TARJOUSPYYNTÖ 1 (8) JULKAISUJEN, OPPAIDEN JA NIIHIN RINNASTETTAVIEN TUOTTEIDEN PAINATUS 1. Tarjouspyynnön kohde Hämeen ammatillisen korkeakoulutuksen kuntayhtymä (HAKKY) on kuuden kunnan muodostama kuntayhtymä, joka ylläpitää Hämeen ammattikorkeakoulua (HAMK), siihen kuuluvaa Ammatillista opettajakorkeakoulua ja toisen asteen oppilaitosta Hämeen ammatti-insituuttia (HAMI). Opiskelijoita on kaikkiaan yli 7 000 ja henkilökuntaa yli 700. Pyydämme tarjousta HAKKYn (jatkossa tilaaja) julkaisuista ja oppaista sekä niiden kaltaisista painotöistä. Tarjouksen pohjalta valitsemme kirjapainon (jatkossa toimittaja), jolle osoitamme tämäntyyppiset painotyöt. Sopimusaika on 1.8.2014 30.9.2016. Hankintasopimukseen kirjataan mahdollisuus kahteen optiovuoteen 1.10.2016 30.9.2017 ja 1.10.2017 30.9.2018. Sitovassa tarjouksessa ilmoitettujen hintojen tulee olla kiinteät 30.9.2016 saakka. Vuosittain julkaisusarjassamme ilmestyy noin 20 painettua teosta, joiden painosmäärät vaihtelevat 100 ja 500 kappaleen väliltä. Teosten laajuus on noin 60 150 sivua. Vuosittain painetaan noin 3 5 opasta ja niiden kaltaista tuotetta, joiden laajuus on noin 30 60 sivua. Pyydämme tarjousta esimerkkituotteiden 1.1 1.3. perusteella: 1.1. Esimerkkituote Julkaisu A Koko Laajuus Värillisyys Painosmäärä: B5; 172 x 248 mm 80 sivua + kansi 4 sivua Kansi: 4/0; cmyk Sisus: 2/2; musta + Pms-väri 500 kpl + seuraavat 100 kpl 1.2. Esimerkkituote Julkaisu B Koko Laajuus Värillisyys Painosmäärät: B5; 172 x 248 mm 160 sivua + kansi 4 sivua Kansi: 4/0; cmyk Sisus: 4/4 100 kpl 300 kpl
TARJOUSPYYNTÖ 2 (8) Esimerkkituotteiden 1.1. Julkaisu A ja 1.2. Julkaisu B materiaalit, jälkikäsittely, pakkaus, vedokset ja toimitusaika: Paperi, kansi Kansi: Carta Integra 235 g tai vastaava kaksi kertaa päällystetty semimattapintainen monikerroskartonki jonka taustapuoli on kerran päällystetty. Kartongin kaliiberi on noin 355 mikronia. Paperi, G-Print 100 g/m2 tai vastaava hiokkeeton, keskivahvasti päällystetty painopaperi. sisäsivut Paperin kaliiberi on noin 100 mikronia ja opasiteetti vähintään 93 %. Aineisto Tilaaja toimittaa painovalmiin Pdf-tiedoston, josta kirjapaino hyväksyttää paperivedoksen ennen painatusta. Jälkikäsittely Kannessa mattadispersiolakka 1/0 Sidonta Pakkaus Vedokset: Toimitusaika: Liimanidonta kartonkikansiin Laatikkopakkaus Hintaan tulee sisältyä vähintään yksi paperinen vedos. Vedoksen tulee vastata painettua tuotetta. Sähköistä vedosta ei hyväksytä. Painettujen tuotteiden toimitusaika tilaajalle. 1.3. Esimerkkituote Opas Toimitusaika ilmoitetaan työpäivinä siitä, kun aineisto (pdf) on saapunut tuotantolaitokseen siihen kun tuotteet ovat tilaajalla osoitteessa HAMK viestintä, Visamäentie 35 A, 13101 Hämeenlinna. Aineiston siirtopäivä lasketaan mukaan toimitusaikaan. Koko 195 x 195 mm Laajuus 64 sivua + kannet Värisyys kokonaisuudessaan 4/4 Painosmäärät: 1 000 kpl 5000 kpl Paperi Sisäsivut: Sidosasu Aineisto Pakkaus: Vedokset Kannet: Galerie Art Silk 170 g tai vastaava vahvasti päällystetty paperi. Paperin kaliiberi on noin 165 mikronia ja opasiteetti vähintään 98 %. G-Print 90 g tai vastaava hiokkeeton, keskivahvasti päällystetty painopaperi. Paperin kaliiberi on noin 90 mikronia ja opasiteetti vähintään 92 %. stiftaus Tilaaja toimittaa painovalmiin Pdf-tiedoston, josta kirjapaino hyväksyttää paperivedoksen ennen painatusta. Laatikkopakkaus Hintaan tulee sisältyä vähintään yksi paperinenvedos. Vedoksen tulee vastata painettua tuotetta. Sähköistä vedosta ei hyväksytä.
TARJOUSPYYNTÖ 3 (8) Toimitusaika: Tarjouksessa tulee ilmoittaa esimerkkituotteiden toimitusaika tilaajalle. Toimitusaika ilmoitetaan työpäivinä siitä, kun aineisto (pdf) on saapunut tuotantolaitokseen siihen päivään kun tuotteet ovat tilaajalla osoitteessa HAMK viestintä, Visamäentie 35 A, 13101 Hämeenlinna. Aineiston siirtopäivä lasketaan mukaan toimitusaikaan. Aineiston siirto Tarjouksessa tulee olla selvitys, kuinka yli 5 MB painoaineistot siirretään tuotantolaitokseen. Edellytämme ftp-yhteyttä tai vastaavaa painomateriaalin välityspalvelua. Alle 5MB aineistot voidaan toimittaa myös sähköpostin liitteenä. Kirjapainon resurssit ja konekanta Tarjoajalla tulee olla soveltuva kone- ja laitekanta tarjouspyynnön kohteena olevien painotuotteiden valmistukseen. Tarjoukseen tulee liittää selvitys yrityksen konekannasta. Toimintatapakuvaus ja yhteyshenkilö Tarjouksessa tulee olla kuvaus siitä, kuinka työ hoidetaan painotalossa HAMKin tilauksen jälkeen. Tarjouksessa tulee mainita nimetty yhteyshenkilö, joka - kuittaa tilauksen vastaanotetuksi - vastaa tilauksen etenemistä tuotannossa - vastaa, että toimitus on tilaajalla sovittuna ajankohtana - hoitaa yhteydenpidon tilaajaan (yleensä HAMK viestintä) tai tämän nimeämään henkilöön. Kaiken tilaukseen ja tuotantoprosessiin liittyvän kommunikoinnin asiointikieli on suomi. Mallituloste HAMKin aineistosta Paintotuotteidemme korkea laatu kuvaa toimintamme vaikuttavuutta sidosryhmillemme. Tästä johtuen tarjoukseen tulee liittää mallituloste Hämeen ammattikorkeakoulun esimerkkijulkaisusta Erityisen hyvää opetusta ja ohjausta toim. Anu Raudasoja. Mallijulkaisun aineisto on ladattavissa osoitteesta www.hamk.fi/tietoa-hamkista/avoimet-tarjouspyynnot. Postituspalvelut Edellytämme, että tarjouksen antaja pystyy hoitamaan myös postituspalvelua. Pyydämme esimerkkihinnan hakuoppaitemme postittamisesta ilman postituskuluja (työn osuus). HAMK toimittaa osoitteiston, jonka koko on noin 1300 osoitetta. Oppaita lähetetään 3 kpl / osoite. 2. Osatarjoukset ja vaihtoehdot Osatarjouksia ei hyväksytä.
TARJOUSPYYNTÖ 4 (8) 3. Tarjoajan ja tarjouksen kelpoisuus sekä tarjousten vertailu Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 3.1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois hankintalain mukaisesti sellainen ehdokas tai tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen. Edellytykset arvioidaan seuraavien kriteerien mukaisesti: tarkistamme kuulumisen kauppa- ja ennakonpidätysrekisteriin www.ytj.fi Tarjoajan kelpoisuuden todentamiseksi tarjoukseen tulee sisällyttää tarjouspyynnön kohdassa 7 pyydetyt selvitykset. 3.2. Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Arviointi ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjouksen tulee olla sisällöltään tarjouspyynnön ehtojen mukainen eli vastata vaadittuja teknisiä ja muita vaatimuksia sekä pyydettyjä kaupallisia ehtoja. Tarjouksen tulee olla laadittu tarjouspyynnössä mainitulla tavalla ja sisältää kaikki vaaditut selvitykset tullakseen huomioiduksi tarjouskilpailussa. Hankintayksiköllä on oikeus hylätä tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset, puutteelliset tarjoukset sekä tarjoukset, joihin ei ole liitetty vaadittuja selvityksiä. Myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon. 3.3. Tarjouksen valintaperusteet 1. hinta 50 % 2. laatu 30 % 3. toimitusaika 20 % Vertailuperuste 1: Edullisin kokonaishinta kohdassa 1 mainituista kolmesta esimerkkituotteesta julkaisu A, julkaisu B ja Opas (alv 0%). Kokonaishinta on tuotteen hinta, johon sisältyy vedos + käsittely- ja/tai toimitusmaksut + laskutuslisät + postitus- tai rahtikulut, tuotteet toimitettuna HAMK Visamäkeen, Visamäentie 35 A, Hämeenlinna. Hinnat esitetään eriteltynä tarjouksessa. Edullisin painotettu kokonaishinta (kaikki tuotteet yhteensä) saa 10 pistettä. Seuraavien pisteet lasketaan kaavalla: (edullisin hinta/vertailuhinta)*10. Hintojen painotusprosentit ovat Julkaisu A 20 %, Julkaisu B 50 % ja Opas 30 % Sitovassa tarjouksessa ilmoitettujen hintojen tulee olla kiinteät 30.9.2016 saakka.
TARJOUSPYYNTÖ 5 (8) Vertailuperuste 2: Painotuotteen laatu Painotuotteiden laatua vertaillaan tarjoukseen liitettävän työnäytteen (vedos) HAMK mallijulkaisu Erityisen hyvää opetusta ja ohjausta (toim. Anu Raudasoja) perusteella. Mallijulkaisun laajuus on 112 sivua + kannet. Mallijulkaisun aineisto on ladattavissa osoitteesta www.hamk.fi/tietoahamkista/avoimet-tarjouspyynnot. Paras saa 10 pistettä. Seuraavien pisteet suhteutetaan parhaaseen. Vertailuperuste 3: Painotuotteen toimitusaika Toimitusajan vertailussa esimerkkinä käytetään HAMK mallijulkaisua Erityisen hyvää opetusta ja ohjausta (toim. Anu Raudasoja). Esimerkkituotteen laajuus on 112 sivua + kannet. Toimitusaika ilmoitetaan työpäivinä siitä kun aineisto on saapunut tuotantoon siihen kun painotuote on tilaajalla osoitteessa HAMK Visamäki, Visamäentie 35 A, 13101 Hämeenlinna. Esimerkissä vedos hyväksytään samana päivänä kun tilaaja on sen vastaanottanut. Vedoksen tulee olla paperinen, sähköistä vedosta ei hyväksytä. Esimerkkituotteen nopein toimitusaika saa 10 pistettä. Seuraavat lasketaan kaavalla: (nopein toimitusaika/ilmoitettu toimitusaika)*10. 4. Sopimusehdot Sopimus on voimassa 1.8.2014 30.9.2016 Hankintasopimukseen kirjataan mahdollisuus kahteen optiovuoteen 1.10.2016 30.9.2017 1.10.2017 30.9.2018 Optiolla tarkoitetaan sopimuksen jatkamista alkuperäisin ehdoin. Option käytöstä sovitaan erikseen osapuolten kesken. Asiointikieli: suomi Maksuehto: 21 pv netto Laskutus: Lasku on aina joko tilauskohtainen tai samassa laskussa voi olla ainostaan yhden tilauksen tekijän toimeksiantoja. Laskuun ei saa yhdistää usean tilaajan toimeksiantoja. Toimitusehdot Painotuotteet toimitetaan HAMK viestintäpalveluille tai HAMK viestintäpalvelujen ilmoittamaan toimitusosoitteeseen. Toimittaja vastaa että tuotteet tulevat tilaajalle asti (esim. tarvittaessa laatikoiden kanto työhuoneeseen tai muuhun sovittuun sisätilaan).
TARJOUSPYYNTÖ 6 (8) Muut ehdot Hankinnassa noudatetaan soveltuvin osin julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE PALVELUT 2009. Toimittajalle luovutettu aineisto sekä valmiit tuotteet on tilaajan omaisuutta, eikä niitä saa ilman tilaajan lupaa jakaa eteenpäin. Pidätämme oikeuden käyttää toista tuotantolaitosta harkitsemissamme yksittäisissä tilanteissa. Sopimuksen purkaminen Sopimus voidaan purkaa, mikäli laatu ei toistuvasti vastaa tarpeitamme ja laadusta on kirjallisesti (sähköpostilla) reklamoitu. Samoin mikäli tarjotut toimitusajat ja -ehdot eivät vastaa tarjouksessa luvattuja, on tilaajalla oikeus purkaa sopimus. Sopimus voidaan purkaa kolmen (3) reklamointikerran jälkeen. Purkuaika on kaksi (2) viikkoa siitä kun tilaaja on ilmoittanut sopimuksen purusta sähköpostilla toimittajalle. Sopimuksen erimielisyyksien käsittelypaikka on Hämeenlinnan käräjäoikeus. 5. Hankintamenettely Hankintaan sovelletaan Suomen julkisten hankintojen lainsäädäntöä. Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnassa noudatetaan avointa menettelyä. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus HILMA-portaalissa 30.4.2014. Tarjouspyyntöasiakirjat löytyvät kuntayhtymämme sivulla: www.hamk.fi/tietoa-hamkista/avoimet-tarjouspyynnot. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavissa vain suomen kielellä. 6. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, siitä on tarjouksessa erikseen mainittava. Julkisia hankintoja sekä asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan tarjoushintaa koskevat tiedot ovat julkisia, kun sopimus asiasta on tehty. Asianosaisille ne ovat julkisia päätöksen allekirjoittamisen jälkeen.
TARJOUSPYYNTÖ 7 (8) 7. Tarjoukseen sisällytettävät selvitykset Jotta pystymme arvioimaan julkaisujen, oppaiden ja niitä vastaavien tuotteiden painotöille asettamiamme vaatimuksia, tarjoajan kelpoisuutta sekä vertailuperusteita tulee tarjouksessa olla: 1. y-tunnus 2 ennankonperintärekisterote, todistus maksetuista sosiaaliturva ja työeläkemaksuista, todistukset eivät saa olla 3 kk vanhemmat 3. Kohdassa 1 mainittujen esimerkkituotteiden: Julkaisu A, painosmäärät 500 kpl + seuraavat 100 kpl Julkaisu B, painosmäärät 100 kpl ja 300 kpl ja Opas, painosmäärät 1000 kpl ja 5000 kpl kokonaishinnat (alv 0%) 4. Selvitys vedoksesta 5. Asiointikieli 6. Selvitys painotuotteen laskutuksesta 7. Paperinen työnäyte (vedos) HAMKin mallijulkaisusta Erityisen hyvää opetusta ja ohjausta (toim. Anu Raudasoja) 8. Painotuotteen toimitusaika HAMK viestinnälle työpäivinä 9. Selvitys tuotantolaitoksen painoaineiston siirtopalvelusta 10. Selvitys kone- ja laitekannasta 11. Painotilauksen toimintatapakuvaus 12. Tuotantolaitoksen nimeämä yhteyshenkilö yhteystietoineen 13 Selvitys postituspalveluista 14. Selvitys painotuotteiden toimittamisesta tilaajan osoittamaan paikkaan (esim. työhuoneeseen) 15. Toimitusehto ja -aika 16. Maksuehto 17. Tarjouksen voimassaoloaika 18 Allekirjoitus ja tarjouksen vastuuhenkilön yhteystiedot 19. Sähköpostiosoite, johon kilpailutuksen päätös lähetetään tiedoksi 8. Tarjouksen jättäminen Sitova tarjous on toimitettava paperisena allekirjoitettuna viimeistään 22.5.2014 klo 11.00 mennessä osoitteeseen: Hämeen ammattikorkeakoulu Seija Salo PL 230 (Visamäentie 35 A) 13101 Hämeenlinna Tarjoukseen tulee liittää paperinen työnäyte HAMKin mallijulkaisusta Erityisen hyvää opetusta ja ohjausta Merkitse kuoreen teksti TARJOUS: Julkaisut. Määräajan jälkeen jätettyjä tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjouksen tulee olla voimassa 30.6.2014 saakka. Tarjouksen tulee olla suomenkielinen.