Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymän siivouspalvelut Hankinnan kuvaus Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymä ylläpitää Saimaan ammattiopisto Sampoa, joka tarjoaa ammatillista koulutusta aikuisille ja nuorille sekä koulutus- ja kehittämispalveluja yrityksille ja muille yhteisöasiakkaille. Toimipisteet ovat Lappeenrannassa ja Imatralla. Pyydämme Teiltä tarjoustanne ylläpito- ja perussiivouksesta sekä sijaisuuspalvelusta tämän tarjouspyynnön ja liitteenä olevien asiakirjojen mukaisesti. Tarjotun palvelun tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteiden kuvausta sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Hankinta on jaettu osiin. Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymän siivouspalveluiden hankinta on jaettu siten, että tarjouksen voi antaa Lappeenrannan kohteista ja/tai Imatran kohteista. Sopimukseen liitetään opiskelijatyönä rakennettavien omakotitalojen ruokailu- ja sosiaalitilat. Kesä aikana tiloja käyttävät pääsääntöisesti aikuisopiskelijat. Toimistotilat ovat normaalissa käytössä. Jos jokin tarjouskohde on pois käytöstä vähintään kuukauden ja siitä on ilmoitettu vähintään 1 kk ennen, palveluntuottajalla ei ole oikeutta laskuttaa siitä. Oppilaitosten lukuvuodet huomioiden ylläpitosiivousta on n. 200 päivää/vuosi. Perussiivoukset tehdään lomien aikana. Sopimukseen voidaan myös lisätä alueita ko. kohteissa, jotka eivät ole kilpailutushetkellä tiedossa. Sopimuksesta voidaan poistaa myös alueita ja kohteita, joissa toiminta muuttuu tai päättyy sopimuskauden aikana. Siivous tuotetaan päiväsiivouksena, jolloin päivittäinen työaika on arkisin klo 6.00-21.00. Muuna aikana tehtävistä töistä on sovittava erikseen. Kohteissa saattaa olla iltakäyttöä, joka tulee ottaa huomioon siivouksessa. Siivouspalvelujen tarkempi sisältö liitteissä: - Hintalomake Lappeenranta, Liite 1 - Hintalomake Imatra, Liite 2 - Siivottavat kohteet, Liite 3 - Puhtaustasot, Liite 4 - Kustannusvastuut tilaajan ja tuottajat välillä, Liite 5 - Sopimusluonnos Lappeenranta/Imatra, Liite 6 - Piirustukset ja tilattavan siivouspalvelun kuvaukset ovat projektipankissa, jonka kautta toimittaja saa ne käyttöönsä. Linkin projektipankkiin saa pyytämällä sitä sähköpostitse annika.huuhko@edusampo.fi Ylläpito- ja perussiivouspalveluun liittyvä palvelukokonaisuus: - työajan tulee olla riittävä, jotta palvelukuvauksen mukainen puhtaustaso toteutuu - käytettävät puhtaustasot ovat kaksi, kolme ja neljä. - suunnittelu, laadunhallinta ja seuranta yhteistyössä asiakkaan kanssa - siivouksen ajoituksen jatkuva sopeuttaminen oppilaitoksen tarpeisiin Koulutuskuntayhtymä tekee siivouspalveluista yhden vuoden puitesopimuksen kolmella yhden vuoden optiolla (1+1+1+1). Varsinainen sopimuskausi alkaa 1.1.2017 ja päättyy 31.12.2017. Yrityksen on tutustuttava ennen sopimuskauden alkua kohteisiin.
Hinta ja hinnanmuutokset Kohteiden näytöt Tilat ja välineet Hinnat ovat kiinteät ensimmäisen sopimusvuoden ajan. Optiovuosien käytöstä tilaaja päättää erikseen. Mahdolliset optiovuosia koskevat hinnanmuutosesitykset tulee ilmoittaa kirjallisesti tilaajalle vähintään 90 päivää ennen optiovuoden alkua. Hinnanmuutosesitysten tulee perustua todellisiin kustannusten muutoksiin. Uusista hinnoista sovitaan yhdessä kirjallisesti, hintojen korotusta ei hyväksytä yksipuolisella ilmoituksella. Hinnanmuutosperusteet tulee olla todennettavissa. Imatra, Koulukatu 5, kokoontuminen pääaulassa, jonka jälkeen näyttöä jatketaan Imatran toisessa kohteessa: torstai 25.8.2016, klo 9.00 keskiviikko 7.9.2016, klo 9.00 Lappeenranta, Pohjolankatu 12, kokoontuminen A-osan aulassa, jonka jälkeen näyttöä jatketaan muissa Lappeenrannan kohteissa: torstai 25.8.2016, klo 13.00 keskiviikko 7.9.2016, klo 13.00 Kohteiden näyttöihin tulee ilmoittautua sähköpostitse irene.suninen@edusampo.fi viimeistään näyttöä edeltävänä päivänä klo 14.00 mennessä. Tarjouksen jättäminen edellyttää kohteisiin tai kohteeseen tutustumista puhtauspalveluesimiehen johdolla. Kiinteistön siivoustilat ja -kaapit ovat siivouspalvelutuottajan yksinoikeudellisessa käytössä ja vastuulla. Tuottaja sitoutuu noudattamaan kuntayhtymän turvallisuusmääräyksiä tiloissa liikkumisen, avainten ja kulkutunnistimien hallinnan jne. suhteen. Tuottaja tuo mukanaan kaikki palvelun tuottamisessa tarvittavat koneet, työvälineet, puhdistusaineet, wc- harjat ja käsienpesuaineet, siivouksessa tarvittavat eri jätesäkkilajit, biopussit tms. Tuottaja vastaa puhdistusaineiden, tarvikkeiden ja kaluston riittävyydestä, huollosta ja kunnossapidosta. Vastuunjakotaulukko on liitteenä. Siivouspalvelun tuottaja tilaa käsipyyhe- ja wc-paperit Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymän sopimustoimittajalta ja huolehtii niiden jakamisesta kohteisiin. Tuottaja ei voi ottaa välityspalkkiota. Tilaaja vastaa mattojen ja tekstiilikäsipyyherullien sopimuksista ja toimituksista. Tarjoushintojen ja työmäärien esittäminen Hintatiedot tulee ilmoittaa hintalomakkeilla Liite 1 ja Liite 2, alv 0 %. Ylläpitosiivous, työmaakohteiden siivous ja perussiivous hinnoitellaan erikseen. Tilaaja/edellinen palvelutuottaja on mitoittanut kohteet ja kokemuksen myötä on muotoutunut kuva työmäärästä, jota tässä tarjouspyynnössä kuvatun laatutason ylläpitäminen ko. kohteissa vaatii. Tarjoaja määrittää ylläpitosiivouksen osalta ehdottamansa kokonaistyömäärän kullekin toimintayksikölle sekä tuntihinnan
hinnoittelulomakkeeseen. Mikäli nämä poikkeavat oleellisesti tilaajan omalle työlle/edellisen palveluntuottajan määrittämistä tuntimääristä eikä täten ole todennäköistä, että tässä tarjouspyynnössä asetettu laatutaso saavutetaan, arviointiryhmä voi tarjouksen kelpoisuutta arvioidessaan sulkea pois tarjouksen tarjouspyyntöä vastaamattomana. Kelpoisuusvaatimukset tarjoajalle Tarjoajan tiedot Tarjoajan, jolla ei katsota olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten maksujen suorittamisen, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Alihankkijoita ei hyväksytä. Tarjoajan on oltava rekisteröity ammatti- tai elinkeinorekisteriin sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisesti. Kotimaisen toimittajan tulee olla rekisteröity myös kotimaiseen ennakkoperintärekisteriin. Tarjoaja tai sen edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö ei saa olla syyllistynyt julkisista hankinnoista annetun lain 53 :ssä mainittuihin rikoksiin, eikä tarjoajaa koske hankintalain 54 :ssä tarkoitettu poissulkemisperuste. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois ehdokas tai tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan riittäviä taloudellisia, teknisiä tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi. Tarjoaja on suorittanut veronmaksuvelvollisuutensa. Tarjoaja on suorittanut työnantajan lakisääteiset sosiaalivakuutusmaksut (työeläke, tapaturmavakuutus-, työttömyysvakuutus- ja ryhmähenkivakuutus-maksu, yksityisen elinkeinonharjoittajan osalta YEL). Kelpoisuusehtojen täyttyminen tullaan tarkastamaan valituksi tulevilta toimittajilta. Selvitykset, todistukset, rekisteriotteet, lausunnot yms. eivät saa olla yli 3 kuukautta vanhoja tarjouksen päiväyksestä laskien. Tarjouksen ja sen liitteiden tulee olla suomenkielisiä. Vieraskieliset todistukset, selvitykset yms. tulee olla suomenkielelle käännettyjä auktorisoidun kääntäjän suorittamana ja leimalla varustettuna. Tarjoaja voi osoittaa kelpoisuutensa myös täyttämällä yhteinen eurooppalainen hankintaasiakirjan vakiolomake, ESPD vakiolomake, tarjouspyynnön liite 5. Tarjouksessa on mainittava 1) tarjoajan y-tunnus 2) tarjoajan yhteystiedot 3) tarjouksesta kokonaisuudessaan vastaavan yhteyshenkilön ja tämän varahenkilön yhteystiedot Vaatimukset teknisistä edellytyksistä sekä kokemuksesta ja osaamisesta Kaikkien käytettävien menetelmien, laitteiden, välineiden ja tuotteiden on sovelluttava tarkoitetun tilan ja pinnan puhdistukseen. Siivouksen tulee olla rakennuksen ominaisuuksiin sopeutettua. Käytettävät menetelmät, laitteet ja tuotteet tulee kuvata. Edellytämme siivousalan kokemusta ja osaamista sekä yritystoimintaan liittyvää osaamista omassa yrityksessä tai toisen palveluksessa hankittuna. Tarjouksessa tulee olla selvitettynä seuraavat kohdat:
Tarjousten käsittely 1. Tarjoajalla tulee olla vähintään yksi oppilaitosreferenssikohde 2. Kohteessa työskentelevällä henkilöstöllä tulee olla edellytykset palvelun tuottamiseen. Toiminnasta vastaavalla henkilöllä (palveluesimies) tulee olla riittävä, alalle soveltuva koulutus, kokemusta esimiestehtävistä ja/ tai käytännön työstä. Työntekijät pitää perehdyttää työhönsä (välineet, koneet, puhdistusaineet ja siivousmenetelmät yms.). 3. Palveluntarjoajalla tulee olla toimiva sijaisjärjestelmä. Palvelun tarjoajan tulee taata palvelun toimittaminen ja laadun toteuttaminen jokaisena työpäivänä. 4. Tavoitettavuus; palveluesimiehen tavoitettavuus ja varahenkilö sekä yhteydenottotavat 5. Reklamaatioiden käsittely ja niihin reagointi. Tilaajalla on käytössään sähköinen palautejärjestelmä. 6. Palvelun toteutumisen seuranta; tilaajalle on toimitettava tieto kolmen kuukauden välein käytetyistä tunneista kohteittain. Näiden tietojen perusteella toimintaa tulee kehittää ja kriittisiä pisteitä voidaan tarkistaa. 7. Laatutakuu; palveluntuottaja arvioi sovitun laatutason toteutumista, esim. tiloissa suoritettavat laatukierrokset. Mikäli tarjoajalla on käytössään sertifioitu laatujärjestelmä, se tulee ilmoittaa tarjouksessa. 8. Ympäristö vaikutukset; kuinka ympäristönäkökulmat otetaan huomioon toiminnassa, tuotteissa ja puhdistusaineissa. Tuottajalta edellytetään palvelujen tuottamisessa ympäristön kuormituksen vähentämistä edistäviä toimenpiteitä. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. kelpoisuuden arviointi 2. tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. kokonaistaloudellisen edullisuuden tarkastaminen Raportointi, tilastointi ja seuranta Hankintamenettely Tuottajan tulee tehdä omaa laadunseurantaa joka toinen kuukausi ja toimittaa raportti omasta laadun seurannasta kaksi kertaa vuodessa, kesäkuussa ja joulukuussa. Lisäksi laatua seurataan laatukierroksilla ja sopimusseurantapalaverissa vähintään kerran vuodessa, jossa käydään läpi sopimusaikaista toimintaa ja palvelutasoa sekä palaverissa on mahdollista keskustella siivouspalvelun kehittämistoimista. Avoin hankintamenettely, joka ylittää EU-kynnysarvon. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista 30.3.2007/378 sekä asetusta julkisista hankinnoista 24.5.2007/614. Hankinnassa noudatetaan lisäksi maakunnallista hankintaohjetta. Hankinnassa noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014, Palvelut). Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei hankintayksikkö voi tarjouskilpailun tuloksia hyödyntää, hankintayksikkö voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tarjous hylätään, jos tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset eivät täyty tai tarjous ei vastaa muilta osin tarjouspyyntöä tai tarjous on saapunut myöhässä. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääosin
julkisia päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, että ne eivät sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on aiheellista, niin sitä on erikseen mainittava ja liikesalaisuudet tulisi olla mahdollisuuksien mukaan erillisellä liitteellä. Tarjoushintaa koskevat tiedot on julkisia. Muut ehdot ja sopimuksen syntyminen Hankinnassa noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja hankinnoista, JYSE 2014 Palvelut. Mikäli tarjouspyynnön ehdot ovat ristiriidassa JYSE:n kanssa, sovelletaan tarjouspyynnön ehtoja. Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen, kuten hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen vuoksi. Sopimus laaditaan seuraavien asiakirjojen perusteella (asiakirjat pätevyysjärjestyksessä): 1. hankintapäätös/hankintapäätökset 2. tarjouspyyntö 3. JYSE 2014 Palvelut 4. tarjous Sopimus syntyy, kun päätös on saanut lain voiman. Siivouspalvelujen hankinnasta tehdään erillinen sopimus. Sopimusluonnos on tämän tarjouspyynnön liitteenä. Maksuehto ja laskutus Tarjousten jättö Vähimmäismaksuehto on 21 pv netto sähköisessä laskutuksessa, jota käytetään ensisijaisesti. Paperilaskuissa vähimmäismaksuehto on 30 pv netto. Laskutus tapahtuu jälkikäteen kiinteistökohtaisesti kuukauden 5. päivänä. Laskutus- ja muita lisiä ei hyväksytä. Tarjoukset ja siihen liittyvät asiakirjat tulee toimittaa 12.9.2016 klo 15.00 mennessä osoitteella: Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymä Kirjaamo PL 303 / käyntiosoite Armilankatu 40 53101 Lappeenranta Kuoreen tulee merkintä siivouspalvelut. Sähköpostitse jätettyjä tarjouksia emme voi ottaa huomioon. Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään kolme kuukautta tarjouksen jättöajasta. Tarjousten vertailu ja arviointiperusteet Päätöksenteon kriteerinä on kokonaistaloudellisuus kuntayhtymän näkökulmasta tarkasteltuna sen käsityksen perusteella, minkä kuntayhtymä tarjouksista saa. Kokonaistaloudellisuus koostuu hinta- ja laatutekijöistä seuraavasti: Hinta 60 % Laatu 40 % Toimintavarmuus
Tavoitettavuus Reklamaatioiden vastanottaminen ja niiden käsittely Palvelun seuranta Laatutakuu Palvelun ympäristövaikutukset Hinnat pisteytetään siten, että halvin saa 60 pistettä ja muut lasketaan kaavalle 60 x halvin hinta jaettuna verrattavalla tarjouksella. Muut ominaisuudet pisteytetään tekijöittäin pisteyttäjän tarjouksista saaman käsityksen perusteella siten, että maksimissaan on mahdollisuus saada yhteensä 40 pistettä. Hintapisteet pyöristetään alaspäin. Lisätiedot Tarjouskilpailuun liittyvät lisäkysymykset tulee lähettää sähköpostilla kirjaamo@edusampo.fi osoitteeseen 9.9.2016, klo 12.00 mennessä. Viestin aihekenttään tulee tehdä merkintä. Lisätietopyyntö; siivouspalvelut. Esitettyihin kysymyksiin annetaan vastaukset osoitteessa http://www.edusampo.fi/tietoa_samposta/hankinnat. Esitettyihin kysymyksiin annetaan vastaukset 9.9.2016, klo 15.00 mennessä www sivuilla. Toimittajan tulee ottaa huomioon nämä asiat tarjouksessaan. Sähköpostiosoitteen ilmoittaminen Toimittajaa pyydetään ilmoittamaan tarjouksessa sähköpostiosoite, johon viranhaltijapäätös ja oikaisuvaatimusohje lähetetään. Ennakkoilmoitus siivouspalvelujen hankinnasta on julkaistu Hilmassa 17.6.2016 (www.hankintailmoitukset.fi). Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymä Pauli Lipponen kiinteistöpalveluesimies Liitteet Hintalomake Lappeenranta, Liite 1 Hintalomake Imatra, Liite 2 Siivottavat kohteet, Liite 3 Puhtaustasot, Liite 4 Kustannusvastuut tilaajan ja tuottajat välillä, Liite 5 Sopimusluonnos, Liite 6 Yhteisen eurooppalaisen hankinta-asiakirjan (ESPD) vakiolomake, Liite 7 Piirustukset ja tilattavan siivouspalvelun kuvaukset projektipankkissa