TARJOUSPYYNTÖ

Transkriptio

1 Järvenpään kaupunki Keravan kaupunki Mäntsälän kunta Tuusulan kunta TARJOUSPYYNTÖ SANOMA- JA AIKAKAUSLEHTIHANKINNAT Pyydämme tarjoustanne Kirkes -kirjastojen sanoma- ja aikakauslehtihankinnoista. Tarjouspyyntö koskee kaikkia Kirkes kirjastoja, joita ovat ovat Järvenpään kaupunginkirjasto, Keravan kaupunginkirjasto, Mäntsälän kunnankirjasto ja Tuusulan kunnankirjasto. Tarjouspyyntö koskee myös kuntien ja kaupunkien toimialojen lehtihankintoja, Tuusulaa lukuun ottamatta. 1. Hankintamenettely ja hankinnasta ilmoittaminen Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on EUkynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007), jäljempänä hankintalaki sekä lakia täydentävää asetusta (614/2007). Hankintailmoitus on julkaistu HILMA-palvelussa osoitteessa ja Mäntsälän kotisivuilla osoitteessa Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. 2. Hankinnan laajuus ja sopimuskausi Kuntien ja kaupunkien lehtihankintojen hankinta-arvo on vuositasolla yhteensä noin euroa. Tarjousta pyydetään kahdelle (2) vuodelle ( ) ja erikseen päätettävälle kahdelle (2) optiovuodelle ( ).

2 3. Hankinnan yksilöinti Tarjouksessa on annettava vertailuperusteena olevan lehtikorin hintojen ulkopuolisille lehdille / tilauksille: a) kotimaisten ammatti- ja aikakauslehtien alennusprosentti laskettuna kustantajan bruttohinnoista (Liite 1, Hintalomake) b) kotimaisten sanomalehtien alennusprosentti laskettuna kustantajan bruttohinnoista (Liite 1, Hintalomake) c) isojen kotimaisten kustantajien aineistojen alennusprosentit laskettuna kustantajan bruttohinnoista (Liite 1, Hintalomake) d) ulkomaisten ammatti- ja aikakauslehtien alennusprosentti laskettuna kustantajan bruttohinnoista (Liite 1, Hintalomake) e) ulkomaisten sanomalehtien alennusprosentti laskettuna kustantajan bruttohinnoista (Liite 1, Hintalomake) f) sähköisten aineistojen (näköisverkkolehdet) alennusprosentit laskettuna kustantajan bruttohinnoista (Liite 1, Hintalomake) Alennusprosentit koskevat sekä määräaikaisia että kestotilauksia. Lisäksi edellytetään tarjoajalta kuvaus sähköisestä tilausjärjestelmästä ja tilausprosessista (sisältää maksuttoman koulutuksen tilaajille elo-syyskuun aikana) kestotilausten ja määräaikaisten tilausten hintaerojen todentaminen, miten tilaaja pystyy tilatessa tarkistamaan vaihtoehtoiset hinnat sähköisestä reklamaatiojärjestelmästä ja reklamaatioprosessista toimitusvarmuudesta (miten tarjoaja varmistaa sen, että lehti tulee säännöllisesti ja ajallaan kirjastoon) Osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Palvelun kirjastoille tulee tapahtua selkeällä suomen kielellä.

3 4. Hinta ja hinnan ilmoittaminen 5. Lisätiedot TARJOUSPYYNTÖ Hintalomakkeessa (Liite 1) ja lehtikorilomakkeen (Liite 2, Lehtikorilista) kussakin kohdassa saa ilmoittaa ainoastaan yhden summan, hintojen ilmoittaminen esimerkiksi vaihteluvälillä ei siten ole mahdollista. Vertailuhintana käytetään määräaikaisen vuositilauksen 2013 nettohintaa (kustantajan bruttohintaannettu alennus). Hintojen tulee sisältää kaikki tarjouspyynnössä ja sen liitteissä asetetut vaatimukset sekä tarjoajan tarjouksessaan mahdollisesti tarjoaman lisälaadun. Laskutus-, postitus- tai muita vastaavia lisiä tai toimistokuluja ei hyväksytä. Lehtien hintojen tulee sisältää kaikki siihen liittyvät kulut, kuten postitus. Hinnat on ilmoitettava ilman arvonlisäveroa (alv 0 %). Annetut hinnat ovat voimassa saakka. Tuotteiden hinnoittelu/annettu alennus sopimuskaudelle on vastaavalla tasolla kuin tarjouspyynnössä vuodelle 2013 annettu hinta. Uutuustuotteita voidaan liittää sopimukseen neuvottelujen perusteella. Uutuustuotteissa noudatetaan samoja hinnoitteluperusteita kuin muutoinkin sopimuksessa ja hintojen tulee olla sopimushintojen kanssa samalla tasolla. Tuotteiden hintoja ja menekkiä seurataan jatkuvasti ja Toimittaja raportoi tästä Tilaajalle määritellyin seurantajaksoin. Alennusprosentit ovat voimassa koko sopimuskauden kaksi (2) vuotta ajan. Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen hankinnat@mantsala.fi. Sähköpostin aihekenttään kirjoitetaan Sanoma- ja aikakauslehtihankinnat". Suomenkieliset kysymykset on lähetettävä keskiviikkoon kello mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun turvaamiseksi muulla tavalla esitettyihin tarjouspyyntöä koskeviin kysymyksiin ei vastata. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan mennessä osoitteessa: Tarjoajan edellytetään seuraavan Mäntsälän kunnan verkkosivuja ( ja ottamaan mahdolliset täsmennykset huomioon tarjousta laatiessaan.

4 6. Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- ja ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjouksen kokonaishinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 7. Tarjousten laatiminen Palvelun kokonaishinta ja alennusprosentit tuoteryhmittäin annetaan tarjouspyynnön liitteellä 1, Hintalomake. Lehtikorin hinnat, alennusprosentit ja nettohinnat annetaan liitteellä 2, Lehtikorilista. Lehtikorin yhteishinta lisätään liitteen 1, Hintalomake, sille varattuun kohtaan Tarjoajaa koskevat vaatimukset sekä tarjoajilta edellytetyt selvitykset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 3, Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset. Referenssit vastaavan kaltaisista toimituksista on esitetty liitteessä 4 Referenssit. Sopimusluonnos on esitetty liitteessä 5, Sopimusluonnos. Liitteet 1-4 ovat tarjouslomakkeita ja ne on toimitettava hankintayksikölle täytettyinä tarjouksen mukana. Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton. Tarjous ja tarjouspyynnön liitteinä olevat tarjouslomakkeet sekä pyydetyt selvitykset annetaan selvällä suomen kielellä.

5 8. Tarjouksen voimassaoloaika ja tarjouksen jättäminen Tarjouksen tulee olla sitovasti voimassa kaikilta osin saakka. Kirjalliset tarjoukset tulee toimittaa suljetussa kuoressa to kello mennessä osoitteeseen: Mäntsälän kunta / Palvelupiste Vinkki Heikinkuja MÄNTSÄLÄ. Kuoreen tunnus Sanoma- ja aikakauslehtihankinnat. Lisäksi tarjous on toimitettava sähköisenä versiona USB-muistitikulla samassa kirjekuoressa paperiversion kanssa. Jos sähköisen ja paperiversiona toimitetun tarjouksen välillä on ristiriita, noudatetaan paperiversiota. Huomaathan, että kunnan palvelupiste on kiinni heinäkuun ajan ( ). Tänä aikana tarjouksia ei voi toimittaa henkilökohtaisesti palvelupisteeseen. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. 9. Tarjousten käsittely Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen 2. Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 4. Tarjousten vertailu 5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen 6. Hankintasopimuksen solmiminen. 10. Tarjousten valintaperusteet ja vertailu Hankinnan ratkaisuperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudelliseen edullisuuteen sisältyy kaksi osatekijää, jotka pisteytetään seuraavasti: 1) hinta- ja kustannustekijät, max 80 p 2) laadulliset tekijät, max 20 p Vertailuhinta muodostuu lehtikorin yhteishinnasta. Edullisimman yhteishinnan tarjonnut saa 80 pistettä ja muut suorassa suhteessa vähemmän. (Halvin hinta / vertailuhinta x 80 p) Laadun arvioinnissa pisteet jakautuvat seuraavasti:

6 Sähköinen tilausjärjestelmä verkkopalveluna on Tilaajien käytössä mikäli se puuttuu toimittaja saa 0 p. Hankintayksikkö arvio Tarjoajan kuvauksen tilausjärjestelmästä ja tilausprosessista. Järjestelmän tulee olla helppokäyttöinen ja selkeä. Maksimipisteet saadakseen, tilausjärjestelmästä pitää näkyä sopimuskohtaiset tilaushinnat ja alennusprosentit sekä kesto- ja määräaikaistilauksen hinnat ja sen käyttöön on annettava tarvittaessa koulutus, max 10 p. Tarjoajan kuvaus reklamaatiojärjestelmästä ja reklamaatioprosessista, sähköisestä järjestelmästä saa 3-5 p, muut 1-3 p. Järjestelmän tulee olla helppokäyttöinen ja prosessin kuvaus kattava, max 5 p Tarjoajan kuvaus toimitusvarmuudesta, miten toimittaja varmistaa tilattujen lehtien saapumisen tilaajille aikataulussa, max 5 p. Pyydettyjen kuvauksien pitää olla kattavat ja niin yksilöidyt, että hankintayksiköt pystyvät toimimaan sopimuskaudella. Laatuvertailu suoritetaan annettujen kuvausten pohjalta. 11. Hankintapäätös ja hankintasopimus Hankintapäätöksen tekee jokainen Kirkes -jäsenkunta omien hallintosääntöjensä mukaisesti. Hankintapäätös perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille, pääsääntöisesti käyttäen sähköistä tiedoksiantoa. Hankintapäätöksen sähköistä tiedoksiantoa varten tarjoajan tulee tarjouksessaan selkeästi ilmoittaa sähköpostiosoite, johon tieto tehdystä hankintapäätöksestä lähetetään. Kirjallinen hankintasopimus allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimuksen sitovuus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimusasiakirjat. 12. Sopimuskausi ja -luonnos / keskeiset sopimusehdot Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta ja se alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta. Erikseen voidaan sopia kahdesta (2) optiovuodesta sopimuskauden jälkeen. Palveluntuottajan tulee ottaa huomioon tarjousta tehdessään liitteenä 5 Sopimusluonnos olevat sopimusluonnoksen ehdot.

7 Sopimusasiakirjat ja niiden keskinäinen etusijajärjestys: 1. Sopimus 2. Tarjouspyyntöasiakirjat liitteineen 3. JYSE-2009 Palvelut ( ut/ julkis/jyse_2009_palvelut.pdf) 4. Tarjous LIITTEET Liite 1 Liite 2 Liite 3 Liite 4 Liite 5 Hintalomake Lehtikorilista Soveltuvuusvaatimukset Referenssit Sanoma- ja aikakausilehtien välityspalvelut, sopimusluonnos