Hankinnat hallintaan Tilhaa hyödyntäen. Mia Räikkönen

Transkriptio

1 Hankinnat hallintaan Tilhaa hyödyntäen Mia Räikkönen

2 Esityksen sisältö Hankintatoimen organisointi Verohallinnossa Mihin hankintoihin Tilhaa hyödynnetään Tilhan tuomat hyödyt Miten tästä eteenpäin - Verohallinnon Hama projekti

3 Hankintatoimen organisointi Verohallinnossa

4 PÄÄJOHTAJA Veronsaajien oikeudenvalvontayksikkö Harmaan talouden selvitysyksikkö Viestintäyksikkö Sisäisen tarkastuksen yksikkö Esikunta- ja oikeusyksikkö Hallintoyksikkö Tietohallintoyksikkö Verotuksen oikaisulautakunta YRITYSVEROTUS- VERONKANTO- YKSIKKÖ HENKILÖVEROTUS- VERONKANTO- YKSIKKÖ VERONKANTO- YKSIKKÖ Keskusverolautakunta V E R O N M A K S A J A

5 Hankintatoimen organisointi Verohallinnon hankintaryhmä Vuodesta 2012 alkaen kilpailutustehtävät (pl ICT) ja juridinen tuki keskitetty Hallintoyksikön Talouspalvelut-yksikön Hankintaryhmään Tehtävinä: kilpailutukset, sopimustuki ja -pohjat, sopimusarkiston ylläpito ja kehittäminen, Tilha-pääkäyttäjätehtävät ja tilaajien tuki, hankinta- ja tilausohjeet, reklamaatioiden tuki, tilaaminen osittain mm. asiantuntijapalvelut Tilaaminen tehdään tällä hetkellä osittain keskitetysti ja osittain hajautetusti yksiköissä => Tilhassa aktiivisia käyttäjiä n. 100 Sopimuksen aikainen toimittajayhteistyö yksiköiden vastuulla

6 Tilhan toimintamalli ja vastuut Tilha ollut käytössä alkaen Käyttöä laajennettu vaiheittain tavarahankinnoista palveluhankintoihin Käyttäjäroolit Tilhassa: Hankintaehdotuksen tekijä tekee hankintaehdotuksia oman vastuutuotealueensa ja/tai oman toimintayksikkönsä tilausten osalta. Tekee myös vastaanottokuittauksen Tilhaan, kun tavara on toimitettu. Tehdään hajautetusti tai joidenkin hankintaluokkien osalta keskitetty tilaaja

7 Tilhan toimintamalli ja vastuut Käyttäjäroolit Tilhassa: Hankintavastaava tuoteryhmittäin vastaa tilauksien tiliöintien tarkastamisesta ja tiliöintien oikeellisuudesta, täydentää tiliöintiä tarvittaessa. Hän reitittää tilauksen hyväksyjälle sekä käsittelee laskut, jotka eivät ole automaattisesti kohdistuneet (vastaanottokuittaus puuttuu, on yhteydessä hankintaehdotuksen tekijään). Kirjanpitoryhmän henkilö Hyväksyjä vastaa määrärahan riittävyydestä ja hyväksyttyjen tilausten tarkoituksenmukaisuudesta. usein Hallintoyksikkö / Tietohallinto menojen keskitetyn budjetoinnin vuoksi

8 Tilhan toimintamalli ja vastuut Käyttäjäroolit Tilhassa: Sopimusvastaava vastaa kilpailutuksista sekä yhteistyöstä tuotealueensa toimittajien ja Hanselin kanssa. Hän vastaa tuoteluetteloiden ja nettikauppaliittymien perustamisesta ja ylläpidosta yhteistyössä toimittajien ja Baswaren kanssa. Hankintaryhmän henkilö Pääkäyttäjä vastaa Tilhan teknisestä käytettävyydestä, ongelmatilanteiden ratkaisemisesta, ohjeistuksesta, helpdesk päivystyksestä, tilipuitteiston ja käyttäjätietojen oikeellisuudesta. Hän myös vastaa Tilhan viestinnästä loppukäyttäjille. Hankintaryhmän henkilö

9 Mihin hankintoihin Tilhaa hyödennetään Palveluhankinnat haasteena

10 Tilhan käyttö 2014 Tilhaa käytetään tavaroiden ja palveluiden hankintaan 83 % tavarahankinnoista Tilhan kautta (euroista) 18 % palveluhankinnoista Tilhan kautta (euroista) 16,4 % laskuista oli Tilha laskuja, joista 36 % kohdistui automaattisesti

11 Tilhan eri tilauskanavien hyödyntäminen Tuoteluettelotilauksia 28% tilausten kpl-määrästä / 5 % tilausten euromäärästä toimistotarvikkeet, kalusteet, ergonomia, painatuspalvelut, liikelahjat Catman on tuonnut parannusta uusien tuoteluetteloiden perustamiseen Vapaateksti tilauksia 15% / 92 % asiantuntijapalvelut, koulutukset, ICT-palveluja Punch out tilauksia 57% / 3 % kirjat, matkapuhelimet ja tarvikkeet, toimistotarvikkeet, esitystekniikka

12 Tilha-case: Veron ergonomiahankintojen kehittäminen Valtakunnallisesti yhtenäinen ja kilpailutettu tuoteluettelo ergonomiatuotteista Catmanilla luotu Tilha-ostoskori Keskitetty budjetti ja tilausten hyväksyntä Tilaaminen tehdään hajautetusti paikallisten yhdyshenkilöiden toimesta Budjetin ja tilauskäytäntöjen seurannassa hyödynnetään Tilhan datasta tehtyä Pivotennusteraportointia

13 Palvelutilaukset Tilhassa Yksittäiset palveluhankinnat Hankintaehdotus (vapaatekstitilaus), joka vastaanotetaan tai tarvittaessa osavastaanotetaan tehdyn työn /sovitun laskutusaikataulun perusteella Tilaussuunnitelman hyödyntäminen toistuvissa palveluhankinnoissa Tilaussuunnitelma tiliöinteineen ja hyväksyntöineen tehdään Tilhaan etukäteen kerralla esim. vuodeksi kerrallaan, voi sisältää useamman toimittajan Suunnitelma ei lähde kokonaisuutena toimittajalle Tilaaja tekee tilaussuunnitelmasta suoraan yksittäisiä tilauksia ennakkoon määritellyille toimittajille (Tuoteluettelo tai vapaatekstitilaus) Suunnitelmien käyttöä voidaan raportoida Tilhassa reaaliajassa Hyödynnetty mm käännöspalveluiden ja ICT- palveluiden ostoissa

14 Analytics- suunnitelmaraportti

15 Palvelutilaukset Tilhassa Tuntiveloitteinen työ -> ns. käänteinen tilausprosessi Pilotoitu alkuvuodesta 2015 tuntiveloitteisten palvelusopimusten laskutukseen Toimittaja tekee tehdyn työmäärän mukaan esihankintaehdotuksen Tilhassa Kokemukset hyviä, mutta osattava huomioida vaatimuksena jo kilpailutusvaiheessa Tarjoaa samalla työkalun esim. projektien johtamiseen Koontilaskujen sijaan konsultin tekemä hankintaehdotus tulee tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi suoraan asiasta vastaaville henkilöille Hankintaehdotuksen liitteenä voi olla mm. konsultin työaikaraportti, joka siirtyy Rondoon

16 Käänteinen ostotilausprosessi (toimittaja käyttää Tilhaa, palvelu/tuote toimitettu) 3. Asiatarkistus? Asiantarkastaja/hankintavastaava OK 10. Asiatarkastaa laskun Ei Hyväksyjä 5. Hyväksyntä? Ei OK Tilausnumero Toimittaja 1. Toimitus 2. Luo katalogitilaus (+tiliöi) 4. Tekee muutokset hankintaehdo -tukseen 6. Tilaus (+automaattinen vastaanotto) 7. Lähettää laskun (tilausnumer o laskussa) Ei täsmää Talous 8. Vastaanottaa laskun 9. Täsmäyttää laskun 11. Maksaa laskun 16 5/27/2015

17 Tilhan tuomat hyödyt

18 Tilha hankintojen johtamisen tukena Hankintojen johtamisen tueksi saadaan reaaliaikaista tietoa hankinnoista Tiedetään mitä tilataan ja miltä toimittajilta tavaroita ja palveluita hankitaan Hankinnat tehdään sopimustoimittajilta yhteisillä pelisäännöillä Mahdollistaa hankintojen tavoitteellisen kehittämisen ja seurannan

19 Tilha hankintojen johtamisen tukena Tilha toimii yhtenäisenä rajapintana toimittajaan päin Mahdollistaa laadun seurannan (vastaanottokuittauksen yhteydessä tehdään laatuarviointi) Mahdollistaa toimitusaikoihin liittyvän seurannan (sopimuksissa sovitun mukaiset) Tilauksilla on varmasti oikeat laskutustiedot & maksuehdot Tilha tilaus = kirjallinen sopimus pienissä hankinnoissa, arkistoituu automaattisesti Rondoon Vähentää myös toimittajan työmäärää => ollaan saatu esim. poistettua toimituskustannuksia

20 Tilhan hyödyt talouden näkökulmasta Mahdollistanut prosessin sähköistämisen Laskun käsittelyä saatu automatisoitua Menojen käsittelyn kustannukset pienentyvät Tällä hetkellä n % tilauksellisista laskuista kohdistuu automaattisesti Vastaanottokuittaus on tehtävä heti kun tavara /palvelu saatu; vasteajan muutos 4 päivään Palkeissa paransi aut. täsmätymistä oleellisesti Kuukausittain seurataan syykoodin avulla miksi laskut eivät ole automaattisesti täsmäytyneet, esim. helmikuun 2015 keskeisimmät täsmäytymättömyyden syyt olivat: tekemätön vastaanottokuittaus 37 % summaero 32 % virheellinen kohdistusviite 16 % (tilausnro väärässä kentässä)

21 Tilhan hyödyt talouden näkökulmasta Ajantasaisempi budjetin seuranta ja ennusteet Tilhasta saadaan raportoitua muita taloushallinnon järjestelmiä reaaliaikaisemmin esim. tilauksiin sidottua pääomaa Raportointia voidaan tehdä monista eri näkökulmista mm tilaussuunnitelmittain, jolloin taloushallinnon seurantaulottuvuuksia voidaan muissa järjestelmissä keventää

22 Miten tästä eteenpäin Verohallinnon Hama - projekti

23 Veron Hama-projekti Verohallinto oli mukana Valtiokonttorin Hama hankkeessa Käynnistettiin syksyllä 2014 oma Hama projekti, jotta Taha2020 strategian mukainen 30% tuottavuuden kasvu voidaan saavuttaa Hankintojen osalta tehtiin aluksi Spendi analyysi, jonka avulla saatiin kokonaiskuva Tilha-järjestelmän nykykäytöstä sekä suosituksia miten Tilha-käyttöä kannattaisi laajentaa Analysoitiin Kiekun laskudata ja Tilhan kautta tehdyt tilaukset 2014 laskuja n toimittajalta, 80 % ostojen euromäärästä n. 20 toimittajalta Erityisesti esille nousi haasteena tuntiveloitteiset palveluhankintoja koskevat laskut => käänteisen ostotilausprosessin hyödyntäminen

24 Veron Hama-projektin tavoitteet Hankintojen ja menojen käsittelyn prosessin kehittäminen, jotta prosessin tuottavuutta saadaan parannettua => merkittävä kustannussäästö Hankintojen tekeminen kustannustehokkaasti varmistaen samalla mm. Hanselin puitesopimusten hyödyntäminen Tilaamiskäytäntöjen määrittely hankintaryhmittäin Tarvittavilta osin hankintatoimen uudelleen organisointi tullaan tekemään nykyistä keskitetymmin Tilhan käyttöä on tarkoitus laajentaa edelleen; erityisesti palveluhankintoihin Cloudia Kilpailutusjärjestelmän käyttöönotto Q1/ 2016, myös sopimushallintajärjestelmän käyttöönotto harkinnassa (korvaisi nykyisen sopimusarkiston) Basware Analytics raportointityökalun käyttöönotto Hankintasuunnitelman laadinta budjetoinnin yhteydessä

25 Veron Hama-projektin tavoitteet Laskujen käsittelytapojen määritteleminen laskutyypeittäin niille parhaiten sopivalla tavalla, koko prosessi huomioiden Työ on tehtävä toimittaja toimittajalta Maksuaikakortin käyttö pienhankintojen osalta Sopimuskohdistus toistuviin maksuihin, tällä hetkellä n. 100 sopimusta, jotka ovat vuokra-, siivous- ja ICT-sopimuksia Tilhan kautta tilaaminen - parhaan tilauskanavan hyödyntäminen Tiliöintikoodin hyödyntäminen -> on johtanut myös budjetointitavan muutoksiin Manuaalinen kierto mahdollisimman vähän, lähinnä yksittäiset laskut Parhaiden käytäntöjen hyödyntäminen hankinnasta maksuun prosessin osalta

26 Veron Hama-projektin tavoitteet Ostolaskujen käsittelyn tuottavuuden nostaminen Taha 2020 strategian mukaisesti automaattisesti käsiteltyjen laskujen määrän kasvattaminen vuoteen 2020 mennessä 50 prosenttiin Optimaalinen työnjako Palkeet Veron taloushallinto Substanssiyksiköt Vuosi 2014 Autom. kohdistunut kpl Tilha laskuja % Autom. kohdistunut % Manuaalisesti käsitellyt laskut % Tilaukselliset laskut ,4 % 35,8 % 64,2 % Sopimukselliset laskut ,5 % 69,7 % 30,3 % Muut menotositteet % Yhteensä ,2 % 93,8 % Tammi maaliskuu 2015 aikana 12,5 % autom. käsitelty

27 Kiitos! Lisätietoja : mia.raikkonen@vero.fi mika.hanninen@vero.fi