HANKO-hankkeen tuloksia

Transkriptio

1 -hankkeen tuloksia Liisa Lehtomäki Hansel Oy 1

2 Valtion hankintatoimen kehittäminen - Selvitys Valtion hankintatoimen tilasta 2013 Kehittämisteemat ja -alueet KA1: Hankintojen ohjaus, strategia, organisointi KA2: Hankintojen suunnittelu ja seuranta KA3: Sopimushallinta ja toimittajayhteistyö KA4: Osaamisen kehittäminen KA1 Lokakuu2014-> KA2 Tammikuu 2015-> KA3 Toukokuu 2015-> KA4 Lokakuu 2015-> Helmikuu

3 Asiantuntijaryhmät Valtion hankintatoimen ohjaus Hankintojen suunnittelu ja seuranta Sopimushallinta ja toimittajayhteistyö Hankintaosaamisen kehittäminen Autio Eriika/Haikarainen Ara Juopperi Kari Kettunen Keijo Koivurinta Hannu Kangasniemi Virpi/ Kuistio Laura/Toivonen Seppo Kumpulainen Ulla Laakso Antti Lehtomäki Liisa Pinni Kalle Pulkkinen Matti/Talonen Kirsi Risikko Tuula/Vuorinen Tuomo Westermarck Ulla Autio Eriika/Haikarainen Ara Hänninen Mika Jantunen Juho-Antti Juopperi Kari Kettunen Keijo Kuistio Laura/Kangasniemi Virpi/Toivonen Seppo Kumpulainen Ulla Laakso Antti Laine Risto/Rajaniemi Heli Lehtomäki Liisa Pinni Kalle Pulkkinen Matti/Talonen Kirsi Risikko Tuula/Vuorinen Tuomo Suomela Ulla Westermarck Ulla Alatalo-Reunanen Sirpa Autio Eriika Hänninen Mika Jantunen Juho-Antti Julin Jaakko Kettunen Keijo Koivurinta Hannu Kuistio Laura/Toivonen Seppo Kuuttiniemi Kirsi Kumpulainen Ulla Laakso Antti Lehtomäki Liisa Nordberg Carl-Johan Pinni Kalle Pulkkinen Matti/Talonen Kirsi Rajaniemi Heli Rantala Anri Rautiainen Anne Risikko Tuula/Vuorinen Tuomo/Olkinuora Mervi Tolonen Hannu Vuorikoski Mikko 3 Autio Eriika Huttala Sirkka/Kumpulainen Ulla Hänninen Mika Julin Jaakko Koivurinta Hannu Kuuttiniemi Kirsi Laakso Antti Laaksonen Tuomas Lehtomäki Liisa Liljavuori Janne Nordberg Carl-Johan/ Saharinen Anna Pinni Kalle Koivisto-Pitkänen Minna Pulkkinen Matti/Talonen Kirsi Rantala Anri Risikko Tuula/Vuorinen Tuomo Toivonen Seppo Tolonen Hannu Vuorikoski Mikko

4 Valtion hankintatoimen kehittäminen - Tavoitteet ja tehtävät kehittämisalueittain KA1: vahvistaa ja selkeyttää valtion hankintatoimen ohjausta ja organisointia ü määrittelemällä valtion konsernitason vastuu valtion hankintatoimen ohjauksessa sekä ministeriöiden vastuut hallinnonalansa hankintatoimen ohjauksessa ü luomalla yhteinen hankintojen ohjausmalli virastojen käyttöön KA2: lisätä hankintojen suunnitelmallisuutta ja seurantaa ü luomalla yhteinen hankintojen suunnittelumalli ü kehittämällä suunnittelun tueksi yhteisten hankintojen kategorisointimalli ü kehittämällä hankintatoimen tunnuslukuja, mittareita ja seurantamalleja KA3: parantaa sopimushallintaa ja toimittajayhteistyötä sekä ohjeistusta ü luomalla sopimushallinnan ja toimittajayhteistyön malleja päivittämällä valtion hankintakäsikirjaa - alku siirtyy huhtikuulle? KA4: kehittää hankintaosaamista ja ammattimaisuutta ü määrittelemällä hankintatehtävissä toimivien keskeiset osaamisvaatimukset->-alueet nyt ja tulevaisuudessa ü laatimalla osaamisen kehittämisohjelma ja jakamalla tietoa malleista ja hyvistä käytännöistä toteuttamalla sovitun laajuisesti osaamiskartoitus - tehdään myöhemmin 4

5 Viraston hankintatoimi haltuun - kehityspolku Johdon sitouttaminen hankintatoimen haltuunottoon ja hankintavastuutahon nimeäminen Tilaustenhallinnan käytön tehostaminen Laskujen käsittelyn tehostaminen (HAMA) Sopimus- ja toimittajahallinnan kehittäminen Hankintatoimen nykytilan selvittäminen ja kehitystoimenpiteiden suunnittelu Kilpailutuksen suunnittelu ja kehittäminen Määräraha- ja muusta seurannasta huolehtiminen Hankintatoimen organisoinnin ja työnjaon tarkistaminen Hankintojen suunnittelun ja seurannan kehittäminen ja kategorisointi Osaamisen kehittäminen 5

6 Hankintatoimen kehittämisen työkalupakki Nykyisen prosessin ongelmat on tunnistettava ennen kehittämistä Hanko-loppuraportti liitteineen Nykytilan kartoituskeinoja (mm. kartoitus, spendi-, toimittaja-analyysit) Viraston hankintatoimen ohjaus ja organisointi -ohjemalli Viraston hankintojen suunnittelu ohjemalli Hankintojen toteutusvaihtoehdot Hankintatarpeiden keruulomake Hankintaroadmapin ja kilpailutuskalenterin mallit Määräraharaporttimalli Hankintakategorioihin kuuluvat lkp-tilit Hankintatoimen tunnuslukuja ja mittareita Yksittäisen hankinnan suunnittelun muistilista Sopimusten elinkaarenhallinnan ohje Osaamisen kehittämisen vinkkejä VK:n HAMA-ohje Hankinnasta maksuun prosessin hyvät käytännöt 6

7 Hankintatoimen nykytilan selvittäminen Hankintatoimen nykytilan selvittäminen ja kehitystoimenpiteiden suunnittelu -hankkeen analysointityökalut Spendianalyysi määrärahojen käytöstä ja puitejärjestelyjen käytöstä, toimittaja-analyysi, ostosalkkuanalyysi ja taustatietokysely Lyhyt kysely sähköisen kilpailuttamisratkaisun käyttöönoton yhteydessä Hankintatoimen vastuutaho, ohjeistus, hyväksymisvaltuudet Hankintojen suunnittelu ja seuranta Tunnuslukutietoa kilpailutuksista Laajempi kysely hankintatoimen kehittämistyöhön ryhdyttäessä Kysely esim. pohjautuen v.2013 tehdyn valtion hankintatoimen tilaa koskevan selvityksen kysymyksiin, joita täydennetään - hankkeen taustatietokysymyksillä sekä spendi- ja toimittaja-analyysitiedoilla Tulosten perusteella voidaan tehdä yksikön osaamiskartta hankintayksikön vahvuusalueista ja tunnistaa kehittämiskohteet Voidaan laatia viraston hankintatoimen kehittämissuunnitelma kehittämistavoitteineen 7

8 -analysointityökalut 8

9 Hankintatoimen organisoinnin ja työnjaon tarkistaminen Hankintatoimen organisoinnin ja työnjaon tarkistaminen Viraston hankintatoimen kehittämisen keskeisiä seikkoja on mm. tunnistaa hankintojen osalta keskitetysti ja hajautetusti hoidettavat asiat Keskitettäviä seikkoja ovat mm. Vastuu viraston hankintatoimesta ja sen organisoinnista ja ohjeistuksesta Hankintatoimen kehittämistoimenpiteiden suunnittelu Hankintojen suunnittelu (varojen käytön ja kilpailuttamisen suunnittelu) ja sen ohjeistus sekä määrärahaseurannan kokonaisvastuu Kilpailutusten toteuttaminen sovitun työnjaon mukaisesti Sopimushallinta ja toimittajayhteistyö sovitun työnjaon mukaisesti Laskujen tiliöinti sovitun työnjaon mukaisesti Hajautetusti toteutettavia seikkoja mm. Tilaaminen sovitun työnjaon mukaisesti Laskujen asiatarkastus sovitun työnjaon mukaisesti Viraston hankintojen ohjausohjeen malli eli organisointi ja työnjako kuvataan hankintojen ohjausta koskevaan ohjeeseen tai hankintaohjeeseen. 9

10 Hankintojen suunnittelun ja seurannan kehittäminen ja kategorisointi Hankintojen suunnittelun ja seurannan kehittäminen ja kategorisointi Viraston hankintatoimen haltuunotossa on keskeistä määritellä, miten virastojen hankintojen suunnittelua tehdään ja kenen vastuulla se on. Hankintojen suunnitteluun kuuluu 1. Hankintamäärärahojen käytön suunnittelu ja seuranta 2. Hankintojen toteutusvaihtojen sekä kilpailuttamisen suunnittelu ja kilpailutuskalenterin ylläpito tulevista hankinnoista 3. Yksittäisten hankintojen valmistelu ja suunnittelu Virastojen käyttöön on luotu ohjemalli virastojen hankintojen suunnitteluun, joka pohjautuu valtion hankintakategorioihin sekä muistilista yksittäisten hankintojen suunnitteluun. Tukee tilaus-, toimittaja- ja laskumäärien optimointia. Hankintojen suunnitteluohjeen malli ja siihen liittyvä aineisto sekä yksittäisen hankinnan suunnittelun muistilista 10

11 Sopimuksen elinkaarenhallinta Sopimushallinnan parantaminen Toimittajayhteistyön kehittäminen Sopimushallinnan ja toimittajayhteistyön > sopimuksen elinkaarenhallinnan keskeiset asiat: Sopimusten elinkaarenhallinnan vastuut määritetään Sopimuksista on excel-pohjainen tai muu vastaava sopimusrekisteri tai sähköinen sopimus- tai asianhallintajärjestelmä Sopimusasiakirjat arkistoidaan asianmukaisesti ja sopimuksia päivitetään sopimusmuutostilanteissa Sopimusten toteutumista seurataan, mahdollisiin toimitusten viivästymisiin ja virheisiin reagoidaan välittömästi ja edellytetään, että toimittaja ryhtyy asianmukaisiin toimenpiteisiin em. sopimusrikkomusten korjaamiseksi. Sopimuksen elinkaarenhallinnan ohje ja reklamaatiopohja 11

12 Netra-hankintamääräraharaportti Määräraha- ja muusta seurannasta huolehtiminen 12

13 No Osaamisen kehittämistavoitteet Sisältö/Jäsentely 1.1 Lisätä johdon tietämystä hankintatoimen merkityksestä organisaation toimintasuunnitelman toteuttamisessa ja määrärahojen käytössä Keinot: Johdon informointi -tiedotustilaisuus ja tiedote (sisältö: esim. vastuuhenkilön nimeäminen, hankintojen ohjaus- ja suunnittelumallin käyttö, määräraharaportin esittely, hankintojen suunnittelun vuosikello ja case-esimerkkejä siitä, miten hankintatoimella kehitetään organisaation toimintaa) 1.2 Varmistaa hankintaprosessin tuloksellinen, tehokas ja asiantunteva toteutus: oikea osaaminen, oikeilla henkilöillä Keinot: Hankintatoiminnan keskittäminen soveltuvin osin (kilpailutukset, sopimus- ja toimittajahallinta sekä tilaaminen ja laskujen käsittely) Työssä oppiminen, työn ohjaus ja opastaminen työssä, oman organisaation sisäisestä koulutuksesta ja tiedonvaihdosta huolehtiminen, ulkopuoliseen koulutukseen ja verkostotapaamisiin osallistumisen mahdollistaminen, omaehtoisen koulutuksen tukeminen ja muut keinot Hankintatoimen ohjeistuksen ajan tasalla pito, malliasiakirjojen käyttö, yhteisten hankintajärjestelmien käyttö Organisaation sekä hankintahenkilöstön osaamisen kehittämissuunnitelmien laatiminen osana organisaation muuta osaamisen kehittämistä 1.3 Siirtää painopistettä hankintalainsäädännön osaamisen korostamisesta kohti laaja-alaisen hankintaosaamisen korostamiseen Keinot: Huomio koulutuksessa ja osaamisen kehittämissuunnitelmissa muuhunkin kuin hankintalainsäädännön asioihin (hankintatoimen osaamisalueet rooleittain ja tasoittain linkitettynä hankintaprosessin vaiheisiin ja tehtäviin) 1.4 Vaikuttaa positiivisesti hankintahenkilöstön työhyvinvointiin, työn sujuvuuteen ja itsensä kehittämisen motivointiin Keinot: Työnohjaus ja neuvonta, mahdollisuus yhteiseen ja omaehtoiseen koulutukseen (verkko-opiskelu), ajantasaiset työskentelyvälineet ja IT-järjestelmät, helppo tiedonhakukanava. 13 Osaamisen kehittäminen

14 Kiitos! Liisa Lehtomäki Lakimies, VT Hansel Oy Puh: liisa.lehtomaki at hansel.fi 14