Valtiokonttorin Hallinnon ohjauksen järjestämien palvelujen siirto yliopistoille niiden irtaantuessa budjettitalouden piiristä

Transkriptio

1 VALTIOKONTTORI Hallinnon ohjaus Dnro 521/03/2009 Valtiokonttorin Hallinnon ohjauksen järjestämien palvelujen siirto yliopistoille niiden irtaantuessa budjettitalouden piiristä

2 VALTIOKONTTORI Ohje Sisällysluettelo 1 Ohjeen tausta Valtiokonttorin hallinnon ohjauksen palvelut, joita muutos koskee Kirjanpito ja kassanhallinta Maksuliike ja laskujen välityspalvelu Maksuliike Laskujen välityspalvelu Tietojärjestelmät Tilaustenhallintajärjestelmä Rondo Matkahallinta Heli Valtionhallinnon internetraportointi Netran käyttö Työnantajan henkilöstötietojärjestelmä Tahtin käyttö Lisätiedot... 4

3 VALTIOKONTTORI Ohje 1(5) 1 Ohjeen tausta Valtiokonttorin yliopistoille tarjoamat henkilöstö- ja taloushallinnon palvelut siirtyvät alkaen yliopistojen omalle vastuulle. Tähän ohjeeseen on koottu yhteen Valtiokonttorin hallinnon ohjauksen yliopistoille nykyisin tarjoamia palveluita, joihin tulee muutoksia yliopistojen siirtyessä pois valtion budjettitalouden piiristä. 2 Valtiokonttorin hallinnon ohjauksen palvelut, joita muutos koskee 2.1 Kirjanpito ja kassanhallinta Uudistuksessa yliopistojen kirjanpito muuttuu kirjanpitolain mukaiseksi ja yliopistojen kassanhallinta irtautuu valtion kassanhallinnasta. Tällöin yliopistojen vastuulle tulee toimintoja, jotka puuttuvat virastomuotoiselta yksiköltä kuten esim. kassan suunnittelu ja likviditeetin hallinta. Valtiokonttorin tarjoama kirjanpidon ohjaus ja neuvonta yliopistoille päättyy niiden irtautuessa valtion budjettitaloudesta. Uusimuotoisten yliopistojen kirjanpito perustuu kirjanpitolakiin ja -asetukseen. Talousarviolaki ja -asetus eivät uudistuksen jälkeen koske yliopistoja, mutta ne koskevat kuitenkin opetusministeriötä. Vuoden 2009 tilinpäätös tehdään normaaliin tapaan. Kaikki yliopistojen tasetileille jääneet saldot siirretään kuitenkin opetusministeriön tileille, koska vuonna 2010 yliopistot eivät ole enää tilivirastoja. Omaisuuden siirtoja uusille laitoksille voidaan tehdä jo vuoden 2009 aikana, jos valtioneuvosto on päättänyt omaisuuden arvoista, joilla ne siirretään, ja jos on päätetty, että ne siirretään vuonna Todennäköisesti vanhat siirretyt määrärahat tuloutetaan eikä uusia määrärahojen siirtoja tehdä. Vuodelle 2010 siirtyvien saatavien ja velkojen hoidosta yliopistojen tulee sopia erikseen opetusministeriön kanssa, jos asia ei ilmene valtioneuvoston omaisuuden siirtoa koskevasta päätöksestä. Liikekirjanpidon tileihin on lisätty tili (1362, Pääomalainasaamiset ja muut vastaavat oman pääoman ehtoiset sijoitukset), josta ilmenee valtion antamat pääomalainat ja muut niitä vastaavat sijoitukset yliopistoihin. 2.2 Maksuliike ja laskujen välityspalvelu Maksuliike Uudistuksessa yliopistojen maksuliike irtautuu valtion maksuliikkeestä. Valtiovarainministeriö on tehnyt puitesopimukset maksuliikkeen ja laskujen välittämisen hoitamisesta budjettivaltiolle. Sopimuksissa ei ole erillistä siirtopykälää,

4 VALTIOKONTTORI Ohje 2(5) mutta sopimusosapuolten välisten keskustelujen lopputuloksena on päädytty siihen, että yliopistojen maksuliikkeen ja laskujen välityksen jatkuvuuden turvaamiseksi sopimuspankit ja laskujen välityksen osalta Itella Information Oy:n suostuvat puitesopimuksen mukaisten ehtojen noudattamiseen myös budjettitalouden piiristä erkaantuviin yksiköihin sopimuskauden loppuun eli saakka. Palvelun jatkuvuuden turvaamiseksi erkaantuvat yksiköt tekevät kuitenkin uudet, omat maksuliike- ja laskujen välityspalvelun sopimukset ko. palvelujen tarjoajien kanssa samoin ehdoin kuin mitä budjettitalouden osalta on olemassa siltä osin kuin puitesopimuksen sisältämät palvelut vastaavat yliopiston tarvetta. Yliopistojen tulee ryhtyä tarpeelliseksi katsomiinsa toimenpiteisiin riittävän ajossa, jotta yliopistoilla on käytössään tarpeelliseksi katsomansa pankkitilirakenne, tarvittavat maksuliikepalvelut ja maksuliikkeen hoitoon tarvittava tiedonsiirtoyhteys maksuliikepankkeihin alkaen. Nykyiset pankkitilit palveluineen lopetetaan Valtiokonttorin budjettitalouden piiriin kuuluville tilivirastoille annetun ohjeistuksen mukaisesti yliopiston toimesta vuoden 2009 loppuun mennessä. Pankkitilien lopetuksen yhteydessä yliopistojen tulee ilmoittaa, minne lopetettaville tulotileille saapuvat suoritukset ohjataan. Tileihin ja palvelujen lopettamiseen liittyvät sopimukset tulee toimittaa vimeistään mennessä Valtiokonttoriin osoitteella Valtiokonttori/ Hallinnon ohjaus/ maksuliike, PL 14, VALTIOKONTTORI. Valtiokonttori tulee antamaan tilien ja palvelujen lopettamiseen liittyvää neuvontapalvelua yliopistoille vuoden 2009 loppupuolella normaaliin tapaan Laskujen välityspalvelu Laskujen välityspalvelusta Itellan kanssa tehty sopimus sisältää seuraavat palvelut, jotka ovat yliopistojen käytettävissä sopimuskauden päättymiseen asti: verkkolaskujen vastaanoton skannauspalvelun verkkolaskujen lähetyksen yritysasiakkaille verkkolaskujen lähetyksen Netpostiin kuluttaja-asiakkaille verkkolaskujen lähetyksen e-laskuina kuluttaja-asiakkaiden verkkopankkeihin. Laskut välitetään Itellasta suoraan valtion maksuliikepankkien asiakkaille ja Nordea välittäjäpankkina toimittaa aineistot edelleen muiden kuin maksuliikepankkien asiakkaille e-laskun esilläpitoarkiston tulostuspalvelun Maksuliikepankkien e-laskun välittämisestä verkkopankkeihin, laskuttajailmoitukseen ja vastaanotto-osoitteisiin liittyvät palvelut ovat myös yliopistojen käytettävissä maksuliikkeestä tehdyn puitesopimuksen sopimuskauden loppuun saakka. 2.3 Tietojärjestelmät Valtiokonttorin tuki tietojärjestelmille päättyy, kun yliopistot irtautuvat valtion budjettitaloudesta. Yliopistot voivat kuitenkin halutessaan jatkaa seuraavien, nykyisin

5 VALTIOKONTTORI Ohje 3(5) käytössä olevien tietojärjestelmien käyttöä, jos ne tekevät uuden sopimuksen palvelun toimittajan kanssa (pl.tahti, jonka käyttöä ei voi jatkaa) Tilaustenhallintajärjestelmä Valtiokonttorin tekemä puitesopimus palveluntoimittajan kanssa on voimassa vuoteen 2014 saakka. Yliopistojen osalta sovelluksen käyttö edellyttää uuden sopimuksen tekemistä Baswaren ja ko. yliopiston välillä. Sopimuksen voi perustaa Valtiokonttorin tekemään puitesopimukseen ja sen mukaisiin tariffeihin. Valtiokonttorin tarjoamat tukipalvelut lakkaavat olemasta voimassa alkaen. Yliopistot erkaantuvat myös budjettitalouden tuotantoympäristöstä, koska alkaen yliopistot voivat itse päättää kehittämistarpeistaan sekä eri versioiden käyttöönotosta Rondo Sovelluksen käyttö vuoden 2010 alusta alkaen edellyttää uuden sopimuksen tekemistä Logican kanssa tai kirjallista sopimista nykyisen sopimuksen siirtämisestä yliopistolta uudelle organisaatiolle. Yliopistojen tulee perustaa oma Rondo-ympäristö siten, että tuotantokäyttö voi alkaa viimeistään Edelleen sovelluksen käyttö alkaen edellyttää, että yliopistojen tulee pysyä samassa käyttöpalvelussa Valtiokonttorin kanssa, mikäli yliopistot haluavat jatkaa Rondon käyttöä Valtiokonttorin Rondo-puitesopimukseen perustuen. Nykyinen Valtiokonttorin käyttöpalvelusopimus on tehty Tieto Oyj:n kanssa. Käyttöpalvelua uudelleenkilpailutetaan parhaillaan. Yliopistojen tulee tehdä omasta, budjettivaltiosta erillisestä käyttöympäristöstä sopimus aluksi Tieto Oyj:n kanssa. Kun Valtiokonttori on tehnyt hankintapäätöksen käyttöpalvelun toimittajasta, tulee yliopistojen tehdä vastaava sopimus käyttöpalvelun toimittajaksi valitun yrityksen kanssa. Muutoksen yhteydessä yliopistot siirtävät nykyisissä käyttöympäristöissä olevat tietonsa uuteen käyttöympäristöön Matkahallinta Travel- matkahallintasovellusta koskeva puitesopimus on voimassa optiovuosineen vuoden 2010 loppuun saakka. Yliopistoille nykyisen Travel- matkahallintasovelluksen käyttö on siten mahdollista vuoden 2010 loppuun saakka. Käyttö edellyttää kuitenkin uuden sopimuksen tekemistä järjestelmän toimittajan kanssa sekä uuden tuotantoympäristön perustamista yliopistoille. Uudesta kilpailutetusta järjestelmästä tehtiin hankintasopimus Koska kysymyksessä on puitejärjestely, voivat yliopistot liittyä Hanselin puitesopimukseen, mikäli niin parhaaksi näkevät. Prosessiohjaus ja tuotannon tuki sekä käyttöönotot ovat yliopiston ja sovellustoimittajan välinen asia Heli Nykyisin Jyväskylän yliopistossa, Lappeenrannan Teknillisessä korkeakoulussa ja Sibelius Akatemiassa käytössä oleva Heli-järjestelmä on valtionhallintoon räätälöity sovellus, jonka käyttöä ei voimassaolevan sopimuksen perusteella voi jatkaa vuonna

6 VALTIOKONTTORI Ohje 4(5) Myös Heli-palvelussa käytettävän Insta DefSec Oy:n tunnistuspalvelun käyttö päättyy vuoden vaihteessa. Perusversion eli Tiedon erecruit -ohjelmiston käyttö voi jatkua. Puitesopimus on tehty Hanselin ja sovelluksen toimittajan Tieto Oyj:n kanssa. Sopimuskausi päättyy Sitä voidaan jatkaa kuitenkin vuosi kerrallaan. Päätös vuoden 2010 sopimuksen jatkon osalta on tehty. Yliopistoilta Tiedon erecruit- ohjelmiston käyttö edellyttää uuden sopimuksen tekemistä Tieto Oyj:n kanssa alkaen Heli-järjestelmä on kehitetty ja sidottu budjettitalouden virkamieslain ja asetusten mukaisiin prosesseihin, jotka eivät vastaa yliopistojen asemaa työsopimussuhteisina työnantajina. Halutessaan yliopistot voivat kuitenkin jatkaa vaihtoehtona erecruitille Helin käyttöä valtioympäristöstä erillisessä käyttöympäristössä sopimalla siitä Tieto Oyj:n kanssa. Mikäli yliopistot haluavat liittää Heli-palveluun erillisen käyttäjän tunnistuspalvelun, tulee se hankkia normaalia hankintamenettelyä noudattaen ja sopia sen liittämisesta Heli palveluun Tieto Oyj:n kanssa Valtionhallinnon internetraportointi Netran käyttö Netrassa ei ole vuodesta 2010 alkaen yliopistojen talous- ja henkilöstötietoja. Netrassa säilyvät linkit yliopistojen kotisivuille. Tämä ei vaadi yliopistoilta mitään toimenpiteitä. Yliopistot voivat säilyä Netran tulostietojärjestelmän käyttäjinä, jos opetusministeriö niin päättää. Velvoitetta siihen ei ole. Jos yliopistot eivät säily tulostietojärjestelmän käyttäjinä vuonna 2010, päättyvät käyttöoikeudet , ellei Valtiokonttorin kanssa toisin sovita. Yliopistot raportoivat kuitenkin joka tapauksessa normaaliin tapaan vuoden 2009 tulostoteumat Netran tulostietojärjestelmään. Myöskään velvoitetta ylläpitää ns. Netra-sivua eli linkittää suunnittelun ja seurannan asiakirjoja Netraan ei ole enää vuoden 2010 alusta. Se on kuitenkin edelleen mahdollista, jos opetusministeriön kanssa niin sovitaan. Välillisesti yliopistot tulevat kuitenkin olemaan edelleen osa Netran tuloksellisuusraportointia, koska opetusministeriö raportoi oman toimialansa tuloksellisuudesta Netrassa. Yliopistot kokonaisuutena ovat siten välillisesti osa tätä raportointia, koska ne ovat keskeisiä toimijoita koulutus- ja tiedepolitiikassa. Tämä hoituu ministeriön toimenpitein, eikä vaadi toimenpiteitä yliopistoilta Työnantajan henkilöstötietojärjestelmä Tahtin käyttö Suomen yliopistojen työnantajayhdistys SYTY liittyi elokuussa 2009 jäseneksi Yksityisen Opetusalan Liittoon (YOL), joka on Elinkeinoelämän keskusliiton jäsen. Päätös tarkoittaa sitä, että yliopistot eivät enää vuoden 2009 tietojen jälkeen toimita tietojaan Tahtiin. Tahtin käyttöoikeus säilyy yliopistoilla kesäkuun 2010 loppuun asti. 3 Lisätiedot Lisätietoja ohjeen eri osa-alueilta antavat:

7 VALTIOKONTTORI Ohje 5(5) Kirjanpito Maksuliike Tilaustenhallinta Rondo Laskujen välitys Matkahallinta Heli Netra Tahti Hannu Koponen Irene Laine tai Arja Nieminen Jere Reinikainen Eero Nieminen Kristiina Seppälä Aila Särmälä Mika Kaukonen Olli Ahonen Mari Näätsaari Valtiokonttorin vaihteen puhelinnumero on ja sähköpostiosoitteet ovat muotoa Toimialajohtaja Mikko Kangaspunta Maksuliikepäällikkö Keijo Kettunen