Hankinta on EU:n kynnysarvon ylittävä tavara- ja palveluhankinta. Hankinnan kokonaisarvo on n euroa.

Transkriptio

1 1 TOIMISTOTARVIKKEET v Kajaanin kaupungin keskushallinto / Kainuun hankintarengas järjestää tarjouskilpailun koskien toimistotarvikkeiden hankintaa ajalle Hankinnassa ovat mukana Kajaanin kaupunki, Kuhmon kaupunki, Hyrynsalmen, Sotkamon, Paltamon, Ristijärven, Puolangan, Vaalan ja Suomussalmen kunnat, ja Kainuun Ev.lut. seurakunnat. Lisäksi tarjouksen pyytäjä edellyttää, että tarjouksen tekijä sitoutuu myymään tarjouspyynnössä määriteltyjä tuotteita samoin ehdoin Tilaajan määräysvallassa oleville yhtiöille ja liikelaitoksille. Hankinta on EU:n kynnysarvon ylittävä tavara- ja palveluhankinta. Hankinnan kokonaisarvo on n euroa. Tarjousten laatiminen Tarjous on laadittava suomen kielellä ja tarjouksen tulee olla tämän tarjouspyynnön mukainen. Tarjottavat tuotteet on hinnoiteltava tarjouspyyntöpohjina oleviin exel-taulukkoon (liite1). Taulukkoon ei saa lisätä eikä poistaa tuotteita tai rivejä. Tarjouksessa on oltava vähintään seuraavat tiedot: tarjoajan yleisesittely ja yhteystiedot asiakirjojen postitusta varten. tarjouksen voimassaolo, päiväys, allekirjoitus ja lisätietojen antajat. muut tässä tarjouspyynnössä vaaditut selvitykset. vaaditut todistukset ja soveltuvuusehtojen tarkastaminen (liite 2). Ilmoitus ja hankintamenettely ja tarjoajien arviointi Hankintamuotona käytetään avointa menettelyä ja hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). Hankintaprosessin kuvaus: Sähköinen sivuille Tarjouspyyntö saatavilla sivuilla alkaen. Mahdolliset lisäkysymykset lisätietojen antajalle mennessä Mahdolliset lisäkysymykset ja vastaukset siirretään sivuille viimeistään mennessä. Tarjousten vastaanottaminen klo mennessä. Tarjousten avaus Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu Hankintapäätös Hankintapäätöksestä ilmoittaminen Hankintasopimus

2 2 Tarjousten arviointi, käsittely ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjouskilpailusta suljetan pois hankintalain 53 :n ja 54 :n mukaisesti sellainen ehdokas tai tarjoaja, joka on syyllistynyt vakaviin taloudellisin rikoksiin ja sellaiset yritykset, joilla ei voida katsoa olevan hankintalain 71 mukaisesti teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen. Tarjousten ja tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjous hylätään, mikäli se ei vastaa tarjouspyynnön muodollisia vaatimuksia, sitä ei ole annettu määräajassa tai pyydetyssä muodossa, tarjouspyynnön liitteet on jätetty täyttämättä tai että tarjoaja on antanut tarjouskilpailun yhteydessä ostajalle vääriä tietoja. Hinnoittelu Tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajalle, tarjoukselle ja palvelun laadulle asetetut vaatimukset, vertaillaan jäljempänä esitettyjen valintaperusteiden mukaisesti. Tarjoaja vastaa siitä, että tarjousta jättäessään on selvittänyt ja ymmärtänyt tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset ja taustat. Tarjoaja ei voi myöhemmin vedota tietämättömyyteen. Tarjous tulee laatia nettohinnoin liitteenä olevalle tarjouslomakkeelle eriteltynä. (alv 0 %). Jos tarjouksen tekijä ei tarjoa kaikkia tarvikkeita, käytetään vertailussa tarjottujen tuotteiden korkeinta hintaa. Taulukkoon on merkitty yleisimmät hankittavat tuotteet. Tarjousvertailuun hyväksytään tuotteet, joiden ominaisuudet ja soveltuvuus ovat vastaavia kuin mitä ovat tarjouslomakkeella pyydetyt tuotteet. Koska hankinnassa mukana olevat osapuolet tilaavat myös muita kuin tarjouspyynnön liitteellä mainittuja tuotteita, on tarjoukseen liitettävä muista tuotteista nettohinnastot ja tuoteryhmäkohtaiset alennusprosentit. Hintojen voimassaolo Tarjottujen hintojen on oltava voimassa saakka. Kampanjatuotteet

3 3 Sopimustoimittajan tulee sitoutua siihen, että Kainuun hankintarenkaan sopimushinta ei missään tilanteessa ole korkeampi kuin mahdollisesti samanaikaisesti voimassa oleva julkinen kampanjahinta. Uutuudet Sopimuskauden aikana markkinoille tulevat uutuustuotteet on hinnoiteltava tässä tarjouspyynnössä tarjottujen tuotteiden hintatasoon. Hinnanmuutokset Sopimuskaudella hyväksytään hintamuutokset ainoastaan silloin, kun ne perustuvat viranomaisen päätöksiin ja todistettavasti toimittajasta riippumattomiin erityisiin muutostarpeisiin. Tällaisena erityisenä syynä voidaan pitää merkittäviä (+/-3 %) muutoksia esim. työvoimakustannuksissa. Perustellut muutosesitykset on tehtävä vähintään kahta (2) kuukautta ennen ehdotettua muutoksen voimaan astumista kirjallisesti. Hyväksytyt muutokset astuvat voimaan yhden (1) kuukauden kuluttua hyväksynnästä. Toimittajan tulee ilmoittaa muutoksista kirjallisesti. Perusteettomia hinnankorotuksia sopimuskaudella ei hyväksytä. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla voimassa asti. Maksuehto Maksuehto vähintään 21 pv netto Mahdollisesti perittävä viivästyskorko on ilmoitettava tarjouksessa ja viivästyskorko saa olla vähintään korkolain mukainen. Sopimusehdot Hankinnoissa noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 1994 / JYSE 2009). Osatarjous Osatarjouksia ei hyväksytä Hankintapäätöksen perusteet

4 4 Hankintapäätös tehdään kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella. Kokonaistaloudellista edullisuutta vertailtaessa käytettävät valintaperusteet ja painoarvot ovat: 1. Kokonaiskustannukset/vertailuhinta max. 80 p. - Exel-taulukosta - Kaavalla: edullisin hinta/tarjottu hinta * maksimipistemäärä 2. Sähköinen laskutus (oltava käytössä sopimuskauden alkaessa) max. 5 p. - Kyllä 5 p - Ei 0 p 3. Tuotteiden sopivuus ja tuotevalikoima max. 10 p. Tarjouksia arvioitaessa tuotteiden sopivuuden ja tuotevalikoiman osalta kiinnitetään huomiota erityisesti seuraaviin seikkoihin: tuotevalikoiman monipuolisuus tuotteiden ominaisuudet ja soveltuvuus ao. käyttöön aikaisemmat käyttökokemukset ja koekäyttökokemukset 4. Maksuehto max. 5p. Paras maksuehto 5pistettä, seuraava 3pistettä, seuraava 1piste. Hankintapäätös ja -sopimus Kajaanin kaupunki tekee kaikkia hankinnassa mukana olevia osapuolia sitovan hankintapäätöksen. Hankinnasta tehdään kirjallinen hankintasopimus valitun toimittajan kanssa. Hankintasopimus allekirjoitetaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman ja sopimus päättyy ilman erillistä irtisanomista sopimuskauden päättyessä. Sopimuksen seuranta Sopimuskauden aikana pidetään vähintään yksi seurantakokous vuosittain. Seurantakokouksessa käydään läpi sopimukseen liittyvät asiat, sekä muut ajankohtaiset asiat. Mikäli sopimusaikana tehdään muutoksia sopimuksen sisältöön, tehdään niistä erillinen liite. Sopimusasiakirjojen järjestys Hankintasopimus Hankintapäätös Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 1994, JYSE 2009) Tarjouspyyntö liitteineen Tarjous liitteineen Asiakirjojen julkisuus

5 5 Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat yleisesti julkisia sopimuksenteon jälkeen. Tarjouskilpailuun osallistuneet saavat halutessaan tarjoukset nähtäväkseen heti päätöksenteon jälkeen. Tarjous tulee pyrkiä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen on kuitenkin järkevän tarjouksen tekemiseksi välttämätöntä, tulee liike- tai ammattisalaisuuksiksi määritellyt tiedot ilmoittaa erillisellä liitteellä, jonka on oltava selkeästi merkitty. Hinta ei ole liikesalaisuus. Asiakirjojen täydentäminen ja tarkistukset Tarjouksen pyytäjä voi tarvittaessa pyytää täydentämään tarjousasiakirjoja. Muuta Tarjouksen pyytäjä ei korvaa toimittajalle tarjouksen tekemisestä johtuvia kustannuksia. Laskutuskäytäntö on sovittava tilaavan yksikön kanssa erikseen. Lisätiedot ja kysymykset Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset on toimitettava mennessä sähköpostilla osoitteella: Kysymyksiin vastataan kirjallisesti ja vastaukset kysymyksineen ovat saatavissa Kajaanin kaupungin hankintojen www-sivuilta osoitteesta viimeistään Tarjousten jättäminen Tarjoukset liitteineen tulee toimittaa suljetussa kirjekuoressa viimeistään klo mennessä osoitteella: Kajaanin kaupunki/neuvokki Pohjolankatu 13, Kajaani Kuoreen merkintä Toimistotarvikkeet Tarjouspyynnön liite nro 1 (excel-taulukko) on palautettava myös sähköisessä muodossa. Tarjouksen sähköinen palautusosoite: klo mennessä kajaani@kajaani.fi Sähköpostin otsikosta tulee olla helposti havaittavissa, että se sisältää tarjouksen ja siinä tulee käyttää tunnusta: Toimistotarviketarjous

6 6 Tarjouksen pyytäjän oikeudet Tarjouksen pyytäjä pidättää itselleen oikeuden korvauksetta hylätä tarjoukset tai jakaa ne parhaaksi katsomallaan tavalla. Tarjousaikana esitettävät kysymykset hankintavastaava Jouko Vähärautio, puh virastomestari Martti Rautiainen KAJAANIN KAUPUNKI KESKUSHALLINTO Tuija Aarnio hallintojohtaja LIITTEET tarjouslomake nro 1 kelpoisuuslomake nro 2