä laskutus- ja muut vastaavat lisät. Alihankkijoiden käyttö Tarjouksesta tulee ilmetä käyttääkö tarjoaja palveluissa alihankkijoita. Tarjoaja vastaa alihankkijoiden työstä kuten omastaan. Alihankkijoiden Y-tunnukset on ilmoitettava. Hintojen muutokset Tarjottuja alennusprosentteja ei muuteta hankintakaudella. Osatarjous Ei hyväksytä. Vaihtoehtoinen tarjous Ei hyväksytä. Maksuehto Maksuaika on vähintään 21 päivää netto. Laskutus Laskut toimitetaan osoitteella Äänekosken kaupunki, Kaupunginkirjasto, Wessmanninkatu 2, 44100 Äänekoski Laskutuslisiä, toimi tus-, pientoimitus- tai muita vastaavia lisiä ei hyväksytä. Verkkolaskutusmahdollisuus pyydetään ilmoittamaan.
Toimitusehto Toimitusehto on rahtivapaasti tilaajan ilmoittamiin osoitteisiin. Tilaukset on toimi tettava säännöllisesti kirjastoihin sovittuna viikonpäivänä. Palautusten tulee olla veloituksettomia. Lähetyksissä on oltava asianmukaiset lähetyslistat ja laskujen on oltava identtiset lähetyslistojen kanssa. Muut ehdot Hankinnoissa noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja ja Äänekosken kaupungin hankintasääntöä. Tarjouksen liitetiedot Tarjouksen tekijä sitoutuu tarjouksen jättäessään tässä tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin. Tarjouksia, jotka eivät täytä tarjouspyynnön ehtoja, ei käsitellä. Tarjouksen tekijällä ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjoajan on oltava rekisteröity ammatti- tai elinkeinorekisteriin sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaisesti. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Nämä tiedot hankintayksikkö tarkistaa Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (www.ytj.fi). Tarjoajan on toimitettava tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset, jos hän käyttää tai aikoo sopimuskauden aikana käyttää alihankintatyötä, vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa palvelun toteuttamisessa. Selvitysten toimittaminen on edellytyksenä hankintasopimuksen tekemiselle. Tarjoukseen on liitettävä seuraavat suomenkieliset asiakirjat: 1. Verovelkatodistus ja todistus maksetuista sosiaalivakuutusmaksuista. 2. Vakuutusyhtiön todistus lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta. Todistukset saavat olla enintään kaksi kuukautta vanhoja. Tarjouksessa pyydetään selvittämään seuraavat asiat: 3. Sähköisen hankinta- ja tilausjärjestelmän yhteensopivuus, toimivuus ja käytettävyys PallasPron kanssa. 4. Hankintajärjestelmän toiminta 5. Perehdytys hankintajärjestelmän käyttämiseen 6. Tilattavan aineiston tuotetiedot ja integroitu luettelointipalvelu Aalto-kirjasto jen yhteiseen tietokantaan. 7. Referenssiluettelo Suomen kirjastoista, joissa järjestelmä on käy-
tössä PallasPron kanssa. 8. Tarjoajan varautuminen yleisten kirjastojen siirtymiseen uuteen Marc21-pohjaiseen kirjastojärjestelmään sopimuskaudella. 9. Ilmestyvän kirjallisuuden järjestelmällinen ja kattava tarjoaminen ja siitä tiedottaminen. 10. Tarjotun aineiston valintaa helpottavat esittelyt. 11. Luettelo kirjastoaineistovälitykseen liittyvistä lisäpalveluista; palvelujen maksut on mainittava. 12. Toimitusaika ilmestymisestä ja toimitusten tiheys. 13. Tarjoajan luettelo suurista kustantajista. Arviointi 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi. 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. 3. Tarjousten kokonaistaloudellisuuden edullisuuden vertailu. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjous voidaan sulkea pois hankintalain (348/2007 52-54 ) mukaisesti. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarkistetaan, että Hankintapäätöksen tekemisen perusteet 1. Tarjous on laadittu siten, kuin tarjouspyynnössä on määritetty (samansisältöisenä ja samassa muodossa ja järjestyksessä). 2. Tarjous täyttää tarjouspyynnön muodolliset vaatimukset; esimerkiksi se on annettu määräajassa ja pyydetyssä muodossa. 3. Tarjous vastaa pyydettyjä kaupallisia vaatimuksia. 4. Tarjouspyynnön liite on täytetty Tarjoaja vastaa siitä, että tarjousta laatiessaan on selvittänyt ja ymmärtänyt tarjouspyynnön; tarjoaja ei voi myöhemmin vedota tietämättömyyteen. Hankintayksikkö varaa mahdollisuuden hylätä kaikki tarjoukset. Hyväksyttävistä tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin seuraavien perusteiden mukaan: 1. Hinta 60 % Hankinnan laskennallinen arvo on 80 000 euroa/vuosi (alv. 0%), joka tarjousvertailussa muodostuu seuraavasti - yleinen kirjallisuus, suuret kustantajat, ennakko, 52 000 e - yleinen kirjallisuus, suuret kustantajat, lisätilaus, 6 400 e - muut kustantajat, ennakko, 12 000 e - muut kustantajat, lisätilaus, 4 000 e
- oppikirjat, 4 000 e - vieraskielinen kirjallisuus, 1 600 e Tarjoajien näihin aineistoihin antamilla alennusprosenteilla lasketaan aineistojen tarjoushinnat ja tarjoajien tarjousten yhteishinnat - 60 pistettä saa edullisimman yhteishinnan tarjous - muiden tarjousten pistearvo lasketaan kaavalla halvin hinta / tarjouksen hinta * 60 2. Laatu 40 % Laatua arvioidaan pyydettyjen selvitysten (3. 13.) ja tarjouksesta muutoin saatavien tietojen perusteella seuraavasti: 2.1. Tilausjärjestelmä 25 % Arvioidaan tarjoajan tilausjärjestelmän yhteensopivuutta Aalto-kirjastojen hankintakäytäntöön. Kirjaston henkilökunta antaa pisteet seuraavasti: - tilausjärjestelmä on yhteensopiva ilman muutoksia: 25 pistettä - tilausjärjestelmä vaatii pieniä muutoksia: 20 pistettä - tilausjärjestelmä vaatii merkittäviä muutoksia ja kustannuksia: 5 pistettä - tieto puuttuu: 0 pistettä 2.2. Tarjoajan palvelutaso 15 % Arvioidaan tarjoajan palvelujen nopeutta, ilmestyvän kirjallisuuden järjestelmällistä tarjoamista, aineiston esittelyä sekä mahdollisuuksia lisäpalveluihin. Kirjaston henkilökunta antaa pisteet seuraavasti: - tarjoajan palvelutaso arvioidaan hyväksi: 15 pistettä - tarjoajan palvelutaso arvioidaan tyydyttäväksi: 10 pistettä - tarjoajan palvelutaso arvioidaan huonoksi: 2 pistettä - tieto puuttuu: 0 pistettä Hinnan ja laadun pisteet lasketaan yhteen ja tarjoukset asetetaan paremmuusjärjestykseen. Hankintasopimus Tarjouspyyntö ja tarjous muodostavat hankintasopimuksen perustan. Sopimus hankintayksikön ja hyväksytyn tarjouksen tekijän välille syntyy, kun sopijapuolet ovat allekirjoittaneet kirjallisen sopimuksen. Sopimusasiakirjojen järjestys on 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö
Hankintasopimuksen purkaminen 3. Tarjous 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot Kumpikaan sopijapuoli ei saa siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle ilman toisen sopijapuolen suostumusta. Sopijapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan eikä kohtuullisessa ajassa (3 viikkoa) korjaa laiminlyöntiään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta. Hankintasopimuksen irtisanominen Hankintayksikkö voi sanoa hankintasopimuksen irti kolmen (3) kuukauden irtisanomisajalla sopimuskauden aikana ilman korvauksia, mikäli ostaja ei ole tyytyväinen palveluun tai toimittajan toimintatapoihin. Asiakirjojen julkisuus Sopimuksenteon jälkeen tarjoukset ovat julkisia. Tarjouksen voimassaolo ja määräaika Tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Tällaiset tiedot tulee ilmoittaa erillisellä liitteellä, jonka on oltava selkeästi merkitty. Tarjouksen alennusprosentit eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjouksen tulee olla voimassa 31.3.2010 saakka. Suomenkieliset tarjoukset pyydetään toimittamaan viimeistään perjantaina 6.11.2009 klo 12.00 suljetussa kirjekuoressa merkinnällä "Kirjat 2010-2011 osoitteella Äänekosken kaupunki, Kaupunginkirjasto, Wessmanninkatu 2, 44100 Äänekoski. Tarjous on lähetettävä myös sähköisesti. Määräajan jälkeen saapuneita, puutteellisesti laadittuja tai epäselviä tarjouksia ei oteta huomioon. Lisätiedot Tarjouspyyntöön liittyvät suomenkieliset tiedustelut ja kysymykset pyydetään lähettämään viimeistään 23.10.2009 sähköpostitse osoitteeseen raija.tuhkanen@aanekoski.fi. Kysymykset ja niihin annetut vastaukset ovat nähtävillä 29.10.2009 alkaen internet-osoitteessa www.aanekoski.fi/ajankohtaista/julkiset hankinnat. Tarjouspyyntöasiakirjat julkaistaan internet-osoitteessa www.aanekos-
ki.fi/ajankohtaista/julkiset hankinnat. Äänekoski 16.10.2009 Äänekosken kaupunki, kaupunginkirjasto Kirjastotoimenjohtaja Raija Tuhkanen Liite Tarjouslomake Kirjastopalvelut Äänekosken kaupunki, kirjastopalvelut KIRJASTOKIRJAT Hankintakausi 1.1.- 31.12.2010 + optio vuodelle 2011 TARJOAJA:
Alennusprosentti kustantajan ovh-hinnasta tai ovh-hintaa vastaavasta hinnasta 1. Yleinen kirjallisuus - suuret kustantajat, ennakko - suuret kustantajat, lisätilaus - muut kustantajat, ennakko - muut kustantajat, lisätilaus 2. Oppikirjat 3. Vieraskielinen kirjallisuus