Hankinnan sähköinen prosessi Visiona innovatiivisuus, ammattitaito ja kustannustehokkuus

Transkriptio

1 Hankinnan sähköinen prosessi Visiona innovatiivisuus, ammattitaito ja kustannustehokkuus Pauliina Lautiainen Hankinta- ja logistiikkajohtaja Turun Pauliina kaupunki Lautiainen hankinta ja logistiikkajohtaja Turun kaupunki

2 Turun kaupunki hankintayksikkönä v 580 milj. eurolla hankintoja v työntekijää v asukasta kaupungissa v asukasta seutukunnassa v 5 hallinnollista toimialaa v 21 toimielintä

3 Tavara- ja palveluhankinnat 700,00 600,00 500,00 566,4 M 581,7 M 12,4 % 12,2 % 87,6 % 87,7 % 400,00 300,00 Tavarahankinnat Palveluhankinnat 200,00 100,00 0,

4 Hankinta- ja logistiikkakeskus Hankintatoimen osaaminen ja kehittäminen v Tilaaminen: SAP hankintatoimen ylläpito ja kehittäminen v Sopimusten kilpailuttaminen, Cloudia v150 kilpailutusta v50 yhteishankintoja, seutuhankintoja Kuntalogistiikan osaaminen ja kehittäminen v Toimitusketjun hallinta: varasto ja jakelu v Kuljetushallinta ja kuljetustarpeiden koordinointi

5 Hankinnan sähköinen prosessi Miksi sähköinen tilausjärjestelmä (2007): Koko Tarpeesta maksuun prosessin kehittäminen ja virtaviivaistaminen sekä automatisointi mahdollisimman kattavasti Päällekkäisen työn karsiminen minimiin: tieto viedään järjestelmään vain kerran Kaikki sisäiset sekä ulkoiset tilaukset järjestelmän kautta, sekä materiaalit että palvelut SAP toiminnanohjausjärjestelmä: Kilpailutus 2009: taloussuunnittelu, taloushallinto ja materiaalihallinto Käyttöönotto 2011 SAP HR: käyttöönotto 2014

6 Sähköisen tilaamisen hyödyt Päätös ennen hankintaa: hyväksytään tilauksia, ei laskuja Laskujen käsittelyprosessin automatisointi Säästöt prosessikustannuksissa Päätöksenteon tueksi ajantasaista oikeaa tietoa erilaisilla raporteilla talousarvion seurannan ja ennusteiden paraneminen, Uuden kilpailutuksen valmistelussa tarvittavat tiedot (tuotteet, sopimuksen käyttäjät jne.) Ohiostojen eliminoiminen sopimushallinnan paraneminen Hankintojen kohdistuminen sopimustoimittajille toimittajamäärän väheneminen Hankintoja tekevien määrän vähentäminen yksiköissä Hankintaosaamisen vahvistuminen Yhtenäiset toimintatavat

7 Toimittajat, laskut, tilaukselliset / tilauksettomat Toimittajat, lukumäärä Laskut, lukumäärä Tilauksettomia Tilauksellisia

8 Pienistä puroista kasvaa iso virta Tilauksettomat laskut Tilaukselliset laskut Hyvinvointitoimiala Sivistystoimiala Kiinteistötoimiala Konsernihallinto Vapaa-aikatoimiala Ympäristötoimiala

9 SAP SRM, tilaus - toimitus ü Tuoteluettelot, kilpailutetut sopimustuotteet Tuoteluettelo on sisäinen nettikauppa Keskitetyt kuljetukset keskusvaraston kautta Hankinta-asiantuntija toimii sopimusyhteyshenkilönä ü Kuvaa pyyntösi toiminto, ellei tuotetta löydy tuoteluettelosta Tuotteen / tarpeen määrittely mahdollisimman tarkasti Ostaja tekee tilauksen toimittajalle Muut kuin SRM järjestelmän kautta tilattavat hankinnat ü Esim. sorakuormat, kaivon kansistot, kattopelti jne. ü Hankintapaikat Netkussa, Sopimustoimittajat ü Hankintojen ERP kirjaaminen toimialoilla, palveluhankinnat

10 Hankinnan ja talouden integraatio SAP SRM SAP ERP SAP SIPS Toimittaja Sisäinen laskenta Sitoumukset Toteutuneet (ennakko) Toteutuneet Ostoskärryn luominen Ostotilaus Hankinta Ostoskärryn hyväksyminen Ostoehdotus Vastaanottokirjaus Toimitus Ulkoinen laskenta Kirjanpito Ostoreskontra Maksu/ Maksunvahvistus Automaattinen kohdistus Ostolasku Kassa-virta Kassavirtaennuste

11 Hankintojen kirjaaminen SAP ERP:llä Ostotilaus (hankinnan järjestelmään kirjaaminen) SAP ERP SAP SIPS Toimittaja Vastaanottokirjaus Toimitus Automaattinen kohdistus (Ei laskun käsittelyä) Ostolasku

12 Tuoteen nimi Tarkempi kuvaus tuotteesta Arvioitu käyttömäärä / kpl Sopimushint a / Kokonaishin ta sopimustuot teilla Vertailutuote Vastaava toinen kalenteri Kokonaishinta vastaavalla tuotteella Weekly 2013 pöytäkalenteri Business 2013 pöytäkalenteri Tiima viikkomuistio sidottu Memo viikkomuistio Suuri Seinäalmanakka 2013 Luonto 2013 seinäkalenteri Kolmikielinen suomi/ruotsi/englanti. Aukeamalla yksi viikko. Koko 148 x 210 mm. 160 sivua. 1/36 kpl , ,00 Lila kukka 10, ,00 Kolmikiekielinen suomi/ruotsi/englanti. Koko A sivua. 1/12 kpl , ,00 Business nature 8, ,00 Aukeamalla yksi viikko. Koko 255 x 95 mm. 120 sivua. 1/12/96 kpl 800 0,17 136,00 Memo 0,35 280,00 Kaksi viikkoa aukeamalla. Koko 255 x 95 mm. Kartonkikannet. 1/5/150 kpl ,30 498,00 Vihreä memo 2, ,00 Seinäkalenteri. Koko 490 x 350 mm. Kirkkopyhät. Runsaasti nimipäiviä. 1/20/600 kpl ,45 810,00 Seinälehti vuositaulukko 0, ,00 12 kaunista maisemaa. Pyhät, liputuspäivät, kuun liikkeet sekä suomenkieliset nimipäivät. Parikierresidottu. Koko 295 x 340 mm. 1/5/50 kpl , ,00 Maisema 10, ,00 Exclusive 2013 taskukalenteri Yksi viikko aukeamalla. Kansalliset pyhäpäivät, nimipäivät, erillinen puhelinmuistio, parikierresidottu. Koko 83 x 127 mm. 128 sivua. 1/200 kpl , ,00 Exclusive punainen 7, , , ,00 Erotus ,00

13 Samuli Lintula / Creative Commons