Sähköinen sopimusten hallinta

Transkriptio

1 A Basware Presentation Sähköinen sopimusten hallinta Basware Käyttäjäpäivät Rohkeus liiketoiminnan kehittämiseen Lahti

2 Sähköinen sopimusten hallinta Sopimustenhallinnan hyödyt Sopimustenhallinta osana hankinnasta maksuun prosessia Sopimushallinnan prosessit Tietoiskun vetäjä: Mikko Määttä Product Marketing Manager Basware

3 Confidential -

4 Sopimusten hallinnan kehitys viime vuosikymmeninä 30 vuotta sitten Paperisopimukset Perinteinen arkistointi 20 vuotta sitten Sähköistyminen Laman vaikutus työvoimaan Tänään Internet Skannauksen yleistyminen Johdon itsepalvelu (ei assistentteja) Kansainvälistyminen Huomenna Reaaliaikaisuus Sopimukset sähköisesti kaikkien saatavilla

5 Sopimusten hallinnointi Contract Lifecycle Management - eri asia kuin arkistointi...

6 Sopimuksen monet kasvot Takuu Palvelun laatu Sopimus Määritykset Skooppi Muutoshallinta Raportointivaatimukset Hinta ja maksuehdot Projektisuunnitelma Virstanpylväät Hyväksymiskriteerit

7 Järjestelmällisen sopimustenhallinnan karkkipurkki Operatiivinen tehokkuus Säästöjen ja alennusten realisointi Myyntisaatavien varmistaminen Vaivaton ja nopea sopimushaku Ei kadonneita dokumentteja Ei unohdettuja tärkeitä sopimuspäivämääriä Tehostettu riskienhallinta Kattava näkyvyys sopimusriskiin Konserni- ja yksikkötason tarkastelu Audit trail Sähköinen, varmistettu sopimusarkisto Confidential -

8 Sähköisen sopimustenhallinnan edut Toiminnan tehostaminen ja kustannusten karsiminen tehokkaammalla sopimusten seurannalla. Mukautuu joustavasti organisaatiomuutoksiin ja henkilövaihdoksiin Minimoi sopimusriskit Tehokas tapa arkistoida ja jakaa sopimustietoa kaikille organisaatiossa rajatuin oikeuksin, maantieteellisestä sijainnista riippumatta Ei enää kadonneita sopimuksia ja sopimusten etsimistä! Kustannussäästöjä seuraamalla aktiivisesti sopimusten päättymisaikoja Sopimusraportit taloussuunnittelun tueksi esim. budjetointiin tai jäljellä olevien määrärahojen seurantaan sekä läpinäkyvään organisaation toimintaan ja raportointiin.

9 Liiketoiminnan riskit kasvavat, jos näkyvyys sopimusten ajantasaisuuteen puuttuu Johdon ja vastuuhenkilöiden tulee tietää, mitä tapahtuu kun sopimus on astunut voimaan Mitkä sopimukset aiheuttavat velvoitteita, joiden saavuttamatta jättämisestä aiheutuu: Tuloja saamatta Sakkoja Alennuksia Mitkä sopimukset aiheuttavat tai mahdollistavat mahdollisuuden neuvotella uudelleen Hinnoista Ehdoista Läpinäkyvyyden puute yrityksen vuotuisiin sopimuksellisiin velvoitteisiin tekee erittäin vaikeaksi ennustaa tulevaisuuden kuluja ja hallita riskejä

10 Kuinka suuri osuus epäsuorista ostoista kohdistuu toimittajille, joiden kanssa on sopimus? Ei tietoa, kuinka paljon ostot kohdistuvat sopimustoimittajille 0 20 % 10 % 11 % 21 % - 40 % 8 % Tavoitteena kohdistaminen yli 80%: 47% organisaatioista 41% - 60 % 61 % - 80 % yli 80 % 23 % 25 % 25 % 0 % 5 % 10 % 15 % 20 % 25 % 30 %

11 Kuinka monta prosenttia näistä sopimustoimittajille kohdistuvista epäsuorista ostoista tehdään sopimusten mukaisesti (esim. sopimusehdot täyttyvät)? Ei tietoa siitä kuinka hyvin ostetaan sopimusten mukaisesti 18 % 0 20 % 5 % 21 % - 40 % 6 % 41% - 60 % 10 % 61 % - 80 % 20 % yli 80 % 41 % 0 % 5 % 10 % 15 % 20 % 25 % 30 % 35 % 40 % 45 %

12 Jos ostamisen kohdistaminen sopimustoimittajille ei ole vielä tavoitteen mukaista, mitkä seikat vaikuttavat siihen Henkilöstöä ei ole koulutettu hankintaprosesseista/ käytössä olevista hankintajärjestelmistä 22 % Viestintä on puutteellista eli henkilöstöllä ei ole riittävästi tietoa sopimuksista 47 % Sopimukset ja niihin liittyvät tiedot eivät ole henkilöstön saatavilla 20 % Henkilöstö kokee muut kuin sopimushinnat edullisimmiksi ja ei tästä syystä hyödynnä sopimuksia Kaikista hankintakategorioista ei ole tehty sopimuksia / Sopimukset eivät kata kaikkia hankintakategorioita 39 % 68 % 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 %

13 Jos organisaatiossanne on tavoitteen asetannassa huomioitu, kuinka monta prosenttia epäsuorista ostoista halutaan kohdistaa sopimustoimittajille, mikä tavoiteprosentti teillä on? Tavoitetasoa ei ole määritelty 25 % En osaa sanoa 15 % 0 20 % 0 % 21 % - 40 % 3 % 41% - 60 % 0 % 61 % - 80 % 9 % yli 80 % 47 % 0 % 5 % 10 % 15 % 20 % 25 % 30 % 35 % 40 % 45 % 50 %

14 Sopimukset osana Hankinnasta maksuun -prosessia Sopimukset Hankinta Ostojen linkitys sopimuksiin Ohiostamisen vähentäminen Automaatio ja virheiden vähentäminen Budjetin seuranta Riskianalyysi Muistutukset Laskuautomaatio Toistuvaislaskujen automatisointi Maksuehtojen valvonta Laskutusaikataulun seuranta

15 Hankinnasta maksuun -tuotteiden linkitys Hankintasopimukset PM CLM Myyntisopimukset ja vastikkeet IP Hallinnolliset ja taloudelliset sopimukset Toistuvaismaksusopimukset CM

16 Sopimusten noudattaminen säästöjen edellytys Säästöt kytkeytyvät sopimusten käyttöasteeseen, edut saavutetaan vasta toimintatapojen vakiinnuttua Jos työntekijät eivät käytä sopimuksia, valittuja toimittajia sekä sovittua toimitusehtoja päivittäisissä hankinnoissa, keskittämisestä tavoitellut säästöt eivät toteudu Uudet toimintatavat ja keskitetty strategia tulee implementoida Sitouttaminen, tiedotus ja ohjeet, toimintakulttuurin muutos, muutoksen johtaminen Hankintatoimen benchmark-tutkimusten mukaan ohiostaminen on yleistä, ja organisaatiot menettävät 20-40% säästöjä sen vuoksi

17 Ohiostamisen muodot ja syyt Ei tietoa sopimuksesta/prosessista Puutteliset kyvyt käyttää sopimusta tai prosessia Omien tapojen tai intressien ohjaama käytös Vaihtoehtoisen tarjouksen koettu ylivertaisuus Omien ostotaitojen koettu ylivertaisuus Tahaton ohiostaminen Pakotettu ohiostaminen Välinpitämätön ohiostaminen Hyvää tarkoittava ohiostaminen OHIOSTOT (%) Opportunismi Muutosvastarinta Pahaa tarkoittava ohiostaminen Karjalainen et al. 2009

18 Hankinnasta maksuun -tuotteiden linkitys Hintatiedot Alennukset Maksu- ja toimitusehdot CLM PM Spendi Nimikkeet ja kappalemäärät

19 Hankinnasta maksuun -tuotteiden linkitys Budjetti Maksuehto CLM IP Matching Spendi

20 Mihin käytetään CLM, PM, CM ja OM CLM Alla olevien sopimuskategorioiden alle linkitettävät sopimustyypit tallennetaan CLM:ään: -Hankintasopimukset -Toistuvaismaksusopimukset - Hallinnolliset ja taloudelliset sopimukset - Myyntisopimukset ja vastikkeet PM PM:ssä tehdään hankinnat erilaisista palveluista ja tavaroista liittyen esimerkiksi urakoihin, kiinteistöhuoltoon ja IT:hen CM CM:ään tallennetaan kaikki toistuvaislaskuihin liittyvät täsmäytyssäännöt kuten toleranssirajat ja maksuaikataulut OM Tilauksellisten laskujen täsmäytys tapahtuu OM:ssä.

21 Sopimushaku PM:ssä 21 10/3/ Confidential -

22 Kulujen ja budjetin seuranta reaaliaikaisena

23 Tilaukselle / laskulle porautuminen CLM:ssä 23 10/3/ Confidential -

24 Esimerkki: Hankintasopimusprosessi Sopimus- luonnos Liike- toiminnan hyväksyntä Juridinen tarkastus ja hyväksyntä Tekninen tarkastus Allekirjoitetun sopimuksen tallennus Arkisto Ostopäälikkö Tekninen asiantuntija Liiketoiminta vastaava Lakiasiantuntija Ostaja Kaupallisten ehtojen tarkastus Tuoteryhmä vastaava Toimeen- pano Sopimus- tietojen tallennus Assistentti Assistentti Liiketoiminta vastaava tai jopa... Liike- toiminnan hyväksyntä Allekirjoitetun sopimuksen tallennus Arkisointi Toimeen- pano Sopimustietojen tallennus Arkisto Toimeen- pano

25 Esimerkki: Myyntisopimusprosessi Sopimusluonnos Tekninen tarkastus Kaupallisten ehtojen tarkastus Liiketoiminnan hyväksyntä Juridinen tarkastus ja hyväksyntä Allekirjoitetun sopimuksen tallennus Toimeen - pano Arkisto Myynti Tekninen asiantuntija Myynti Liiketoiminta vastaava Lakiasiantuntija Myyntiassistentti tai... Sopimustietojen tallennus Toimeenpano Arkisto

26 Esimerkki: Maksu- ja toistuvaissopimukset Sopimusluonnos Budjetti, aikataulu ja tiliöinti Liiketoiminnan hyväksyntä Laskun täsmäytys sopimukseen Arkisto Talousosasto Talousosasto Liiketoiminta vastaava

27 Baswaren CLM-järjestelmän hyödyt Hallitset kaikki sopimuksen elinkaaren vaiheet Sitoutat kaikki tarvittavat henkilöt sopimuksen hallintaprosessiin Luot uusia sopimuksia yrityksessä käytettävien pohjien perusteelta Jäsentelet sopimukset ja niihin liittyvät tiedot organisaatiosi vaatimusten mukaisesti Hallitset joustavasti sopimusversioita Uudistat ja päätät sopimuksia kontrolloidusti

28 Kiitos! Kahvit kello 15:05 15:20 Metsähallissa Basware Käyttäjäpäivät Rohkeus liiketoiminnan kehittämiseen Lahti