Senaatti-kiinteistöjen taloushallinnon tarjoamat palvelut ja niiden vaikutus toiminnan tehostamiseen 14.12.2011 Palvelukeskusseminaari Esapekka Kuikka 1
Esityksen sisältö - Senaatti-kiinteistöt ja taloushallinnon palvelut - Toiminnan kehittämisen ajurit - Taloushallinnon palvelut ja toiminnan tehostaminen - Talouden ja hankinnan yhteistyö - Toiminnan kehittäminen jatkossa 2
Senaatti-kiinteistöjen pitkä historia 3 Intendentin konttori 3.9.1811 1865 Yleisten rakennusten ylihallitus Virastosta liikelaitokseksi 1999 1.3.2001 Senaattikiinteistöt Rakennushallitus 1936 1995 Valtion kiinteistölaitos
Senaatti-kiinteistöt (2010 luvut) VM:n alainen liikelaitos Kiinteistöomaisuus 4,9 Mrd n. 11 500 rakennusta n. 6,5 milj. m2 Tunnuslukuja Kokonaisliikevaihto 554 M Kokonaistulos 125 M Investoinnit n. 255 M Henkilöstö 266 htv Neljä toimialaa: Ministeriöt ja erityiskiinteistöt, Puolustus ja turvallisuus, Toimistot, Kehityskiinteistöt 4
Mitä ovat Senaatti-kiinteistöjen taloushallinnon tarjoamat palvelut ja kenelle niitä tarjotaan? Talousyksikköön kuuluu: Osto- ja myyntireskontratiimi Kirjanpitotiimi Controllertiimi Juristitiimi 5 Palveluja tarjotaan sisäisille ja ulkoisille asiakkaille Tilaajaorganisaatio Ulkoisia käyttäjiä enemmän
Toiminnan kehittämisen ajurit taloushallinnossa Eläköityminen Työhyvinvointi (työssä jaksaminen, tyytyväisyys) Suuret volyymit Sisäinen tehokkuus ja toiminnan laatu Läpinäkyvyyden lisääminen läpi organisaation Toimintatapojen yhtenäistäminen Säännöstenmukaisuus (esim. hyväksymismenettelyt) Kustannusseurannan parantaminen ja kustannussäästöt Yhteistyön kehittäminen Edelläkävijyys Kestävä kehitys 6
Miten taloushallinnon palvelut voivat tehostaa toimintaa? 7
Kilpailutusjärjestelmä (tuleva) Tarjouspyyntö Toimittajavalinta ja -hallinta Sopimusten elinkaarenhallinta (tuleva) Toimittajat Sopimus Kategorian hallinta Lasku Itella skannaus Toimittajienhallinta MS Dynamics Basware yhteyspalvelut Lasku Kirjanpito ja sisäinen laskenta Budjetti Hankintatoimi Hankintakatalogien ja - sanomien välitys? Katalogi Tilaus Verkko- ja muiden laskujen välitys Taloushallinto Maksuliikenne Hankintavolyymi Budjetointi Basware BP Ostotilausjärjestelmä Basware PM Automaattinen täsmäytys Laskujen käsittelyjärjestelmä Basware IP Raportointi 8 Tuotenimikkeet Kategorian hallinta Kuluanalyysi
Hankinnasta-maksuun prosessi Senaatissa Hajautettu Tilaus Sopimus (sähköinen) Muut PM hankinnat CM sopimukset (toistuvaislaskut) Keskitetty Skannaus Aito verkkolasku Toimittajan lasku Verkkolasku, toimittajaportaali Itselaskutus Verkkolaskuja > 50 %. Laskun tietojen tunnistuspalvelu Keskitetty/ hajautettu Laskujenkäsittely Laskujen esikäsittely + jatkokäsittely automaattinen (ml. tilöinti) tai kierto Keskitetty 9 Kirjanpito Maksatus Raportointi Arkistointi - Toteumat yksiköittäin - Toimittajaraportointi (IP) - Prosessin tehokkuuskyselyt (IP) Porautuminen laskulle (Control Center) - PM
Talouden ja hankinnan yhteistyö mitä taloushallinto tarjoaa ja miten yhteistyö näkyy? 10 Työvälineet päivittäistyöskentelyyn (järjestelmät ja toiminnallisuudet), mm. Tiedot tilauksilta ja sopimuksilta laskunkäsittelijöiden käyttöön, käsittelyä nopeuttavat toiminnot (esim. mallitiliöinnit) Laskutuskanavat toimittajille (3 tapaa) Yhteistyö sovellustoimittajan kanssa (palvelupäällikkö vs. SAAS) Liiketoimintaa tukevat raportit (esim. tuloksen muodostuminen, prosessitehokkuus ja laskuautomaation toteutuminen) Tuloskortteihin yhteisiä tavoitteita (esim. laskuautomaatio) Käyttötuki ja pääkäyttäjyys Toimittajaviestintä (esim. verkkolaskutus) Sopimusmallien kehittäminen ja ostosopimusten sisältö (laskutus ja maksatus)
PM-hankintajärjestelmän käyttöönotto talouden ja hankinnan yhteisprojektina Järjestelmä käyttöön vaiheittain. Projektipäällikkö talousyksiköstä Hankintojen erilaisuudesta johtuen vaiheistettu käyttöönotto Nopea liikkeellelähtö; kokemukset ja sitouttaminen Vaiheet: hallinnon hankinnat, ylläpidon hankinnat ja investoinnit Tiivis yhteistyö hankinnan kanssa, mm. työryhmätyöskentely Uusien toimintatapojen kuvaaminen ja prosessikuvausten päivittäminen Raportointi ja käytön seuranta 11
Taloushallinnon tarjoamat ratkaisut Ajuri Eläköityminen Työhyvinvointi Suuret volyymit Sisäinen tehokkuus ja laatu Läpinäkyvyys Yhtenäistäminen Säännöstenmukaisuus Kustannusseuranta- ja säästöt Kestävä kehitys Ratkaisu mm. Tehostaminen; Työvälineet ja toiminnallisuudet. Käytettävyys, helppous, nopeus Tiedon oikeellisuus PM, raportointi Järjestelmien käyttö, ohjeistus Sisäänrakennetut hyväksymismenettelyt PM, toiminnan tehostaminen Verkkolaskutus, PM 12
Toiminnan kehittäminen jatkossa (1) Henkilöstön koulutus Uudet toimintatavat muuttavat työnkuvia, esim. reskontra: laskun käsittelijöistä asiantuntijoiksi/ prosessin valvojiksi Verkostojen hallinta Yhteistyö sovellustoimittajien ja infra-palvelujen kanssa Toimittajayhteistyö Yhteistyö muiden käyttäjäorganisaatioiden kanssa Hankintajärjestelmän käytön lisääminen ja kehitys Raporttien kehittäminen Tiliöinnin oikeellisuus Tehokkuus/laatu: tuotekatalogit, automaattiset tilaukset 13
Toiminnan kehittäminen jatkossa (2) Työvälineiden kehittäminen käyttöä nopeuttavat ja laatua parantavat toiminnallisuudet mobiiliratkaisut ohjeistukset (papereista video-ohjeisiin) Verkkolaskujen määrän kasvattaminen toimittajaportaali verkkolaskujen sisällön oikeellisuuden parantaminen ja laskun tietojen tunnistuspalvelu Laskuautomaatio sopimus- ja tilauspohjaisten laskujen täsmäytys järjestelmien käytön lisääminen Mittareiden ja raporttien kehittäminen toiminnan laatu ja kehittäminen, tavoitteiden seuranta 14
Kiitos! Esapekka Kuikka Projektipäällikkö Talousyksikkö p. 040-189 3771 Esapekka.kuikka@senaatti.fi 15