PM-järjestelmässä. Kuvaus # Tuomme tilalle ratkaisut Esapekka Kuikka

Transkriptio

1 Investointihankkeiden käsittely PM-järjestelmässä Kuvaus # Tuomme tilalle ratkaisut

2 Hankkeet ja PM Hanke X Hankkeen perustaminen HTK PM Hankintaehdotus/ tilaus Hankesuunnittelu (esim. tutkimukset) Hankintaehdotus/ tilaus Rakennuttaminen ja valvonta Laskutustapa voi erota tilausten välillä: - maksuperusteinen - sopimuslaajuusperusteinen - jne. Sopimus Sopimus 1 Sopimus 1 1 Sopimus 1 Sopimus X Hankintaehdotus/ tilaus Suunnittelu (esim. sähkö) Hankintaehdotus/ tilaus Urakoitsija 1 (esim. rakennustyöt) Lasku 1 Lasku 2 Lasku X Hankintaehdotus/ tilaus Urakoitsija 2 (esim. LVI työt) jne. Hankintaehdotus/ tilaus Lisämuutostyöt Hankintaehdotus/ tilaus 1 Lisämuutostyöt

3 Hankkeen vaiheet (ei välttämättä sama järjestys kaikissa hankkeissa) Hanke perustetaan HTK Hankesuunnitteluvaiheen tilaukset Hankevastaava (esim. toimialan tilapäällikkö/ asiantuntija/ projektipäällikkö) tekee PM-hankintaehdotukset Investointipäätös Rakennuttajakonsultin valinta Hankevastaava tekee PM-hankintaehdotuksen Suunnittelijoiden kilpailutus ja valinta Rakennuttajakonsultti tekee PM-hankintaehdotukset Urakkalaskenta ja urakoitsijoiden kilpailutus ja valinta Rakentamispäätös Rakennuttajakonsultti tekee urakoitsijoista PM-hankintaehdotukset Rakentaminen alkaa Laskutustapa voi erota tilausten välillä: - maksuperusteinen - sopimuslaajuusperusteinen - jne. Sopimusten allekirjoitus ennen PMtilausta Rakennuttajakonsultti tekee PM-hankintaehdotukset (esim. lisä- ja muutostyöt, hyvitystarjoukset) Rakennuttajakonsultti tekee takuuajan aikaiset PM-hankintaehdotukset Tilaajan hankinnat (esim. liittymissopimukset) Takuuajan päätyttyä hankkeen päättäminen

4 Tilaus- ja hyväksymiskierto Vaihto -ehto Hankintaehdotuksen tekijä PM Tarkastaja PM Hyväksyjä PM Tilaaja PM Laskun tarkastaja IP Laskun hyväksyjä IP Laskun hyväksyjä IP (mikäli lasku ei tilauksen mukainen) Vastaanottaja PM 1 Konsultti Hankevastaava Konsultti Konsultti (ja mahd. valvoja) Alueen johtaja AP-yksikön johtaja Hankevastaava Hankevastaava Alueen johtaja AP-yksikön johtaja Hankevastaava Konsultti - Alueen johtaja AP-yksikön johtaja (Valvoja/ konsultti) Alueen johtaja AP-yksikön johtaja 2 Hankevastaava Hankevastaava Hankevastaava Hankevastaava Hyväksyminen: Päätösvalta- ja päätösvallansiirtopapereiden mukaisesti (ml. -rajat) Tilausten liitteet: esim. maksuerätaulukot tms., tarjoukset, lisä- ja muutostyötarjouksiin liittyvät erittelyt Tiliöinti hankintahetkellä; tiliöinti siirtyy hankintaehdotukselta laskulle Tiedot hankintaehdotuksesta siirtyvät laskulle (tilauslomake, hyväksyjä, tilauksen summa, jne.) ja vastaavasti laskulta tilaukselle (laskutettu summa, laskujen tiedot ja kuvat)

5 Tilaus- ja hyväksymiskierto Vaihe/ hankinta Rakennuttajakonsultin tilaaminen Suunnittelutilaukset Pienet suunnittelutilaukset Urakat Pienet urakat Värien selitykset Rakennuttajakonsultti Hankevastaava Aluejohtaja/ APjohtaja Lisä- ja muutostyöt Hyvitystarjoukset Hankintaehdotus Tarkastus Hyväksyntä Tilaaminen Laskun tarkastus Laskun hyväksyntä Laskun hyväksyntä (mikäli ei tilauksen mukainen) Vastaanotto * Hyväksyminen päätösvaltuuksien mukaisesti

6 INVESTOINTIHANKE (hankevastaavan tilaukset) 1. Hankevastaava tekee hankintaehdotuksen PM:llä 2. Aluejohtaja/ AP-yksikön johtaja hyväksyy hankintaehdotuksen 3. Hankevastaava tilaa työn 4. Hankevastaava tarkastaa ja hyväksyy laskut toimivaltuuksien puitteissa. Muutoin kyseessä on uusi päätös ja alkuperäinen hyväksyjä hyväksyy 5. Hankevastaava tekee vastaanottokuittauksen PM:ssä

7 INVESTOINTIHANKE (rakennuttajakonsultin tilaukset) 1. Rakennuttajakonsultti tekee hankintaehdotuksen PM:llä 2. Hankevastaava tarkistaa hankintaehdotuksen 3. Aluejohtaja/ AP-yksikön johtaja/ hankevastaava hyväksyy hankintaehdotuksen 4. Rakennuttajakonsultti tilaa työn 5. Rakennuttajakonsultti (ja valvoja) tarkastaa laskut 6. Hankevastaava hyväksyy laskut toimivaltuuksien puitteissa. Muutoin kyseessä on uusi päätös ja alkuperäinen hyväksyjä hyväksyy 7. Rakennuttajakonsultti tekee vastaanottokuittauksen PM:ssä

8 Hankkeen laskutus Hankkeen toimittajien kanssa käytävä läpi laskutus Laskutuskanavat Skannaus: Itellan kautta Verkkolasku: Toimittajan omasta laskujärjestelmästä Basware Oyj (välittäjätunnus BAWCFI22). Tilaajan ovt-tunnus on Verkkolasku (pientoimittajat): Verkkolaskutuspalvelun kautta Verkkolasku suositeltava laskutuskanava. Toimittajille ilmoitetaan OVTtunnus ja välittäjätunnus Toimittajien lähettämillä laskuilla oltava tarvittavat viitetiedot: Sisältäen uutena myös Senaatin SK-tilausnumeron! Laskutus tapahtuu tilausnumerokohtaisesti Ei koontilaskuja!

9 Laskujen sähköinen tarkastus Hankkeen laskutus sovitaan aina Senaatin hankevastaavan kanssa Rakennuttajakonsulteille perustetaan lisenssi Senaatin IPlaskujenkäsittelyjärjestelmään, jossa tehdään laskuille sähköinen tarkastus Jatkossa laskut tulevat ensin hankkeen rakennuttajakonsultille kiertoon. Konsultti tekee tarkastuksen sähköisesti Myös valvojille voidaan perustaa IP-lisenssejä Laskujen kierto ja toimittajien ohjeistaminen: Valvojien, työmaapäällikön, pääurakoitsijan ym. tarkastusmerkinnät esimerkiksi niin, että: urakoitsija hyväksyttää laskun työmaalla ja lisää tarkastusmerkinnät laskun liitteeksi rakennuttajakonsultti lisää tarkastusmerkinnät laskun liitteeksi tai rakennuttajakonsultti kirjoittaa kommentin laskulle, että on saanut tarvittavat liitteet ja tarkastanut ne

10 Ilmoitukset ja järjestelmien käyttöoikeudet Hankkeen alussa ilmoitetaan talousyksikköön hankkeen rakennuttajakonsultti Laskujen kiertoa ja raporttien käyttöoikeuksien varten Käyttöoikeuksien perustaminen: Henkilöille lähetetään erillinen sähköpostiviesti, kun tunnukset on perustettu Viesti sisältää ohjeet Tietovälineiden kuittauslomakkeen palautus Senaatille Citrix-asennus (järjestelmän käyttö Citrixin ja Internet-selaimen kautta) Uudet käyttöoikeudet Mikäli tarvitaan käyttöoikeuksia uusille henkilöille, sovitaan asiasta hankevastaavan kanssa ja tunnukset pyydetään aina alueellisten PM-yhdyshenkilöiden kautta

11 Ohjeet Tarvittavat ohjeet löytyvät Senaatin intrasta sekä Senaatin wwwsivuilta kohdasta Kumppaneille Ohjeet käsittävät mm. Toimintatapaohje Tiliöintiohje Käyttöohjeet Urakkatilauksen tekeminen Suunnittelutilauksen tekeminen Lisämuutostyötilaus Hyvitystarjouksen käsittely Tilaaminen Liitteiden lisääminen Omat hankintaehdotukset ja kopiointi Laskun käsittely, maksupostinumeron syöttäminen ja maksuerien vastaanotto Hyväksyminen Raportointi hankkeen tilauksista ja laskuista

12 Järjestelmän yhdyshenkilöt Hankintajärjestelmään liittyvissä kysymyksissä auttavat: Pohjois-Suomi Ruokanen Heidi p Itä-Suomi Marttila Jari p Kuronen Anna-Maija p Länsi-Suomi Pirilä Taina p Keski-Suomi Koivusalo Anne p Jantunen Hely p Etelä-Suomi Saranpää Marja-Leena p Pääkäyttäjä Rantasuo Pirkko p Projektipäällikkö Kuikka Esapekka p Sähköposti:

13 Hankintajärjestelmän käyttäminen

14 Hankinnan käsittely järjestelmässä 1. Vapaatekstitilaus uusi hankintaehdotus 2. Hankinnasta syötetään perustiedot: Otsikko Toimittaja Toimitusosoite Hankintatyyppi/laskutustapa Mahdollisesti esimerkiksi: vaadittu toimituspäivä, kommentti toimittajalle, toimittajan viite 3. Hankinta tiliöidään 4. Lisätään tarvittavat liitteet 5. Hankinta lähetetään hyväksyttäväksi 6. Lähetetään tilaus toimittajalle (kun hankintaehdotus on hyväksytty) 7. Tehdään vastaanottokuittaus järjestelmässä, kun työ on tehty tai tavarat saatu

15 Perustietojen syöttäminen

16 Perustietojen täyttäminen Otsikko lyhyt ja ytimekäs kuvaus tilattavasta asiasta Hankenumero, Toimittaja, Tilattava asia Urakka (SU, PU, RU)/ Suunnittelu (sähkö yms.)/ Lisämuutostyöt 1-x ja asia jota koskee Hyvitystarjous ja tarjous jota koskee Kommentti toimittajalle kenttään pidempi selitys toimittajalle Toimittajan valitseminen Aina toimittajalistalta, jos toimittaja on rekisterissä Vain, jos toimittajaa ei ole rekisterissä, käytetään ns. kertatoimittajaa Hankintatyyppi/laskutustapa ohjaa laskun käsittelyä Valitaan kategoria Investointihanke Jos käyttäjällä ei ole Senaatin IP-laskujenkäsittelyjärjestelmän lisenssiä (=tilauksen liittyvän laskun sähköinen tarkastus), yhteys alueelliseen yhteyshenkilöön

17 Tehdään tiliöinti Tiliöintiohje ks. Senaatin www-sivut: hinta (esim. tarjouksen pohjalta) tili (tiliväli ) alv-koodi (23 % = 223) projektinumero (= hankenumero) rakennusnumero mallitiliöinti jos käytössä Viittaus tarjoukseen/hintaan: tuote -kenttään maininta tarjous-/kattohinnasta ja/tai tuntiveloitushinnasta => siirtyy tilauslomakkeelle tarjous tilauksen liitteeksi

18 Liitteiden lisääminen Lisätään hankintaehdotukselle tarvittavat liitteet Kaupalliset dokumentit (esim. tarjoukset, lisä- ja muutostöiden tarjousten erittelyt) Maksuerätaulukot tms. * Mikäli täppä kohdassa liitä tilaukseen siirtyy tilauslomakkeen liitteenä toimittajalle

19 Lähetetään hyväksyttäväksi hyväksytyn hankinnan tilaaminen

20 Tilauslomake

21 Laskujen käsittely ja vastaanotto Maksueräperusteiset tilaukset: Laskun käsittelyn yhteydessä syötetään laskun perustietoihin Maksupostinumero kenttään, maksuposti(t), joita lasku koskee Tieto siirtyy PM:ään tilauksen kommentti kenttään, josta se on raportoitavissa Muiden tilausten vastaanotto PM:ssä, kun työ on tehty

22 Seuranta ja raportointi Hankkeen tilaukset ja laskut raportin avulla rakennuttajakonsultti ja hankevastaava pystyvät seuraamaan hankkeelle kirjattuja kustannuksia (ks. kuva, yksinkertaistettu) Rakennuttajakonsulttien käyttöoikeus raportteihin rajataan hankekohtaisesti

23 Tarkennukset

24 Lisämuutostöiden tilaaminen ja tilausten dokumentit Tehdään erilliset hankintaehdotukset, ei sidota urakkaan Mahdollisuus yhdistää samalta toimittajilta olevia lisämuutostöitä samalle PM-tilaukselle Lisä- ja muutostyöt käsitellään yleensä työmaakokouksessa ennen PM-tilausta Työt todetaan työmaakokouksissa hyväksytyiksi Lisä- ja muutostyötarjouksiin liittyvät erittelyt liitteeksi keskeistä on, miten hinta muodostuu. Liitteenä myös työmaapöytäkirja Tilausten liitteeksi kaupalliset dokumentit (esim. tarjous). Muut dokumentit arkistoidaan Projektilaan

25 Hyvitystarjousten käsittely Esimerkiksi saatuun urakkatarjoukseen (jonka pohjalta tehty PMtilaus) tulee hyvitystarjous, jonka loppusumma negatiivinen Tehdään PM-tilaus Hankintaehdotuksen määrä laitetaan negatiiviseksi, jolloin hankintaehdotuksen kokonaissumma on negatiivinen Käsitellään samalla tavoin tarjouksen pohjalta kuin normaali hankintaehdotus (ikään kuin käänteinen lisämuutostyötilaus) Ei tarvitse laatia erillistä hyvitystilauskirjettä