TARJOUSPYYNTÖ TUOREISTA LEIPOMOTUOTTEISTA

Transkriptio

1 1 (8) TARJOUSPYYNTÖ TUOREISTA LEIPOMOTUOTTEISTA Äänekosken kaupunki pyytää tarjoustanne. Tuoteryhmä Tuoreet leipomotuotteet Tarjouspyynnön sisältö ja laajuus Hankintakausi Tuoreiden leipomotuotteiden toimittaminen Äänekosken kaupungin ruokapalveluja tuottaville laitoksille Konginkankaalla, Suolahdessa ja Äänekoskella sekä Äänekosken ammatillisen koulutuksen kuntayhtymän toimipisteille Äänekoskella ja Saarijärvellä. Hankintayksikkö varaa mahdollisuuden hankintakauden jatkamiseen tarjouspyynnön mukaisilla ehdoilla yhdellä vuodella. Ratkaisu hankintakauden jatkamisesta tehdään viimeistään syyskuussa Hankintayksikkö Hankintamuoto Äänekosken kaupunki, ruokapalvelut. Tavarahankinta. Avoin menettely. Hankintailmoitus on julkaistu Hilma-palvelussa ( Ennakkoilmoitus on julkaistu Tarjous Kaikilta osiltaan suomenkielisestä tarjouksesta, joka tulee tehdä tämän tarjouspyynnön mukana oleviin liitteisiin, tulee ilmetä tarjoajan virallinen nimi, kotipaikka, Y-tunnus, postiosoite, sähköpostiosoite, ja allekirjoitus. Tarjouksessa tulee olla tarjoajasta ja hänen toiminnastaan sekä referensseistään lyhyehkö kuvaus. Tarjouksessa on ilmoitettava erikseen tuotteiden yksikköhinta ja yhteishinta. Hinnat ilmoitetaan ilman arvonlisäveroa. Hintojen tulee sisältää kaikki kustannukset.

2 2 (8) Tarjottavien tuotteiden tulee täyttää kulloinkin voimassa olevat elintarvikkeista ja niiden valvonnasta annettuihin lakeihin ja asetuksiin liittyvät vaatimukset ja muut viranomaismääräykset. Tarjouksessa tulee ilmoittaa, kuinka hankintayksikkö voi tarkistaa Y- tunnuksella löytyvät perustiedot yrityksestä, jos tarjoajalla ei ole suomalaista Y-tunnusta. Tarjouksessa tulee vahvistaa tarjouksen olevan tarjouspyynnön mukainen. Hinnat Tuotekohtaisissa lomakkeissa on ilmoitettu yhden vuoden arvioidut kulutusarviot. Toteutuvien määrien poikkeamiset arvioiduista kulutusmääristä eivät oikeuta yksikköhintojen muutoksiin. Hankintayksikkö ei sitoudu tilaamaan mainittuja määriä, mikäli tarvetta ei ilmene, mutta voi toisaalta ostaa tarpeen mukaan enemmänkin kuin on arvioitu. Hinnan tulee sisältää kaikki kulut, minkäänlaisia erillisiä lisiä ei hyväksytä. Sopimuskauden aikana tapahtuvista tuotteiden vaihdoista on neuvoteltava. Korvaavan tuotteen on oltava laadultaan ja hinnaltaan sama. Hetkellisissä toimitusmuutoksissa tuotemuutoksista on sovittava tilaajan kanssa. Korvaavista tuotteista on lähetettävä hintatiedot, ennen kuin tuote poistuu valikoimasta, ja tilaaja saa minkä tahansa vastaavan tuotteen sopimushinnalla. Korvaavan tuotteen käytöstä on oltava selkeät perusteet. Palveluntuottaja tiedottaa hankintayksikölle etukäteen markkinoinnin edistämiskampanjoista, erikoistarjouksistaan yms. ja antaa hankintayksikölle vastaavanlaiset edut, mikäli ne ovat hankintayksikölle sopimuksen ehtoja edullisemmat. Hintojen muutokset Hankintayksiköllä ja palveluntuottajalla on oikeus ehdottaa hinnantarkistusta ja tuotemuutoksia kolmannesvuosittain alkaen. Muutosehdotus toimitetaan kirjallisena ruokapalvelupäällikölle sekä toimipaikkoihin viimeistään kuukausi (1 kk) ennen voimaanastumista. Alihankkijoiden käyttö Tarjouksesta tulee ilmetä käyttääkö tarjoaja palveluissa alihankkijoita. Tarjoaja ei voi siirtää suoritusta kokonaisuudessaan alihankkijalle. Tarjoaja vastaa alihankkijoiden työstä kuten omastaan. Alihankkijoiden nimet ja Y-tunnukset on ilmoitettava. Osatarjous Ei hyväksytä. Vaihtoehtoinen tarjous Toimitusehto Ei hyväksytä. Tuotteet on toimitettava tarjouspyynnön liitteissä sanotun mukaisesti. Toimitusehto on TOP Äänekosken kaupungin ja Äänekosken ammatillisen koulutuksen kuntayhtymän laitokset FIN01. Edellisen toimituskerran tyhjät laatikot on samalla vietävä pois. Tuotteiden jättäminen lukitsemattomiin tai lämpötilaltaan hallitsemattomiin tiloihin on kielletty.

3 3 (8) Toimitusehdot ja toimipisteiden määrät saattavat muuttua sopimuskaudella hankintayksikön toiminnan muuttuessa. Hankintayksiköllä ei ole velvollisuutta ottaa vastaan myöhästynyttä, viallista tai käyttökelvotonta tuotetta. Palautus tapahtuu palveluntuottajan kustannuksella. Toimitusaika Tilauskäytäntö Liitteen 3 mukaisesti. Tilaukset annetaan sähköpostilla tai puhelimitse klo 12 mennessä. Palveluntuottajan tulee vahvistaa tilaus. Tarjoajan asiakaspalvelu Tarjoajan tulee ilmoittaa vähintään yksi vastuunalainen sopimusyhteyshenkilö, joka vastaa asiakassuhteesta ja koko palveluprosessista. Tarjoajalla tulee olla myös suomenkielinen asiakaspalvelu, joka on puhelimitse (ei maksullista palvelunumeroa) tavoitettavissa arkipäivinä. Reklamointi Maksuehto Laskutus Palveluntuottajan tulee dokumentoida kaikki hankintayksiköltä tulleet huomautukset tuotteiden tai palvelun laadusta, vastata reklamaatioon kahden vuorokauden sisällä ja ryhtyä välittömästi toimenpiteisiin virheen korjaamiseksi. Maksuaika vähintään 21 pv netto. Laskutuksessa käytetään sähköistä laskutusta hankintayksikön antamien ohjeiden mukaisesti. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Muut ehdot Tarjousasiakirjat ovat suomenkielisiä. Tarjoajan halutessa tarjousasiakirjat muulla kielellä, käännättäminen ja siitä aiheutuvat kustannukset ovat tarjoajan itsensä vastattavina. Hankinnassa noudatetaan julkisten tavarahankintojen yleisiä sopimusehtoja 2009 ja Äänekosken kaupungin hankintasääntöä. Tarjoaja on rekisteröitynyt kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin ennen hankintapäätöksen tekemistä, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Nämä tiedot hankintayksikkö tarkistaa Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä ( Jos tarjoaja ei ole rekisteröitynyt edellä mainittuihin rekistereihin, on toimitettava selvitys rekisteröimättömyyden perusteista. Jos toimitukset myöhästyvät muista kuin force majeure syistä, hankintayksiköllä on oikeus saada jokaiselta myöhästymispäivältä viivästyssakkoa 2 %, kuitenkin enintään 15 % toimituksen verottomasta arvosta.

4 4 (8) Mikäli palvelut eivät toimi hankintayksiköstä riippumattomista syistä, palveluntuottajan on korvattava tilaajalle viivästymisestä aiheutuneet lisäkustannukset. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään tässä tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin. Tarjouksia, jotka eivät täytä tarjouspyynnön ehtoja, ei käsitellä. Tarjouksen tekijällä ei ole oikeutta vaatia hankintayksiköltä korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan on toimitettava tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset, jos hän käyttää tai aikoo sopimuskauden aikana käyttää alihankintatyötä, vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa palvelun toteuttamisessa. Selvitysten toimittaminen on edellytyksenä hankintasopimuksen tekemiselle. Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen (esim. hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen) vuoksi. Tarjouskilpailun voittanut tarjoaja lähettää laajennetun alennuksiin perustuvan hinnaston kaikille toimituspaikoille. Hankintayksikkö varaa mahdollisuuden keskeyttää hankinta tai hylätä kaikki tarjoukset. Tarjouksen liitetiedot Tarjoukseen on liitettävä seuraavat suomenkieliset asiakirjat: 1. Veroviranomaisen todistus verojen ja maksujen suorittamisesta. Todistus saa olla tarjousten jättämisajankohtana enintään kaksi kuukautta vanha. Todistus on esitettävä myös alihankkijoiden osalta. 2. Vakuutusyhtiön todistus lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta. Todistus saa olla tarjousten jättämisajankohtana enintään kaksi kuukautta vanha. Todistus on esitettävä myös alihankkijoiden osalta. 3. Selvitys tarjoajan vastuuvakuutuksesta, joka korvaa hankintayksikölle tai kolmannelle osapuolelle palveluntuottajan virheellisestä toiminnasta aiheutuneet kustannukset. 4. Selvitys tarjoajan kuljetusjärjestelyistä ja logistiikasta. 5. Selvitys tarjoajan laatujärjestelmästä. 6. Selvitys tarjoajan omavalvonnasta. 7. Selvitys tarjoajan poikkeusolojen valmiussuunnitelmasta. Arviointi 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi. 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. 3. Tarjousten vertailu.

5 5 (8) Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjoajien kelpoisuuden tarkistamisen tarkoituksena on selvittää tarjoajien edellytykset suoriutua palvelun tuottamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Tarjous voidaan sulkea pois hankintalain (348/ ) mukaisesti. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa tarjoajan pääpaikka sijaitsee, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarkistetaan, että Hankintapäätöksen tekemisen perusteet 1. Tarjous on laadittu siten, kuin tarjouspyynnössä on määritetty. 2. Tarjous täyttää tarjouspyynnön muodolliset vaatimukset. 3. Tarjous vastaa pyydettyjä kaupallisia vaatimuksia. Tarjoaja vastaa siitä, että tarjousta laatiessaan on selvittänyt ja ymmärtänyt tarjouspyynnön; tarjoaja ei voi myöhemmin vedota tietämättömyyteen. Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset, otetaan tarjousten vertailuun. Hankintapäätös tehdään tarjouspyynnön ehdot täyttävistä tarjouksista ottaen huomioon kokonaistaloudellinen edullisuus seuraavien arviointiperusteiden mukaan: 1. Hinta 70 % Tarjousten kokonaishinnat lasketaan liitteessä 1 sanotuilla määrillä pistettä saa halvin tarjous, muut suhteessa vähemmän - laskukaava: halvin hinta / tarjoushinta * Tuotteiden laatu 15 %. Tuotteiden tuoreudesta, kuitupitoisuudesta ja pääraaka-aineiden alkuperämaasta annetaan pisteitä tarjouksista saatavien tietojen perusteella pistettä tuotteiden tuoreudesta saa, kun tuotteet toimitetaan liitteessä sanottuihin toimipisteisiin 24 tunnin kuluessa paistamisesta - 3 pistettä tuotteiden tuoreudesta saa, kun tuotteet toimitetaan liitteessä sanottuihin toimipisteisiin myöhemmin kuin 24 tunnin kuluessa paistamisesta

6 6 (8) - 0 pistettä tuotteiden tuoreudesta saa, kun tuotteiden toimittamisesta liitteessä sanottuihin toimipisteisiin ei - 3 pistettä tuotteiden kuitupitoisuudesta saa, kun asiasta on tarjouksessa tieto - 0 pistettä tuotteiden kuitupitoisuudesta saa, kun asiasta ei - 2 pistettä tuotteiden pääraaka-aineiden alkuperästä saa, kun asiasta on tarjouksessa tieto - 0 pistettä tuotteiden pääraaka-aineiden alkuperästä saa, kun asiasta ei 3. Palvelun laatu 15 % Lähiruoan saatavuudesta, valikoimien laajuudesta, tuotteiden toimittamisesta, pientoimituserien saatavuudesta kaikkiin toimipisteisiin ja tarjoajan toiminnan ympäristövaikutuksista annetaan pisteitä tarjouksista saatavien tietojen perusteella. - 3 pistettä lähiruoan saatavuudesta saa, kun asiasta on tarjouksessa tieto - 0 pistettä lähiruoan saatavuudesta saa, kun asiasta ei - 3 pistettä valikoimien laajuudesta saa, kun asiasta on tarjouksessa tieto - 0 pistettä valikoimien laajuudesta saa, kun asiasta ei - 3 pistettä tuotteiden toimittamisesta saa, kun asiasta on tarjouksessa tieto - 0 pistettä tuotteiden toimittamisesta saa, kun asiasta ei - 3 pistettä pientoimituserien saatavuudesta kaikkiin toimipisteisiin saa, kun asiasta on tarjouksessa tieto - 0 pistettä pientoimituserien saatavuudesta kaikkiin toimipisteisiin saa, kun asiasta ei - 3 pistettä tarjoajan toiminnan ympäristövaikutuksista saa, kun asiasta on tarjouksessa tieto - 0 pistettä tarjoajan toiminnan ympäristövaikutuksista saa, kun asiasta ei Hankintasopimus Tarjouspyyntö ja tarjous muodostavat hankintasopimuksen perustan. Sopimus hankintayksikön ja hyväksytyn tarjouksen tekijän välille syntyy, kun sopijapuolet ovat allekirjoittaneet kirjallisen sopimuksen. Sopimusasiakirjojen järjestys on 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö 3. Julkisten tavarahankintojen yleiset sopimusehdot 2009

7 7 (8) 4. Tarjous Hankintasopimuksen purkaminen Hankintasopimuksen irtisanominen Kumpikaan sopijapuoli ei saa siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle ilman toisen sopijapuolen suostumusta. Sopijapuolet sitoutuvat siihen, että tähän hankintaan liittyvien sopimusten sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan olennaisista muutoksista ilmoitetaan toiselle sopijaosapuolelle. Hankintayksiköllä on oikeus purkaa sopimus, jos palveluntuottaja olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan eikä kohtuullisessa ajassa (3 viikkoa) korjaa laiminlyöntiään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta. Hankintayksikkö voi sanoa hankintasopimuksen irti kahden (2) kuukauden irtisanomisajalla sopimuskauden aikana ilman korvauksia, mikäli hankintayksikkö ei ole tyytyväinen tuotteiden laatuun, ominaisuuksiin tai palveluntuottajan toimintatapoihin. Asiakirjojen julkisuus Sopimuksenteon jälkeen tarjoukset ovat julkisia. Tarvittaessa asiakirjat ovat kirjallisesta pyynnöstä erikseen sovittavana ajankohtana nähtävissä hankintayksikössä. Tarjouksen voimassaolo ja määräaika Asianosaisella on viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 11 :n mukaan oikeus saada tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn; ei kuitenkaan viranomaisen järjestämässä tarjouskilpailussa toisen tarjouksen tekijän liike- tai ammattisalaisuutta koskevista tiedoista tarjouksen hintaa lukuun ottamatta. Tarjouksen tulee olla voimassa saakka. Suomenkieliset tarjoukset pyydetään toimittamaan klo mennessä suljetussa kirjekuoressa merkinnällä "Tarjous leipomotuotteista osoitteella Äänekosken kaupunki, Ruokapalvelut, Pl 24, Äänekoski. Sähköisessä muodossa olevat tarjoukset, jotka tulostetaan tarjousajan päättymisen jälkeen, lähetetään osoitteeseen Sähköpostin otsikoksi merkintään "Tarjous leipomotuotteista Lisätiedot Määräajan jälkeen saapuneita, puutteellisesti laadittuja tai epäselviä tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjouspyyntöön liittyvät suomenkieliset tiedustelut ja kysymykset pyydetään lähettämään viimeistään klo 12 sähköpostitse osoitteeseen Kysymykset ja niihin annetut vastaukset julkaistaan viimeistään internet-osoitteessa kaupungista/julkiset hankinnat.

8 8 (8) Tarjouspyyntöasiakirjat julkaistaan internet-osoitteessa kaupungista/julkiset hankinnat. Äänekoski Äänekosken kaupunki Va. ruokapalvelupäällikkö Raija Sällinen Liitteet 1. Tarjouslomake 2. Toimituspaikat ja yhteyshenkilöt 3. Toimitusajankohdat