LOUNA-KIRJASTOT TARJOUSPYYNTÖ 14.10.2011 1 Toimitusaika: 1.3.2012-28.2.2014 sekä mahdolliset optiovuodet 1 + 1 vuosi Hinnat on ilmoitettava verottomina. Tarjouksen on oltava voimassa 3 kuukautta. Hankinnassa käytetyt kokonaistaloudellisen edullisuuden valintaperusteet: alla mainitut Tarjous annetaan sähköpostilla kirjaamo@forssa.fi tai paperilla: Forssan kaupunginkirjasto, PL 55, 30101 FORSSA Tarjousaika päättyy: 30.11.2011 klo 15.00, myöhästynyttä tarjousta ei huomioida. Tarjouksessa tulee olla merkintä: Kirjastoaineistotarjous Forssan kaupunki pyytää tarjousta kirjastoaineistojen (ei sanoma- ja aikakauslehtiä) hankinnasta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti hankintakaudelle 1.3.2012-28.2.2014 ja optiomahdollisuutta 1+1 vuodelle. Yhteisöt Hankintamenettely Tarjouspyyntö koskee Forssan kaupungin sekä Humppilan, Jokioisten, Tammelan ja Ypäjän kuntien yllä pitämiin ns. Louna-kirjastoihin (Forssan kaupunginkirjasto sekä Humppilan, Jokioisten, Tammelan ja Ypäjän kunnankirjastot) sekä kaupungin ja kuntien eri hallintokuntiin mahdollisesti tilattavia kirjastoaineistoja (ei sanoma- ja aikakauslehtiä). Avoin Hankintailmoitus on julkaistu 14.10.2011 HILMA-palvelussa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö on julkaistu Forssan kaupungin internet-sivulla osoitteessa http://www.forssa.fi. Hankinnan kohde Kirjastoaineistot (ei sanoma- ja aikakauslehtiä) seuraavasti ryhmiteltynä: 1. Kotimainen painettu kirjallisuus 2. Ulkomainen painettu kirjallisuus 3. Painetut nuottijulkaisut 4. Painettu kartta-aineisto (karttalehdet ja kartastot) 5. Äänikirjat 6. Muut kirjastoaineistot eriteltynä, esim. kielten opetuksen aineistot, e-tallenteet, musiikki- ja kuvatallenteet, cd-rom:t Tarjousta pyydetään myös muista mahdollisista kirjastoaineistojen hankintaan liittyvistä palveluista, esim. niteiden vahvistus, sidonta tai muovitus. Tarjoajan on ilmoitettava kunkin lisäpalvelun nidekohtainen hinta koskien sekä koko Louna-kirjastokimppaa että kutakin kirjastoa erikseen.
Tilauskäytäntö Kukin kirjasto tilaa itsenäisesti oman kirjastoaineistonsa ja se toimitetaan kunkin kirjaston ilmoittamaan toimituspaikkaan. 2 Kirjastot tilaavat ennakkoon ennakkotilausten piiriin kuuluvien kustantajien kirjastoaineiston. Jo tarjottua uutta ja vanhempaa kirjastoaineistoa tulee voida jälki- ja täydennystilata kunkin kirjaston oman aikataulun mukaisesti. Hinnoittelu Tarjouksessa tulee ilmoittaa arvonlisäverottomat hinnat. Tarjoajan myyntihinnan pitää olla se, jonka kustantaja ilmoittaa ov- tai suositushinnakseen. Näin hinnoitellun aineiston hintaa tarjoaja ei saa muuttaa kertoimella ns. kirjakauppahinnaksi. Tarjoajan tarjoamat alennukset lasketaan kustantajan ov- tai suositushinnasta. Sama hinnoitteluperiaate koskee kaikkia em. kirjastoaineistoryhmiä. Mikäli kustantaja nettohinnoittelee aineistonsa, pitää tarjoajan ilmoittaa Liitteessä 2 yksi yhtenäinen kerroin, jolla nettohinta muutetaan myyntihinnaksi. Alennukset lasketaan tästä kertoimella muutetusta hinnasta. Tarjoajan tulee luetella tähän ryhmään kuuluvat merkittävimmät kustantajat. Ulkomaisen kirjallisuuden osalta tarjoajan tulee selvittää, millä tavoin kustantajan hinta muutetaan myyntihinnaksi. Tarjouksen tulee perustua nimekekohtaisesta hankintamäärästä riippumattomaan kustantaja-/tuoteryhmäkohtaiseen (Liite 2) yhtenäiseen alennukseen, jonka määräytymisperusteen tulee koskea sekä ennakko- että täydennyshankintaa. Hintojen tulee koko sopimuskauden olla sidottuja kustantajien ov- tai suositushintaan ja alennusprosenttien pysyä samana. Muulla tavoin ilmoitettua hintaa ei huomioida. Hinnan varaumia, laskutus-, toimitus-, lähetys-, ym. lisiä ei hyväksytä. Tarjouksessa on selvitettävä, millaisesta rekisteristä ja miten tilaajat voivat tarkistaa tuotteiden hinnat. Hintavertailussa huomioidaan myös tietyn otoksen eli kirjakorin (Liite 3) hintataso. Kirjakorin tietoihin tulee vastata hinnoitteluliitteen yhteydessä ja siinä ilmoitettujen hintatietojen on vastattava tarjouksenne mukaisia alennusprosentteja ja lähtöhinnastoja. Toimitusehto Aineistot toimitetaan vapaasti perille kunkin tilaajan ilmoittamiin osoitteisiin vähintään kerran viikossa etukäteen sovittuina toimituspäivinä. Tilattu aineisto on toimitettava viipymättä. Mahdollisten palautuskuljetusten on myös oltava tilaajille rahtivapaita. Sopimuskausi Sopimuskausi on 1.3.2012-28.2.2014 ja mahdollinen yhden (1) + yhden (1) vuoden optio 1.3.2014-28.2.2016. Optiolla tarkoitetaan mahdollisuutta sopimuksen jatkamiseen alkuperäisin ehdoin. Option käytöstä sovitaan erikseen osapuolten tilaajan ilmoituksen perusteella. Hankinnan jakaminen Osatarjoukset Hankintaa ei voida jakaa eri toimittajien kesken. Osatarjouksia ei hyväksytä.
3 Maksuehto Maksuehto on vähintään 21 pv netto laskun saapumisesta. Viivästyskorko on korkolain 4 :n mukainen. Lasku tulee voida toimittaa myös verkkolaskuna. Tarvittaessa kunkin tilaajan toimitukset on saatava eri laskulla. Laskuissa tulee ilmetä nimeketiedot, kappalemäärä, verollinen hinta, alennusprosentti ja alennettu veroton hinta. Nimeketietojen tulee näkyä laskussa samassa järjestyksessä kuin lähetysluettelossakin. Laskuttajan tulee olla sama kuin toimittajan. Tarjoajan kelpoisuus Tarjoajan on oltava rekisteröity ammatti- tai elinkeinorekisteriin sijoitusmaansa lainsäädännön mukaisesti. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin sijaintimaansa lainsäädännön mukaan. Tarjoukseen tulee liittää toimivaltaisen viranomaisen antama todistus tai valaehtoinen ilmoitus siitä, että tarjoaja on täyttänyt velvollisuutensa suorittaa maan lainsäädännön mukaiset verot tai sosiaalimaksut. Todistukset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia tarjouksen jättöpäivästä laskettuna. Lisäksi tarjoajan on varauduttava toimittamaan tilaajalle ennen sopimuksen allekirjoittamista uudelleen vastaavat selvitykset. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa toimittajan päätoimipaikka sijaitsee, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Valitulta toimittajalta edellytetään hyvää kustannusalan asiantuntemusta, luotettavuutta ja toimitusvarmuutta, hyvää informointitaitoa ja yhteistyökykyä. Tarjouksen sisältö Tarjous tulee tehdä tarjouspyyntöä vastaavassa muodossa sisältäen vähintään tässä tarjouspyynnössä vaaditut tiedot. Tarjouksessa on mainittava toimittajan referenssikirjastot ja kokemus tämänkaltaisessa hankinnassa. Tarjoajan tulee ilmoittaa Internetissä olevan kotisivunsa osoite tai linkki tarjoajan verkkopalveluun, josta löytyy ajan tasalla oleva tieto tarjoajan välittämästä kirjastoaineistosta hintatietoineen. Ympäristöasioina tarjoajan on selvitettävä mm. tuotteiden toimitusmuoto ja pakkaustapa. Aineiston lainaukseen tai muuhun kirjastokäyttöön tarvittavien tekijänoikeuksien tulee olla valmiiksi neuvoteltuina ja hankittuina. Edellä tässä tarjouspyynnössä mainittujen seikkojen lisäksi tarjouksesta tulee ilmetä tai siihen tulee liittää: 1. Alennusehdot - lomake (Liite 2) täytettynä, ennakko- ja täydennystilaus- tai muut tilauskäsitteet ja tilausmenettelyt on kuvattava.
4 2. Kirjakori (Liite 3) täytettynä. Tarjoajan on hinnoiteltava Kirjakori tarjouksen mukaisin alennuksin. Kirjakorin osalta hinnat on ilmoitettava jokaiselle nimekkeelle. 3. Palvelukuvaus on esitettävä koko hankintaprosessista sisältäen mm.: mitä tietoja (esim. esittelyt, kuvat, sopivuus kirjastokäyttöön), missä laajuudessa ja muodossa (esim. sähköisesti tai paperilla) kirjastoaineistoista tilaajille toimitetaan ; Louna-kirjastoilla on käytössään Origo kirjastojärjestelmä, joka sisältää hankintaohjelmistokokonaisuuden. miten ja missä vaiheessa em. tietoja voidaan hyödyntää myös asiakaskäytössä (WebOrigo) erilaiset tilausmahdollisuudet (ennakkotilaukset, täydennys ja muut tilaukset) ja tilausrytmi miten ilmestymisen peruuntumisesta tai aineiston loppuunmyymisestä ilmoitetaan miten omasta hankinnasta tai avoimista tilauksista saa raportteja ym. seurantatietoa miten ilmestyvän aineiston ennakkotiedot täydennetään täydellisiksi luettelointitiedoiksi (Origoa ja keskitettyjä luettelointipalveluita hyödyntäen) selvitys reklamaatiokäytännöistä selvitys palautusoikeudesta (esim. mitä ja miten paljon voi palauttaa) 4. Selvitys Origo-kirjastojärjestelmän hankintaprosessissa tarvittavien em. tuote- ym. tietojen käytöstä mahdollisesti kirjastoille aiheutuvista kustannuksista. Selvityksestä tulee käydä ilmi hinnoittelutai laskutusperusteet. Kertakorvaukset sekä vuotuiset kustannukset tulee olla eroteltuina. 5. Mahdolliset lisäpalvelut ja/tai tuotteet (esim. vahvistus- ja sidontapalvelu, muovituspalvelu). Lisäpalveluista ilmoitettava se hinta, jolla tilaaja peruspalvelun ostaessaan saa sen käyttöönsä. Muulla tavalla tehtyä tarjousta ei oteta huomioon. Tarjouksen laatimiskielen tulee olla suomi. Tarjouksessa on mainittava tarjoajan Y- tunnus. Tarjouksen tekemisestä ei ole oikeutta saada korvausta. Valintaperusteet Valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisuuden arviointiperusteita ovat: Hankintaprosessissa voidaan hyödyntää kaikkia Lounakirjastoilla käytössä olevia Origo -kirjastojärjestelmän mahdollistamia toimintoja, verkkolaskutusmahdollisuus, max 50 pistettä hinta (Kirjakori ja sitovat alennusprosentit), max 30 pistettä toimituksiin, toimitusvarmuuteen ja -seurantaan liittyvät asiat, reklamaatiot yms., max 10 pistettä asiantuntemus, kokemus ja tukipalvelut, max 10 pistettä Hyväksytyn toimittajan tulee sitoutua myyjän ja tilaajan välisen yhteistoiminnan kehittämiseen mm. tilausten, toimitusten, jakeluteiden, laskutuksen, sopimuksen seurannan ja ympäristöasioiden osalta.
5 Hylkäämisperusteet Sopimusehdot Tarjous hylätään, jos tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset eivät täyty, tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä tai jos tarjous saapuu myöhästyneenä. Valitun toimittajan kanssa tehdään kirjallinen sopimus. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista edellyttäen, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus laaditaan seuraavien asiakirjojen perusteella: 1. Hankintailmoitus 2. Kuntien hankintapäätökset 3. Tarjouspyyntöasiakirjat liitteineen 4. Tavaran hankintaa koskevat julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009) 5. Tarjousasiakirjat liitteineen Kaupunki ja jokainen kunta allekirjoittavat sopimuksen ostajan ominaisuudessa erikseen omalta osaltaan. Kutakin näistä edustaa ao. Louna-kirjasto. Sopimuksesta aiheutuvat tai siihen liittyvät riitaisuudet ratkaistaan Kanta-Hämeen käräjäoikeudessa. Asiakirjojen julkisuus Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen palautus Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat yleisesti julkisia sopimuksenteon jälkeen. Tarjouskilpailuun osallistuneet saavat halutessaan tarjoukset nähtävikseen jo päätöksenteon jälkeen. Siksi tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen on kuitenkin järkevän tarjouksen tekemiseksi välttämätöntä, tulee liike- tai ammattisalaisuuksiksi määritellyt tiedot ilmoittaa erillisellä liitteellä, joka on selkeästi merkitty. Tarjouksen kokonaishinta ei ole liikesalaisuus. Tarjouksen tulee olla voimassa kolme (3) kuukautta tarjousajan päättymisestä. Viimeistään 30.11.2011 klo 15.00 mennessä osoitteeseen kirjaamo@forssa.fi tai postitse suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen Forssan kaupunginkirjasto, PL55, 30101 FORSSA. Sekä sähköpostilla että postitse toimitetussa tarjouksessa tulee selvästi näkyä tarjoajan nimi ja tarjouksen tunnus Kirjastoaineistotarjous. Lisätiedot Lisätietoja hankinnasta antavat Liitteessä 1 mainitut yhteyshenkilöt. Maarit Järveläinen-Kannisto Forssan kaupungin sekä Humppilan, Jokioisten, Tammelan ja Ypäjän kuntien lukuun
6 LIITTEET 1. Yhteystiedot ja tiedot aineistomäärärahoista (yhtied.doc) 2. Alennusehdot-lomake (alehd.xls) 3. Kirjakorilomake (kirjakori.xls)