Espoon kaupunki Pöytäkirja 68

Transkriptio

1 Sivu 1 / / / Espoo Talouspalvelut -liikelaitoksen toimintasuunnitelma- ja talousarvioesitys vuodelle 2014, taloussuunnitelma vuosille Valmistelijat / lisätiedot: Petteri Mussalo, puh. (09) Seija Rupponen, puh. (09) etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Liiketoimintajohtaja Mauri Suuperko Johtokunta päättää esittää liitteen mukaiset suunnitelmat Espoo Talouspalvelut -liikelaitoksen vuosien taloussuunnitelmaksi ja henkilöstösuunnitelmaksi sekä vuoden 2014 toiminta- ja talousarvioksi Espoon kaupunginvaltuustolle. Päätös Liite Selostus Johtokunta: Esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. 16 Tuloslaskelma 17 Rahoituslaskelma 18 Henkilöstösuunnitelma Valtuusto hyväksyi Espoo-tarinan sekä strategiaperustan, johon kuuluvat visio, arvot ja toimintaperiaatteet sekä päämäärät ja valtuustokauden tavoitteet näkökulmittain. Espoon kaupunginhallitus on kokouksessaan hyväksynyt kehysohjeen talousarvion ja taloussuunnitelman valmistelun pohjaksi. Espoo Talouspalvelut -liikelaitos on kehyksen pohjalta laatinut taloussuunnitelman vuosille sekä toiminta- ja talousarvioesityksen vuodelle Valtuusto on hyväksynyt vuosien kehyksen tulos- ja rahoituslaskelmat sekä käyttötalouden toimialoittaiset kokonaismenot ja - tulot ohjeellisena ja siten täydennettynä, että valtuustolle valmistellaan talousarvion yhteydessä valtuustokauden mittainen alijäämätön talouden tasapainotusohjelma. Vuoden 2014 kehitysarvio perustuu vuoden 2012 tilinpäätökseen sekä tammi-heinäkuun toteutumatietojen perusteella tehtyyn vuoden 2013 tilinpäätösennusteeseen.

2 Sivu 2 / 2 Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 7 mukaan toiminta-alueellaan hyväksyy liikelaitoksen taloussuunnitelman. Vuosien taloussuunnitelma ja henkilöstösuunnitelma sekä vuoden 2014 toiminta- ja talousarvio on jätettävä kaupunginhallitukselle Kaupunginhallitus käsittelee vuoden 2014 talousarviota ja taloussuunnitelmaa ja Valtuusto päättää vuoden 2014 talousarviosta sekä taloussuunnitelmasta Taloussuunnitelmapäätöksen jälkeen liikelaitoksen vuoden 2014 tulostavoitteet valmistellaan ja tuodaan tiedoksi an siten, että tavoitteet ja talousarvio ovat yhteensopivat keskenään. Liikelaitosten sitovat tavoitteet ja palvelukustannukset määritellään konserniesikunnan, liikelaitosten ja palveluja käyttävien yhteistyönä kaupunginjohtajan talousarvioehdotuksen valmistelun yhteydessä. Liikelaitosten tulos voi vaihdella liikelaitoksittain mutta lähtökohtaisesti tavoitteena on, että kaikki liikelaitokset tekevät vähintään nollatuloksen. Peruspääoman tuottoprosentti on 5 kaikilla liikelaitoksilla lukuun ottamatta Länsi-Uudenmaan pelastuslaitosta. 1. Tehtävät ja toiminta-ajatus Espoo Talouspalvelut -liikelaitoksen tehtävänä on tuottaa talous- ja palkkahallinnon palveluja sekä hankintapalveluja liiketaloudellisin perustein kaupungin toimialoille, kaupunkikonserniin kuuluville yksiköille, henkilöstölle ja sidosryhmille asiantuntevasti ja kustannustehokkaasti. Liikelaitoksen tuotanto perustuu sopimuksiin ja tilauksiin, joissa liikelaitoksen asiakas määrittelee haluamansa tuotteen tai palvelun ja palvelutason ja jotka asiakas maksaa sovitun mukaisesti. 2. Toiminnan ja talouden nykytila ja kehittäminen Espoo Talouspalvelut aloitti toimintansa liikelaitoksena Liikelaitos jakaantuu hankintapalvelut -palveluyksikköön sekä kirjanpito- ja myyntilaskut, ostolaskut, palkanlaskenta ja tuotannon tuki -palvelualueisiin Espoo Talouspalvelut -liikelaitos vastaa kaupungin taloushallinnon operatiivisesta toiminnasta, kuten hankintojen kilpailuttamisesta ja sopimusseurannasta, kirjanpito- ja tilinpäätöspalveluista, osto- ja myyntilaskujen käsittelystä, palkan- ja palkkiolaskennasta. Lisäksi tuotannon tuki -palvelualue tuottaa liikelaitoksen tuotannon tarvitsemat tukipalvelut ja liikelaitoksen toimintaan liittyvät asiantuntijapalvelut sekä hoitaa liikelaitoksen toiminnan ja talouden suunnittelun, seurannan ja arvioinnin. Espoo Talouspalvelujen -liikelaitoksen tavoitteena on tuottaa palvelusopimuksien mukaiset palvelut kustannustehokkaasti, aikataulussa ja virheettömästi tarjota asiantuntevaa ja osaavaa palvelua

3 Sivu 3 / 3 kehittää prosesseja ja palvelua asiakaslähtöisesti Espoon etua ajatellen. Liikelaitoksessa on ensimmäisen toimintavuotensa aikana tehty suunnitelmallisesti prosessien kehittämistyötä. Tämä työ on alkanut tuottaa jo hienoja tuloksia. Työntekijöiden työtehtäviä on pystytty monipuolistamaan, varamiesjärjestelyt toimivat täydellä teholla lähes kaikissa tehtävissä, osaamisen jakaminen ja kehittäminen on päässyt vauhtiin ja turhia työvaiheita on saatu karsittua useista työvaiheista. Työnjako liikelaitoksen ja toimialojen välillä on selkiytynyt, mutta siinä on edelleen paikoitellen epäselvyyksiä ja päällekkäisyyksiä. Asiakkaiden kanssa on pidetty säännöllisesti kehityskokouksia sekä pienempimuotoisia kehittämispalavereja. Sosiaali- ja terveystoimen kanssa on sovittu kehitystyöpajatoiminnan aloittamisesta. Kehitystyöpajoissa on tarkoitus parantaa ja yksinkertaistaa tällä hetkellä monimutkaisia, useiden eri toimijoiden yhteisiä, osaprosesseja. Ensimmäisen kehitystyöpajan aiheeksi on valittu työ- ja työmatkatapaturmiin liittyvien korvausten hakeminen Kelasta ja vakuutusyhtiöiltä. Tunnuslukuja TOT 2012 TA 2013 TA 2014 TA 2015 TA 2016 Myyntilaskuja joista e-laskuja, % 9,3 20,0 60,0 80,0 80,0 Ostolaskuja joista sähköisesti, % 65,0 65,0 80,0 85,0 90,0 Palkkalaskelmia Kilpailutuksia Kaupungin talouspalvelutoimintojen keskittämisen mahdollistaman prosessien läpikäynnin yhteydessä on tunnistettu useita prosessivaiheita joita voidaan tehostaa merkittävästi esimerkiksi ottamalla käyttöön sähköisiä työvälineitä. Espoo Catering liikelaitoksen käyttöönottama Aromi-tuotantojärjestelmä on loistava esimerkki sähköistyksen tuomista eduista koko kaupungille. Aromi-järjestelmän tuottamien tilausten perusteella saapuvat ostolaskut saadaan kohdistettua automaattisesti tilauksiin eikä ostolaskuja tarvitse enää esikirjata, tiliöidä, tarkastaa eikä hyväksyä erikseen. Tämä poistaa käytännössä kokonaan ostolaskujen käsittelyyn aiemmin käytetyt työvaiheet. Työaikaa säästyy ostolaskujen käsittelystä sekä Talouspalveluissa että Cateringissa. Vastaavaan toimintamalliin tulee päästä kaikessa kaupungin tilaus- ja ostotoiminnassa ja tämä onkin seurantajakson suurin yksittäinen kehityskohde Espoo Talouspalvelut liikelaitoksessa. Edellä mainitun kaltaisia kehityshankkeita on tunnistettu myös muissa toiminnoissa kuin ostoissa. Siirtyminen enenevässä määrin sähköisten työvälineiden ja työtapojen käyttöön siirtää merkittävän määrän nykyisestä työpanoksesta järjestelmien hoidettavaksi. Tilalle Talouspalveluihin voidaan siirtää toimialoilta enemmän asiantuntemusta vaativia talouspalveluihin liittyviä tehtäviä. Tästä huolimatta kehityskulku johtaa siihen, että Talouspalvelujen

4 Sivu 4 / 4 henkilöstömäärä tulee tarkastelujakson loppupuolella vähenemään. Väheneminen voidaan toteuttaa todennäköisesti jättämällä osa vapautuvista vakansseista täyttämättä. Rutiinitehtävien väheneminen ja asiantuntijatehtävien määrän kasvaminen johtaa liikelaitoksessa vääjäämättä osaamishaasteisiin jotka on ratkaistava. Osaamisen kasvattamiseen ja laajentamiseen on jo ryhdytty, mutta kaikkia osaamishaasteita ei pystyttäne ratkaisemaan ilman rekrytointeja. 3. Talous 3.1 Tuotot Espoo Talouspalvelut -liikelaitoksen liikevaihto vuonna 2014 on 10,2 milj. euroa. Liikevaihdosta 98 prosenttia on sisäistä ja 2 prosenttia on ulkoista myyntiä. Ulkoisesta myynnistä suurin osa on perinnän kautta tuloutuvia vanhoja saatavia, joita ei voida kohdistaa toimialoille. 3.2 Kulut Toimintamenojen osuus vuoden 2014 budjetista on yhteensä 10,0 milj. euroa ilman suunnitelman mukaisia poistoja. Menot koostuvat pääosin palvelujen ostoista ja henkilöstökuluista. Suunnitelmakauden loppupuolella (vuodet ) palvelujen ostojen ennakoidaan kasvavan hieman, henkilöstökulujen arvioidaan vähenevän lähes 10 % ja poistojen kasvan euromääräisesti suunnilleen saman verran kuin henkilöstökulut vähenevät vuoden 2014 tasosta. Kaupungin tasolla suunnitelmakauden kulut vähenevät, sillä tällä hetkellä kirjanpito- sekä tilaus- ja ostojärjestelmän kustannukset (kehitys- ja ylläpitokulut sekä poistot) sisältyvät peruskaupungin kuluihin. 3.3 Tulos Liikelaitoksen tilikauden tulos 1 % liikevaihdosta eli euroa. 3.4 Investoinnit Suunnitelmakaudella on varauduttu tekemään investointeja aineettomiin hyödykkeisiin yhteensä 4,2 miljoonalla eurolla. Kirjanpitojärjestelmän uusiminen vie tästä summasta arviolta 3,5 miljoonaa euroa, josta 0,3 miljoonaa euroa kohdistuu vuodelle 2014 ja loput vuosille Sähköisen tilaus- ja ostojärjestelmän uusimiseen on varauduttu varaamalla 0,6 miljoonaa euroa vuosille ja kaupungin kassajärjestelmien uusimiseen 0,1 miljoonaa euroa vuodelle Sitovat tulostavoitteet 1. Peruspääoman tuottovaatimus on 5 prosenttia. 2. Liikelaitoksen tulos on positiivinen. 4. Henkilöstö

5 Sivu 5 / 5 Henkilöstömäärä vuoden 2013 elokuun lopussa on ollut 161 henkilöä, joista vakinaisia viran- tai toimenhaltijoita 151 ja määräaikaisia 10. Espoo Talouspalvelut -liikelaitoksen henkilöstömäärän arvioidaan pienenevän suunnitelmakauden loppuun mennessä 15 henkilöllä. Henkilöstömäärän arvioidaan kasvavan hankintapalvelujen palveluyksikössä 13 henkilöllä. Kirjanpidon ja myyntilaskujen palvelualueella henkilömäärän arvioidaan vähenevän 3 henkilöllä, ostolaskujen palvelualueella 15 henkilöllä ja palkanlaskennan palvelualueella 10 henkilöllä. Tukipalvelut palvelualueella henkilömäärä pysyy nykyisellä tasolla (5 henkilöä, jossa vähennystä vuoden alusta 1 henkilö). Kaikissa palveluyksiköissä on osaamisperustainen henkilöstösuunnittelun malli käytössä ja suunnitelma tukee palvelujen järjestämistä. Henkilöstön osaamisen kehittämiseen panostetaan voimakkaasti työtehtävien painotuksen siirtyessä enenevissä määrin vaativampiin asiantuntijatehtäviin. Liikelaitoksen henkilöstö osallistuu sekä kaupunki- että toimialatasoiseen työhyvinvoinnin kehittämisohjelmaan. 5. Suunnitelmakauden tavoitteet ja vuoden 2014 keskeiset tavoitteet Palvelutuotannossa manuaalisprosesseista sähköisiin Talouspalvelut liikelaitoksen toiminnan kehittäminen suunnitelmakaudella pohjautuu täysin siirtymiseen manuaaliprosesseista sähköisiin prosesseihin. Taloussuunnitelmissa kerrottuihin lukuihin ei ole mahdollista päästä, ellei manuaaliprosessien sähköistäminen onnistu suunnittelukauden alusta lähtien. Sähköistettäviä prosesseja on tunnistettu useita, mutta seuraavat kolme on tunnistettu ratkaisevan tärkeiksi taloussuunnitelman toteutumisen kannalta: 1. Tilaus- ja ostotoiminta (vastuu: hankintapalvelut + ostolaskut) 2. Palkanlaskennan lomakkeet (vastuu: palkanlaskenta) 3. Laskutustietojen siirto (vastuu: kirjanpito- ja myyntilaskut) Henkilöstön osaamisrakenne tukee palvelujen tehokasta tuottamista. Osaamistarve muuttuu suunnittelukauden aikana merkittävästi kun rutiinitehtäviä automatisoidaan ja vaativammat asiantuntijatehtävät muodostavat yhä suuremman osan liikelaitoksen palvelutehtävistä. Liikelaitoksessa on pystyttävä näkemään osaamistarpeet useamman vuoden päähän, jotta saamme varattua riittävän ajan nykyisen henkilöstömme osaamisen kehittämiseen eivätkä nykyiset (harvalukuiset) asiantuntijamme kuormitu liikaa. Henkilöstömitoituksen optimointi on haastavaa muuttuvassa ja kehittyvässä ympäristössä. Oikea-aikainen koulutus, tehtäväkierto sekä rekrytointi korostuvat. Eläköitymiset tulee huomioida riittävän aikaisessa

6 Sivu 6 / 6 vaiheessa, jotta osaaminen ehditään siirtää seuraajille. Jatkuva osaamisen kehittäminen on saatava koko henkilöstön mieleen tärkeäksi asiaksi. Asiakkuuksien kehittäminen kumppanuuksiksi Liikelaitosmallissa korostuu asiakkuuksien hoitaminen. Koska suoranaista kilpailuasetelmaa ei ole, asiakkuuksiin panostaminen helposti unohtuu tai ainakaan asiakkuuksiin ei suhtauduta välttämättä riittävällä tarmolla. Toisaalta liikelaitosmalli antaa meille erinomaisen mahdollisuuden kehittää asiakassuhdetta todelliseksi kumppanuudeksi. Tähän kannustaa esimerkiksi tiedonsaannin avoimuus, hinnoittelun läpinäkyvyys sekä yhteinen kaupunkilaisten edun ajaminen. Espoo talouspalvelut -liikelaitoksen asiakkuuksien hoitomalli on tällä hetkellä varsin kehittymätön ja se perustuu lähinnä kehityskokouksiin ja epämuodollisiin muihin tapaamisiin. Toki meillä on lukuisia loistavia esimerkkejä asiakkuuksien hoitamisesta kumppanuutena, mutta toimintamalleja tämän tyyppiselle toiminnalle ei ole vielä luotu. Rakennamme suunnittelukaudella toimintamallin, jonka avulla voimme varmistaa, että kaikessa toiminnassamme otamme huomioon asiakkaan aidon tarpeen sekä kaupungin kokonaisedun. Toimintamallin luomisessa käytämme apunamme omia kokemuksiamme onnistumisista, toimialan kokemuksia sekä osaamista aihealueelta ja mahdollisesti hyödynnämme myös ulkoisia resursseja. Ensisijaisena tavoitteena on, että malli on yksinkertainen, riittävän yksityiskohtainen ja sellaisenaan Espoo Talouspalvelut liikelaitoksen toimintaan sopiva. Kehitettävää kumppanuusmallia voidaan luonnollisesti hyödyntää myös muiden liikelaitosten toiminnassa. Toimialan jatkuvan parantamisen -toimintamalli on käytössä. 6. Riskit Tiedon ja osaamisen keskittyminen yksittäisille henkilöille Riskin toteutumisen todennäköisyys on suuri: riskitehtäviä/henkilöitä on paljon, eläkkeelle jäämisiä on odotettavissa runsaasti kuluvien vuosien aikana, tilanteet tulevat liian yllättäen, siirrettäviä tietoja ei osata tunnistaa ajoissa, resursseja tiedon siirtämiseksi ei ole. Vaikuttavuus on suuri. Varautuminen on aloitettu.

7 Sivu 7 / 7 Resursointi - Resursointi - a Virheet ja poikkeamat Vapautuneiden vakanssien täyttämättä jättäminen vaarantaa koko muutoksen t läpiviennin. Jäljelle jääneellä henkilöstöllä ei ole aikaa t opetella uusia tehtäviä ja/tai työtapoja kun kaikki aika ja ö energia menee päivittäisten työtehtävien pyörittämiseen. l Resurssien vähentäminen voidaan tehdä hallitusti vasta, u kun kehitystyö on tehty ja tarvittava henkilötyömäärä v vähenee. Riskin toteutumisen todennäköisyys on a keskinkertainen ja vaikuttavuus suuri. t Espoon kaupungin vetovoima työnantajana ei ole niin hyvä, että se kompensoisi h tehtävistä maksettavan palkan alhaisuuden yksityisen e puolen yrityksiin verrattuna, etenkään hieman n korkeamman osaamisen tehtävissä. Tästä johtuen on riski, k että joudumme palkkaamaan vapautuviin vakansseihin i selkeästi kokemattomampia työntekijöitä kuin mitä l vakanssin tehtävät vaatisivat. Tämä kuormittaa osaavia ö työntekijöitämme etenkin työsuhteen alussa. Kun uusien s työntekijöiden osaaminen karttuu, riski heidän t siirtymisestään toisen työnantajan palvelukseen kasvaa ö todella suureksi. Todennäköisyys suuri. Vaikuttavuus keskinkertainen. Työnjako Talouspalvelujen ja toimialojen kesken on osittain vielä hyvinkin p epäselvä. Siirtyneitä tehtäviä ei ollut kuvattu, r prosessikuvaukset ovat liian karkealla tasolla ja uusia o rajanpinnassa olevia määrittämättömiä tehtäviä löytyy s edelleen hyvin runsaasti. Epäselvyydet tehtävien jaossa e voi aiheuttaa joidenkin tehtävien jäämistä tekemättä tai s viivästymistä sekä suoranaisia virheitä. Epäselvä tilanne s heikentää myös työtyytyväisyyttä ja pahimmillaan se i aiheuttaa työhyvinvoinnin laskua sekä sairauspoissaoloja. - Todennäköisyys suuri. Vaikuttavuus pieni-keskinkertainen. Tiedoksi

8 Sivu 8 / 8