Näin paransimme tuottavuutta. Hyvät käytännöt ja vakiinnuttamisen keinot Kieku-käyttäjäfoorumi

Transkriptio

1 Näin paransimme tuottavuutta. Hyvät käytännöt ja vakiinnuttamisen keinot Kieku-käyttäjäfoorumi Jukka Aalto Helsinki

2 Näkökulmat 1. Henkilöstöhallinto 2. Taloushallinto 3. Haasteet

3 Henkilöstöhallinto HR:n osalta tuottavuuden lisääntyminen perustuu seuraaviin asioihin, joiden yhteisenä nimittäjänä on HR-työn toimintatapamuutos: 1) Palkeiden palvelujen käyttöönotto HR:n perustoiminnassa mahdollisimman kattavasti Kiekua hyödyntäen sekä kuvattujen prosessien ja toimintatapojen mukaisena. Edellyttää viraston sitoutumista omien virka- ja työehtosopimuksiin perustumattomien erityispiirteiden karsimiseen sekä voimassa olevien sopimusten ja säädösten noudattamiseen valtionhallinnon yhteisten tulkintojen pohjalta

4 Henkilöstöhallinto 2) Virastolle kuuluvien HR:n tehtävien keskittäminen (SM:ssä hallinto- ja kehittämisosastolle ja edelleen henkilöstö- ja hallintoyksikköön) sekä esimiesrooliin kuuluvien tehtävien tukeminen. Edellyttää HR:ltä sekä henkilöstön että esimiesten säännöllistä kouluttamista, neuvontaa ja ohjausta, mutta sitä kautta saadaan myös parannettua henkilöstön tyytyväisyyttä yhdenvertaiseen kohteluun. Tässä siis SM:ssä toteutettu sisäinen hallinnollisten tehtävien uudelleenorganisointi on täydentänyt Palkeiden ja Kiekun toimintatapamuutosta (sama koskee myös seuraavaa kohtaa)

5 Henkilöstöhallinto 3) Virastolle kuuluvien ja valtion yhteisten HR:n tietojärjestelmien (Kieku, Heli2/Valtiolle.fi ym.) ulkopuolelle jäävien HR:n prosessien kehittäminen sekä sähköistäminen. SM:ssä tämä tarkoittaa jo nyt Actan sähköisen allekirjoituksen ja arkistoinnin hyödyntämistä HR:n asiakirjahallinnossa sekä toivon mukaan tulevaisuudessa Kieku-Acta - integraation toiminnan kautta kaikkien HR:n prosessien sähköistä toimintaa. Näiden avulla säästetään käsityötä ja varmistetaan tietojen nopea saatavuus ja hyödynnettävyys

6 Henkilöstöhallinto Tulevaisuus Ehkä tulevaisuudessa voimme lisätä tähän listaan VNHY:n ministeriöille tuottamat yhteiset ja yhtenäiset toimintatavat, sopimukset, järjestelmien sisällönhallinta sekä niitä koskevat ohjeistukset, koulutukset jne. Tämä säästäisi merkittävästi yksittäisten ministeriöiden työpanosta erityisesti ohjauksen ja neuvonnan kohdalla

7 Henkilöstöhallinto Haasteita em. asioiden saavuttamiselle ovat mm. Tietoteknisten ratkaisujen yhtenäistämisen hidas eteneminen sekä järjestelmien toimintaongelmat Toimintatapojen ja prosessien yhtenäistämisen hidas etenemisen valtionhallinnossa Muutosten nopean läpiviennin edellyttämien resurssien (niin raha kuin henkilötkin) niukkuus Asenteet - joskus ilmenee pelkoa meneillään olevaa toimintatapojen muutosta kohtaan ja siitä seuraavaa haluttomuutta kehittää omaa toimintaa muuttuneen toimintaympäristön edellyttämällä tavalla

8 Taloushallinto 1) Palkeiden käyttö mahdollisimman kattavasti: Linjauksena jo pitkään ollut Palkeiden ammattitaitoon luottaminen ja asioiden siirtäminen Palkeiden hoitoon mahdollisimman täysimääräisesti. Erityisen tarkastelun paikka on aina viraston omien resurssien muuttuessa (mm. eläköitymiset, irtisanoutumiset). Kirjanpidon kokonaispalvelu on ollut käytössä muutaman vuoden ja se tukee hyvin ministeriön toimintaa. Palkeissa on kirjanpidon ammattitaitoa, jota virastossa ei enää ole. Palkeiden kirjanpitäjä on osa taloushallinnon tiimiä (kuukausikokoukset, kanava Palkeisiin päin epäselvissä asioissa). Kiekun käyttöönotto edellytti tiivistä taha-heha-yhteistyötä, jota on jatkettu sen jälkeenkin. Tarvittaessa istutaan alas Taha/Heha/Palkeet/ministeriö - kokoonpanolla

9 Taloushallinto 2) Talous- ja matkahallinnon keskittäminen (talousyksikköön): Nopeuttaa ja tehostaa prosesseja, koska tehtäviä (osto-, matka- ja kululaskujen käsittely, asiatarkastus, kirjanpidon seuranta ja raportointi) tehdään ammattimaisesti. Tehtäviä hoitavien ammattitaitoa helpompi ylläpitää, koska henkilömäärä on rajallinen ja samassa yksikössä. Taha-asioita hoitavien henkilöiden toimenkuva on aiempaa monipuolisempi. Keskitetty matkojen varaaminen on alentanut matkustuksen kustannuksia

10 Taloushallinto 3) Yhteisten prosessien ulkopuolisten osuuksien kehittäminen: Vaatii aktiivista prosessien läpikäymistä ja oman toiminnan "kyseenalaistamista" vuosittain. Muiden parhaista käytännöistä (erityisesti oman hallinnonalan sisällä) pitäisi aktiivisesti oppia. Yhteisistä käytännöistä Hama-suositusten uudet toiminnallisuudet on otettu käyttöön, seurantakohteita yksinkertaistetaan, budjetointia keskitetään

11 Taloushallinto Haasteet tulevaisuudessa: Koko valtionhallinnon tasolla pitäisi rohkeammin miettiä uusi toimintatapoja ja olla valmiita luopumaan sellaisista asioista, jotka esim. sisäisen valvonnan kannalta arvioituna eivät ole merkittäviä kokonaisuuksia. Monet uudistukset ovat jääneet pinnallisiksi, eikä esim. lainsäädännön muutoksiin olla valmiita. Yhteisten prosessien jatkokehittämiselle haasteena tulee olemaan virastojen erilaisuus. Toisen prosessia hyvin palveleva toiminnallisuus voi olla toiselle tarpeeton ja kallis ratkaisu. Kaikille pakollisissa ratkaisuissa tulisi siis käyttää harkintaa ja hakea optimaalista tasoa yhteisten pakollisten toiminnallisuuksien ja yhteisten tarvittaessa käyttöönotettavien toiminnallisuuksien välillä

12 Kiitos!